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電子檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)范文
隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，包括工程設(shè)計(jì)領(lǐng)域。這樣以來(lái)，工程設(shè)計(jì)過程中形成的大量電子文件也就成為電子檔案管理的重要對(duì)象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為工程設(shè)計(jì)單位正常運(yùn)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)。所以，全方位做好工程設(shè)計(jì)中的電子檔案管理工作對(duì)相關(guān)單位維持正常是極為重要的。鑒于此，本文主要就如何做好電子檔案管理工作進(jìn)行了認(rèn)真探討。
一、電子文件歸檔前的準(zhǔn)備工作分析
充分做好電子文件歸檔前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是實(shí)現(xiàn)高效電子檔案管理的重要前提。電子文件的非直讀性特征決定了相關(guān)工作人員應(yīng)該首先制定健全的電子文件歸檔驗(yàn)收制度，并做好制度的宣傳工作，進(jìn)而為電子文件的歸檔、驗(yàn)收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的歸檔為例，歸檔人員首先要按規(guī)定填寫電子文件歸檔通知單，通知單上必須有工程負(fù)責(zé)人、經(jīng)手人以及審核人的簽名。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍w檔程序和詳盡的規(guī)章制度保證了歸檔的準(zhǔn)確性。但是，由于部分工程的工期較為緊張，遵從嚴(yán)格的程序需要花費(fèi)大量時(shí)間，這將會(huì)與工作時(shí)效產(chǎn)生矛盾。所以，可以采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，將歸檔前的準(zhǔn)備工作也納入到自動(dòng)化管理的進(jìn)程中。這樣就可以在提高歸檔質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高電子文件歸檔的效率。
由于一個(gè)工程可能形成成千上萬(wàn)個(gè)電子文件，倘若規(guī)章制度存在漏洞，執(zhí)行不嚴(yán)，勢(shì)必會(huì)造成反復(fù)歸檔，浪費(fèi)人力財(cái)力的現(xiàn)象，甚至?xí)䦟?dǎo)致文件歸檔混亂，輸出的產(chǎn)品為次品，造成工程質(zhì)量事故和嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，做好電子文件歸檔前的準(zhǔn)備工作，尤其是規(guī)章制度的建設(shè)、宣傳以及推廣應(yīng)用，為后續(xù)的電子文件歸檔工作奠定良好基礎(chǔ)。
二、電子文件歸檔過程中應(yīng)注意的問題分析
在電子檔案管理的電子歸檔過程中，歸檔人要注意將不同種類、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知，在工程設(shè)計(jì)中，從工程投標(biāo)書、招標(biāo)書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、委托書、計(jì)算書到技術(shù)說(shuō)明書等形成了不同種類不同格式的電子文件，有ecel表格、world文件、掃描形成的tif文件等等。并且，這些文件大都在工程設(shè)計(jì)正式開始之前形成，不僅涉及面廣，而且內(nèi)容繁雜，給電子歸檔帶來(lái)一定的困難。為了使這些電子文件有條理地歸檔，文件蓋章生效要以電子文件歸檔通知單為依據(jù)，從而提高這些電子文件的歸檔率。
對(duì)于cad電子文件的歸檔可以采用dwg格式，因?yàn)檫@種格式可以在cad中直接打開，接受直觀檢查，尤其是對(duì)檔案標(biāo)識(shí)的檢查，而且對(duì)歸檔后期的整理、編輯、利用、輸出及圖紙保管工作都非常重要。同時(shí)，對(duì)于制作過程中的錯(cuò)誤如文字線形、擴(kuò)大紙形等問題也可以做到及時(shí)的糾正，大大提高cad出圖合格率。但它也存在著一定的問題，如勞動(dòng)強(qiáng)度大、費(fèi)時(shí)費(fèi)工等。
對(duì)于plt格式的文件，恰巧與dwg格式的文件優(yōu)缺點(diǎn)相反。plt格式的文件在歸檔時(shí)圖像不能直觀顯示，但是文件內(nèi)容保持不變，不隨閱讀、輸出平臺(tái)的改變而改變。
對(duì)于pdf格式的文件，其一般為只讀模式，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)計(jì)的任何修改。實(shí)質(zhì)上就是在計(jì)算機(jī)上閱讀紙質(zhì)文件的電子版，有一定的保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的作用。
三、電子文件歸檔后的檢查驗(yàn)收工作分析
電子文件是形成紙質(zhì)文件的源頭，而對(duì)歸檔電子文件的檢驗(yàn)是產(chǎn)品設(shè)計(jì)的最后一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。檢查力求全面，兼顧電子圖中的檔案標(biāo)識(shí)和電子圖信息處理過程中的物理結(jié)構(gòu)、邏輯結(jié)構(gòu)的變化問題。主要工作包括：一是檢查圖紙目錄及其格式、目錄列表、會(huì)簽欄、案卷名稱、標(biāo)識(shí)名稱、圖號(hào)、日期、施工階段、序號(hào)、復(fù)用圖的排列、圖框的格式等；二是檢查本卷的其他電子圖，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符號(hào)標(biāo)識(shí)、對(duì)角號(hào)、圖號(hào)、名稱以及圖框的格式等。但是，需要注意的一點(diǎn)是，電子文件對(duì)設(shè)備及其標(biāo)準(zhǔn)有較強(qiáng)的依賴性，加之?dāng)?shù)據(jù)類型、文件格式的多樣化，文件很可能在經(jīng)過制作、保存、載體轉(zhuǎn)換等信息處理之后，在歸檔檢查時(shí)出現(xiàn)問題，例如使用的字形存在差異；同種字形但是版本有所區(qū)別；電子圖正常，但是歸檔后部分文字發(fā)生串位、變形，甚至出現(xiàn)亂碼。
以鋼結(jié)構(gòu)的電子圖為例，如果使用日本的制圖軟件，而不加專有字形，那么二級(jí)鋼筋符號(hào)就會(huì)全部丟失。此外，許多軟件經(jīng)過研發(fā)出現(xiàn)了由低級(jí)到高級(jí)的很多版本，這樣也會(huì)為電子檔案管理工作帶來(lái)一些問題。例如，由cad14到cad，各種版本的軟件都在使用。但是，如果利用低版本的電子圖在高版本中作圖，則會(huì)導(dǎo)致電子圖保存后會(huì)出現(xiàn)實(shí)線、點(diǎn)畫線、標(biāo)注線以及線寬的差異。尤其是在機(jī)械制圖中，如果部件實(shí)體的外圍輪廓線粗細(xì)不均，混同于標(biāo)注線，那么設(shè)備制造的現(xiàn)場(chǎng)審圖的難度將大大增加。因此，采用不同軟件、同一軟件的不同版本都會(huì)導(dǎo)致文件在格式、編碼、讀取方式和編輯方式的眾多區(qū)別，進(jìn)而直接影響到文件跨平臺(tái)的閱讀和輸出工作�？傊�，實(shí)現(xiàn)一個(gè)單位內(nèi)部操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及版本的規(guī)范統(tǒng)一，成為電子文件歸檔最后關(guān)口的重要任務(wù)。
四、電子文件修改后的歸檔工作分析
在工程設(shè)計(jì)單位內(nèi)部，各個(gè)專業(yè)部門之間必定會(huì)進(jìn)行大量的信息交換和圖紙會(huì)審工作，以適應(yīng)各種變化，例如施工現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的新情況、客戶方提出的新要求等。這其中必然會(huì)涉及到電子文件的不斷修改和完善。當(dāng)前，大多數(shù)單位采用的是保留最終版本的方式，即以第二次修改的版本覆蓋起初版本，以第三次修改的版本覆蓋第二次的版本，這樣的方式極易產(chǎn)生最終版本電子圖與實(shí)際變更過程記載的丟失。國(guó)外的一些工程，如土耳其工程中，每次電子圖的修改版本都加以歸檔保存，編號(hào)為abc等，借此對(duì)工程修改的全過程有一個(gè)完整的記錄。但是，由于兩次修改之間的時(shí)間間隔難以確定，之前修改的圖紙已達(dá)到施工現(xiàn)場(chǎng)，紙質(zhì)文件與變更通知單一旦收集不完整，就會(huì)導(dǎo)致電子文件和紙質(zhì)文件的不一致。由此可見，如果直接采用覆蓋的最終版本歸檔形式反映不出整個(gè)的變更過程，可能會(huì)為將來(lái)電子文件、紙質(zhì)文件的利用帶來(lái)了極大地不便。
綜上所述，電子文件歸檔管理工作已經(jīng)成為工程設(shè)計(jì)單位不可或缺的重要組成部分。在此之前，過去設(shè)計(jì)一項(xiàng)工程可能需要一年甚至一年半的時(shí)間，現(xiàn)在則只需要半年甚至更短的時(shí)間，而人力資源卻只占了以前的三分之一左右。有些類似工藝流程及設(shè)備只需在電子文件上更改編號(hào)就可轉(zhuǎn)化為設(shè)計(jì)產(chǎn)品，勞動(dòng)效率和產(chǎn)品質(zhì)量也將得到成倍的提高。所有這些成效的取得都離不開電子檔案管理帶來(lái)的便利。在充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理成效的基礎(chǔ)上，我們要切實(shí)關(guān)注電子檔案管理過程中的各個(gè)細(xì)節(jié)，包括歸檔前的準(zhǔn)備工作、不同格式、不同類型文件歸檔時(shí)應(yīng)注意的問題，電子文件歸檔后的驗(yàn)收檢查工作以及電子文件修改后的歸檔工作等等，將工程設(shè)計(jì)過程的電子文件歸檔管理納入到一個(gè)完整的系統(tǒng)之中。
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