【優(yōu)選】文件的管理制度15篇
在現(xiàn)在的社會生活中，制度的使用頻率逐漸增多，制度具有合理性和合法性分配功能。那么擬定制度真的很難嗎？下面是小編幫大家整理的文件的管理制度，希望能夠幫助到大家。
文件的管理制度1
一、總則
(一)為適應公司規(guī)范化、科學化管理需要，做好公司紅頭文件管理工作，根據公司實際情況修訂本制度。
(二)紅頭文件是接收傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復等問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具，必須認真做好管理，有效為公司發(fā)展服務。
(三)綜合辦公室是公司紅頭文件處理工作的管理部門，負責公司紅頭文件的收發(fā)、分辦、傳遞、審核、催辦、印刷、用印、立卷、歸檔、銷毀等工作，對各部門的紅頭文件處理進行檢查指導和監(jiān)督管理。
(四)紅頭文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。
二、公司紅頭文件使用范圍和紅頭文件代號
(一)規(guī)定。
紅頭文件代號為“規(guī)”。用于發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強制性行政措施。
(二)決定、決議。
紅頭文件代號為“決”。對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。
(三)通知、通報。
紅頭文件代號為“通”。轉發(fā)上級機關紅頭文件，批轉下級紅頭文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項，用“通知”；表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息，用“通報”。
(四)請示、報告。
紅頭文件代號為“請”。向上級請求批示與批準，用“請示”；向上級匯報工作、反映和說明情況、提出建議，用“報告”。
(五)批復。
紅頭文件代號為“復”。用于答復請示事項。
(六)聯(lián)系函。
紅頭文件代號為“函”。用于商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等。
(七)會議紀要。
紅頭文件代號為“紀”。用于傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守。
(八)任免。
紅頭文件代號為用于對公司經營管理各崗位職務、職稱等進行任免。
三、紅頭文件分類編號和紅頭文件編碼
(一)公司發(fā)文，一定要由綜合辦公室統(tǒng)一按照紅頭文件使用范圍標注紅頭文件分類編號。
1.以公司董事會名義發(fā)文，以“永青董字A【20BB】C號”進行編號；
2.以公司行政名義發(fā)文，以“永青公司字A【20BB】C號”進行編號；
3.以公司黨委名義發(fā)文，以“永青黨字A【20BB】C號”進行編號；
4.以公司紀委名義發(fā)文，以“永青紀字A【20BB】C號”進行編號；
5.以公司工會名義發(fā)文，以“永青工會字A【20BB】C號”進行編號；
6.以公司監(jiān)事會名義發(fā)文，以“永青監(jiān)字A【20BB】C號”進行編號；
(二)公司發(fā)文和收文，一定要由綜合辦公室統(tǒng)一進行紅頭文件編碼，發(fā)文和收文分別以發(fā)【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE進行編碼管理。
(三)字母釋義。
A：為紅頭文件代號，如“規(guī)、決、通、請、復、函、紀、任”；
【20BB】：為所發(fā)紅頭文件的年份，如“【20xx】”；
C號：為本年度所發(fā)紅頭文件的順序號，如“1號”。
DD：為月份，如“01”；
EEEE：為本年度所收紅頭文件的順序號，如“0001”。
四、紅頭文件內容
(一)紅頭文件內容一般由密級、緊急程度、標題、發(fā)文字號（分類編號）、簽發(fā)人、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主送機構（部門）、抄報（送）機構（部門）、印發(fā)部門和時間等部份組成。
(二)密級分為“A級”、“B級”、“C級”。
(三)緊急程度分為“特急”、“緊急”、“普通”。
(四)紅頭文件標題應準確、簡要概括紅頭文件的主要內容。
(五)發(fā)文字號包括代號、年份、順序號。
(六)公司對內發(fā)紅頭文件對全公司具有效力，對外發(fā)紅頭文件代表公司的整體意志。
(七)紅頭文件應在首頁注明簽發(fā)人姓名。
(八)紅頭文件內容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。
(九)發(fā)文機構（部門）必須注明全稱。
(十)多頁紅頭文件應標明頁碼。
(十二)紅頭文件須經蓋章方為有效。紅頭文件一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日常的.程序性、流程性文檔則應以信息聯(lián)絡單、報告、簡報等形式流轉，避免隨意發(fā)文，發(fā)文由綜合辦公室統(tǒng)一進行編碼，確保唯一性。
五、紅頭文件排版格式
(一)紅頭文件首頁套印公司統(tǒng)一文頭，紅頭文件最后一頁頁腳應注明：主題詞、印發(fā)日期、印發(fā)份數等內容。
(二)紙型一般采用A4紙。面頁設置：上頁邊距2.5CM、下頁邊距2.0CM、左頁邊距2.5CM、右頁邊距2.0CM。
(三)字體規(guī)定。文頭：公司名稱，仿宋體紅色一號字；文號，宋體黑色四號字；紅頭文件名稱，黑體黑色小二號字；紅頭文件臺頭稱謂及一級標題，黑體黑色四號字；紅頭文件正文，宋體黑色小四號字；紅頭文件頁腳，楷體黑色四號字。
(四)行間距1.5倍、字符間距標準。
六、收文
(一)所有收到的外來紅頭文件均交綜合辦公室專人收辦，并統(tǒng)一拆封、編號、登記，及時報領導簽批并送相關部門處理。
(二)收文辦理程序：綜合辦公室登記、分發(fā)→領導簽批→各部門承辦→綜合辦公室催辦→立卷→歸檔→銷毀。
(三)收文的管理。
1.紅頭文件的簽收。通過各渠道收到的紅頭文件（除公司領導親啟的除外）均由綜合辦公室專人簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要紅頭文件由專職機要員簽收管理）后，由綜合辦公室專人統(tǒng)一拆封、編號、登記。對上級機要部門發(fā)來的紅頭文件，由專職機要員進行信封、紅頭文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯紅頭文件的文號。
2.紅頭文件的編號保管。綜合辦公室文件管理員對收到紅頭文件后應及時附上“紅頭文件專用處理簽”，并分類編碼、登記、傳閱、存檔。
3.本公司外出人員開會帶回的紅頭文件及資料應及時送交綜合辦公室進行分類編碼、登記、傳閱、存檔，不得個人保存。
七、發(fā)文
(一)發(fā)文辦理程序。
1.董事會發(fā)文：
董事會秘書擬稿→董事長核準→綜合辦公室統(tǒng)一編號、編碼、登記→打印→蓋章→發(fā)文→備案。
文件的管理制度2
醫(yī)院文件管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1.提高效率：通過規(guī)范化的文件管理，減少尋找和處理信息的時間，提高工作效率。
2.保證質量：確保醫(yī)療操作有據可依，減少因誤解或遺漏導致的醫(yī)療差錯。
3.防范風險：明確權責，防止因文件管理不當引發(fā)的法律糾紛。
4.促進溝通：統(tǒng)一的.信息傳遞方式，增強團隊協(xié)作，降低溝通成本。
5.保持合規(guī)：符合醫(yī)療行業(yè)法規(guī)和標準，確保醫(yī)院運營合法合規(guī)。
文件的管理制度3
質量體系文件管理制度是企業(yè)質量管理的核心組成部分，旨在確保產品和服務的質量始終符合預定標準。這一制度主要包括以下幾個部分：
1、文件的分類與編碼：定義各類文件的類型，如質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、記錄等，并設定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)。
2、文件的編制：明確文件編寫的要求，包括內容格式、審批流程、更新頻率等。
3、文件的'審批與發(fā)布：規(guī)定文件的審批權限，確定發(fā)布渠道和方式。
4、文件的控制：管理文件的版本更新、分發(fā)、回收和銷毀等。
5、文件的使用與培訓：確保員工理解和正確使用文件，定期進行培訓。
6、文件的審核與評審：定期對文件進行審核，確保其有效性。
內容概述：
質量體系文件管理制度涵蓋了從文件的產生到廢棄的全過程，具體包括：
1、制度建設：建立文件管理組織架構，明確責任部門和人員。
2、文件生命周期管理：從文件的起草、審查、批準、發(fā)布、更改到廢止的全程管理。
3、文件存檔與檢索：設立文件存儲系統(tǒng)，方便快速查找和訪問。
4、文件的合規(guī)性：確保文件內容符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準。
5、文件的溝通與培訓：確保所有相關人員對文件的理解一致，提高執(zhí)行效率。
6、文件改進機制：定期評估文件效果，及時進行修訂和完善。
文件的管理制度4
維護管理制度的重要性不言而喻，它：
1.確保設備設施的穩(wěn)定運行，減少因故障導致的生產延誤和經濟損失。
2.提升設備使用壽命，降低更換頻率，節(jié)約企業(yè)成本。
3.保障員工的生命安全，防止因設備故障引發(fā)的工傷事故。
4.優(yōu)化資源配置，提升維護工作的效率與質量。
5.通過系統(tǒng)的維護管理，提高企業(yè)的`整體運營效能和市場競爭力。
文件的管理制度5
部門文件管理制度是指在企業(yè)內部，對部門產生的各類文件進行有序管理的一系列規(guī)則和流程。它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過程，旨在確保信息的安全、準確和高效流通。
內容概述：
1. 文件分類：明確各類文件的分類標準，如工作報告、會議紀要、業(yè)務合同等。
2. 文件編號：為每個文件設定唯一的識別碼，便于查找和管理。
3. 制作與審批流程：規(guī)定文件制作的權限和審批流程，確保內容的準確性和合規(guī)性。
4. 存儲與備份：規(guī)定文件的存儲位置和備份策略，防止數據丟失。
5. 分發(fā)與查閱：設定文件的分發(fā)范圍和查閱權限，保護敏感信息。
6. 更新與廢棄：明確文件修訂和廢棄的`條件與程序。
7. 審計與合規(guī)：定期進行文件管理審計，確保制度的執(zhí)行。
文件的管理制度6
三級文件管理制度是指在企業(yè)內部建立的一套系統(tǒng)化、層次化的文檔管理規(guī)則，旨在確保信息的有效傳遞、存儲和利用。這一制度主要涉及三個方面：一級文件（政策與程序）、二級文件（工作流程與指南）和三級文件（操作記錄與日志）。通過明確各級文件的制定、審批、執(zhí)行、更新和歸檔等環(huán)節(jié)，企業(yè)可以提高工作效率，降低溝通成本，保障業(yè)務連續(xù)性和合規(guī)性。
內容概述：
1、一級文件：包括公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、政策聲明、操作手冊和程序指南等，這些文件定義了公司的總體方向和運作規(guī)則。
2、二級文件：涵蓋各部門的.業(yè)務流程、操作標準和作業(yè)指導書，它們詳細說明了如何執(zhí)行一級文件所設定的政策和程序。
3、三級文件：主要包括日常工作的記錄、報告、檢查表和交接記錄等，它們記錄了實際操作過程，為審計和改進提供依據。
文件的管理制度7
一、總則
1、為提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據文書處理的有關規(guī)定，結合我企業(yè)實際情況，特制定本制度。
2、文件管理內容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。
3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
二、發(fā)文管理
1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送總經理簽發(fā)。
2、經總經理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。
3、發(fā)出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。
4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應統(tǒng)一登記，并標注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負責。
5、發(fā)文辦理工作程序：
�。�1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。
�。�2）核稿：核稿是指由擬稿部門經理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準備。
�。�3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。
�。�4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。
�。�5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復核，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據領導簽署意見成文稿的內容，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號，確定份數后印制。
�。�6）用�。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進行蓋章。
�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒定和總經理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
三、收文管理
1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業(yè)務往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經理閱示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。
2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經理上報或移交辦公室，直接上報總經理的根據總經理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據文件內容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。
4、辦公室收到文件，應根據文件內容和性質全面統(tǒng)籌，送總經理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的.公文，經請示總經理后辦理，根據文件內容、總經理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續(xù)，經總經理批準后方可借閱。
6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序：
�。�1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統(tǒng)一進行收文登記。
�。�2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數、等逐項進行登記。
�。�3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規(guī)定的，辦公室應根據文件的內容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經理批示后交有關部門辦理。
（4）批辦：批辦是指總經理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。
�。�5）承辦：承辦是指按照總經理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協(xié)商辦理，并負責回復辦理結果。
（6）催辦：催辦是指根據總經理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結果。
（7）注結：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。
�。�8）存檔：在收文辦理結束后，應根據公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經過鑒定和總經理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。
四、保密文件管理
1、嚴格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。
2、制發(fā)保密文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數量，報送總經理審批后印發(fā)。
3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復印。
4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。
五、文件的銷毀
1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報總經理批示。
2、經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進行銷毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負責解釋。
2、本制度自發(fā)文之日起實施。
文件的管理制度8
XX人民醫(yī)院文件管理制度是保障醫(yī)院日常運營和管理的重要工具，旨在規(guī)范文件的生成、存儲、檢索和銷毀流程，確保信息的安全、準確和有效利用。通過該制度，可以提高工作效率，防止信息混亂，保障醫(yī)療質量和患者權益，同時也有利于法規(guī)遵守和審計需求。
內容概述：
1、文件分類與編碼：明確各類文件的分類標準，如行政、醫(yī)療、財務等，并設定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，便于識別和管理。
2、文件制作與審批：規(guī)定文件的'起草、審核、批準和發(fā)布流程，確保文件內容的準確性與合規(guī)性。
3、文件存檔與保管：規(guī)定文件的存儲方式、期限和保管責任人，確保文件安全無損。
4、文件使用與檢索：建立有效的檢索系統(tǒng)，方便員工快速獲取所需文件，提高工作效率。
5、文件更新與廢止：明確文件修訂和廢止的程序，保證信息的時效性。
6、文件保密與權限：設定文件的保密級別，控制訪問權限，保護敏感信息。
7、文件電子化與備份：推進紙質文件的電子化，定期備份，以防數據丟失。
文件的管理制度9
一、總則：
為規(guī)公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二、技術文件的編制、審核、批準：
1、技術文件由工程部負責編制，工程部應對技術文件的正確性、合理性負責。
2、工程部部長負責技術文件的審核。 3、總經理負責技術文件的批準。 4、技術文件包括：
a、圖紙；
b、工藝操作規(guī)程；
c、設備操作規(guī)程；
d、產品內控標準；
e、產品檢驗規(guī)范；
f、采購技術要求等。
三、技術文件的更改：
1、技術文件更改的前提：
a、顧客要求更改；
b、由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改；
c、技術要求過高，生產設備無法達到而必須進行更改等。 2、各部門如確需對技術文件進行更改，須由各部門負責人填寫技術文件更改申請單，報工程部審核，廠務經理批準；3、技術文件更改申請單應包括以下內容：a、更改原因；
b、更改前參數；
c、更改后參數。
4、技術文件更改申請單的審批：
a、廠務經理負責對技術文件更改進行審批；
b、必要時廠務經理可組織有關人員對技術文件的更改進行評審或會簽；
c、廠務經理下達技術文件更改指令（書面文件）；5、生產部根據指令實施更改。
a、更改不得降低規(guī)定的產品質量水平和顧客適用性要求；b、更改不得違反有關標準和法律、法規(guī)；
c、工程部負責更改，其他人員未經受權無權更改，工程部做
好技術文件更改記錄；
d、更改時所有部門及所有文件應同步更改。四、技術文件的管理：
1、技術文件發(fā)放：技術文件由工程部發(fā)放到相關責任部門，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領用人簽名。 2、文件使用和保管：
a、工程部根據工作需要合理發(fā)放給使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經技術部許可，不得擅自復印、外借技術文件。有遺失及損壞情況應及時報工程部辦理補發(fā)手續(xù)；
c、工程部應建立[技術文件一覽表]及[外來文件一覽表]；d、技術文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應進行分類并妥善保管；
e、借閱技術文件須由技術部或廠務經理批準，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；
f、對無使用及保存價值的文件，由工程部負責審批后及時收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表]；
g、對有保存參考價值的作廢文件，應在該文件上進行標識，并用專柜保存，以防誤用。技術文件管理制度11
1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括：
1）開發(fā)計劃階段：方案設計、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。 2）開發(fā)設計階段：原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序。
3）產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、設計評審記錄表（原理圖和印制板圖）、產品調試記錄。
4）產品維護階段：設計開發(fā)總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。
2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規(guī)定要求。
3、技術文件由技術開發(fā)部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
4、各相關負責人負責技術文件的審核和批準。
5、技術文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。
6、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于生產和歸檔。技術文件管理制度12
1范圍
本標準規(guī)定了交工技術文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。
本標準適用于工程項目交工技術文件的管理。 2總則
為明確交工技術文件形成的過程及各相關環(huán)節(jié)之間的關系,特制定本標準。
3規(guī)范性引用文件
《吉林省建筑工程施工技術資料標準》煉油化工建設項目(工程)交工技術文件《建筑安裝工程質量檢驗評定標準》 《工業(yè)安裝工程質量檢驗評定標準》 4術語和定義
本標準采用了下列術語:
4.1交工技術文件
交工技術文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預試車完成,移交給建設單位的技術文件。
4.2項目工程:指在一個總體設計或初步設計范圍內,由一個或若干個互相有內在聯(lián)系的單項工程所組成的建設項目。 4.3單項工程:是建設項目的組成部分,具有獨立設計文件,建
成后能夠發(fā)揮生產能力或效益的生產裝置(車間)或獨立工程,也可稱為“裝置”。
4.4單位工程:指單項工程中,具有獨立施工條件或獨立使用功能的工程。在石化總公司建設項目中,“單位工程”與“單元名稱”相對應;在化工項目中與“工號”相對應。 4.5中間交接
中間交接是指單位工程按設計文件所規(guī)定的范圍完成,并經管道系統(tǒng)和設備的內部處理,電氣和儀表調試及單機試車合格后,與建設單位所做的交接。
4.6工程交接
工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后,施工單位和建設單位按規(guī)定內容所做的交接。
5管理內容與要求
5.1交工技術文件的管理流程(見附圖) 5.2交工技術文件的策劃
5.2.1明確交工技術文件的執(zhí)行標準。由公司市場開發(fā)部在與建設單位簽定的工程承包合同中規(guī)定。當建設單位無明確表示時,應在合同中規(guī)定“交工技術文件按工程總承包單位的規(guī)定執(zhí)行”。
5.2.2劃分工程項目的單位工程,規(guī)定施工單位,統(tǒng)一編號。
該項工作由項目部在確定完施工單位的基礎上,以文件形式下發(fā)給施工單位及有關部門,在工程開工后兩個月以內完成。 5.2.3下達立卷分冊的要求。根據單位工程的劃分,在征得建設單位同意的基礎上,項目部負責立卷分冊,正式打印下發(fā)。 5.2.4確定交工技術文件模式。根據合同規(guī)定,項目部從交工技術文件模式中選定本工程應用的交工技術文件標準,以文件形式下發(fā)。
5.3工程技術文件的形成和同步積累
5.3.1施工單位技術人員是交工資料形成的直接責任人,對交工基礎資料的形成和同步積累負直接責任。
5.3.2項目部工號技術負責人是交工技術文件的主要負責人員,對交工技術文件的形成和同步積累負主要責任。
5.3.3項目部施工經理是交工技術文件工作的直接領導者和組織者,對交工技術文件工作負全責。
5.3.4施工單位技術人員將分項工程質量自檢記錄做為技術交底的一部分下達施工班組和其它責任人員,他們按照各自的要求分別實施和簽證,完成后返回工號技術負責人。工號技術負責人進行整理、核定和簽證,在分部工程完工后交項目部工號技術負責人。
5.3.5設計變更和技術簽證(技術聯(lián)系單)由資料員領回建帳,
發(fā)放到項目部工號技術負責人實施并下達到施工單位執(zhí)行,同時收集作為交工技術文件。
5.3.6材料、零部件質量證明書由材料供應部門設專人管理,在材料進入施工現(xiàn)場的同時,向技術人員提供合格的足夠數量的證件。本工程專用的材料、零部件,合格證原件應交項目部工號技術負責人放入交工技術文件正本,供應部門留復印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應部門,復印件交工,但復印件要標明原件在何處,并加蓋經手人印章和抄件專用章。
5.3.7設備和備品配件質量證明書由設備工程師提供,合格證原件放入交工技術文件正本。
5.3.8交工技術文件隨著工程進度逐步形成,資料必須與工程同步,各級簽證應在施工項目完成后隨即進行。工號技術負責人要注重工程隱蔽記錄和聯(lián)合簽證的及時性。
5.3.9分部分項工程質量檢驗評定完成后,由工號技術負責人存查或并入交工技術文件。單位工程質量評定經上級主管部門核定后,由項目部質檢工程師將工程質量評定表等送交交工技術文件相關卷冊的組卷責任人整理成冊。
5.3.10竣工圖由項目部組織編制,必須做到齊全準確�？⒐D要做到與設計資料、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”,同時填寫竣工圖編制記錄。
5.4交工技術文件的整理
5.4.1項目部工號技術負責人負責交工技術文件的整理工作,凡屬交工技術文件范疇的各種資料,均由各有關部門和責任人員交工號技術負責人整理。
5.4.2為使技術文件管理清晰,防止混亂和遺漏,各項技術文件都要分門別類整理保管,每類宜分別填寫文件目錄,每加入一份,隨時將其名稱填在目錄中。
5.4.3交工技術文件的順序由公司技術質量部在交工技術文件的組成模式中加以規(guī)定。
5.5質量經理
5.5.1項目部質量經理組織本工程項目交工技術文件的審查工作,對交工技術文件的質量負責。
5.5.2交工技術文件的最終審查,在收集齊項目的全部交工資料和完成竣工圖編制后,由項目經理統(tǒng)一組織終審。 5.6交工技術文件的送審和交接簽證
5.6.1交工技術文件經終審后,由項目部邀請建設單位和質量監(jiān)督站進行予審。
5.6.2予審提出的問題由項目部整改,整改完成后項目部提出整改報告給建設單位、檢查部門。
5.6.3交工技術文件審查通過后,按規(guī)定進行正式裝訂。
5.6.4裝訂結束后,項目部將交工技術文件正式移交給建設單位驗收簽證。
5.7對于外包工程,根據“誰分包,誰負責”的原則,由發(fā)包的單位全權負責交工技術文件工作。 5.8交工技術文件的歸檔
項目部負責交工技術文件的外部簽證工作。簽證完成后,項目部負責將交工技術文件副本送公司檔案室存檔。 6本標準產生的質量記錄
a.交工技術文件;
b.存查資料;
c.交工技術文件立卷分冊目錄;
c.竣工圖編制記錄;
d.交工技術文件最終審查簽證表; e.科技檔案移交清冊。
7附錄
a.交工技術文件立卷分冊目錄;
b.竣工圖編制記錄;
c.交工技術文件最終審查簽證表;技術文件管理制度13
1、總檢員對二級維護以上竣工出廠車輛，簽發(fā)機動車維修竣工出廠合格證。
2、合格證由資料管理員負責保管，視生產情況由專人持道路運輸許可證副本到管理部門購領。
3、合格證由總檢員向資料管理員領取，資料管理員須建立合格證領用、簽發(fā)臺帳。
4、總檢員須逐項填寫合格證，簽名并加蓋本單位公章，簽發(fā)后合格證存根交由資料管理員保存。技術文件管理制度14
文件及技術檔案管理工作,是工程施工的延續(xù),但常常因項目經理部的解散、人員調動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據,體現(xiàn)'重生產同樣重技術檔案管理'的方針,實現(xiàn)生產和內業(yè)雙豐收,特制定文件、技術檔案管理制度。
(1)文件及技術檔案管理的任務、意義①文件及技術檔案管理的任務是
按照一定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關技術檔案管理部門。
�、谖募凹夹g檔案管理的意義是
可以保證技術文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產的'需要,出了問題,有據可查,從而起到穩(wěn)定
正常生產的作用。
(2)文件及技術檔案管理制度
①文件管理制度
施工過程中發(fā)生的往來文件,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20__的要求進行專門管理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件管理制度。
②技術檔案管理制度
施工過程中產生的技術資料,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20__的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。 (3)文件及技術檔案管理的方法
①文件管理方法
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來文或發(fā)文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據文件的行文類別區(qū)分。同時按文件的收發(fā)時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。
�、诩夹g檔案管理辦法
a、收集:由項目經理部工程管理部統(tǒng)一管理。
b、整理及編目:是在技術檔案材料全面收集基礎上,對技術檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術檔案本身的
自然形成規(guī)律進行。工程技術檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術檔案的內容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。 (4)交工驗收及資料整理
①建立技術資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現(xiàn)場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。
②交工驗收資料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統(tǒng)一。 ③加強交工驗收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
①在交工資料的基礎上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。 ②每一分項工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據及日期等。
�、郯芽⒐べY料的整理及竣工圖繪制與項目經理的業(yè)績掛鉤,作為獎罰的依據之一。技術文件管理制度15
1.技術文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類�！笆芸亍蔽募概c質量管理體系運行的有關文件。
2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。 3.文件領用者，因文件丟失或者損壞需要領用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經常務副總審核、批準后方可領用。 4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經常務總經理批準后方可借閱。
5.作廢文件銷毀時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經理審核、批準后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批準，統(tǒng)一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。
7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改并簽名。
8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批準后辦理借閱手續(xù)借閱，公司人員經行政部部長批準后，辦理借閱
手續(xù)。
9.質量記錄的管理和保存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質量記錄清單》的要求實施。
10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂，行政部負責歸檔并規(guī)定期限保存。
11.質量記錄銷毀：對于超過保存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總審核批準后，進行銷毀并填寫《質量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。
12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄，填寫《監(jiān)督檢查記錄》，發(fā)現(xiàn)問題及時進行糾正。
文件的管理制度10
1、學校各部門對學校以上文件的收發(fā)，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，并按要求定期交回。
2、收發(fā)文件有登記。收到上級文件后，由專人拆封，認真核對份數，統(tǒng)一編號，及時登記；向下發(fā)文時，明確份數，嚴格履行發(fā)文登記（簽字）手續(xù)。
3、傳閱文件有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。
4、借閱文件有手續(xù)。借閱秘密文件要嚴格履行領導簽批，本人（借閱者）簽字手續(xù)，閱后及時歸還。
5、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規(guī)定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查。
6、存放文件有專柜。需要繼續(xù)保存的文件，要設專柜專人分類保管，存放文件的'室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。
7、秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。
8、上級召開會議由領導帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調動工作，事先要把文件交清。
文件的管理制度11
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據我公司的實際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
(2)對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司總經理親啟的文件,總經理啟封后,也應交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。
(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室秘書進行登記編號,個人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據文件內容及性質閱簽后,由辦公室秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司總經理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據等,分別由辦公室秘書直接分轉處理,如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。
(3)為加速文件運轉,辦公室秘書應在當天或第二天將文件送到總經理室和承辦部門,如關系到兩個以上業(yè)務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
(2)閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有公司總經理“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件要求和公司總經理批示辦理有關事宜。
(3)閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失、泄密。文件閱完后,應送交辦公室秘書。
(4)辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定。
(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應分別向公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
(3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件,須由集團公司董事長批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。
�、侔l(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件。
�、诠局卮笊a、技術、經營管理、生活福利等工作的'決定,發(fā)布有關獎懲決定和通報其他有關全公司的重大事項。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。
①對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。
�、谠诠救粘Ｉa、技術、經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經公司總經理批準后,由主管業(yè)務部室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。
�、鄯哺鳂I(yè)務部室如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會議紀要。
④各業(yè)務部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務聯(lián)系,可用各部室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定。
(1)各單位需要發(fā)文,應事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時,主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整,嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。
(4)文稿擬就后,擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標定日期和密級。
(5)辦公室應根據公司的要求和上級有關指示精神,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿,應退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經辦公室審查、修改后的文稿,送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)。
(7)對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬稿部門重新纂寫清楚。
(8)需經會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽。
(9)文稿審核、會簽后,按批準權限的規(guī)定呈送公司領導簽發(fā)。經領導簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書,統(tǒng)一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實情況。對印刷質量不好的文件,辦公室秘書應拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第十三條辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時
查明原因和責任者,并如實向領導報告。
第十四條各部門應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級機關來文包括上級對公司報告、申請的批復統(tǒng)一由辦公室負責歸檔。
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產經營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。
(3)公司總經理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。
(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。
(5)上級領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
(9)業(yè)務部室日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務部室負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應按照內容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主頁、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷毀
第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理、造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
1、凡上級和外單位發(fā)來的文件、信函、電報、內刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類編號、登記收文薄、填寫公文處理單,送綜合部經理審閱后,再送公司領導批閱。
2、經公司領導批閱的文件,綜合部要及時收回,按批示迅速準確地送閱和傳遞。
3、各部門接文件后,要當日閱辦,并根據領導批示及文件要求,主動辦理。屬于各部門聯(lián)合承辦的,主辦部門要主動做好協(xié)同工作,協(xié)辦部門要積極配合。
4、綜合部對發(fā)送的文件、信函、電報都要隨時查詢催辦,防止辦文拖期。
5、各部門在文件承辦后,要將辦理結果寫在文件處理欄內,簽署承辦結果、承辦人姓名、時間或字號,將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。
6、上級下達的業(yè)務性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經理簽批后可以復印留用。
7、各部門收到上級主管部門直接下達的文件或參加有關會議收到會議文件,均需交公司綜合部統(tǒng)一登記,并按文件處理程序閱辦。
文件的管理制度12
為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
二、公文的簽收
1.凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由辦公室登記簽收。
2. 公文的編號保管
(1)、辦公室對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。
(2)、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室進行登記編號保管，不得個人保存。
3. 公文的閱批與分轉
(1)、凡正式文件均需由辦公室根據文件內容和性質閱簽后，由辦公室分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立即辦。
(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。
(3)、為加速文件運轉，辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。
4.文件的`傳閱與催辦
(1)、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
(2)、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”，“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
(3)、文件閱完后，應送交辦公室，切忌橫傳。
(4)、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照公司有關規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
文件的管理制度13
1、目的
為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2、職責
2.1總經理負責公司所有對外發(fā)文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定；
3.3平行文:信函，會議紀要。
4、文件格式
4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；
4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關于書信中具名的.位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應寫發(fā)文日期；
4.9.2制度或會議經過的文件應寫經過的日期；
4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；
5、文號
5.1根據文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序對文件進行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；
5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發(fā)文。
6、用印
6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內部重要文件都應加蓋印章。
6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規(guī)文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關文檔
8.1文號編碼規(guī)則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發(fā)文登記表》
8.4《對內發(fā)文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發(fā)文格式
8.10對內發(fā)文格式
8.11報告總結格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9、修訂及實施
9.1本規(guī)定由全公司各部門實施，行政人事部進行監(jiān)督。
9.2本規(guī)定修訂權在公司。
9.3本規(guī)定從二零零四年五月一日實行。
文件的管理制度14
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等
2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程
4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等
9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的`各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯(lián)網主頁介紹等。
文件的管理制度15
1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。
2.收到的公文由行政辦公室簽收登記,分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。
3.總經理批辦的公文,根據批示,由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員,并進行簽收登記。
4.因工作需要,借閱文件和檔案,按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù),用完后及時歸還,秘密級以上的文件和檔案,各級領導均不得攜離酒店。
5.各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規(guī)定期限及時辦理,不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議,及時提出書面意見。
6.各部門均應實行公文催辦制度,負責辦理公文的人員,對自己經手處理的公文負有催辦義務,轉辦要及時,催辦有結果,防止積壓誤事。
7.公文處理過程中,要做好平時歸卷工作,辦完后,及時將公文定稿,正本和有關材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。
8.的所有人員調動和離職時,應將文件清理移交,沒有移交清理完畢的,不予辦理調動和離職手續(xù);參加會議帶回的'文件,應及時交欄案室登記和保管。
9.行政辦公室沒有保存價值的文件,經過鑒別和行政辦公室主任的批準,予以定期銷毀。
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