公司文書處理制度
(一)總則
第一條 范圍
本公司文書處理均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應(yīng)急處理，事后也須按本制度補齊有關(guān)手續(xù)。
第二條 定義
本制度所指文書，包括以下內(nèi)容：
1.高層決策文書以及基層下達的文件。熱點欄目： 20XX年個人總結(jié)
2.部門會議文書與轉(zhuǎn)閱文件。
3.合同書、證券、證書和勞動協(xié)議書。
4.志愿書、違約收文、往來公文、專利證明和注冊登記文書。
5.收支預(yù)算與決算書、賬本票據(jù)、憑證、各種明細表、各種規(guī)定與計劃書。
6.往來書信、電報、任命書、意見書。
7.各種報告、各種統(tǒng)計表。
其中“1”與“2”項文書的處理，原則上按會議決定處理。
第三條 類別劃分
上述文書按機密程度、可劃分為以下幾類：
1.機密文書
(1)絕密。
(2)秘密。
(3)保密。
2.普通文書，即機密文書以外的文書。
3.其他文書，如公開發(fā)行的書籍、雜志、報紙，以及調(diào)查資料類的印刷品或復(fù)印謄寫物品的。
第四條 適用原則
(二)文書的收發(fā)
第五條 收發(fā)
到達本公司的文書，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門接受。所有文書按下列原則處置或送發(fā)：
1.普通文書全部由接受部門開啟或開封。啟封時，編上文書的收發(fā)編號，注明收發(fā)日期;在文書登記簿上作好登記;由接受部門的主管，或者由指定的文書保管員送交有關(guān)部門有關(guān)人員;文書當事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。但是不涉及特別事項的文書，可以簡化登記手續(xù)。
2.絕密文書或親啟文書，必須直接送交當事者，由文書當事者開封與處置。
第六條 制度時間外的處理
1.值班人員能夠判定為是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng)立即通知秘書室主任;其他次重要文書，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。 www.Foxer.net
2.所有到達的文書，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個工作日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室。
第七條 收發(fā)決定
所有文書的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。
第八條 設(shè)立信使
在文書的`接受與處理過程中，各部門間經(jīng)常需要相互傳遞文書;因此，在文書檔案室設(shè)一名信使，來回傳遞各類文書。
(三)文書的處理
第九條 處理原則
文書處理的基本原則是“準確”與“及時”，并且明確文書處理的責(zé)任者。
第十條 成文原則
凡重要的往來交涉，都必須形成“文書”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事后追憶，形成“備忘錄”。
第十一條 特例
對那些并不重要的事項，或者通過電話、會面等簡單形式處理的事項，只需要事后將處理結(jié)果的要點記錄下來即可。
第十二條 處理手續(xù)
領(lǐng)取文書的部門，按下列規(guī)定及時予以處理。
1.凡重要事項，或者異常事項，應(yīng)立即向所在部門主管做出報告，并逐級向上請示，必要情況下必須與其他部門取得聯(lián)系，等候并按照上級指示，處理文書中涉及的有關(guān)事項。
2.如果文書中涉及的事項，與其他部門有關(guān)，必須在與其他部門取得聯(lián)系后達成一致意見再行事。
3.在具體處理時，如果認為有必要請其他部門做出配合，并且其他部門提供配合需要一定的時間，在這種情況下，應(yīng)事先征得對方的意見。
4.如果事情涉及兩個以上的部門，并且難以判斷由何部門出面主持時，應(yīng)聽取其他部門的處理意見。
第十三條 防止拖延
文書檔案部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文書指定的事項，以防止文書的處理延遲或停頓，如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象，應(yīng)立即交文書檔案部門處理。
第十四條 重要文書的保管
機要或絕密文書以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴格保管。
文件柜的存放，必須選擇在發(fā)生意外時，能夠安全、迅速轉(zhuǎn)移出去，放在容易發(fā)現(xiàn)的醒目位置。
(四)文書的制作
第十五條 用紙的規(guī)格
制作文書的用紙，除特殊情況外，原則上采用規(guī)格。
第十六條 字句
文書應(yīng)以簡單明了的文體記述，采用標準的簡體漢字，避免使用艱澀的詞句。
第十七條 文體
全部文書一律采用書面文體。
第十八條 復(fù)印
絕密文書未經(jīng)主管認可不得擅自制作或復(fù)印副本，在特別有必要的情況下，必須注明包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份，送往何部門等等。
第十九條 署名
在文書發(fā)送與轉(zhuǎn)交時必須按下列要求署名，特殊情況或有專項指示的情況除外。
1.代表公司名義締結(jié)的合同書、往來公文、公司公告及向政府機構(gòu)提交的報告，全部署名“董事會代表”。
2.對外廣告及宣傳，采用公司名稱。
3.除此之外的文書，署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門名稱，以及部門經(jīng)理的職務(wù)與姓名。
不重要的文書，只需署上經(jīng)辦人姓名。
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