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文檔管理制度
在生活中，制度使用的情況越來越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請教誰？以下是小編精心整理的文檔管理制度，希望能夠幫助到大家。
文檔管理制度1
一、檔案資料的管理規(guī)定
1、為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實(shí)行統(tǒng)一管理制度。
2、由運(yùn)營中心負(fù)責(zé)公司所有文檔資料保存和管理工作。
3、各部門例會和重要會議均要有會議紀(jì)要并提交運(yùn)營中心。
4、所有業(yè)務(wù)合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部存檔,各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。
5、圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運(yùn)營中心提交清單,并在每次新增資料后及時向運(yùn)營中心提交新增的資料清單。
二、文檔資料的'主要范圍
1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、公司信函、會議紀(jì)要、公告等;
2、公司的各種規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)等資料;
3、各部門例會和重要會議的會議紀(jì)要;
4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件及其它相關(guān)重要證件的復(fù)印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設(shè)備記錄、績效考核等資料;
5、員工提案、述職報(bào)告等文字材料。
三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定
1、調(diào)用文檔要嚴(yán)格按照分級調(diào)用相關(guān)文檔的原則。
2、調(diào)用本部門文檔,須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。
3、調(diào)用外部門文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關(guān)調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。
4、未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自越級或跨部門調(diào)用文檔,違者按情節(jié)輕重予以處罰。
文檔管理制度2
一、目的
建立營銷中心的文檔管理制度，對項(xiàng)目中所有文檔進(jìn)行清晰有效的分類管
理與控制，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔的有序保管與規(guī)范流動，為項(xiàng)目文檔提供規(guī)范化的管理，提高項(xiàng)目的成功率，有效控制項(xiàng)目成本、進(jìn)度、時間。
二、范圍
本文適用于營銷中心各單元、公司內(nèi)配合部門及與之有關(guān)的客戶、合資公司、渠道的文檔。
三、原則
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文檔包括接收、發(fā)放和內(nèi)部文檔，含傳真、電郵、備忘錄或是會議紀(jì)要、郵遞、商務(wù)運(yùn)作階段文檔及其他內(nèi)部文檔。
（二）規(guī)范明確內(nèi)部文檔的編制和命名
�。�1）文件名應(yīng)是文件的標(biāo)題。
�。�2）標(biāo)題應(yīng)能直觀簡明體現(xiàn)文件的內(nèi)容。
�。�3）每個文檔必須有一個統(tǒng)一的編號。
（4）在電子文檔的命名后面加上編號。
（5）文件編制應(yīng)使用對應(yīng)的統(tǒng)一文檔模板。
2.接收文檔控制編號
所有接收文檔需有統(tǒng)一文檔控制編號，統(tǒng)一由文檔中心管理。文檔控制編號形式由項(xiàng)目管理者根據(jù)實(shí)際情況確定，建議體現(xiàn)接收日期的信息。
3.明確項(xiàng)目文檔的使用制度
�。�1）在項(xiàng)目前，應(yīng)建立一套文檔的管理程序明確文檔的擬制、審核人員,文檔控制員。明確所有文檔的編號、收發(fā)登記操作，及受控等級。
�。�2）建議接收文檔的管理程序由文檔控制員統(tǒng)一接收。加蓋或記錄接收日期（時間）。賦予文檔控制編號。
記錄輸入文檔中心數(shù)據(jù)庫，保存原件。
（3）明確發(fā)送文檔的管理程序加蓋或記錄發(fā)送日期（時間）。記錄輸入文檔中心受控庫，保存原件。發(fā)送后由文檔控制員統(tǒng)一記錄歸檔。
�。�4）明確合同各方之間的文檔傳遞等相關(guān)規(guī)定
（5）文檔借閱登記和保密規(guī)定原則上嚴(yán)禁文檔原稿進(jìn)行借閱。借閱副本應(yīng)進(jìn)行登記，加蓋副本章。副本銷毀的'規(guī)定。限期返還原件的規(guī)定。
（6）電子文檔的共享規(guī)定
4.明確文檔的歸檔存放
�。�1）建立紙面存儲和電子件存儲兩套相對應(yīng)的文檔管理系統(tǒng)，附表一《項(xiàng)目文檔歸檔結(jié)構(gòu)》。
目錄結(jié)構(gòu)見
（2）按文檔的階段及用途屬性（主題）歸檔分類，如售前階段、售中階段，再按標(biāo)書、合同、方案、會議紀(jì)要等分類。
四、文檔提交
�。ㄒ唬┩獠翰块T提交部門的文檔，經(jīng)過審核后及時提交給文檔保管人員備案、存檔。
�。ǘ┎块T內(nèi)部文檔定稿后及時提交給文檔保管人員備案、存檔。
（三）部門對外交流或是與項(xiàng)目單位匯報(bào)、溝通所提交的文檔，經(jīng)過溝通、匯報(bào)后整理成終稿的，由文檔負(fù)責(zé)人及時提交到文檔管理人員備案、存檔。
（四）部門外埠工作人員與項(xiàng)目單位交流、溝通時準(zhǔn)備的文檔或是會議紀(jì)要定稿后提交部門領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)文檔管理人員備案、存檔。
�。ㄎ澹﹤渫浕蚴菚h紀(jì)要以周為單位提交文檔；建設(shè)方案、PPT、規(guī)劃、設(shè)計(jì)等文檔定稿后以月為單位提交；涉及變更的方案、規(guī)劃等文檔經(jīng)過部門與項(xiàng)目單位確認(rèn)后及時報(bào)文檔管理員備案、存檔。
五、具體內(nèi)容
�。ㄒ唬┪臋n編號
凡項(xiàng)目有關(guān)的文檔，均統(tǒng)一編號。
文檔編碼方式：文檔屬性-發(fā)放對象-順序編號-文檔日期-文檔密級文檔屬性：本字段用兩位英文字母表示發(fā)放對象：本字段用兩位英文字母表示
文檔日期：本字段6位數(shù)字，表明文檔的發(fā)生時間，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。順序編號：本字段4位數(shù)字，系文檔的順序編號，此編號表示同一文檔屬性、發(fā)放對象內(nèi)所有文檔的順序號。
文檔密級：本字段1位數(shù)字，表明了文檔的保密級別。
0級代表機(jī)密，項(xiàng)目經(jīng)理及其指定人員閱讀1級代表秘密，項(xiàng)目組核心成員閱讀2級代表內(nèi)部公開，項(xiàng)目組所有成員閱讀3級代表公開，所有項(xiàng)目組干系人均可閱讀表1文檔屬性字段對照文檔分類簡寫文檔分類簡寫PPT指令潛在用戶分析報(bào)告發(fā)票用戶分析報(bào)告普查報(bào)告合作意向書手冊會議紀(jì)要備忘錄建設(shè)方案計(jì)劃解決方案答復(fù)項(xiàng)目制度報(bào)表合同招投標(biāo)文件表2文檔接收對象字段對照發(fā)放對象簡寫發(fā)放對象簡寫客戶項(xiàng)目組內(nèi)部合作方部門內(nèi)部合資公司渠道公司內(nèi)部供應(yīng)商
（二）文檔的存放
項(xiàng)目文檔分別建立電子和紙面件檔案。
紙面文檔按文件的屬性、分類存放，并填寫《文件存放控制表》進(jìn)行存放、借閱登記。
文檔管理制度3
1.總則
1.1對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。
1.2電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。
1.3電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。
1.4應(yīng)明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。
1.5為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。
1.6歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
1.7具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。
2.電子文件的收集與積累
2.1收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.2收集積累要求
2.2.1記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。
2.2.2保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。
2.2.3在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。
2.2.4用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。
2.2.5用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
2.2.6用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
2.2.7用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。
2.2.8用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。
2.2.9由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
2.2.10通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。
2.2.11計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
2.3收集、積累方法
2.3.1及時按照要求制作電子文件備份。
2.3.2每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
2.3.3電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
2.3.4電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。
2.3.5電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件;N—無紙電子文件;T—文本文件;I一圖象文件;G—圖形文件;V一影像文件;A—聲音文件;M—多媒體文件;P—計(jì)算機(jī)程序;D—數(shù)據(jù)文件。
3.電子文件的整理
3.1電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中。
3.2電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機(jī)讀目錄。
3.3歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。
4.電子文件的歸檔。
應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機(jī)載體。
4.1歸檔范圍
電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.2歸檔時間
邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。
4.3檢測在進(jìn)行電子文件歸檔工作時，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。
4.4歸檔前的鑒定
電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主，鑒定結(jié)果，在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)只。
4.4.1有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
4.4.2保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分，參照國家關(guān)于文件的'現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5歸檔要求
4.5.1把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復(fù)制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作，
4.5.2本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。
4.5.3存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境
4.5.4將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
4.5.5需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
4.5.6原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。
4.5.7在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。
5.電子檔案的移交與保管。
電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進(jìn)行保管。
5.1檢驗(yàn)
5.1.1檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。
5.1.2檢驗(yàn)項(xiàng)目。
5.1.2.1載體有劃痕，是否清潔。
5.1.2.2有無病毒。
5.1.2.3核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。
5.1.2.4核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。
5.1.3將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫登記表。檢驗(yàn)有合的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。
5.2移交手續(xù)
驗(yàn)收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。
5.3保管要求
電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。
5.3.1歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。
5.3.2環(huán)境溫度選定范圍:
14℃—24℃;相對濕度選定范圍：45%—60%。
5.3.3存放時應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣本隔離。
5.3.4電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。
5.4存效性保證
5.4.1每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。
5.4.2每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。
5.4.3設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時保留時間不少于3年。
5.4.4磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。
5.4.5定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。
5.5利用
5.5.1電子檔案的封存載體不得外借。
5.5.2利用時使用拷貝件。
5.5.3利用時要遵守保密規(guī)定。
5.5.4利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
5.5.5具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時必須符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。
5.6電子檔案的銷毀鑒定。
5.6.1電子檔案的銷毀鑒定，按國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6.2電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。
5.6.3非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
5.7統(tǒng)計(jì)
檔案保管部門應(yīng)及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
文檔管理制度4
醫(yī)保人員管理制度文檔旨在確保醫(yī)療保障體系的高效運(yùn)作，規(guī)范醫(yī)保人員的行為，提高服務(wù)質(zhì)量，保障參保人員權(quán)益。本制度主要包括以下幾個方面：
1. 職責(zé)分工
2. 業(yè)務(wù)流程管理
3. 培訓(xùn)與發(fā)展
4. 行為準(zhǔn)則與道德規(guī)范
5. 監(jiān)督與考核
6. 糾紛處理機(jī)制
內(nèi)容概述：
1. 職責(zé)分工：明確醫(yī)保人員在組織中的'角色和責(zé)任，確保每個人都清楚自己的工作范圍。
2. 業(yè)務(wù)流程管理：規(guī)定醫(yī)保申請、審核、賠付等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的流程，提高工作效率。
3. 培訓(xùn)與發(fā)展：制定定期培訓(xùn)計(jì)劃，提升醫(yī)保人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平。
4. 行為準(zhǔn)則與道德規(guī)范：設(shè)定醫(yī)保人員應(yīng)遵守的職業(yè)操守和道德標(biāo)準(zhǔn)，確保公正公平對待每一位參保人。
5. 監(jiān)督與考核：設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，對醫(yī)保人員的工作進(jìn)行定期評估，以保證服務(wù)質(zhì)量。
6. 糾紛處理機(jī)制：建立有效的投訴和糾紛解決渠道，及時處理參保人的問題。
文檔管理制度5
本脫硫管理制度文檔旨在規(guī)范和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的脫硫工藝管理，確保環(huán)保法規(guī)的合規(guī)性，提高生產(chǎn)效率，降低運(yùn)營成本。內(nèi)容主要包括以下幾個方面：
1. 脫硫設(shè)備的運(yùn)行與維護(hù)
2. 脫硫工藝參數(shù)的監(jiān)控與調(diào)整
3. 廢棄物處理與排放控制
4. 安全操作規(guī)程
5. 員工培訓(xùn)與績效評估
6. 環(huán)保政策與法規(guī)的遵循
內(nèi)容概述：
1. 脫硫設(shè)備的運(yùn)行與維護(hù)：涵蓋設(shè)備的日常檢查、定期保養(yǎng)、故障排查與修復(fù)，以及設(shè)備更新升級策略。
2. 脫硫工藝參數(shù)的`監(jiān)控與調(diào)整：涉及工藝流程的優(yōu)化，參數(shù)設(shè)定與監(jiān)控，以保證脫硫效果。
3. 廢棄物處理與排放控制：規(guī)定廢棄物的收集、儲存、處理方法，以及排放標(biāo)準(zhǔn)的遵守。
4. 安全操作規(guī)程：明確安全操作流程，預(yù)防事故的發(fā)生，保障員工安全。
5. 員工培訓(xùn)與績效評估：制定培訓(xùn)計(jì)劃，提升員工技能，通過績效考核激勵員工遵守制度。
6. 環(huán)保政策與法規(guī)的遵循：定期更新環(huán)保法規(guī)知識，確保企業(yè)行為符合國家和地方的環(huán)保要求。
文檔管理制度6
監(jiān)理文檔管理制度是項(xiàng)目管理中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了從項(xiàng)目啟動到結(jié)束的全過程，涉及各個階段的記錄、報(bào)告、審批和歸檔等工作。主要內(nèi)容包括：
1. 項(xiàng)目啟動文件：如項(xiàng)目建議書、合同協(xié)議、項(xiàng)目范圍說明書等。
2. 設(shè)計(jì)文件：包括設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)格書、工程量清單等。
3. 施工文件：施工日志、質(zhì)量檢查報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告、變更申請等。
4. 監(jiān)理報(bào)告：定期監(jiān)理報(bào)告、專項(xiàng)檢查報(bào)告、質(zhì)量問題處理記錄等。
5. 竣工驗(yàn)收文件：竣工圖、驗(yàn)收報(bào)告、質(zhì)保資料等。
6. 文件控制：版本管理、文件審批流程、保密規(guī)定等。
內(nèi)容概述：
監(jiān)理文檔管理制度應(yīng)涵蓋以下幾個關(guān)鍵方面：
1. 文檔格式與標(biāo)準(zhǔn)：明確各類文檔的.格式、內(nèi)容要求和編寫規(guī)范。
2. 文件審批流程：定義文件的審批權(quán)限和流程，確保文件的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。
3. 文件存儲與檢索：規(guī)定文件的存儲方式、保存期限和檢索方法。
4. 文件變更管理：設(shè)定文件變更的程序，確保信息的及時更新和同步。
5. 文件安全與保密：制定文件的安全保護(hù)措施和保密規(guī)定。
6. 文件使用與傳遞：明確文件的使用權(quán)限和傳遞方式，防止信息泄露和誤用。
7. 文件歸檔與銷毀：規(guī)定文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和銷毀程序，保證信息的完整性和合規(guī)性。
文檔管理制度7
文檔管理制度是企業(yè)運(yùn)營中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索到銷毀的全過程。這一制度不僅涉及紙質(zhì)文檔，也包括電子文檔，旨在確保信息的安全、完整和有效利用。
內(nèi)容概述：
1. 文檔分類與編碼：建立統(tǒng)一的文檔分類標(biāo)準(zhǔn)，便于管理和檢索。
2. 制度流程：定義文檔的生命周期，包括創(chuàng)建、審批、發(fā)布、更新、歸檔和銷毀等環(huán)節(jié)。
3. 權(quán)限管理：明確不同角色對文檔的訪問、修改和審批權(quán)限。
4. 安全保護(hù)：設(shè)置安全措施，防止未經(jīng)授權(quán)的'訪問、篡改和丟失。
5. 存儲與備份：規(guī)定文檔的存儲方式和備份策略，保證數(shù)據(jù)安全。
6. 記錄與審計(jì)：記錄文檔操作日志，便于追蹤和審計(jì)。
7. 培訓(xùn)與執(zhí)行：定期培訓(xùn)員工，確保制度的執(zhí)行和理解。
文檔管理制度8
文檔管理制度是指在組織內(nèi)部建立一套完整的文件和信息管理規(guī)則，旨在確保信息的安全性、準(zhǔn)確性和有效性。它涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、存儲到銷毀的.整個生命周期，旨在提升工作效率，防止信息丟失，保障企業(yè)運(yùn)營的合規(guī)性。
內(nèi)容概述：
1. 文件分類與編碼：確立文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，以便于檢索和管理。
2. 創(chuàng)建與審批流程：明確文件的創(chuàng)建權(quán)限，規(guī)定審批流程，確保信息的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。
3. 存儲與保管：規(guī)定文件的存儲介質(zhì)、期限和地點(diǎn)，確保文件的安全保存。
4. 使用與訪問：設(shè)定文件的使用權(quán)限，控制訪問，防止未經(jīng)授權(quán)的使用或泄露。
5. 更新與修訂：規(guī)定文件更新和修訂的程序，保證信息的時效性。
6. 歸檔與銷毀：設(shè)立歸檔標(biāo)準(zhǔn)，明確文件的保存期限，規(guī)定銷毀流程，防止無用信息占用資源。
文檔管理制度9
餐具管理制度文檔旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的'餐具使用、清潔、存儲和維護(hù)流程，以確保員工的健康安全，提高工作效率，并維護(hù)企業(yè)形象。
內(nèi)容概述：
1. 餐具的采購與驗(yàn)收
2. 餐具的日常使用規(guī)定
3. 餐具清洗與消毒標(biāo)準(zhǔn)
4. 餐具的存儲管理
5. 餐具破損與報(bào)修流程
6. 員工培訓(xùn)與監(jiān)督機(jī)制
文檔管理制度10
脫硫管理制度的重要性不言而喻，它直接影響企業(yè)的環(huán)保形象、經(jīng)濟(jì)效益和社會責(zé)任。良好的脫硫管理能夠：
1. 降低環(huán)境污染，保護(hù)生態(tài)環(huán)境，履行企業(yè)社會責(zé)任。
2. 提升生產(chǎn)效率，減少因設(shè)備故障和工藝問題導(dǎo)致的.停機(jī)時間。
3. 避免因違反環(huán)保法規(guī)導(dǎo)致的罰款和聲譽(yù)損失。
4. 保障員工安全，降低職業(yè)病風(fēng)險(xiǎn)，提升員工滿意度和忠誠度。
文檔管理制度11
保管室管理制度文檔旨在規(guī)范物品的存儲、管理和使用，確保公司資產(chǎn)的安全和高效利用。內(nèi)容主要包括以下幾個方面：
1. 保管室的日常管理規(guī)定
2. 物品入庫、出庫流程
3. 庫存盤點(diǎn)與記錄制度
4. 安全防護(hù)措施
5. 責(zé)任追究與獎懲機(jī)制
內(nèi)容概述：
1. 日常管理：涵蓋保管室的清潔維護(hù)、人員進(jìn)出權(quán)限、工作時間及節(jié)假日管理。
2. 入庫流程：詳細(xì)說明物品接收、驗(yàn)收、登記的步驟。
3. 出庫流程：定義物品借用、領(lǐng)用、歸還的.手續(xù)和審批流程。
4. 盤點(diǎn)制度：規(guī)定定期盤點(diǎn)的時間、方式、責(zé)任人，以及異常處理辦法。
5. 安全防護(hù)：包括防火、防盜、防潮等措施，以及應(yīng)急預(yù)案。
6. 責(zé)任追究：明確違反規(guī)定的處罰措施，激勵員工遵守制度。
文檔管理制度12
第一部分：電子文檔的重要性
公司的電子文檔是公司里面多年積累信息財(cái)富，在公司的發(fā)展和運(yùn)營中有著舉足輕重的作用，占有極其重要的地位。信息社會，信息就是價值，信息就是生產(chǎn)力，但是高度的信息流通以及信息傳遞的便捷性，增加信息泄漏的危險(xiǎn)。盡管防火墻、入侵檢測、V/PN、入侵檢測等安全產(chǎn)品也逐步得到認(rèn)可和應(yīng)用，但是這些產(chǎn)品有一個共同特點(diǎn)：防外不防內(nèi)。
在現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)內(nèi)部員工存在有意或無意對信息的窺探或竊取，而且，相對而言，內(nèi)部人員竊取機(jī)密信息比黑客要來得容易。因此，對公司的電子文檔進(jìn)行制度防范（人防）和計(jì)算機(jī)技術(shù)防范（技防）就具有了迫在眉睫、亟待解決的意義。
同時，公司重要電子文檔安全管理目標(biāo)應(yīng)該是：在嚴(yán)格的安全訪問控制體系管理下，建立資產(chǎn)保護(hù)和防泄密監(jiān)控體系，并兼顧共享和使用知識資產(chǎn)的方便。
第二部分：需要保護(hù)的電子文檔的表現(xiàn)形式
需要保護(hù)的公司的重要電子文檔包含：
內(nèi)部技術(shù)規(guī)范、項(xiàng)目招投標(biāo)文件、歸檔電子文件、提供給客戶的成果文件、重要數(shù)據(jù)庫文件、公司各類電子證書圖片、公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、公司薪酬及年終獎勵電子數(shù)據(jù)等
第三部分：需要保護(hù)的文檔處于的位置
公司重要電子文檔存儲現(xiàn)狀：
以文件、文件夾集中存儲在服務(wù)器的文件夾中（服務(wù)器上）
以MSSQL數(shù)據(jù)庫形式存在于HDGIS系統(tǒng)中（服務(wù)器上）
以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫形式存在于部門的服務(wù)器上（服務(wù)器上）
以文件形式分布于用戶的PC上（工作站上）
解決方案
以文件形式存在于用戶或者公司的u盤、移動硬盤等設(shè)備上（移動設(shè)備上）
文件類型包括：包括過去和現(xiàn)在的MS
OFFICE文檔（如記事本、office20xx、office20xx、office20xx），還有將來的MS
OFFICE文檔（如MS將在20xx年版本的office14），PDF各個版本、DWG各個版本，包括有可能由這些程序?qū)С龅母鱾�未知文件格式，或者加殼產(chǎn)生的未知文件格式。就文件格式來講，應(yīng)該是文件格式處于不斷升級、發(fā)展變化中，因此甚至可以說各個格式均有可能。
第四部分：可能的泄密途徑
可能的泄密途徑，應(yīng)該來講主要包括：服務(wù)器上泄密、工作站泄密、移動設(shè)備解密、網(wǎng)絡(luò)泄密、輸出設(shè)備泄密、客戶泄密幾個方面，主要的表現(xiàn)形式如下：
服務(wù)器泄密：
1、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員在進(jìn)行維護(hù)時使用移動硬盤將服務(wù)器上的資料自備一份。
2、維護(hù)人員知道服務(wù)器密碼，遠(yuǎn)程登陸上，將服務(wù)器上的資料完全的拷到本地或者自己家里的機(jī)器上。
工作站泄密：
1、乘同事不在，開啟同事電腦，瀏覽，復(fù)制同事電腦里的資料。
2、內(nèi)部人員將資料通過軟盤、U盤或移動硬盤從電腦中拷出帶走。
3、將筆記本（或者臺式機(jī)）帶出管控范圍重裝系統(tǒng)或者安裝另外一套系統(tǒng)從而將資料拷走。
4、將筆記本（或者臺式機(jī)）帶出管控范圍利用GHOST程序進(jìn)行資料盜竊。
5、將筆記本（或者臺式機(jī)）的硬盤拆回家盜竊資料，第二天早早來公司安裝上。
6、將辦公用便攜式電腦直接帶回家中。
7、將筆記本（或者臺式機(jī)）帶出管控范圍使用光盤啟動的方式，使用磁盤管理工具將資料完全拷走。
8、將筆記本（或者臺式機(jī)）的硬盤或整機(jī)送修，資料被好事者拷走。
9、電腦易手后，硬盤上的資料沒有處理，導(dǎo)致泄密。
10、筆記本（或者臺式機(jī)）遺失或者遭竊，里面的資料被完整的竊取。
網(wǎng)絡(luò)泄密：
1、內(nèi)部人員通過互聯(lián)網(wǎng)將資料通過電子郵件發(fā)送出去。
2、內(nèi)部人員通過互聯(lián)網(wǎng)將資料通過網(wǎng)頁bbs發(fā)送出去。
3、隨意將文件設(shè)成共享，導(dǎo)致非相關(guān)人員獲取資料。
4、將自己的筆記本帶到公司，連上局域網(wǎng)，竊取資料。輸出設(shè)備（移動設(shè)備）泄密：
1、移動存儲設(shè)備共用，導(dǎo)致非相關(guān)人員獲取資料。移動設(shè)備包括：u盤、移動硬盤、藍(lán)牙、紅外、并口、串口、1394等
2、將文件打印后帶出。
客戶泄密：
1、客戶將公司提供的招標(biāo)文件自用或者給了競爭對手。
2、客戶處管理不善產(chǎn)生的泄密。
第五部分：公司電子文檔安全管理的解決方案
公司電子文檔的.安全管理應(yīng)該包括防止信息泄密的制度建設(shè)和防止信息泄密的計(jì)算機(jī)技術(shù)建設(shè)，簡稱“人防”和“技防”。并且，應(yīng)該是技防和人防并舉，技防需要先行，但“人防”應(yīng)立即跟上。最后對內(nèi)外區(qū)別達(dá)到如圖的效果（引用供應(yīng)商之一提供的圖）：
而在內(nèi)部，又可以達(dá)到如下的效果（引用供應(yīng)商之一提供的圖）：
解決方案
在公司信息中心，主要考慮以下九個場景及對應(yīng)的管理流程，以供領(lǐng)導(dǎo)決策：
1、在公司局域網(wǎng)內(nèi)服務(wù)器上的進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)
在公司局域網(wǎng)絡(luò)內(nèi)，服務(wù)器上的數(shù)據(jù)不進(jìn)行加密，但局域網(wǎng)服務(wù)器上的數(shù)據(jù)被外設(shè)如u盤、移動硬盤等外拷時則自動加密，防止網(wǎng)絡(luò)管理人員將數(shù)據(jù)監(jiān)守自盜，局域網(wǎng)服務(wù)器上的數(shù)據(jù)在被網(wǎng)絡(luò)共享的情況下，也可以進(jìn)行防護(hù)；
2、在公司局域網(wǎng)內(nèi)服務(wù)器上的進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)
在公司局域網(wǎng)絡(luò)內(nèi)，服務(wù)器上的在共享給用戶的加密文件，可以設(shè)置用戶在局域網(wǎng)上的權(quán)限是否具有“重命名”“刪除”“編輯”“讀取”等權(quán)限，以防止有讀取權(quán)限的員工有意或無意刪除服務(wù)器上的文件。
3、在公司局域網(wǎng)內(nèi)服務(wù)器上的進(jìn)行數(shù)據(jù)分類
對公司的重要文件，做基本的分類，對企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一類的最最重要的文檔，經(jīng)過一次性加密處理，可以設(shè)置成“只讀”的權(quán)限，所有的人只具有參考的權(quán)限，不能進(jìn)行編輯，需要的時候可以進(jìn)行更新；對次一級重要的文檔，可以設(shè)置包括成“編輯”，可以讓有權(quán)限的人引用。
4、在公司局域網(wǎng)內(nèi)(包含分所用戶、V/PN接入用戶)
在公司內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)，如果用戶需要打開或編輯公司重要電子文檔，必須先登陸保密系統(tǒng)，可在本機(jī)上查看、編輯或打印公司加密自己有權(quán)限的電子文檔；如果不登陸，將不能查看公司重要的電子文檔，經(jīng)過編輯的電子文檔仍然是加密的。
5、在家加班
在家加班時，如需使用到公司加密的電子文檔，經(jīng)過安裝程序或相應(yīng)授權(quán)或采用離線狗等方式后，能在特定的機(jī)器上打開或編輯加密電子文檔，生成的文檔仍然是加密文檔；回到公司后，可將加密的電子文檔上傳至加密系統(tǒng)中公用；
6、在外出差
在不能訪問公司內(nèi)局域網(wǎng)的情況下，如果需要使用公司加密文檔，經(jīng)過相應(yīng)授權(quán)或采用解決方案離線狗等方式后，可以打開或編輯加密的文檔，形成的仍然是加密文檔；在沒有授權(quán)的機(jī)器不能打開加密的文檔；
7、提供給第三方的文檔
將加密文件解密后，通過U盤、郵件或其他方式給第三方，第三方對電子文檔使用沒有限制；
文檔加密，給對方一個USB狗，只能在有USB的機(jī)器上打開；
文檔加密，設(shè)置一定權(quán)限，比如：限定對方只能打開幾次，只能在某一時間前打開，否則失效；或只能打開查看，不能編輯、打印等；
8、特權(quán)用戶（如公司領(lǐng)導(dǎo)）的權(quán)限管理
對特權(quán)用戶，如公司領(lǐng)導(dǎo)，則可以設(shè)置本地“加密文件夾”的方式，將文件拖到“加密文件夾”則加密，拖到“加密文件夾”之外則解密，以方便公司領(lǐng)導(dǎo)的工作。
9、一般文件解密采取一定的管理流程
非公司領(lǐng)導(dǎo)需要的文件解密，可以采用加密系統(tǒng)的解密流程進(jìn)行，也可以和公司管理系統(tǒng)相集成。
第六部分：對加密軟件的全面要求
對加密軟件的要求主要包括五大部分：軟件廠家需要達(dá)到國家相關(guān)資質(zhì)的要求、軟件功能應(yīng)當(dāng)滿足公司的詳細(xì)要求、軟件實(shí)施應(yīng)具有便捷性、廠家在售后服務(wù)方面應(yīng)具有優(yōu)勢厚勢、軟件本身應(yīng)具有災(zāi)難恢復(fù)建設(shè)。
根據(jù)國家關(guān)于文檔保護(hù)類軟件的銷售規(guī)定，生產(chǎn)廠家應(yīng)當(dāng)必須具有以下幾種資質(zhì)：
1、中華人民共和國公安部頒發(fā)的安全產(chǎn)品銷售許可證
2、中華人民共和國保密局頒發(fā)的涉密信息系統(tǒng)檢測證書（銷售許可證）
3、中國人民解放軍總參謀部頒發(fā)的軍用信息安全產(chǎn)品檢測證書（銷售許可證）
4、中華人民共和國密碼管理局頒發(fā)的商用密碼產(chǎn)品銷售許可證
5、中華人民共和國密碼管理局頒發(fā)的商用密碼產(chǎn)品生產(chǎn)許可證代理商除持有廠家的資質(zhì)外，還必須有廠家給與的代理授權(quán)。
有關(guān)軟件的功能，需要達(dá)到以下幾點(diǎn)：
1、局域網(wǎng)內(nèi)用戶能夠方便的查詢和訪問（閱讀、打�。┘用艿馁Y產(chǎn)�？梢院头何A、BUZZSAW或MSSPS集成，能夠提供二次開發(fā)接口。
2、在服務(wù)器上和客戶端均能初始化掃描，在部署時，對公司已經(jīng)存在的重要電子文檔全部進(jìn)行加密，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。
3、對服務(wù)器上的文件，可以不進(jìn)行加密，但服務(wù)器上的數(shù)據(jù)被外設(shè)如u盤、移動硬盤等外拷時則自動加密，
4、對服務(wù)器上的文件，可以不進(jìn)行加密，局域網(wǎng)服務(wù)器上的數(shù)據(jù)在被網(wǎng)絡(luò)共享的情況下，也可以進(jìn)行保護(hù)：服務(wù)器上的在共享給用戶的加密文件，可以設(shè)置用戶在局域網(wǎng)上的權(quán)限是否具有“重命名”“刪除”“編輯”“讀取”等權(quán)限，以防止有讀取權(quán)限的員工有意或無意刪除服務(wù)器上的文件。
5、對加密的電子文檔設(shè)置嚴(yán)格的分級訪問權(quán)限，權(quán)限模型應(yīng)基于角色分配。
6、進(jìn)入加密環(huán)境可以有多種選擇，以因?qū)Σ煌脩舻男枰�，并且，用戶賬戶可以直接采用AD域賬戶。
7、資產(chǎn)訪問權(quán)限分級控制，訪問類型操作細(xì)分到：讀取、下載、編輯、打印、刪除、重命名，并且可以疊加網(wǎng)上鄰居共享權(quán)限：讀取、編輯、刪除、重命名等，權(quán)限分配通過統(tǒng)一制定策略分發(fā)給客戶端，可以和域管理策略集成（如某一個部門賦予統(tǒng)一權(quán)限）。
8、對密文的剪貼板有明確管理：可以開放、或者禁止、或者在禁止的情況下，仍然信任某些程序使用剪貼板。
9、對于允許帶出局域網(wǎng)的資產(chǎn)可以設(shè)定有效期限，過期后則無法訪問。
10、支持對高度機(jī)密文件的高級權(quán)限，如：打開閱讀次數(shù)、開始結(jié)束時間、總時間
有效期等進(jìn)行控制。
11、對數(shù)據(jù)的訪問應(yīng)留下記錄供事后審計(jì)，數(shù)據(jù)訪問日志包括：修改、打印、閱讀次數(shù)等。對打印操作進(jìn)行監(jiān)控和記錄。
12、限制文件的非法復(fù)制，比如：在禁止的情況下，從word里面粘貼內(nèi)容到excel里面無法實(shí)現(xiàn)。
13、禁止非法截圖，即使通過種種工具截取的圖片要被加密，其中包括錄象軟件。
14、無法復(fù)制密文內(nèi)容上傳到網(wǎng)頁上的(BBS)
等等web途徑進(jìn)行泄密
15、客戶端可以選擇是否登陸加密系統(tǒng)，但如果不登陸加密系統(tǒng)，就不能訪問或編輯公司已經(jīng)加密的電子文檔；
16、支持和OA、HDGIS等系統(tǒng)相結(jié)合的開發(fā)接口，在數(shù)據(jù)導(dǎo)出或下載時提供對文檔的加解密功能并能將系統(tǒng)中文檔的操作權(quán)限對應(yīng)到本加密系統(tǒng)的操作權(quán)限。
17、控制臺有豐富的管理模塊可供選擇，如對工作站的管理、用戶的管理、文件的管理、設(shè)備的管理、審批的管理等等，以應(yīng)對公司未來的各種需求。
18、可防止以下泄密方式：用同等配置機(jī)器進(jìn)行GHOST備份和恢復(fù)工作。
19、保密服務(wù)器認(rèn)證支持V/PN，支持跨網(wǎng)段。
20、將外部電腦設(shè)置成與合法的內(nèi)網(wǎng)終端相同的IP地址后不能成為合法終端，即具有文檔管理限制接入的功能。
21、加密原理和文件格式無關(guān)，即：所有安裝加密程序的WINDOWS客戶端輸出的文件都可以進(jìn)行加密處理。
22、客戶端加解密支持對文件夾的加解密，以支持對領(lǐng)導(dǎo)特權(quán)的支持。
23、文檔應(yīng)當(dāng)具有解密流程，解密流程支持通過郵件的解密。
24、應(yīng)該有多種解密途徑，包括文件夾解密、以機(jī)器為準(zhǔn)的解密、以用戶為準(zhǔn)的解密等等，以備不時之需。
25、客戶端需要有安全的驗(yàn)證方法。（驗(yàn)證和機(jī)器進(jìn)行唯一綁定，并考慮遠(yuǎn)程用戶使用的方便性）。
26、客戶端在脫機(jī)情況下可以正常使用。
27、未經(jīng)系統(tǒng)管理員允許，任何操作不能夠停止和卸載客戶端程序。
28、加密程序應(yīng)保證我公司使用的殺毒軟件、其他管理類軟件沒有沖突。
29、必須保證文件加密系統(tǒng)的穩(wěn)定性，和快速恢復(fù)機(jī)制，如發(fā)生意外造成服務(wù)器癱瘓，必須能在30分鐘到2小時內(nèi)恢復(fù)。
30、客戶端必須方便的遠(yuǎn)程部署。
31、系統(tǒng)本身具有容災(zāi)恢復(fù)系統(tǒng)。
32、日志系統(tǒng)不僅有對用戶的訪問記錄，還應(yīng)該有管理員的訪問記錄，并且日志很容易導(dǎo)出成表格或者圖形。
關(guān)于軟件實(shí)施應(yīng)具有便捷性、廠家在售后服務(wù)方面應(yīng)具有優(yōu)勢厚勢、軟件本身應(yīng)具有災(zāi)難恢復(fù)建設(shè)也是保障軟件能夠成功實(shí)施的關(guān)鍵因素，在實(shí)施方面應(yīng)當(dāng)支持推送，在售后服務(wù)方面響應(yīng)時間和空間應(yīng)該具有優(yōu)勢，可以做到緊急事件1小時到場，1小時處理成功，軟件本身的容災(zāi)就更具有現(xiàn)實(shí)意義了。
第七部分：防止信息泄密的制度建設(shè)
防止信息泄密的制度建設(shè)主要指的是“人防”，即相關(guān)管理規(guī)范建設(shè)和相關(guān)的懲罰措施建設(shè)。在企業(yè)內(nèi)成功應(yīng)用的任何管理類軟件，均需要有一定的管理制定相結(jié)合。這也是加密系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)成功運(yùn)行的關(guān)鍵。因此公司需要針對重要電子文檔安全制定相關(guān)的管理制度，管理制定應(yīng)該包括：
1、文檔解密規(guī)定
2、離線鎖使用規(guī)定
3、打印規(guī)定
4、日志管理規(guī)定
5、權(quán)限管理規(guī)定
6、文件外發(fā)規(guī)定
7、違反此規(guī)定后相關(guān)的處罰
相關(guān)規(guī)定需要在研究公司所選擇了服務(wù)廠商后，根據(jù)其軟件管理流程和公司管理流程相融合方可指定出詳細(xì)規(guī)定。
文檔管理制度13
一、總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。同級相關(guān)方函、電、來文。
二、收文的管理
第三條 公文的簽收：
凡來公司公啟文件（除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收
第四條 公文的編號保管：
1、 辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應(yīng)及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。
2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室 收發(fā)員進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。
第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
1、凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室 收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第六條 文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、辦公室收發(fā)員對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。
三、發(fā)文的管理
第七條 發(fā)文的規(guī)定：公司上報(bào)下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。
第八條 發(fā)文的范圍：
1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、下發(fā)文件主要用于：（1）公布規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng)；（4）公布重大經(jīng)營管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào)；（6）其他有關(guān)重大事項(xiàng)；
3、上行文件主要用于：（1）對上級呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定；外發(fā)文主要用于：（2）同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。
4、在日常經(jīng)營管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
5、各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，可以各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求
第九條 發(fā)文程序規(guī)定：
1、各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請；擬搞人應(yīng)填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期；
2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。
3、 辦公室對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿；
4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理清楚；
6、需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；
7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打�。�
8、文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
五、文件的'借閱和清退
第十條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。
第十一條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條 文件的歸檔范圍：
以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。
七、文件的銷毀
第十五條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。
文檔管理制度14
文檔資料管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在規(guī)范文件的創(chuàng)建、存儲、使用、更新和廢棄等全過程，確保信息的安全、準(zhǔn)確和有效利用。它涵蓋了以下幾個主要方面：
1. 文件分類與編碼：明確各類文檔的分類標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，便于管理和檢索。
2. 創(chuàng)建與審批流程：規(guī)定文檔的創(chuàng)建、修訂和審批流程，保證內(nèi)容的.準(zhǔn)確性與合規(guī)性。
3. 存儲與備份：制定存儲策略，包括物理存儲和電子存儲，以及定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。
4. 使用權(quán)限與訪問控制：設(shè)定不同層級員工的訪問權(quán)限，保障信息安全。
5. 更新與版本管理：規(guī)定文檔的更新規(guī)則，保持信息的時效性，并進(jìn)行版本控制。
6. 分發(fā)與共享：明確文檔的分發(fā)范圍和方式，確保信息傳遞的有效性。
7. 歸檔與銷毀：建立歸檔制度，規(guī)定文檔的保存期限，到期后的處理方式。
內(nèi)容概述：
該制度需要涵蓋以下關(guān)鍵領(lǐng)域：
1. 法規(guī)遵從性：確保所有文檔管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)，如數(shù)據(jù)保護(hù)法、知識產(chǎn)權(quán)法等。
2. 內(nèi)部流程：與企業(yè)內(nèi)部的其他管理體系（如質(zhì)量管理體系、項(xiàng)目管理體系）相協(xié)調(diào)。
3. 技術(shù)支持：利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔的電子化管理，如使用文檔管理系統(tǒng)（dms）。
4. 員工培訓(xùn)：定期對員工進(jìn)行文檔管理的培訓(xùn)，提高其文檔處理能力。
5. 監(jiān)控與評估：設(shè)置定期檢查機(jī)制，評估制度執(zhí)行情況，及時調(diào)整優(yōu)化。
文檔管理制度15
為了進(jìn)一步加強(qiáng)教育處的內(nèi)涵建設(shè)，促進(jìn)處室各項(xiàng)工作規(guī)范化、科學(xué)化、可持續(xù)化管理和發(fā)展，提高工作效率，規(guī)范文檔管理工作，特制定本制度。
1、所有收文、發(fā)文工作均指定專人負(fù)責(zé)，未經(jīng)許可，不得隨便代理收發(fā)工作，以免造成工作混亂。收發(fā)人員必須根據(jù)有關(guān)文件資料，如實(shí)填寫收文登記薄、發(fā)文登記薄。對未登記完畢的文件材料，不得先行使用、閱讀。
2、收發(fā)文范圍包括：文件、傳真、郵件以及通過郵件、無紙化傳輸系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)收發(fā)的各種文檔資料。
3、收發(fā)文件等資料應(yīng)及時、準(zhǔn)確送交處長，不得延誤和積壓;對貴重物品、匯款、郵包，要及時登記，并由個人簽字領(lǐng)取;對投遞錯誤的文件應(yīng)及時退回。
4、對醫(yī)院交閱的上級來文等文件，任何人不得截留、保存，專人將文件登記并交由處長審閱后復(fù)印一份，將原件及時交回醫(yī)院辦公室。出差或開會帶回的文件材料，返回后次日登記歸檔，文件涉及內(nèi)容需相關(guān)處室或科室具體落實(shí)完成的，由專人根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)和處長閱處意見給予復(fù)印或摘錄，送有關(guān)處室或科室落實(shí)，專人對落實(shí)處理情況進(jìn)行督辦。
5、發(fā)文文件草擬必須使用《發(fā)文稿紙》，按照處室工作分工對口起草，文稿清樣做到三校，一由擬稿人自行校對，確保數(shù)據(jù)文字準(zhǔn)確無誤后，經(jīng)處長在核稿欄簽字審批后交醫(yī)院辦公室。二由辦公室負(fù)責(zé)再次文字校對無誤后，確定主題詞，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。三是文稿清樣經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式行文，蓋章。文件內(nèi)容涉及機(jī)密的，須按規(guī)定注明密級。
6、處室實(shí)施的每項(xiàng)工作全過程的電子文檔實(shí)行處室的移動硬盤、電腦雙存儲，電子文檔務(wù)必注明成文的時間，經(jīng)處長審閱后，實(shí)施每項(xiàng)工作的'負(fù)責(zé)人分別在OA網(wǎng)、醫(yī)院外網(wǎng)上發(fā)布。
7、處室實(shí)施的每項(xiàng)工作全過程的電子文檔打印后，及時將電子文檔和紙質(zhì)文檔各一份，分類歸檔、保存。
8、嚴(yán)守工作機(jī)密，處室的各種文件、資料等檔案(含電子文檔)由專人保管，專柜存放，嚴(yán)格借閱、借用手續(xù)，確保文件、資料等檔案的安全、全面，發(fā)現(xiàn)失竊和泄密事件，及時報(bào)告處長并查處。
9、處室的各種文件、資料等紙質(zhì)檔案，由專人按類別于次年一月內(nèi)立卷裝訂后，分類存檔，專柜保存;電子文檔由專人按類別于次年一月內(nèi)存儲于處室的移動硬盤。
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