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集團會議管理制度
制度是個社會的游戲規(guī)則，更規(guī)范的講，它們是為人們的相互關系而人為設定的一些制約。為此，我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動準則來提高辦事效率，才設定一些制度。下面是我們應屆畢業(yè)生求職網(wǎng)提供的制度文章供您參考：
xx集團會議管理制度
1、 目 的
為規(guī)范公司會議管理，提高會議質量，降低會議成本，加強信息溝通，促進公司各部門更好地發(fā)揮職能，特制定本制度。
2、 適用范圍
本制度適用于xx集團會議管理。
3、 管理權責：
3.1 總經(jīng)辦負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。
3.2 會議組織人或主辦部門負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰。
3.3 會議的審批權限詳見“5.1會議組織與審批”。
4、 會議分類：
序號
會議名稱
主題/特點
類 別
主 持 人
參 加 人
1
例 會
固定時間、固定匯報程序，盡量解決即席提出的問題
公司例會
主辦部門負責人
部門/公司全體
2
動員會
發(fā)言固定、沒有討論程序
公司臨時行政會議
主辦部門負責人
會議組織人提擬
3
研討會
對某一課題或問題切磋、探討，不一定有結果
公司臨時行政會議
部門負責人
會議組織人提擬
4
鑒定/ 評審會
對某事物的價值、性能，質量鑒別，必須有結論
公司臨時行政會議
集團總經(jīng)理或指定人
會議組織人提擬
5
專題會
為某一專題而開，必須有結論
公司臨時行政會議
會議組織人指定
會議組織人提擬
6
評比會
一般在年底或某一重大活動結束后召開
公司例會
人力資源總監(jiān)
會議組織人提擬
7
總結會
總結前一段工作，研究、部署下階段工作
公司例會
部門負責人
會議組織人提擬
8
匯報會
下級向上級或有關人員匯報工作情況
公司臨時行政會議
會議組織人提擬
會議組織人提擬
9
調度會
任務安排，人員派遣，設備物資情況的調動
公司臨時行政會議
會議組織人提擬
會議組織人提擬
10
部門例會
部門固定匯報程序
部門會議
部門負責人
自定
5、 會議管理內容
5.1 會議組織與審批。
5.1 1 公司月度例會無須提擬和審批。
5.1.2 公司臨時行政會議、公司年度例會由集團總經(jīng)理直接組織或由議題涉及業(yè)務的主辦部門負責人組織、集團總經(jīng)理批準。
5.1.3 部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，部門會議屬非例會性質且需另行核給專項費用的，應向上一級主管部門報批同意;屬例會性質的，由各部門自行提擬方案呈報集團總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
5.2 會議計劃與統(tǒng)籌。
5.2.1 每月28日前，總經(jīng)辦應與各部門協(xié)調確定下月計劃召開的臨時行政會議，統(tǒng)一報集團總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會編制《月度會議計劃》，于月底前發(fā)放至各部門負責人。
5.2.2 凡總經(jīng)辦已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應提前2天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請總經(jīng)辦調整會議計劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。
5.2.3 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。
5.3 會議準備。
5.3.1 會議通知遵照以下規(guī)定：
5.3.1.1 已列入月度會議計劃表的會議，月中無調整的，不再另行通知，由各部門按計劃表直接通知與會人。
5.3.1.2 屬下列情況之一者，按“誰組織，誰通知”的原則進行會議通知：
1) 未列入月度會議計劃而臨時組織的會議。
2) 雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明。
3) 其它組織人認為應另行通知的情況。
5.3.1.3 會議通知期一般應提前一天以上，通知對象為與會人、會務服務提供部門;如有外來客戶參加的會議應至少提前三個工作日送達邀請函。
5.3.1.4 會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，會議通知單以郵件形式發(fā)放;涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門。
5.3.2 會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定：
5.3.2.1 會議組織部門應至少提前一天通知與會人會議主題、時間、地點、需準備的文件資料等。
5.3.2.2 會議組織部門應提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交的發(fā)言稿及文件資料等)準備的組織工作。
5.3.2.3 有客人參加的大型、正式會議時，會議組織部門應提前確定會務引導人員，負責引導客人入場、介紹領導等工作，由會議主持人指定人員擔任。
5.3.2.4 會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，設置會標橫幅、布置飾品鮮花、按會議類型備好座位、設置坐次牌、準備會議器材、擺放禮品、紙、筆、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等。
5.3.2.5 公司總部召開的公司級會議會務服務統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負責。
5.3.2.6 部門在總部召開的會議需用公共會場的，應向會議室管理部門書面提出，由會議室管理部門統(tǒng)籌安排。
5.3.2.7 有外部客戶及分公司同事參加的會議，會議組織部門應提前做好食宿及車輛接送安排。
5.4 會議組織。
5.4.1 會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。
5.4.2 會議主持人須遵守以下規(guī)定：
5.4.2.1 主持人應不遲于會前10分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。
5.4.2.2 主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。
5.4.2.3 會議進行中，主持人應根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，引導與會人依次發(fā)言并有權限定發(fā)言時間和中止與議題無關的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。
5.4.2.4 屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議做出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見;對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。
5.4.2.5 主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人(部門)、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。
5.4.3 與會人須遵守以下規(guī)定：
5.4.3.1 應準時到會，并在《會議簽到表》(詳見附件1)上簽到。
5.4.3.2 會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題。
5.4.3.3 遵循會議主持人對議程控制的要求。
5.4.3.4 屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言。
5.4.3.5 如無特殊要求，會議發(fā)言應按職位排列或按座次順序依次進行。
5.4.3.6 遵守會議紀律，與會期間應按要求關閉(或調至振動)手機等通訊工具，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場;會議過程中不私下討論與會議無關的事。
5.4.3.7 做好本人的會議紀錄。
5.4.4 多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理主持，集團總經(jīng)理另有授權的，從集團總經(jīng)理授權。
5.4.5 公司月度例會、臨時行政會議一般應控制在2小時以內，根據(jù)會議進行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。
5.4.6 主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員負責。
5.5 會議記錄。
5.5.1 公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。
5.5.2 公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規(guī)定：
5.5.2.1 各部門應常設一名會議記錄員(名單報總經(jīng)辦備案)，負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。
5.5.2.2 會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務的需要，臨時指定會議記錄員。
5.5.2.3 集團總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理秘書負責會議記錄工作，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。
5.5.3 會議記錄員應遵守以下規(guī)定：
5.5.3.1 以專用會議記錄本作好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀要。
5.5.3.2 會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性。
5.5.3.3 對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。
5.5.3.4 會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。
5.5.3.5 做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。
5.5.4 下列情況下，應整理會議紀要：
5.5.4.1 公司各類臨時行政會議。
5.5.4.2 須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議。
5.5.4.3 其它主持人要求整理會議紀要的會議。
5.5.5 會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀要須報行政部一份存檔備查。
5.5.6 會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：
5.5.6.1 本部門負責組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應作為機要檔案及時轉交行政部統(tǒng)一歸檔備查。
5.5.6.2 本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。
5.5.7 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調閱應嚴格按公司檔案管理制度和保密制度的有關規(guī)定執(zhí)行。
5.6 會議跟進。
5.6.1 會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則;會議主持人另有指定的，從主持人指定。
5.6.2 集團總經(jīng)理主持的會議的會后跟進工作原則上由總經(jīng)辦負責落實，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。
5.6.3 會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。
5.7 獎懲。
5.7.1 獎勵。按《獎懲制度》執(zhí)行。
5.7.2 遲到、早退、缺席。
5.7.2.1 遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內未到的，計為遲到。
5.7.2.2 早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結束前5分鐘提前離開會場的，計為早退。
5.7.2.3 缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。
5.7.3 處罰。
5.7.3.1 無正當理由遲到、早退每次處10元的罰款。
5.7.3.2 無正當理由缺席每次處以20元的罰款。
5.7.3.3 凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。
5.7.3.4 與會人未在會議前向組織部門提交發(fā)言稿及相關會議資料者處以20元的罰款。
5.7.3.5 因接打電話或手機鈴聲影響會議進程者處以10元/次的罰款。
5.7.3.6 會議過程中因私下交流與會議無關的話題被主持人點名者，處以10元/次的罰款。
5.7.3.7 會議結束與會人未將各自桌面資料、水杯、煙灰及桌椅等清理整潔者，處以10元的罰款。
6、 附則
6.1 本制度由集團總經(jīng)辦負責解釋。
6.2 凡本制度未明確規(guī)定的獎懲，按有關處罰規(guī)定執(zhí)行。
6.3 本制度由集團總經(jīng)理批準后生效，自頒布之日起執(zhí)行。
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