會計電算化管理制度

時間：2022-07-14 07:47:27 制度我要投稿

會計電算化管理制度

　　會計電算化管理：

會計電算化管理制度

第一章總則

　　第一條為了指導和規(guī)范公司會計電算化工作，保證會計電算化工作的順利開展，根據(jù)財政部《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》，結(jié)合公司財務管理和會計核算的有關規(guī)定制定本制度。

　　第二條本制度適用于公司各財務核算單位。

　　第三條本制度包括會計電算化崗位責任制度、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和會計數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度。

　　第四條　本制度所指的計算機硬件是指支撐財務軟件正常運行的計算機及其相關設備，計算機軟件是指用友財務軟件及其他相關軟件

　　第五條信息技術中心應指定專人對財務軟件系統(tǒng)進行日常維護及對數(shù)據(jù)庫的管理。各分支機構(gòu)財務系統(tǒng)技術服務由本單位系統(tǒng)管理員負責。

　　第二章會計電算化崗位責任制

　　第六條　公司各財務核算單位必須使用公司指定的財務軟件進行本單位的財務核算，并建立本單位的會計電算化崗位責任制，明確各電算化崗位的職責范圍。

　　第七條　電算化會計崗位和工作職責劃分如下：

　　(一)電算主管崗

　　由財務管理總部設立，負責公司會計電算化的規(guī)劃和管理，協(xié)調(diào)公司財務用計算機的使用及財務軟件的運行;對電算化操作人員的權(quán)限進行分配及管理;協(xié)調(diào)、督促財會人員的電算化工作，完善公司的電算化制度。

　　(二)電算維護崗

　　由信息技術中心指派專人兼任，負責計算機硬件、軟件系統(tǒng)管理及維護;負責開、關服務器，維護財務網(wǎng)絡的安全、正常運行;管理服務器數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)備份工作;協(xié)助電算主管規(guī)劃和推進公司會計電算化工作;負責對VPN證書及密鑰的管理、授權(quán)工作;會同電算主管負責電算化系統(tǒng)的升級工作等。

　　(三)軟件操作崗

　　由各財務核算單位設立，負責對本單位的會計事項進行會計處理并及時輸入記賬憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表，進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作;負責會計資料的整理、登記、保管、保密工作;負責建立健全會計檔案借閱、使用登記制度。

　　(四)審核記賬崗

　　負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證)的真實性、合法性、完整性進行審核;操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿，沒有審核的憑證不能記賬;對打印輸出的賬簿、報表進行確認審核。

　　此崗位人員應具備會計和計算機知識。各財務核算單位均應設立專職或兼職崗。

　　第八條　會計電算化崗位責任的考核

　　實行電算化后，定期對會計電算化各崗位人員進行考核，考核結(jié)果納入個人的年度考評內(nèi)容。對不按照本制度履行崗位職責，給公司造成嚴重后果的，按照公司有關規(guī)定追究相關責任人的責任。

　　第三章會計電算化操作管理制度

　　第九條　本章所稱會計電算化操作人員，是指按照會計電算化崗位設置，行使崗位職責的會計電算化人員或經(jīng)財務負責人(總部為財務管理總部負責人，分支機構(gòu)為財務負責人)批準賦予臨時操作、查詢權(quán)的其他人員。

　　第十條　操作人員必須以“命名用戶方式”登錄財務軟件系統(tǒng)，操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴格保密，泄漏密碼產(chǎn)生嚴重后果的應追究相關責任人的責任。

　　財務軟件系統(tǒng)登錄密碼先由電算主管在賬套管理中統(tǒng)一設定初始密碼，并通知會計電算化操作人員，再由會計電算化操作人員在客戶端自行更改。

　　第十一條　會計電算化人員在財務軟件系統(tǒng)中均應以實名進行用戶登記，并由電算主管根據(jù)內(nèi)部控制制度規(guī)定的原則賦予相應操作權(quán)限。

　　第十二條財務軟件系統(tǒng)中的服務器操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及系統(tǒng)管理的超級管理員密碼由電算主管和電算維護員共同管理，雙方各執(zhí)一半密碼，每人掌握密碼的長度不得少于6位，密碼更換的間隔時間不得超過三個月，在密碼輸入時應予以回避。超級管理員密碼必須密封存放于保險箱中，并登記備案。

　　財務軟件系統(tǒng)的集團用戶由電算主管及財務管理總部指定人員管理與使用，其他人員未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。

　　第十三條　出納人員只有現(xiàn)金管理系統(tǒng)的管理權(quán)限。

　　第十四條　日常操作程序

　　(一)電算維護員每天到崗后，首先檢查服務器是否正常開啟，檢查計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡是否正常運行，為其他工作做好準備;

　　(二)會計人員根據(jù)原始憑證運用正確的會計科目填制記賬憑證，并打印機制記賬憑證，同時簽名或蓋章確認;

　　(三)審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證，審核無誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認，并立即對機內(nèi)對應記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。如未即時核對機內(nèi)記賬憑證，應將原打印出的記賬憑證與機內(nèi)憑證核對無誤后，才能對機內(nèi)記賬憑證執(zhí)行“審核”操作，嚴禁未經(jīng)核對執(zhí)行“成批審核”操作。

　　審核人員應對自己審核過的原始憑證、記賬憑證負責，如出現(xiàn)問題按相關財務制度規(guī)定承擔相應責任。

　　(四)審核人員將已審收(付)款憑證交給出納;

　　(五)每天工作結(jié)束后，電算維護員可依據(jù)工作情況選擇是否關閉服務器，如要關機應提前通知電算主管，由電算主管通知各在線操作人員，各在線操作人員退出后方能關閉服務器。

　　(六)操作人員離開操作使用計算機的工作現(xiàn)場，應立即退出財務軟件系統(tǒng)，否則應承擔被人利用本人登錄名進行操作的全部責任。

　　第四章計算機硬件、軟件和會計數(shù)據(jù)管理制度

　　第十五條　各核算單位應為開展會計電算化配備必要的計算機，硬件設備和軟件。

　　第十六條　計算機硬件設備的維護主要包括以下內(nèi)容：

　　(一)電算維護員應經(jīng)常對有關設備進行保養(yǎng)，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發(fā)生;

　　(二)電算維護員應定期對計算機存放場所的安全措施進行檢查，包括對消防和報警設備、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設備和措施進行檢查，保證這些措施的有效性;

　　(三)電算維護員應對硬件運行過程中出現(xiàn)的故障及時排除，由于本身條件沒有能力解決的或不能解決的應及時與硬件生產(chǎn)或銷售商聯(lián)系解決，并對故障情況和處理措施及結(jié)果等予以記錄;

　　(四)需要對硬件設備更新、擴充、更換，應及時提出建議，經(jīng)公司領導審批后及時實施，并及時做好數(shù)據(jù)備份工作，保證機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，同時作好相應記錄。

　　第十七條　計算機軟件的維護分為系統(tǒng)軟件維護和財務軟件維護，包括以下內(nèi)容：

　　(一)系統(tǒng)軟件維護包括檢查系統(tǒng)文件的完整性，系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改，以保證系統(tǒng)軟件的正常運行。

　　(二)財務軟件維護包括操作維護與程序維護：

　　對財務軟件日常操作維護工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題，電算維護員應及時解決。如不能排除，應立即報告電算主管并聯(lián)系財務軟件供應商予以指導或現(xiàn)場處理。

　　對財務軟件的修改、版本升級等程序維護由財務軟件供應商負責，電算主管及電算維護員應與軟件供應商進行聯(lián)系，及時得到新版財務軟件。

　　對正在使用的財務軟件進行升級，應報經(jīng)財務管理總部和信息技術中心負責人審批后進行，并記錄升級時間及模塊。

　　第十八條　未經(jīng)電算主管和電算維護員同意，任何人不得擅自更改計算機及其附屬設備的連接與設置，不得更改系統(tǒng)軟件、財務軟件系統(tǒng)的設置，不得更改網(wǎng)絡連接設置、網(wǎng)絡用戶名及網(wǎng)絡用戶IP地址。

　　公司總部財務軟件系統(tǒng)使用的系統(tǒng)服務器、數(shù)據(jù)庫服務器、網(wǎng)絡連接方式及防火墻設置的更改，均需經(jīng)電算維護員同意方可進行。

　　營業(yè)部財務用計算機禁止與營業(yè)部交易內(nèi)網(wǎng)相連接。

　　財務軟件系統(tǒng)客戶端以VPN方式通過防火墻與(公司總部服務器進行連接，不得以任何形式、任何方式繞過防火墻直接進行入系統(tǒng)。客戶端的防火墻證書及密鑰由信息技術中心統(tǒng)一發(fā)放，防火墻證書每年進行一次更新。各單位電算維護員必須妥善保管信息技術中心下發(fā)的各類證書和密鑰。如因保管不善，導致泄密并產(chǎn)生嚴重后果的，應追究相關責任人的責任。

　　第十九條　會計數(shù)據(jù)的備份

　　(一)會計數(shù)據(jù)的備份由電算維護員負責，包括至少每天進行一次硬盤備份或啟用自動備份系統(tǒng)，對重要會計數(shù)據(jù)更新或修改后應及時進行備份，會計年度結(jié)束后及時進行刻錄備份。

　　(二)電算維護員應對每次備份情況做詳細記錄，記錄的內(nèi)容應包括：本次備份的時間、所備份的會計數(shù)據(jù)狀態(tài)(是否過賬、結(jié)賬等)和所涵蓋的會計期間等。

　　(三)電算維護員或檔案管理員應根據(jù)存儲介質(zhì)的不同情況定期對備份存貯介質(zhì)進行可用性檢查，發(fā)現(xiàn)缺損或備份數(shù)據(jù)丟失的，應立即補充備份。

　　(四)計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)遭到非法操作和毀損等需要恢復時，在經(jīng)電算主管及電算維護員同意后，必須使用最新的正式備份。

　　第二十條　各核算單位應健全必要的防治計算機病毒的措施，確保財務系統(tǒng)的正常運行。

　　各單位財務用計算機應配備優(yōu)良的正版殺毒軟件，以預防、檢測、清除計算機病毒，并定期進行病毒庫的升級及版本的更新。

　　禁止在財務用計算機上使用、打開來歷不明的軟件及郵件，對外來的存儲介質(zhì)必須先殺毒后才能使用。禁止在財務用計算機上玩游戲，會計電算化系統(tǒng)的服務器不能直接接入互聯(lián)網(wǎng)，不具備防范條件的會計電算化系統(tǒng)的終端機不允許接入互聯(lián)網(wǎng)。

　　第五章電算化會計檔案管理制度

　　第二十一條　電算化會計檔案管理是公司重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部《會計檔案管理辦法》及相關要求，對電算化會計檔案進行管理。

　　第二十二條　電算化會計檔案管理的內(nèi)容和范圍：

　　電算化會計檔案包括存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和計算機打印的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。

　　會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù)，以及財務軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。

　　財務軟件設計書、軟件程序、用戶操作手冊、本單位電算化系統(tǒng)構(gòu)成說明和財務軟件工作日志等，視同會計檔案保管。

　　第二十三條　電算化會計檔案的日常管理

　　(一)各核算單位使用計算機打印的書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表，由本單位財務負責人或會計主管負責保管。

　　(二)會計電算化記賬憑證制單完成后應立即打印輸出，打印的記賬憑證上應有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財務負責人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應有出納人員簽名或蓋章。

　　(三)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機打印的活頁賬頁裝訂成冊，應每天登記并打印，做到日清月結(jié)。對每天業(yè)務較少、不能滿頁打印的，也可按旬打印。一般賬簿按年打印，遇稅務、審計等管理部門檢查時，應按其要求，及時打印有關賬簿、報表等。

　　(四)各類賬簿在每一會計年度結(jié)束后一個月內(nèi)必須完整打印，裝訂成冊存檔。發(fā)現(xiàn)已打印的紙質(zhì)會計檔案有缺損時，必須補充打印。

　　所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

　　(五)每月結(jié)束后10日內(nèi)、年度結(jié)束后30日內(nèi)，財務人員應將打印的記賬憑證分月、按憑證序號整齊裝訂成冊，由財務負責人或財務主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章，存檔妥善保管。

　　(六)每月結(jié)束后15日內(nèi)、年度結(jié)束后45日內(nèi)，財務人員應將打印的會計報表和有關會計資料整齊裝訂成冊，并加蓋單位公章由單位負責人、財務負責人或財務主管簽名或蓋章并加蓋單位公章，存檔妥善保管。

　　(七)存儲在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上的會計電子文檔由電算維護員保管。

　　(八)電算維護員每月至少將工作日志備份一次，經(jīng)電算主管審核確認，交會計檔案管理員保存。未做備份的工作日志不得刪除。

　　(九)保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，檔案必須進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

　　第二十四條　電算化會計檔案的保管要求

　　(一)電算化會計檔案存放地點應達到防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等要求，重要會計檔案應準備雙份，并盡可能存放在兩個不同建筑物內(nèi)。

　　(二)對紙質(zhì)會計檔案和存貯介質(zhì)保存的會計檔案應分類保存。

　　(三)會計電算化檔案的保管時間

　　計算機打印的會計憑證、會計賬簿、會計報表的保管期限及電子會計檔案的保管期限與手工賬保管期限一致;

　　購買會計電算化專用的計算機、打印機的報價單、保修單、使用說明書、購機清單等資料作為會計電算化硬件檔案保管，保管期限至相應硬件被出售、報廢等處置完畢;

　　電算化系統(tǒng)軟件的程序盤、使用說明、合同等全套軟件檔案應妥善永久保存。

　　(四)日常備份存貯介質(zhì)由電算維護員妥善保管、統(tǒng)一編號，應裝在保護封套或包裝盒中，并置于保存柜中。年度以存貯介質(zhì)保存的會計數(shù)據(jù)備份盤交由紙質(zhì)檔案管理員統(tǒng)一歸檔保存。

　　第二十五條　電算化會計檔案必須嚴格執(zhí)行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

　　各種會計資料(包括紙質(zhì)和用存貯介質(zhì)保存的會計數(shù)據(jù))，未經(jīng)單位領導同意，不得外借和帶出單位。經(jīng)單位領導同意借閱會計資料，應該履行相應的借閱手續(xù)。存放在存貯介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查其安全性和完整性，防止感染病毒和數(shù)據(jù)丟失。

　　第二十六條　電算化會計檔案保管期滿后，按財政部《會計檔案管理辦法》的要求進行銷毀。

　　第六章附則

　　第二十七條　本制度由財務管理總部會同信息技術中心負責解釋。

　　第二十八條　本制度自發(fā)布之日起實施。

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