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公司公文管理制度
在快速變化和不斷變革的今天，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，好的制度可使各項(xiàng)工作按計(jì)劃按要求達(dá)到預(yù)計(jì)目標(biāo)。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編整理的公司公文管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
公司公文管理制度1
第一條發(fā)文
1、公司各部門擬發(fā)稿（文）件，均須填制文件簽發(fā)單，報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。
2、人事行政部需定專人對(duì)每份文件作好文號(hào)編制，及時(shí)準(zhǔn)確按要求發(fā)送至相關(guān)單位、部門，并認(rèn)真作好文件簽收工作。
3、外送文件，經(jīng)辦人須用公司標(biāo)準(zhǔn)信封封存，并送（郵）至相關(guān)單位或上級(jí)部門，力求準(zhǔn)確、無(wú)誤。
第二條打印
1、公司公文的打印工作由人事行政部負(fù)責(zé)。
2、公司各級(jí)部門所需打印的公文或其它文字資料，均由部門專人（文員）負(fù)責(zé)。
3、各類公文及資料的校稿由提供公文或資料的部門（人員）負(fù)責(zé)。
4、公司各類公文、文件、通知，人事行政部須分類存檔一份。
第三條收文
1、凡外來(lái)文件或參會(huì)人員帶回的.會(huì)議文件，任何部門或個(gè)人收到后均應(yīng)及時(shí)交至人事行政部，不得無(wú)故截留文件。
2、人事行政部收文后應(yīng)及時(shí)作好收文登記工作，并根據(jù)文件精神或要求，認(rèn)真填寫(xiě)公文處理傳閱單，經(jīng)人事行政部主管閱后及時(shí)由專人將文件送至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處予以辦理。
第四條傳閱
1、人事行政部須及時(shí)準(zhǔn)確地將傳閱文件按文件處理要求送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處。
2、人事行政部在規(guī)定時(shí)間內(nèi)應(yīng)及時(shí)收回傳閱文件，不得有漏、損、銷情況發(fā)生。
3、文件閱示人須認(rèn)真閱文，并根據(jù)文件精神及公司要求布置好本部門或相關(guān)人員執(zhí)行文件所要求事項(xiàng)，并在文件傳閱單上簽閱意見(jiàn)。
4、人事行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批閱意見(jiàn)及文件精神，對(duì)執(zhí)行未果的部門應(yīng)督辦，直至將公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)及指示落到實(shí)處，并將執(zhí)行情況報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
公司公文管理制度2
1.為使公司(以下簡(jiǎn)稱公司)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高工作效益和辦理公文質(zhì)量，結(jié)合公司實(shí)際，特制訂本管理規(guī)定。
2適用范圍本規(guī)定適用于公司機(jī)關(guān)、分子公司及各單位。
3規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》
《集團(tuán)公司機(jī)關(guān)公文處理辦法》
《集團(tuán)公司公文管理辦法》
4職責(zé)
4.1經(jīng)理(黨委)辦公室負(fù)責(zé)公司機(jī)關(guān)部門公文管理和對(duì)分子公司公文的管理、檢查、指導(dǎo)工作。
4.2各分子公司辦公室或相關(guān)部門負(fù)責(zé)本單位公文管理工作。
4.3公司主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)公文的審閱簽發(fā)工作。
4.4行文部門負(fù)責(zé)公文的擬辦和發(fā)文手續(xù)辦理工作。
4.5公司檔案室負(fù)責(zé)公文的歸檔指導(dǎo)工作;按歸檔范圍，督促檢查、指導(dǎo)工作。
5活動(dòng)描述
5.1管理原則
5.1.1公司和子公司形成的公文，是在履行管理職能過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是傳達(dá)、貫徹、落實(shí)黨和國(guó)家的路線、方針、政策，請(qǐng)示和報(bào)告問(wèn)題，批復(fù)和部署工作，商洽和交流情況的重要工具。
5.1.2公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公司經(jīng)理(黨委)辦公室是公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)公司的公文處理工作，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司分子公司和機(jī)關(guān)部室公文處理工作。
5.1.3公文處理必須堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)高效的原則，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、催辦、用印、審核、立卷、歸檔和銷毀。
5.1.4公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和企業(yè)有關(guān)保密法規(guī)，確保國(guó)家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密安全。
5.2管理內(nèi)容
5.2.1公文種類
5.2.1.1通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的'公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)單位公文;傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng);任免和聘用人員。
5.2.1.2通報(bào)：用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。
5.2.1.3報(bào)告：用于向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議或者意見(jiàn)，答復(fù)上級(jí)詢問(wèn)的事項(xiàng)。
5.2.1.4請(qǐng)示：用于向上級(jí)請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。
5.2.1.5批復(fù)：用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。
5.2.1.6決定：用于對(duì)重要問(wèn)題或重大行動(dòng)做出安排及決策。
5.2.1.7意見(jiàn)：用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。
5.2.1.8會(huì)議紀(jì)要：用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
5.2.1.9函：用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
5.2.1.10公告：用于向公司內(nèi)外、國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。
5.2.2公文格式
公文一般由眉首(密級(jí)、緊急程度、文頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人)，主體(標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注)，版記(主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和日期)三部分組成。
5.2.2.1密級(jí)和緊急程度
涉及國(guó)家機(jī)密和商業(yè)經(jīng)濟(jì)秘密的公文，標(biāo)明密級(jí)。涉及緊急事項(xiàng)的公文，標(biāo)明緊急程度。
5.2.2.2文頭
用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱;分為公司、部室、子公司三類文頭。
5.2.2.3發(fā)文字號(hào)
包括單位代字、年份、序號(hào)、形式為“代字[年份]序號(hào)”。公司文頭發(fā)文代字為“黨發(fā)，”，部門文頭發(fā)文代字為“A字”(A為部室代號(hào)，包括群眾組織);子公司文頭發(fā)文代字為“xxB發(fā)。年份用四位阿拉伯?dāng)?shù)字，序號(hào)為該代字流水號(hào)。聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)明主辦單位代字、序號(hào)。
5.2.2.4簽發(fā)人
上行文應(yīng)注明簽發(fā)人，簽發(fā)人一般應(yīng)為單位主要領(lǐng)導(dǎo)。
5.2.2.5標(biāo)題
準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括公文主要內(nèi)容，并可表明公文種類。
5.2.2.6主送機(jī)關(guān)
公文的主要受理機(jī)關(guān)，用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。
5.2.2.7附件
如有附件，標(biāo)明名稱。附件說(shuō)明在正文下空1行、左空2行字進(jìn)行標(biāo)識(shí)。如：
附件：1.xxxxxxxxxxxx
2.xxxxxxxxxxxx(后面不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào))
5.2.2.8印章除會(huì)議紀(jì)要外，各文種均加蓋印章;印章應(yīng)與文頭相符。
5.2.2.9成文時(shí)間
以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
5.2.2.10附注
公文如有其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)，應(yīng)加附注，用括號(hào)括起位于成文時(shí)間下一行居左空2格加圓括號(hào)標(biāo)識(shí);上行文應(yīng)在附注中注明聯(lián)系人姓名和電話。
5.2.2.11主題詞
按照《集團(tuán)公司公文主題詞表》標(biāo)注;同時(shí)結(jié)合企業(yè)實(shí)際，規(guī)定五種自由詞作為主題的補(bǔ)充，包括公文中關(guān)鍵的人名、單位(地)名、產(chǎn)品名、項(xiàng)目名、裝置(設(shè)備)名。主題詞不能超過(guò)5組。
5.2.2.12抄送單位
公文如需除主送機(jī)關(guān)外的其他機(jī)關(guān)知曉或執(zhí)行，應(yīng)注明抄送單位;抄送單位名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。
5.2.2.13印發(fā)單位和日期
標(biāo)明主辦單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱以及印發(fā)時(shí)間。
5.2.2.14印刷和裝訂
公文采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙張雙面印制，左側(cè)裝訂。
5.2.3行文規(guī)則
5.2.3.1行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。
5.2.3.2公司機(jī)關(guān)各部門根據(jù)職權(quán)范圍，可以代表公司，以公司名義向分子公司行文;子公司及職能部室可在本單位范圍內(nèi)行文，不得對(duì)外正式行文。
5.2.3.3向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，如需其他上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，可以抄送;公司形成的請(qǐng)示、報(bào)告公文要將底稿和兩份文件交公司經(jīng)理(黨委)辦公室存檔，然后再將兩份文件送上級(jí)辦公室閱批。
5.2.3.4一般不得越級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告;除生產(chǎn)事故、大型集體上訪、突發(fā)事件等緊急重大情況或逐級(jí)行文延誤時(shí)機(jī)將造成損失，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)指定可以越級(jí)行文外，均要逐級(jí)行文。因上述情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。
5.2.3.5 “請(qǐng)示”和“報(bào)告”在公文中不能并用;“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事;報(bào)告中不得夾帶“請(qǐng)示”事項(xiàng)。
5.2.3.6除本《規(guī)定》規(guī)定的公文種類以外，工作要點(diǎn)、活動(dòng)方案、計(jì)劃等文體都不能作為公文的獨(dú)立行文文種，必須以“通知”的形式印發(fā)。
5.2.4發(fā)文辦理
5.2.4.1發(fā)文辦理是指制發(fā)公文的過(guò)程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)等程序。
5.2.4.2草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：
a.符合國(guó)家的法律、法規(guī)和企業(yè)有關(guān)規(guī)定，遵循上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖;
b.全面、客觀反映情況，提出的政策、措施切實(shí)可行;
c.觀點(diǎn)明確、條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，直述不曲，文字精練，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確;
d.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確;引用公文應(yīng)先引標(biāo)題后引發(fā)文字號(hào);引用外文注明中文含義;日期寫(xiě)明具體年、月、日;
e.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”;
f.根據(jù)行文目的和發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)選擇適當(dāng)?shù)奈姆N;
h.公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序號(hào)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)，具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字;
i.應(yīng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位;
J.文中使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名;
k.公文書(shū)寫(xiě)稿紙要干凈耐用，書(shū)寫(xiě)字跡整齊，必須使用藍(lán)黑鋼筆、炭素筆或毛筆書(shū)寫(xiě)，不能用鉛筆、圓珠筆和彩筆書(shū)寫(xiě);用計(jì)算機(jī)打印的，排版要規(guī)范。
5.2.4.3行文前，應(yīng)填寫(xiě)發(fā)文稿紙，標(biāo)明起草人，主送機(jī)關(guān)和公文標(biāo)題。
5.2.4.4擬制的公文，由起草單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。公文的簽發(fā)，凡以公司(子公司)名義報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)或下發(fā)的涉及全局工作的重要公文，都要由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);涉及專項(xiàng)或某一系統(tǒng)工作的公文，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。需要會(huì)簽的聯(lián)合行文，應(yīng)在會(huì)簽欄注明會(huì)簽部門;簽發(fā)或會(huì)簽應(yīng)署姓名和日期。
5.2.4.5審核、簽發(fā)或會(huì)簽公文，必須使用藍(lán)黑鋼筆、炭素筆或毛筆，注意不要在文稿左側(cè)裝訂線外書(shū)寫(xiě)。
5.2.4.6公文不準(zhǔn)翻印，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，可以復(fù)印或翻印。
5.2.4.7擬制公文，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的問(wèn)題，主辦部門應(yīng)當(dāng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文。
5.2.4.8公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)先經(jīng)起草部門負(fù)責(zé)人核稿、把關(guān)、簽字，然后由辦文單位(部門)送經(jīng)理(黨委)辦公室進(jìn)行審核，最后呈送公司(子公司)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)理(黨委)辦公室審核的重點(diǎn)是：
a.是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng);
b.是否符合黨的路線、方針和政策，是否符合國(guó)家法律、法規(guī)和企業(yè)的有關(guān)規(guī)定，是否符合上級(jí)有關(guān)精神和本單位實(shí)際;
c.是否符合行文規(guī)則，公文的諸要素如人名、地名、產(chǎn)品名、裝置名、單位部門名稱、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述，密級(jí)，主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)及文種使用、公文格式是否符合本《規(guī)定》的規(guī)定;報(bào)批手續(xù)是否符合規(guī)定;核稿、會(huì)簽等手續(xù)是否齊備。文件中的數(shù)據(jù)、計(jì)量單位，由辦文單位領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。
5.2.4.9對(duì)不符合要求的文稿，可按以下方法處理。
a.文字質(zhì)量存在問(wèn)題，如文字修改量不大，由經(jīng)理(黨委)辦公室負(fù)責(zé)修改;需要做重大修改的，由擬搞部門修改后再報(bào)審;
b.違反公文辦理程序的，由擬稿部門補(bǔ)辦;
公司公文管理制度3
一、公司行文是企業(yè)請(qǐng)示、報(bào)告、商洽工作、向下傳達(dá)決定、批復(fù)處理問(wèn)題、指導(dǎo)工作的重要形式。
二、公司行文要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)，并實(shí)行統(tǒng)一管理。
三、公司行文的程序?yàn)椋簲M搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))、打印、分發(fā)、登記、歸檔、銷毀。
四、行文與打印管理
1、公司行文由業(yè)務(wù)承辦人起草，在發(fā)文稿申請(qǐng)表中須有文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門負(fù)責(zé)人簽名、標(biāo)定日期和密級(jí)；部門負(fù)責(zé)人審定，總經(jīng)理簽字同意后打印發(fā)文。
2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)的文稿交行政部統(tǒng)一編號(hào)打印，由起草人校對(duì)(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))修正后，及時(shí)送交給有關(guān)部門和人員，或由行政部發(fā)出。
3、打印人員不得截留文件，或?qū)⒋蛴�、�?fù)印、傳真等行文中的有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理規(guī)定中須保密的事項(xiàng)透露給他人。
五、發(fā)文管理
1、公司發(fā)文由行政部統(tǒng)一編號(hào)、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的.，還應(yīng)附批示件。
2、部門和個(gè)人收文應(yīng)在行政部發(fā)文登記冊(cè)中簽名。
3、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請(qǐng)示、報(bào)告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。
4、公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管，年終由行政部統(tǒng)一收回處理。
六、收文管理
1、公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴摹⒎治摹⒂涗�、傳送、歸檔。
2、公司收文由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)：收到發(fā)來(lái)文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。
3、急件或涉及商業(yè)機(jī)密的傳真應(yīng)由專人處理。
七、所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù)。
公司公文管理制度4
第一條總則
1.山東xx物業(yè)管理有限公司公文是公司同國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規(guī)范化,特制訂本制度。
2.公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。
3.各類文稿均應(yīng)符合公文規(guī)范,做到公文種類正確,標(biāo)題完整,格式規(guī)范,內(nèi)容簡(jiǎn)明,措辭妥當(dāng),發(fā)送單位清楚,附件齊備。
4.一般不能越級(jí)行文,呈報(bào)的公文應(yīng)一文一事,正式行文及簽署合同的應(yīng)使用公司或項(xiàng)目名稱全稱。
第二條公文分類
1.行文分類要求
1)按收文和發(fā)文對(duì)象,分為對(duì)外行文和內(nèi)部行文;
2)按是否編號(hào),分為編號(hào)文和不編號(hào)文;
3)編號(hào)文按刊印方式,分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物;
4)按公文保密等級(jí),分為絕密、機(jī)密、秘密三種,其他為一般文件。
絕密:公司董事長(zhǎng)簽發(fā)的相關(guān)文件;
機(jī)密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關(guān)文件;
秘密:在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件;
2.介紹信
1)公司辦公室是公司(項(xiàng)目)介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者,須經(jīng)部門經(jīng)理以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
2)開(kāi)具的介紹信要有編號(hào)并加蓋騎縫章;
3)不允許開(kāi)具空白介紹信;如確有必要,須征得公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人同意;
4)介紹信存根應(yīng)妥善保管、歸檔;
5)因情況變化,介紹信領(lǐng)用人沒(méi)有使用介紹信,應(yīng)即退還;
6)如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失,領(lǐng)用人應(yīng)立即向部門經(jīng)理或辦公室報(bào)告,及時(shí)采取相應(yīng)措施;
3.內(nèi)部出版物
內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨(dú)編號(hào)。(如:'山東xx物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊'、'客戶通訊')
4.不編號(hào)文的范圍
1)有關(guān)公司內(nèi)部日常事務(wù)的文書(shū):如例行會(huì)議和活動(dòng)的一般性通知;
2)由個(gè)人署名(注明所任公司職務(wù))或以公司及下屬部門和公司的名義向個(gè)人發(fā)出的`非正式函件;
3)非正式對(duì)外發(fā)出的下列文書(shū)材料:為有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人代擬的文稿;學(xué)術(shù)性、知識(shí)性資料;其他非正式材料;
4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結(jié)和業(yè)務(wù)規(guī)劃等;
5)備忘錄和其他不需要編號(hào)的對(duì)外行文和內(nèi)部行文。
第三條收(發(fā))文
1.實(shí)行收、發(fā)文登記管理制度。需要分別記入'收、發(fā)文登記簿'的公文包括:
1)收文類:限時(shí)專送件、掛號(hào)信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;
2)發(fā)文類:公司下發(fā)的文件,寄出的商務(wù)信函、以公司名義下發(fā)或?qū)ν獍l(fā)出的商務(wù)傳真以及需由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)到各部門、各項(xiàng)目的傳真;
2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門可自行發(fā)送的傳真)均由前臺(tái)負(fù)責(zé);
3.除急件外,前臺(tái)每日下午3:00前將各部門提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出;
第四條公文格式
1.凡以山東xx物業(yè)管理有限公司的名義對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)出的正式公文,一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙;
2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單';
3.各部門對(duì)總經(jīng)理呈送的報(bào)告,采用統(tǒng)一印制的呈報(bào)批示單';
4.公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、主送(報(bào))單位、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(報(bào))單位等部分組成。如有附件,應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序;
5.公文紙一般用a4型,左側(cè)裝訂;
6.字體字號(hào)選用:
公文版頭為小初號(hào)加黑宋體字;
公文大標(biāo)題選用二號(hào)(小二號(hào))宋體字;小標(biāo)題選用三號(hào)宋體字;
公文正文、抄送、抄報(bào)、印發(fā)說(shuō)明、附件說(shuō)明等均采用四號(hào)宋體字;
密級(jí)采用三號(hào)黑體字。
第五條公文辦理
1.草擬公文
1)首頁(yè)要使用公司統(tǒng)一的公文格式;
2)人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫(xiě)具體的年月,年份要寫(xiě)全,統(tǒng)一用漢字書(shū)寫(xiě),如二零零四年五月八日;
3)公文中的數(shù)字,除發(fā)文字號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專用術(shù)語(yǔ)和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,一般用漢字書(shū)寫(xiě)。在同一公文中,數(shù)字的使用要保持前后一致。
2.會(huì)簽
1)會(huì)簽是指對(duì)草擬的公司重要文件,由公司各級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱,在文件會(huì)簽單提出意見(jiàn),反饋文件起草部門進(jìn)行修改后下發(fā);
2)凡以公司名義向公司內(nèi)各部門發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等,在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽;
3)凡對(duì)外發(fā)出的正式函件,如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務(wù)時(shí),應(yīng)由涉及的專業(yè)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽;
3.行文字號(hào)
1)5.3.1公司:魯xx字[200x]第xxx號(hào)
2)5.3.2直屬部門:魯xxx字[200x]第xxx號(hào)
x為直屬部門代字,具體如下:
辦公室----辦、管理處----管、市場(chǎng)部---市、財(cái)務(wù)部-----財(cái)、經(jīng)營(yíng)管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務(wù)部--環(huán)
簽發(fā)公文必須經(jīng)過(guò)發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以各部門名義行文的公文,由各部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以公司名義發(fā)出的正式文件,必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理或其授權(quán)人簽發(fā)。
4.執(zhí)行
1)辦公室負(fù)責(zé)將以公司名義發(fā)出的公文復(fù)印一份送執(zhí)行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復(fù)印件);
2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對(duì)無(wú)誤,份數(shù)準(zhǔn)確;
3)對(duì)于不符合要求的公文,監(jiān)印人可不予蓋章;
4)封發(fā)公文時(shí)要對(duì)公文進(jìn)行檢查,防止差錯(cuò)。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時(shí)送到的公文和親啟公文要注明要求;
5)公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會(huì)議紀(jì)要等文件,收文部門必須在'文件簽收單'上簽字,并交公司辦公室存檔備查。
第六條公文歸檔
1.任何以公司、項(xiàng)目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查;
2.若辦文部門必須使用正本時(shí),可暫時(shí)借出,使用后歸還,若正本必須借出且無(wú)法取回,可存檔復(fù)印件;
3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行,保存期滿列表報(bào)準(zhǔn)監(jiān)銷;
4.除辦公室留存檔案原件外,各部門的發(fā)文由部門指定專人負(fù)責(zé)歸檔、保管復(fù)印件。個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的公文。
第七條責(zé)任
1.簽發(fā)人對(duì)公文主題和內(nèi)容承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。會(huì)簽人對(duì)公文專業(yè)內(nèi)容承擔(dān)專業(yè)技術(shù)責(zé)任;
2.辦文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認(rèn)真審查、核對(duì),應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任和連帶責(zé)任;
3.擬稿人應(yīng)全面領(lǐng)會(huì)辦文要求,并具備準(zhǔn)確表達(dá)這一要求的專業(yè)知識(shí)和寫(xiě)作能力,對(duì)公文內(nèi)容承擔(dān)直接責(zé)任;
4.校對(duì)人以原稿為根據(jù),應(yīng)做到校對(duì)字跡清晰,每次校對(duì)的錯(cuò)漏率應(yīng)小于1‰,對(duì)發(fā)文中出現(xiàn)的校對(duì)錯(cuò)誤承擔(dān)直接責(zé)任。
第八條附則
公司公文管理制度5
1.目的
為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)效，明確公文承辦要求，實(shí)施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于集團(tuán)總公司、子公司。
3.職責(zé)范圍
3.1集團(tuán)總裁辦
3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門。
3.1.2負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時(shí)負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門和各子公司的文件處理工作。
3.1.3負(fù)責(zé)建立健全公司文件管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改。負(fù)責(zé)本制度的實(shí)施。
3.2集團(tuán)其它各部門、子公司
3.2.1不得以集團(tuán)名義自行對(duì)外正式行文。
3.2.2負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定執(zhí)行
4.公文處理原則
4.1公文處理原則
4.1.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。
4.1.2公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。
5.公文的種類
5.1公文的定義
5.1.1公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書(shū)，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。
5.1.2常用的公文種類
常用的公文種類有：決定、決議、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等。
(一)決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)重大行為做出安排，用“決定”;經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。
(二)意見(jiàn)：用于對(duì)組織工作重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。 (三)通知：用于傳達(dá)上級(jí)部門指示，要求下級(jí)部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)。
(四)通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。
(五)報(bào)告、請(qǐng)示：向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議用“報(bào)告”;向上級(jí)部門請(qǐng)示指示、批準(zhǔn)用“請(qǐng)示”。
(六)規(guī)定：用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。
(七)函：是相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門提出請(qǐng)求的公文。
(八)會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行。
6.公文格式和行文規(guī)則
6.1公文格式和行文規(guī)則
6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸
(1).公文用紙幅面尺寸
公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。
(2).公文頁(yè)邊與版心尺寸
公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁(yè)碼)。
6.1.2公文中圖文的顏色
除紅頭文件外，未作特殊說(shuō)明的公文中圖文的.顏色均為黑色。
6.1.3排版規(guī)格與印制裝訂要求
(1).排版規(guī)格
正文用4號(hào)宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。
(2).制版要求
版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。
(3).印刷要求
單面印刷;頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%，M80%。印品著墨實(shí)、均勻;字面不花、不白、無(wú)斷劃。
(4).裝訂要求
公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm-5mm;無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無(wú)毛茬或缺損。
6.2公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則
組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。
6.2.1眉首
(1).公文份數(shù)序號(hào)
公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。
(2).秘密等級(jí)和保密期限
密級(jí)公文應(yīng)分別標(biāo)明“密級(jí)”字樣，用3號(hào)黑體字，頂格;密級(jí)分為ABC三個(gè)等級(jí)。密級(jí)程度應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。如需標(biāo)識(shí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行。
(3).緊急程度
如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字。
(4).發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)
由公司全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”組成，即“湖南九州集團(tuán)有限公司(文件)”或“九州集團(tuán)”;對(duì)一些特定的公文可做相應(yīng)的改變，如通知即可寫(xiě)為“湖南九州集團(tuán)有限公司(通知)”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
(5).發(fā)文字號(hào)
發(fā)文字號(hào)包括公司、部門字號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。
�、谌绨l(fā)文單位為總裁辦，則具體格式為：
發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
(6).簽發(fā)人
公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，特殊情況手簽簽發(fā)人姓名。
如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。
公司公文管理制度6
一、目的
為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理,嚴(yán)格公文處理程序,最大限度地提高工作效率,結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。
二、適用范圍
《公文管理制度》適用于企業(yè)內(nèi)外公文的制作、收發(fā)及管理。
三、管理職責(zé)
綜合管理部公司為公文管理部門,負(fù)責(zé)公文的規(guī)范、起草、核稿、公布、存檔等管理工作。
四、公文分類
公司公文按其內(nèi)容性質(zhì)分為5類,包括:
1.制度類公文
2.機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免公文
3.內(nèi)部通知、通告類公文
4.對(duì)政府職能部門的報(bào)告、請(qǐng)示、公函類公文
5.會(huì)議紀(jì)要、備忘錄類公文
五、權(quán)限劃分
1.制度類公文代碼為a,由綜合管理部擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司經(jīng)理例會(huì)討論通過(guò),公司總經(jīng)理批準(zhǔn)和簽發(fā)。
2.機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免公文(限公司部門級(jí)機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免)代碼為b,由綜合管理部行政科擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司總經(jīng)理批準(zhǔn)和簽發(fā)。
3.內(nèi)部通知、通告類公文代碼為c,由綜合管理部行政科根據(jù)相關(guān)部門的發(fā)布內(nèi)容擬稿,綜合管理部部長(zhǎng)審核,由相關(guān)部門的分管副總審核、簽發(fā),綜合管理部備案。
4.對(duì)政府等部門報(bào)告、請(qǐng)示、公函類公文代碼為d,由綜合管理部根據(jù)相關(guān)部門的.報(bào)送內(nèi)容擬稿,由相關(guān)部門的分管副總審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。
5.會(huì)議紀(jì)要、備忘錄類公文代碼為e,由綜合管理部擬稿,綜合管理部部長(zhǎng)審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。
6.各類公文發(fā)文端口、審核人、簽發(fā)人、公文類別、公文頭、公文字號(hào)詳見(jiàn)附表一。
7.各類公文擬稿、審核、審批和發(fā)放均需依照權(quán)限實(shí)施,并辦理審批手續(xù)。公文簽發(fā)審批表詳見(jiàn)附表二。
六、公文格式
1.內(nèi)容范式
1)制度類公文
經(jīng)公司××××××?xí)懻撏ㄟ^(guò),并報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn),現(xiàn)發(fā)布×××制度,自×××
年××月××日施行。特此通知
2)任免類公文
經(jīng)公司研究,并報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)(如必要),決定設(shè)立/撤銷××機(jī)構(gòu),任命/免去××先生/女士為××職務(wù),以上任命自××××年××月××日起生效。特此通知
3)其他類別公文內(nèi)容范式參照其文種固有格式書(shū)寫(xiě)。
1.文本格式
發(fā)文用紙為a4紙,標(biāo)題小二號(hào)字,宋體加黑,正文一般為四號(hào)字,仿宋體,頁(yè)邊距上下左右各2cm,文件名與分隔線空1行,正文1.5倍行距,正文與文件名空1行,發(fā)文單位與正文空3行,發(fā)文日期與發(fā)文單位空1行,發(fā)文日期與發(fā)文單位位于頁(yè)面右下靠右位置,發(fā)文單位公章蓋在發(fā)文單位正中。
2.公文編號(hào)
1)制度類公文、機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免公文和對(duì)政府等部門報(bào)告、請(qǐng)示、公函類公文采用按發(fā)文的時(shí)間先后順序獲取公文編號(hào)。
2)內(nèi)部通知、通告類公文和會(huì)議紀(jì)要、備忘錄類公文分別按各自的公文文種單獨(dú)編號(hào),并按發(fā)文的時(shí)間先后順序獲取公文編號(hào)。
七、公文保管
所有公文原稿及其簽發(fā)審批單由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)保管,并按類別建立公文發(fā)文登記表格,進(jìn)行發(fā)文登記和檔案管理。發(fā)文公文登記表和作廢公文登記表詳見(jiàn)附件三、附件四。
綜合管理部定期對(duì)各類外部單位收文進(jìn)行分類登記和檔案管理。收文登記表詳見(jiàn)附件五。
八、本管理辦法由公司綜合管理部制定、執(zhí)行和負(fù)責(zé)解釋。
九、附件
公司公文管理制度7
1.總則
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。
2.文件管理內(nèi)容主要包括：
上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
3.收文的管理
3.1公文的簽收
3.1.1凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
3.1.2對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
3.2公文的編號(hào)保管
3.2.1辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。
3.2.2本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
3.3公文的閱批與分轉(zhuǎn)
3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。
3.3.2一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.3.3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。
3.4文件的傳閱與催辦
3.4.1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
3.4.2閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.4.3閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
3.4.4文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。
3.4.5辦公室機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
3.4.6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
4.發(fā)文的管理
4.1發(fā)文的規(guī)定
4.1.1全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
4.1.2各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。
4.1.3對(duì)全公司影響較大，涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
4.2發(fā)文的范圍
4.2.1凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
4.2.2公司下發(fā)文件主要用于：
�、俟脊疽�(guī)章制度;
�、谵D(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件;
�、酃脊倔w制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
�、芄脊拘缘闹卮箝_(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
�、莅l(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
�、奁渌嘘P(guān)公司的重大事項(xiàng)。
4.2.3公司上行文、外發(fā)文主要用于：
�、賹�(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
②同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
4.2.4在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
4.2.5凡各業(yè)務(wù)部門如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
4.2.6各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)，不用公司名義發(fā)文。
5.文件的立卷與歸檔
5.1文件的歸檔范圍
5.1.1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
�、偕霞�(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
�、诠景l(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
③經(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì)、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;
�、芄疽患�(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
�、萦斜４鎯r(jià)值的人民來(lái)信，來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;
⑥參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的.文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
�、峁救罩竞痛笫掠�;
⑩公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
5.1.2業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
5.2立卷要求
5.2.1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
5.2.2立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
5.2.3要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6.文件的銷毀
6.1對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
6.2經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由公司機(jī)要秘書(shū)和正(副)主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司公文管理制度8
為規(guī)范公司各類辦公文件的管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高工作效率，根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文管理辦法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本管理制度。
一、公文的定義及分類
1、公文定義：是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，按嚴(yán)格的、特定效力的、規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。
2、公司公文分類：
�。�1）公司規(guī)章制度及流程文件和表單類。
�。�2）通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)公文、送達(dá)有關(guān)部門周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)、發(fā)布規(guī)章制度以及任免或聘用干部等。
�。�3）報(bào)告：適用于向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)等。
（4）請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示工作、批準(zhǔn)某種要求等。請(qǐng)求要一事一報(bào)。
�。�5）函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽合作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、向主管或相關(guān)部門報(bào)請(qǐng)確認(rèn)事項(xiàng)等。
�。�6）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況
（7）會(huì)議紀(jì)要：適用于記載會(huì)議的基本情況、討論和研究的問(wèn)題、發(fā)言的內(nèi)容、形成的決議等。
二、公文處理原則
1、公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書(shū)，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。
2、公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。
3、公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。
4、綜合管理部是公司公文處理的.管理部門，負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。
5、各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審核本部門起草的公文。 三、管理規(guī)定
1、起草公文要求。
�。�1）起草必須使用辦公室統(tǒng)一的文件格式。(見(jiàn)附件) （2）公文簽發(fā)涉及公司全局性重要文件由總經(jīng)理簽批，辦公室下發(fā)。如涉及其他部門，以公司級(jí)文件下發(fā)。
（3）發(fā)出的公文，必須報(bào)辦公室審核。審核的重點(diǎn)：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表達(dá)、文種使用、格式等是否符合本條例的有關(guān)規(guī)定。
�。�4）傳遞秘密公文時(shí)，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。
2、收文管理
�。�1）公文的收發(fā)、傳閱登記制度由辦公室統(tǒng)一制定，并隨時(shí)抽查各部門執(zhí)行情況（收文登記、文件編號(hào)、傳閱追蹤記錄等）
（2）公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴�、分文、記錄、傳送、歸檔。
�。�3）公司收文由綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)：收到發(fā)來(lái)文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。
3、發(fā)文管理
�。�1）、公司發(fā)文由綜合管理部統(tǒng)一編號(hào)、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批示件。
�。�2）、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請(qǐng)示、報(bào)告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。
�。�3）、以公司名義制發(fā)的公文，由總經(jīng)理審批后簽發(fā)。
（4）、公文正式下發(fā)前，綜合管理部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
�。�5）、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
（6）、公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管。
4、公文的存檔與保管
�。�1）、綜合部檔案管理員每年3月底以前將上年度的公文整理歸卷。對(duì)未及時(shí)歸檔的文件、資料，綜合部檔案人員負(fù)責(zé)向有關(guān)部門清理搜集，各部門應(yīng)予以支持配合，避免重要公文及資料的散失。對(duì)特殊時(shí)期形成的檔案資料全部收回歸檔。
�。�2）、公文的銷毀，由綜合部檔案管理人員編制需銷毀的公文資料清單，報(bào)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后按規(guī)定實(shí)施銷毀。
各部門、各單位要按上訴規(guī)定書(shū)寫(xiě)公文；凡上報(bào)公司的各類報(bào)告、請(qǐng)示等，均需按上訴要求辦理；凡各部門、各單位在公司內(nèi)部發(fā)布各類信息的文字材料均按上訴規(guī)定辦理。
附件: 文件版面格式要求
一、頁(yè)面設(shè)置
�。ㄒ唬┦褂肁4打印紙，設(shè)置為縱向。
�。ǘ╉�(yè)邊距：上3.8，下3.2，左2.8，右2.8。
（三）在“頁(yè)面設(shè)置選項(xiàng)卡”中的“文檔網(wǎng)絡(luò)選項(xiàng)卡”中將每頁(yè)設(shè)置為42行。
二、字體
（一）標(biāo)題
標(biāo)題用2號(hào)宋體加粗。
（二）正文和小標(biāo)題
1、正文用3號(hào)仿宋GB2312。
2、一級(jí)小標(biāo)題用3號(hào)黑體，二級(jí)小標(biāo)題用3號(hào)楷體GB2312加粗，三、四級(jí)小標(biāo)題用3號(hào)仿宋GB2312。
小標(biāo)題級(jí)別為：“ 一 ”，“ （一） ”，“ 1 ”，“ （1） ”。
3、“附件”二字用3號(hào)黑體，附件內(nèi)容用3號(hào)仿宋GB2312。
三、格式
（一）頁(yè)碼位于底部居中，格式為：“ -1- ”、“ -2- ”。
（二）標(biāo)題應(yīng)設(shè)置為居中。若超過(guò)一行則用字符間距86%縮進(jìn)；若縮進(jìn)后仍超過(guò)一行，則不必縮進(jìn)直接變?yōu)閮尚小?/p>
�。ㄈ┏龢�(biāo)題外所有內(nèi)容均設(shè)置為左端對(duì)齊。
（四）小標(biāo)題和段落首字之前空2個(gè)字符，即4個(gè)空格。
�。ㄎ澹┤粜�(biāo)題獨(dú)立成行，其后不加標(biāo)點(diǎn)。
（六）標(biāo)題與正文之間用3號(hào)字體空一行，正文與落款之間用3號(hào)字體空兩行。
�。ㄆ撸└郊c正文之間用3號(hào)字體空一行�！案郊倍种翱�2個(gè)字符，即4個(gè)空格。（附件在正文和落款之間）
�。ò耍┤掌趶挠蚁蜃罂�4個(gè)字符，即8個(gè)空格。單位落款應(yīng)處于日期正中；若落款超過(guò)一行，用字符間距86%縮進(jìn)；若縮進(jìn)后仍超過(guò)一行，用字符間距80%縮進(jìn)。
�。ň牛┻x中所有內(nèi)容，在“段落選項(xiàng)卡”中的“縮進(jìn)和間距選項(xiàng)卡”中，將行距設(shè)置為單倍行距；在“換行和分頁(yè)選項(xiàng)卡”中，取消孤行控制。
�。ㄊ┪募鎯�(chǔ)格式：Word 97-03“.doc”格式。
綜合管理部
xx年xx月xx日
公司公文管理制度9
尊敬的公司領(lǐng)導(dǎo)：
我謹(jǐn)代表公司行政部，就公司統(tǒng)一使用公文管理制度的必要性及實(shí)施方案，向您提交此請(qǐng)示。
隨著公司的不斷發(fā)展和壯大，各部門間的溝通與協(xié)作日益增多，公文作為公司內(nèi)外信息傳遞的`重要載體，其規(guī)范性、準(zhǔn)確性和高效性對(duì)于提升公司形象、保障工作順利進(jìn)行具有重要意義。然而，目前公司在公文管理方面存在一些問(wèn)題，如格式不統(tǒng)一、內(nèi)容不規(guī)范、審批流程不明確等，這些問(wèn)題不僅影響了工作效率，也給公司的形象帶來(lái)了負(fù)面影響。
因此，我們建議公司統(tǒng)一使用公文管理制度，以規(guī)范公文格式、明確審批流程、提高公文處理效率。具體實(shí)施方案如下：
一、制定統(tǒng)一的公文格式標(biāo)準(zhǔn)。我們將參照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)慣例，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定適用于公司內(nèi)部和外部的公文格式標(biāo)準(zhǔn)，包括文件頭、正文、落款等各個(gè)部分的字體、字號(hào)、排版等要求，確保公文整體風(fēng)格一致、美觀大方。
二、明確公文內(nèi)容要求。我們將制定公文內(nèi)容規(guī)范，明確各類公文的寫(xiě)作要點(diǎn)和注意事項(xiàng)，避免出現(xiàn)內(nèi)容重復(fù)、信息不準(zhǔn)確等問(wèn)題。同時(shí)，我們將建立公文審核機(jī)制，確保公文內(nèi)容符合公司政策和法律法規(guī)要求。
三、優(yōu)化公文審批流程。我們將對(duì)現(xiàn)有的公文審批流程進(jìn)行全面梳理和優(yōu)化，明確各級(jí)審批權(quán)限和審批時(shí)限，簡(jiǎn)化審批環(huán)節(jié)，提高審批效率。同時(shí)，我們將建立公文催辦機(jī)制，確保公文在規(guī)定時(shí)間內(nèi)得到及時(shí)處理。
四、加強(qiáng)公文管理培訓(xùn)。我們將組織相關(guān)部門人員進(jìn)行公文管理培訓(xùn)，提高員工的公文寫(xiě)作和處理能力，確保公文管理制度得到有效執(zhí)行。
通過(guò)統(tǒng)一使用公文管理制度，我們相信將能夠有效提升公司的公文管理水平，提高工作效率，樹(shù)立公司良好的形象。我們懇請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此請(qǐng)示給予審批，并指示相關(guān)部門配合實(shí)施。
公司公文管理制度10
為使公文的簽收及發(fā)放及時(shí)、準(zhǔn)確，確保公文制作規(guī)范，保存完整、齊備。提高公文處理的工作效率和公文質(zhì)量。特制訂本制度
一、企業(yè)常用公文的構(gòu)成
企業(yè)常用公文包括請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)、決定、決議、批復(fù)、通告、通知、通報(bào)、函件、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、工作計(jì)劃、講話稿等。
二、文書(shū)收發(fā)管理
1、企業(yè)各部門與外界來(lái)往公文的收發(fā)由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。辦公室主任指定專門人員負(fù)責(zé)往來(lái)公文的收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、制作、核稿、校對(duì)、發(fā)文等事宜。以傳真、郵件、郵寄等方式到達(dá)的公文全部由辦公室接收。再按公文按審批程序送至承辦部門。如遇特殊情況無(wú)法及時(shí)送達(dá)，應(yīng)提前電話通知知承辦部門。文件傳閱過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，任何人不得將有密級(jí)的文書(shū)帶回家、宿舍及公共場(chǎng)所，也不得傳至權(quán)限范圍之外的.人員。
2、負(fù)責(zé)人閱讀、批閱公文，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將公文交至辦公室。閱批公文一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名，并作擬辦意見(jiàn)，責(zé)成相關(guān)部門辦理。如需備查，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。辦公室對(duì)公文負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門接到公文后應(yīng)立即指派專人辦理，不得將公文壓放、分散。
三、公文的制作
公司發(fā)文工作集中在總公司辦公室。凡是以xxxx公司名義發(fā)出的通告、決定、請(qǐng)示、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等均屬于發(fā)文范圍。各部門不得以xxxx的名義擅自對(duì)外發(fā)送正式公文。各部門需要向上級(jí)反映匯報(bào)重要情況或向下安排重要工作要求發(fā)文的，應(yīng)向辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文字底稿交辦公室審核。發(fā)文經(jīng)辦公室主任、分管經(jīng)理核稿、修改后，交總經(jīng)理會(huì)簽后由辦公室統(tǒng)一打印、蓋章和分發(fā)。
四、公文歸檔與保管
1、全部處理完后的文書(shū)，按照一定的分類進(jìn)行整理與編輯，并在文書(shū)保存本上做好登記。
2、企業(yè)個(gè)人不得保存企業(yè)文書(shū)、凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管，調(diào)離企業(yè)的員工應(yīng)將文件記錄本清理移交。
3、如果職務(wù)或部門計(jì)劃發(fā)生變更或做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。
4、當(dāng)年的公文于次年7月份前整理裝訂后編號(hào)遞交檔案室存檔。存檔時(shí)應(yīng)列出詳細(xì)地文檔明細(xì)，一式3份。并由檔案管理員、監(jiān)交人確認(rèn)簽字以備查詢調(diào)閱。
本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
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