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公司檔案管理部門制度

時間:2024-09-05 06:57:30 制度 我要投稿
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公司檔案管理部門制度

  在當下社會,我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系,制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準則。擬起制度來就毫無頭緒?以下是小編幫大家整理的公司檔案管理部門制度,歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。

公司檔案管理部門制度

公司檔案管理部門制度1

  1、公司檔案管理部門,設置檔案專管崗位,由專人全權負責。

  2、文書結案后,原稿由檔案專員歸檔,經(jīng)辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務處置須要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應經(jīng)檔案管理主管引導批準后妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應送檔案管理部門歸檔并換回影本。

  3、檢討文件的.本文及附件是否完全,如有短少,應即追查歸入。

  4、文件的處置手續(xù)是否完備,如有遺漏,應即退回經(jīng)辦部門補辦。

  5、與本檔案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經(jīng)辦部門。

  6、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

  7、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

  8、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。

公司檔案管理部門制度2

  1、公司檔案管理部門,設置檔案專管崗位,由專人全權負責。

  2、文書結案后,原稿由檔案專員歸檔,經(jīng)辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務處置須要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應經(jīng)檔案管理主管引導批準后妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應送檔案管理部門歸檔并換回影本。

  3、檢討文件的本文及附件是否完全,如有短少,應即追查歸入。

  4、文件的處置手續(xù)是否完備,如有遺漏,應即退回經(jīng)辦部門補辦。

  5、與本檔案無關的文件或不應隨案歸檔的'文件,應即退回經(jīng)辦部門。

  點收文件后,應依下列方法收拾:

  1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

  2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

  3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。

  檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分,部門別之后依案件性質分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。

  檔案分類應力求切合適用。倘因案件較多,前款三級不敷利用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多,亦可僅應用“部門”及“大類”或“小類”二級。

  同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不敷應用時,得分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號,以便查考。

  每一檔夾封面內(nèi)頁應設“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個“目次”編號為原則。

  檔號之表現(xiàn)方法如下aa―bbccd―ee,aa為經(jīng)辦部門代號,bb為大類號,cc為小類號。d為檔卷卷次,ee為檔案目次。

  檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明簡要,以能充足表現(xiàn)檔案內(nèi)容性質為原則,且有必定范圍,不宜籠統(tǒng)含糊。

  各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數(shù)字表現(xiàn);其位數(shù)應用視案件多寡及增加情況而考慮決議。

  檔案分類各級名稱經(jīng)斷定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用必定次序依次排列,以便查閱。

  檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔,以備將來組織擴展或業(yè)務增繁時,隨時增補之用。

  檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)斷定,不宜任意修正,如確有修正必要,應事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號對比表,以免混雜。

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