外貿(mào)公司銷售月度工作總結(jié)

　　貿(mào)易公司，主要是以代理各類廠家產(chǎn)品，通過自身?yè)碛械匿N售對(duì)象資源優(yōu)勢(shì)和對(duì)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的了解程度，賺取代理商品中間差價(jià)利潤(rùn)。從組成結(jié)構(gòu)方面，一般分為：銷售部，財(cái)務(wù)部，物流部，總經(jīng)辦等。而銷售部又根據(jù)銷售對(duì)象上的區(qū)別，分為商用部，KA部，BC部，流通部等。而財(cái)務(wù)部根據(jù)職能的區(qū)別分為，財(cái)務(wù)報(bào)表統(tǒng)計(jì)人員，銷售內(nèi)勤人員，出納，單據(jù)管理人員，稅務(wù)登報(bào)人員等。通過銷售部的業(yè)務(wù)開展和市場(chǎng)反饋，物流部門的產(chǎn)品配送，財(cái)務(wù)部的資金流管理，總經(jīng)辦的全局策劃，市場(chǎng)分析和流程管理控制，從而實(shí)現(xiàn)銷售的整體環(huán)節(jié)高效率完成和良性循環(huán)。

　　2，產(chǎn)品

　　在代理產(chǎn)品方面，根據(jù)產(chǎn)品的知名度和地域影響力，一般分為一線品牌，二線品牌，補(bǔ)充品牌等。比如我們代理的生活用紙，維達(dá)，潔柔為市場(chǎng)影響力比較大的名牌產(chǎn)品，也就是一線產(chǎn)品，而同時(shí)代理的貝柔，銀洲湖系列，根據(jù)它的地域影響力和廠家規(guī)模，為二線品牌。

　　一線品牌的優(yōu)勢(shì)在于，知名度高，市場(chǎng)影響力大，而二線品牌的優(yōu)勢(shì)在于，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)靈活，價(jià)格適中，在市場(chǎng)需求方面，能有效補(bǔ)充一線品牌不足的地方，比如價(jià)格優(yōu)勢(shì)。

　　3，銷售對(duì)象

　　根據(jù)不同的銷售方式，我們貿(mào)易公司的銷售對(duì)象主要分為：商超，分銷商，直銷用戶。商超又根據(jù)它的賣場(chǎng)規(guī)模大小和組成結(jié)構(gòu)上，分為KA連鎖，BC場(chǎng)，便利店，分銷商。KA連鎖的優(yōu)勢(shì)在于，顧客群體大，有品牌影響力，地理優(yōu)勢(shì)和賣場(chǎng)規(guī)模較大，有較強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，產(chǎn)品的量上面有保證。BC場(chǎng)的優(yōu)勢(shì)在于，彌補(bǔ)KA場(chǎng)無法遍地開花的數(shù)量?jī)?yōu)勢(shì)，雖然產(chǎn)品銷量上面不如KA場(chǎng)，但賣場(chǎng)數(shù)量巨大和操作模式簡(jiǎn)單，是它的優(yōu)勢(shì)。

　　在實(shí)際的業(yè)務(wù)操作流程方面，又分為內(nèi)部流程和對(duì)外流程。

　　1，內(nèi)部流程

　　銷售經(jīng)理通過對(duì)市場(chǎng)的分析和反饋，制定具體的操作方案，比如產(chǎn)品分類，報(bào)價(jià)，每月促銷，注意事項(xiàng)及當(dāng)月重點(diǎn)事宜，下發(fā)給銷售各部門，由銷售的各部分去執(zhí)行。銷售部根據(jù)上級(jí)文件和方案，在自己所管轄的區(qū)域賣場(chǎng)中執(zhí)行當(dāng)月銷售方案。拿回的商超訂單，交由對(duì)單人員核對(duì)產(chǎn)品價(jià)格。業(yè)務(wù)員根據(jù)不同的賣場(chǎng)結(jié)算類型，制定不同的結(jié)算方式。比如現(xiàn)采現(xiàn)結(jié)，購(gòu)銷月結(jié)，稅票，支票，轉(zhuǎn)賬，收據(jù)結(jié)算等等。對(duì)單人員核對(duì)完訂單，無異常的情況下，及時(shí)知會(huì)物流部安排送貨，物流部拿回銷售清單和驗(yàn)收單據(jù)后，及時(shí)交給回單管理人員。如送貨當(dāng)中出現(xiàn)貨物數(shù)量不中，單品缺少，因各類意外無法按時(shí)完成送貨任務(wù)的，要及時(shí)知會(huì)業(yè)務(wù)人員，業(yè)務(wù)人員及時(shí)跟賣場(chǎng)協(xié)商溝通，妥善解決，盡量不影響到合作關(guān)系。銷售部每月執(zhí)行的促銷計(jì)劃，及時(shí)交給促銷管理人員，由其備份，統(tǒng)計(jì)，找廠家申報(bào)費(fèi)用，促銷管理人員知會(huì)業(yè)務(wù)人員申報(bào)結(jié)果，協(xié)助業(yè)務(wù)人員及時(shí)拿回各類核銷資料，核銷各類促銷費(fèi)用。業(yè)務(wù)人員根據(jù)每月各賣場(chǎng)的對(duì)賬結(jié)款日期，找回單管理人員領(lǐng)取需要對(duì)賬結(jié)款的單據(jù)，按時(shí)對(duì)賬結(jié)賬，同時(shí)反饋給回單管理人員，回款進(jìn)程。業(yè)務(wù)人員收回的現(xiàn)金，支票，轉(zhuǎn)帳通知單，各類扣除的費(fèi)用單據(jù)，及時(shí)交到出納人員開好收據(jù)，找回單管理人員清銷賬目。

　　2，對(duì)外流程

　　開常為了更大的增加自己的業(yè)績(jī)量，提高公司的市場(chǎng)占有率，業(yè)務(wù)人員需要在條件允許的情況下，和未接觸的賣場(chǎng)建立良好的合作關(guān)系。前期需要了解賣場(chǎng)的實(shí)際銷售情況，地理優(yōu)勢(shì)，賣場(chǎng)面積，是否為連鎖，周邊環(huán)境優(yōu)勢(shì)，同類品牌的銷售和代理商情況等各類信息。找采購(gòu)或負(fù)責(zé)人洽談實(shí)際的合作項(xiàng)目，包括產(chǎn)品品牌品項(xiàng)，進(jìn)場(chǎng)優(yōu)勢(shì)和意義，了解該場(chǎng)各類費(fèi)用明細(xì)。根據(jù)實(shí)際了解的情況，制定新品進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃表，交由公司銷售經(jīng)理審核批復(fù)。得到經(jīng)理的明確回復(fù)后，找賣場(chǎng)負(fù)責(zé)人簽定產(chǎn)品進(jìn)場(chǎng)銷售合同，要清楚合同較重要的條款，比如合同費(fèi)用，新品進(jìn)場(chǎng)費(fèi)用，合作時(shí)間，季度性費(fèi)用，結(jié)算周期和方式，費(fèi)用扣除方式，返點(diǎn)返利以及賣場(chǎng)要求的一些特殊支持等等。

　　客情維護(hù)。在賣場(chǎng)的操作當(dāng)中，客情維護(hù)是重中之重的。良好的客情可以爭(zhēng)取到對(duì)自己最有利的賣場(chǎng)資源，最大化的提高產(chǎn)品銷量�？颓榫S護(hù)之前，一定要找準(zhǔn)此賣場(chǎng)對(duì)自己銷售最有影響的幾個(gè)人。比如采購(gòu)，連鎖超市的主管，店長(zhǎng)，紙品區(qū)理貨和收貨人員，貨款結(jié)算人員。因?yàn)槊總�(gè)場(chǎng)的管理模式是不一樣的，有些店是采購(gòu)下單，有些是店長(zhǎng)直接負(fù)責(zé)，有時(shí)候是連鎖中單店主管負(fù)責(zé)下單和日常陳列管理。只有從下單，收貨，產(chǎn)品陳列，貨款結(jié)算方面，都沒有大的阻礙的情況下，才能更高效的提高自己工作效率和工作時(shí)間上的安排。

　　促銷。促銷是提高產(chǎn)品銷量，打擊競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，維護(hù)賣場(chǎng)客情的重要手段。一份合理的促銷方案，不僅在提高賣場(chǎng)的市場(chǎng)影響力，在提高賣場(chǎng)對(duì)品牌的重視度，在提高自已的業(yè)績(jī)量，都會(huì)有至關(guān)重要的影響。同樣，促銷是分為很多種的。首先你要了解該賣場(chǎng)的消費(fèi)群體和整體產(chǎn)品結(jié)構(gòu)及賣場(chǎng)當(dāng)中自身的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)。比如工業(yè)區(qū)，卷紙和抽紙不分的地方，大力推廣低價(jià)位卷紙和方巾，是提高量的有效方式。高檔社社區(qū)店，盒抽和高品質(zhì)卷紙，一般都是主打。風(fēng)景區(qū)，旅游區(qū)，各類手帕紙有很大的量的空間。同樣，根據(jù)不同的活動(dòng)檔期，搭配不同的產(chǎn)品類型促銷方案，也是非常重要的。促銷還有一個(gè)要點(diǎn)，就是多重促銷的覆蓋。公司的促銷方案，現(xiàn)采，為特殊賣場(chǎng)制定的特殊促銷方案，都是很有必要的。比如新店開業(yè)，一次優(yōu)質(zhì)的場(chǎng)外活動(dòng)，是很有必要的，提高賣場(chǎng)人氣的同時(shí)，也提高了自身的產(chǎn)品知名度。

　　市場(chǎng)反潰定期的市場(chǎng)反饋，有利于公司制定更完善的銷售方案，更好的調(diào)整自身的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，更大的提高自身的市場(chǎng)占有率。比如敏感單品的市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查，賣場(chǎng)間產(chǎn)品的價(jià)格對(duì)比，現(xiàn)采單品競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的報(bào)價(jià)情況。優(yōu)質(zhì)賣場(chǎng)的產(chǎn)品銷售的偏重點(diǎn)。同類單品的價(jià)格比對(duì)，促銷情況。賣場(chǎng)的要求及最新的動(dòng)態(tài)等。

　　結(jié)算流程。良性的結(jié)算流程，有助于公司抽出更多的資金流，投入到更大的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中。一個(gè)公司的資金流，就是一個(gè)公司的血液，只有快速優(yōu)質(zhì)的新陳代謝，才能有更強(qiáng)大的活力，更旺盛的生命力。了解自己手里面每個(gè)賣場(chǎng)的結(jié)算流程，是我們平時(shí)業(yè)務(wù)工作當(dāng)中的重中之重。什么時(shí)候?qū)�賬，什么時(shí)候交稅票，結(jié)算是轉(zhuǎn)賬，還是開支票，以及周期是多長(zhǎng)的支票，或者現(xiàn)金結(jié)算，收據(jù)結(jié)算，合同扣款明細(xì)，做好一份詳細(xì)的對(duì)賬明細(xì)表，準(zhǔn)時(shí)按期的去對(duì)賬結(jié)款，有助于我們更好的開展工作。

　　做為一個(gè)BC場(chǎng)的業(yè)務(wù)，在操作以上所有的流程的當(dāng)中，也有自己的一些體會(huì)和自認(rèn)為操作當(dāng)中的一些要點(diǎn)。

　　1 深入了解自身產(chǎn)品，包括產(chǎn)品特點(diǎn)，賣點(diǎn)，適合于什么環(huán)境和什么賣場(chǎng)，市場(chǎng)的反饋情況，產(chǎn)品的價(jià)格體系。產(chǎn)品的價(jià)格就是產(chǎn)品的武器，一個(gè)優(yōu)良的價(jià)格體系，才能在質(zhì)和量的上面，產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力上，有較好的體現(xiàn)。產(chǎn)品的類型體系，不管是卷紙，軟抽，盒抽，手帕紙，商用紙品等方面，每個(gè)品牌都會(huì)有它的優(yōu)勢(shì)一面，合理的搭配和促銷，才能銷量更好。熟悉自己產(chǎn)品的價(jià)格，工作當(dāng)中，會(huì)給自己帶來更大的方便，在和采購(gòu)的談判當(dāng)中，才能更好的利用自己的優(yōu)勢(shì)資源，做到量最大化。

　　2清楚哪些人對(duì)你的工作是最有幫助的。一個(gè)好的領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)讓你的工作方向和計(jì)劃安排上，更順利，讓你更快的得到提升。一個(gè)好的戰(zhàn)友，會(huì)讓你工作當(dāng)中更省時(shí)省心，每個(gè)人都有自己的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處，取長(zhǎng)補(bǔ)短。每個(gè)好朋友都是一面鏡子，你看不到的東西，他會(huì)給你足夠的提醒和指引。工作當(dāng)中不懂的，不會(huì)的，會(huì)努力協(xié)助你，最快捷的完成每項(xiàng)任務(wù)。在你失落的時(shí)候，會(huì)給你最大的鼓勵(lì)，一起并肩做戰(zhàn)的朋友，一定是你工作當(dāng)中最了解你的人。一個(gè)好的合作伙伴，雙贏是大家的共同目的。雖然大多是利益上的合作，但每一個(gè)人都會(huì)有十個(gè)以上的商業(yè)圈子，建立良好的合作關(guān)系，會(huì)讓你在工作開展和工作延伸，對(duì)商業(yè)動(dòng)態(tài)訊息采集，都會(huì)有很大的幫助。

　　3學(xué)會(huì)做人。盡量做到和同事之間關(guān)系融洽，和朋友間的親密無間，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的尊敬和學(xué)習(xí)。對(duì)幫助過你的人學(xué)會(huì)感恩，對(duì)傷害過你的人學(xué)會(huì)忘記，對(duì)人做到寬厚謙和。多聽取朋友的建議，及時(shí)改掉自己身上的缺點(diǎn)，不輕浮，不驕傲，不為利損人。多傾聽別人的心聲，給予自己的建議和幫助，助人為快樂之本，幫助別人的同時(shí)，你自己也是快樂的。成功的時(shí)候，一起分享，一起歡呼。失落的時(shí)候，給予一個(gè)有力的擁報(bào)，肯定的眼神。不因只是工作去聯(lián)系人，戰(zhàn)友也是朋友，工作以外的關(guān)心和問候，會(huì)讓你自己的生活更充實(shí)和快樂。

　　4風(fēng)險(xiǎn)控制。當(dāng)你去做每一件的時(shí)候，一定要先去想到三步。一，怎么做。二，做了的結(jié)果如何。三，這樣的結(jié)果該如果處理。生意之間往往都會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)的，在工作的這幾個(gè)月當(dāng)中，我就碰到過兩次清常在這個(gè)高速發(fā)展的城市里，每天的都會(huì)有賣場(chǎng)在倒閉，每天也會(huì)有新的賣場(chǎng)在開業(yè)。安全的庫(kù)存，良性的結(jié)款流程，是風(fēng)險(xiǎn)控制的根本。每月對(duì)一些銷售不順的場(chǎng)進(jìn)行分析，提高關(guān)注度。為什么量會(huì)減少，貨款拖欠時(shí)間開始變長(zhǎng)，為什么量在增加，貨款結(jié)算卻在減少。把握好尺度，對(duì)這個(gè)廠的具體情況不太了解的可以多問同行，收集信息，減少發(fā)貨，把貨與款的比度控制在正常的情況下。

　　5投入產(chǎn)出比計(jì)算。學(xué)會(huì)每個(gè)場(chǎng)，每單生意的利潤(rùn)率計(jì)算。只有把握良好的利潤(rùn)尺度，才能在競(jìng)爭(zhēng)力，利潤(rùn)率上，有錢可賺。對(duì)那些帳期長(zhǎng)的場(chǎng)，可以適當(dāng)提高產(chǎn)品的單價(jià)，敏感單品的利潤(rùn)也要控制在一個(gè)合理的尺度中。做生意就是為了賺錢，相信沒有人會(huì)去做賠錢買賣，做好投入產(chǎn)出比的計(jì)算，不管是對(duì)現(xiàn)在的工作，還是以后自己的人生規(guī)劃，都會(huì)一生受益。

　　6資源合理分配。主力的賣場(chǎng)，可以出量的賣場(chǎng)，可以多投資源。比如海報(bào)費(fèi)用，堆頭費(fèi)用，每月的促銷費(fèi)用。在打擊競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的賣場(chǎng)，也可以多投資源，費(fèi)用，特批價(jià)格，現(xiàn)采，客情費(fèi)用，一系列的投入，在維護(hù)客情和賣場(chǎng)銷售的份額的占有上，必定能占到優(yōu)勢(shì)，有效的打擊競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。對(duì)那些結(jié)款周期上，產(chǎn)量不高，流程較麻煩的賣場(chǎng)，可以適當(dāng)?shù)臏p少費(fèi)用投入，以達(dá)到平衡。

　　8合同管理。清楚自己的賣場(chǎng)所有合同條款是非常重要的，因?yàn)槊看蔚膶?duì)賬結(jié)款都會(huì)涉及到費(fèi)用的扣除。清楚費(fèi)用明細(xì)，可以減少工作中的失誤。更有效率的做好每個(gè)流程。

　　提前做好每項(xiàng)計(jì)劃，會(huì)讓你的工作變的有條不絮。

　　每天。計(jì)劃好明天的行程安排，工作計(jì)劃，帶好各類需要用到的報(bào)價(jià)，促銷，清楚自己拜訪的目的。晚上回去記錄一天工作的內(nèi)容，注意事項(xiàng)，哪些任務(wù)完成，哪些計(jì)劃需要再次跟進(jìn)，如何去優(yōu)化。確定下去的拜訪時(shí)間。

　　每星期。周末做好本周的工作總結(jié)，清楚自己的回款量，本周業(yè)務(wù)量，銷售量，月度銷售任務(wù)的完成比率。制定下星期的工作計(jì)劃和安排。

　　1、有關(guān)客戶最基本的原始資料，包括客戶的名稱、地址、電話、經(jīng)營(yíng)管理者、法人代表及他們的個(gè)人性格、興趣、愛好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力、經(jīng)歷背景，與本會(huì)館交往的時(shí)間，消費(fèi)種類等，這些資料是客戶管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，需要通過銷售人員對(duì)客戶的訪問來收集、整理歸檔形[font=楷體_GB2312]成的。在會(huì)館內(nèi)的一些客人表現(xiàn)出對(duì)會(huì)館的態(tài)度和意見，則要通過各部門來收集，可做為針對(duì)性服務(wù)或改善服務(wù)的方向準(zhǔn)則。

　　2、關(guān)于客戶特征方面的資料，主要包括客戶所從事工作的市場(chǎng)區(qū)域、業(yè)務(wù)范圍、公司銷售能力、發(fā)展?jié)摿�、�?jīng)營(yíng)觀念、經(jīng)營(yíng)方式、經(jīng)營(yíng)政策、經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)等。其中對(duì)大客戶，還要特別關(guān)注和收集客戶市場(chǎng)區(qū)域的政府貿(mào)易政策動(dòng)態(tài)及信息。這樣可針對(duì)客戶公司的經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)對(duì)會(huì)館進(jìn)行有針對(duì)性的推銷。

　　3、關(guān)于與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的關(guān)系及太原市行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)。其中對(duì)于客戶的“市場(chǎng)流向”，要準(zhǔn)確到每一個(gè)“訂單”;與競(jìng)爭(zhēng)者的關(guān)系要有各方面的比較數(shù)據(jù)。這樣有利于銷售部門對(duì)會(huì)館在每一階段整體市場(chǎng)大趨勢(shì)的了解和把握。

　　4、關(guān)于交易現(xiàn)狀的資料，主要包括客戶的銷售活動(dòng)現(xiàn)狀、存在的問題，會(huì)館銷售戰(zhàn)略、未來的展望。客戶公司的形象、聲譽(yù)，財(cái)務(wù)狀況、信用狀況等。

　　二、客戶檔案的分類整理歸檔

　　客戶信息是不斷變化的，客戶檔案資料就會(huì)不斷的更新，所以客戶檔案的整理必須具有管理的動(dòng)態(tài)性。根據(jù)會(huì)館基本的銷售運(yùn)作程序，可以把客戶檔案資料分成六大類，編號(hào)排列定位并活頁(yè)裝卷。

　　第一大類，客戶基礎(chǔ)資料，包括：客戶入會(huì)登記表、客戶身份證復(fù)印件、有效簽單人員名單、客戶背景資料、客戶入會(huì)時(shí)的一切初始資料(包括銷售人員對(duì)客戶的走訪、調(diào)查的情況報(bào)告)。

　　第二大類，客戶與會(huì)館簽訂的合同、協(xié)議情況，包括：歷次簽訂合同協(xié)議記錄，具體合同協(xié)議文本。合同協(xié)議要按簽訂的時(shí)間先后排列。

　　第三大類，客戶的欠款還款情況(簽單客戶)，包括：客戶還款計(jì)劃(簽單合同)，客戶信用額度，歷次欠款還款情況，欠款還款協(xié)議，延期還款審批單。其中對(duì)于直接外銷客戶，還應(yīng)有付款方式、授信金額抵押保證登記。

　　第四大類，客戶投訴、折價(jià)情況，包括：折價(jià)審批，投訴折價(jià)原因，責(zé)任鑒定，退會(huì)會(huì)員基本資料及退會(huì)原因說明等。

　　第五大類，同行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，包括：與我會(huì)館同檔次的會(huì)館賓館的基本情況，現(xiàn)行促銷方案，提成方式等一系列行業(yè)動(dòng)態(tài)。

　　第六大類，會(huì)館內(nèi)部人員促銷方案，內(nèi)部人員銷售記錄，提成情況。外聯(lián)促銷人員促銷方案，外促人員的促銷記錄、提成記錄。

　　以上每一大類都必須填寫完整的目錄，并編號(hào)，以備查詢和資料定位;客戶檔案每年分年度清理、按類裝訂成固定卷保存。每位客戶經(jīng)理在各大類中均有自己獨(dú)立的卷章。

　　三、檔案審批

　　1、客戶經(jīng)理在提交檔案前要認(rèn)真審核、校對(duì)確保檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性。

　　2、所有客戶檔案均需有客戶簽名、經(jīng)辦人、直接領(lǐng)導(dǎo)審批簽字方可入檔。

　　四、檔案的查閱

　　1、每位客戶經(jīng)理有權(quán)隨時(shí)查閱自己所負(fù)責(zé)客戶的檔案記錄。

　　2、總經(jīng)理、銷售部經(jīng)理有權(quán)查閱會(huì)館所有客戶的檔案記錄。

　　3、其它客戶經(jīng)理或部門經(jīng)理需查閱客戶檔案時(shí)，需有銷售部經(jīng)理或總經(jīng)理的審批方可查閱。

　　客戶檔案屬會(huì)館保密資料，嚴(yán)禁外泄。

　　五、檔案的增加、修改、刪除與管理

　　行業(yè)在發(fā)展，消費(fèi)者的消費(fèi)理念在不斷的更新，不斷的理性化，所以檔案資料也要不斷的更新。以便更好的確立會(huì)館正確發(fā)展方向。

　　1、檔案的增加，對(duì)于客戶在建檔時(shí)不完善的資料進(jìn)行補(bǔ)充，新的行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的最新動(dòng)態(tài)等。所有會(huì)館員工都有及時(shí)提供資料和完善客戶檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　2、檔案的修改，在建檔時(shí)客戶資料難免有差，所以及時(shí)的發(fā)現(xiàn)修改是極為重要的。對(duì)客戶檔案進(jìn)行修改前要得要銷售部經(jīng)理的同意批示，并在留存修改記錄，和修改原因。

　　3、對(duì)錯(cuò)誤和過時(shí)行業(yè)情報(bào)、死檔進(jìn)行及時(shí)的刪除。刪除時(shí)需有銷售部經(jīng)理的同意批示，刪除原因。對(duì)確定刪除的資料也要有一個(gè)月保留期，確定刪除時(shí)再進(jìn)行徹底刪除，以免誤刪除有用資料。

　　4、銷售部會(huì)同其它一線部負(fù)責(zé)人每月召開一次客史檔案補(bǔ)充更新專題會(huì)，確定月度重點(diǎn)關(guān)注的客人名單。每季度召開一次消費(fèi)分析會(huì)，并根據(jù)客戶消費(fèi)情況，對(duì)其進(jìn)行各類客史檔案動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)換，并做好各類客戶上半年、下半年及年度消費(fèi)的分析會(huì)議。

　　六、設(shè)立日常檔案

　　對(duì)日常運(yùn)營(yíng)中一些重要數(shù)據(jù)資料進(jìn)行歸檔，如各級(jí)會(huì)議記錄，日常來信 傳真，客戶預(yù)訂記錄，客戶訪問表同，日銷售報(bào)表，周銷售的報(bào)表，月季年銷售報(bào)表及計(jì)劃總結(jié)，散客的表?yè)P(yáng)、投訴及處理意見，各大活動(dòng)方案的計(jì)劃、實(shí)施、收效等文獻(xiàn)檔案。日常檔案要時(shí)時(shí)更新，重要記錄及時(shí)歸入各大類檔案中。

　　七、“兩套制”

　　由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝(紙文檔)存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采勸雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。

　　八、如何利用和完善客戶檔案

　　會(huì)館通過建立客戶檔案資料，加強(qiáng)主要客戶和潛在客戶管理，其目的是為會(huì)館銷售工作服務(wù)，著重在兼顧銷售與收款兩個(gè)目標(biāo)。因此，會(huì)館對(duì)客戶檔案的利用主要把握以下三個(gè)方面，并在利用中不斷的補(bǔ)充和完善客戶資料。

　　第一，通過對(duì)客戶檔案中各類市場(chǎng)信息的利用，把握和預(yù)測(cè)會(huì)館準(zhǔn)新策略方針的可行性及風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避，對(duì)尋找、挖掘新客戶起積極的參考作用。所以對(duì)于會(huì)館建立客戶檔案，在收集客戶背景材料時(shí)，不僅要充分了解客戶的喜好和消費(fèi)能力;還要了解同等會(huì)館賓館在經(jīng)營(yíng)中的失敗案例，相關(guān)的法律法規(guī)行來發(fā)展趨勢(shì)等，在利用客戶檔案時(shí)要整體評(píng)價(jià)客戶的消費(fèi)水平及意向，分析整體市場(chǎng)占有率和市場(chǎng)份額，以便決定會(huì)館服務(wù)和經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的整體發(fā)展方向和戰(zhàn)略布局。

　　第二，通過對(duì)客戶檔案中交易狀況信息的利用，把握會(huì)館自身管理程序的適應(yīng)性和市場(chǎng)定位，挖潛堵漏，降低銷售成本和經(jīng)營(yíng)成本，最大化整合、利用會(huì)館資源。提高會(huì)館服務(wù)水平和業(yè)內(nèi)定位，應(yīng)設(shè)法讓會(huì)館所有員工知道自己所在崗位的服務(wù)流程，并讓他們了解自己負(fù)責(zé)的工作與某些流程有何關(guān)聯(lián)。因?yàn)槊總�(gè)流程只要一個(gè)環(huán)節(jié)不到位，就可能導(dǎo)致賓客的不滿意或賠款損失，造成不好的影響，流失客源。

　　第三、通過利用客戶檔案的交易付款信息和客戶背景材料，把握企業(yè)銷售業(yè)務(wù)中的賒銷比重，同時(shí)重視應(yīng)收帳款管理工作，正確評(píng)估客戶信用狀況，減少交易風(fēng)險(xiǎn)。在判斷和列入公司重要客戶時(shí)，不僅要看其預(yù)訂量，可能產(chǎn)生的消費(fèi)費(fèi)用，更要評(píng)價(jià)其真正的償付能力。因此，需要強(qiáng)化信用管理職能，并將信用管理風(fēng)險(xiǎn)的權(quán)責(zé)合理地分配各客戶經(jīng)理中去，落實(shí)在從開發(fā)客戶到欠款回收工作的全過程，解決“增加銷售額和保證欠款收回”這樣一個(gè)兩難問題。

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