會計電算化規(guī)章制度
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為提高企業(yè)財會效率，進(jìn)而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，嚴(yán)格執(zhí)行財政部頒發(fā)的《會計電算化管理辦法》，同時結(jié)合本單位的具體情況，特制定本制度。
一、有嚴(yán)格的操作管理制度
1、崗位責(zé)任制
在系統(tǒng)運行前，必須確定會計電算化崗位及職責(zé)，根據(jù)會計業(yè)務(wù)量要求和會計數(shù)據(jù)處理方式不同，可設(shè)以下崗位：
A、會計主管：
(1)負(fù)責(zé)組織開展單位會計電算化工作，包括制訂會計電算化發(fā)展規(guī)劃、配合計算機人員研制相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)、會計軟件系統(tǒng)的日常應(yīng)用、崗位監(jiān)督、會計檔案管理等。做為會計主管應(yīng)具備會計和計算機知識。
(2)負(fù)責(zé)制訂會計崗位責(zé)任制，并協(xié)調(diào)管理各崗位員工的.工作。
(3)制訂會計電算化的各項管理制度。
(4)負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)正常運行、應(yīng)用軟件資源的調(diào)配、系統(tǒng)故障及時處理。
B、系統(tǒng)操作員：
(1)負(fù)責(zé)會計核算所需數(shù)據(jù)，如：記帳憑證、往來帳、銀行帳、報表、材料單、工資單等。
(2)打印輸出各種帳簿、報表等。
(3)做好數(shù)據(jù)備份工作。
C、憑證審核員：
(1)對手工計算編制的計帳憑證審核。
(2)負(fù)責(zé)計帳、結(jié)帳工作。
(3)負(fù)責(zé)報表的編制工作。
(4)做好數(shù)據(jù)的備份工作。
D、會計檔案：
(1)負(fù)責(zé)有關(guān)系統(tǒng)軟盤、數(shù)據(jù)軟盤的存檔，各種帳、證、表的保管。
2、操作管理制度：
(1)操作員應(yīng)經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)后才能上崗。
(2)應(yīng)經(jīng)會計主管批準(zhǔn)才能上崗，且只能在主管批準(zhǔn)的權(quán)限內(nèi)工作。
(3)嚴(yán)格按系統(tǒng)說明完成每一步工作。
(4)若出現(xiàn)故障情況，應(yīng)報告領(lǐng)導(dǎo)一同分析原因;若出現(xiàn)系統(tǒng)引起的故障，應(yīng)及時通知銷售商派人進(jìn)行維護(hù)。
(5)應(yīng)至少一個月備份一次數(shù)據(jù)，以防數(shù)據(jù)丟失。
(6)外來軟盤不得在有會計軟件的機器上運行，以防感染病毒。
3、機房管理制度：
(1)未經(jīng)許可的無關(guān)人員不得隨意使用財會專用機。嚴(yán)禁在機器上玩游戲。
(2)不得帶電拔插頭，以免損壞機器、設(shè)備。
(3)嚴(yán)禁使用外來軟盤，必要時要先殺毒后再使用。
(4)嚴(yán)格按順序開啟機器，長時間離開應(yīng)關(guān)閉機器，下班必須關(guān)閉電源。
(5)應(yīng)保持計算機清潔。
(6)計算機出現(xiàn)故障，應(yīng)由專人維修，未經(jīng)許可不得擅自拆開。
4、有嚴(yán)格的硬件、軟件維護(hù)制度：
若硬件出現(xiàn)故障，應(yīng)及時通知銷售商派人維護(hù)，切勿自己拆開。
軟件維護(hù)包括：
(1)對會計軟件的日常維護(hù)，包括：科目的升級、常見錯誤排除、數(shù)據(jù)恢復(fù)、調(diào)整打印機參數(shù)等。
(2)維護(hù)人員不得擅自改變原有軟件的程序。
(3)財會人員因正常操作失誤而引起的錯誤，應(yīng)由財會人員改正，不得由維護(hù)人員通過維護(hù)修改，如打開憑證庫、帳簿庫等文件進(jìn)行修改。
(4)加強對硬件、軟件的維護(hù)，是提高效率的關(guān)鍵。
5、有會計檔案管理制度：
會計電算化的檔案管理，大部分內(nèi)容同手工一樣，應(yīng)特別加強以下方面的管理：
(1)會計電算化軟件的文檔資料的保存。
(2)定期備份核算數(shù)據(jù)軟件的保管。
(3)帳簿中的日記帳、銀行帳每天打印，帳頁打印輸出裝訂成冊;總帳每月打印，年終裝訂成冊。
(4)全年會計年度結(jié)束，備份兩份完整軟盤分別保存。
(5)所有會計檔案必須造冊登記，以備查用。
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