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物資采購(gòu)及出入庫(kù)管理制度
在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中,制度對(duì)人們來說越來越重要,制度是維護(hù)公平、公正的有效手段,是我們做事的底線要求。那么擬定制度真的很難嗎?下面是小編精心整理的物資采購(gòu)及出入庫(kù)管理制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
1、總則
1.1為了規(guī)范公司的物資采購(gòu),降低物資采購(gòu)成本,確保公司各項(xiàng)物資供應(yīng),加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)的監(jiān)督管理,特制定本制度。
1.2本制度是公司物資采購(gòu)管理的基本規(guī)范,適用于公司物資的采購(gòu)以及出入庫(kù)管理。
1.3采購(gòu)部應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)信息做到比質(zhì)、比價(jià)采購(gòu),同時(shí),在付款方式上,做到貨到付款,或分期付款,減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。
2、采購(gòu)部職責(zé)以及工作原則
2.1采購(gòu)部崗位職責(zé)
(1)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)管理制度和內(nèi)部各崗位職責(zé)的制定;
。2)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)員、計(jì)劃員及檔案管理員的監(jiān)督與管理;
。3)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)計(jì)劃的制定,采購(gòu)合同的簽訂及保管;
。4)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的詢價(jià)、議價(jià)、比質(zhì)、比價(jià);
。5)負(fù)責(zé)本部門按時(shí)、保質(zhì)、保量地完成所需各項(xiàng)物資的采購(gòu)工作;
。6)負(fù)責(zé)管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生、安全工作。
。7)負(fù)責(zé)做好各項(xiàng)檔案的管理工作,如采購(gòu)合同、各種審批文件及公司下發(fā)的各種文件;
(8)負(fù)責(zé)建立采購(gòu)物資臺(tái)帳、借款明細(xì)帳及公司應(yīng)付帳款,定期與財(cái)務(wù)部對(duì)帳并協(xié)助實(shí)施物資盤點(diǎn)。
2.2物資采購(gòu)原則
。1)未經(jīng)審批的物資一律不得采購(gòu);
(2)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的庫(kù)存物資應(yīng)優(yōu)先使用;
。3)建立合格供應(yīng)商名錄時(shí),采購(gòu)遠(yuǎn)近搭配的原則;
。4)采購(gòu)物資時(shí),應(yīng)盡量通過銀行結(jié)算,減少現(xiàn)金結(jié)算;
(5)在比價(jià)過程中,嚴(yán)格執(zhí)行同類產(chǎn)品比質(zhì)量,同樣質(zhì)量比價(jià)格,同樣價(jià)格比服務(wù)的原則,擇優(yōu)確定采購(gòu)單位;
。6)對(duì)于先試用的物資,必須由使用部門出具試驗(yàn)報(bào)告,并由審批后,方可采購(gòu)。
。7)盡量避免當(dāng)日使用,當(dāng)日采購(gòu),一定要做到提前采購(gòu)。
3、物資采購(gòu)管理
3.1物資采購(gòu)一般規(guī)定
3.1.1為節(jié)約采購(gòu)成本,公司實(shí)行按月上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)部編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí),要從實(shí)際工作出發(fā),避免盲目提報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃,避免物資積壓損失。
3.1.2公司各部門要按程序報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃,在每月的日前向采購(gòu)部報(bào)下月的采購(gòu)計(jì)劃,然后由采購(gòu)部匯總后統(tǒng)一上交公司經(jīng)理辦公室。
3.1.3各部門提供的需采購(gòu)物資的規(guī)格型號(hào)必須完整,如不完整所造成的損失由原材料清單提報(bào)人負(fù)責(zé)%的經(jīng)濟(jì)損失,所在部門承擔(dān)%;同時(shí),采購(gòu)部有權(quán)拒絕采購(gòu)型號(hào)不完整的物資。
3.1.4物資采購(gòu)時(shí)必須嚴(yán)格按照采購(gòu)原則、采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu),做到不錯(cuò)訂、不漏訂,及時(shí)準(zhǔn)確地做好物資貨源的落實(shí)工作。簽訂物資采購(gòu)合同時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度,合同中要明確數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、結(jié)算方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、包裝、運(yùn)輸、驗(yàn)收方式、經(jīng)辦人經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及其它需要明確的事項(xiàng)。一般情況下,按照公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂合同,如有特殊情況,與公司律師顧問聯(lián)系后,再簽定合同。
3.1.5物資采購(gòu)時(shí),如使用單位出具的原材料出現(xiàn)短缺現(xiàn)象,采購(gòu)部應(yīng)征求使用單位意見,在使用單位同意,并簽字確認(rèn)后方可采購(gòu)使用單位愿意接受的代用品,否則,出現(xiàn)后果由采購(gòu)部負(fù)直接責(zé)任。
3.1.6采購(gòu)部未能及時(shí)完成的采購(gòu)任務(wù),應(yīng)及早報(bào)主管生產(chǎn)副總經(jīng)理說明原因,擬定補(bǔ)救措施。
3.1.7《生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單》、《非生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單》一式聯(lián),各部門審核簽批齊全后,必須交到每聯(lián)上的指定部門,以便統(tǒng)計(jì)核對(duì)。
3.2物資請(qǐng)購(gòu)
3.2.1生產(chǎn)物資的請(qǐng)購(gòu):由采購(gòu)部采購(gòu)人員針對(duì)需采購(gòu)的物資,依公司存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算、參酌庫(kù)存情況,進(jìn)行市場(chǎng)摸價(jià)、貨比三家后,如實(shí)逐項(xiàng)填寫“生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單”,并按“計(jì)劃單”下方所設(shè)會(huì)簽部門依次審核簽批后,將“計(jì)劃單”分交給相關(guān)部門統(tǒng)計(jì)備查。具體流程如下:
部門采購(gòu)員編制《生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單》 →部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)科→總經(jīng)理→部門采購(gòu)員→交財(cái)務(wù)科和辦公室統(tǒng)計(jì)→采購(gòu)。
3.2.2非生產(chǎn)物資的領(lǐng)用及請(qǐng)購(gòu):非生產(chǎn)物資的領(lǐng)用由各部門依照本部門的實(shí)際需求,每月初預(yù)報(bào),填寫《非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計(jì)劃單》,經(jīng)相關(guān)部門依次審核簽批后,交由采購(gòu)部門進(jìn)行匯總采購(gòu)后,憑審核簽批手續(xù)齊全的《非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計(jì)劃單》向物資管理部門領(lǐng)用。非生產(chǎn)物資的申領(lǐng)與采購(gòu)流程如下:
部門人員編制《非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計(jì)劃單》 →部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)科→總經(jīng)理→辦公室統(tǒng)計(jì)→采購(gòu)部按匯總好的申領(lǐng)計(jì)劃,編制《非生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單》→財(cái)務(wù)科→總經(jīng)理→交辦公室統(tǒng)計(jì)→采購(gòu)。
3.2.3緊急請(qǐng)購(gòu):對(duì)于緊缺、急用物資,應(yīng)至少提前2日、持相關(guān)部門及總經(jīng)理核批后的“物資采購(gòu)申請(qǐng)單”與采購(gòu)人員取得聯(lián)系,以便及時(shí)備貨、保證使用。如遇總經(jīng)理外出,由請(qǐng)購(gòu)部門電話請(qǐng)示總經(jīng)理同意后,如實(shí)逐項(xiàng)填寫“物資采購(gòu)計(jì)劃單”,并在"備注欄"注明原因,方可采購(gòu),凡緊急請(qǐng)購(gòu)的物資,必須在1-2天內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。具體流程如下:
部門采購(gòu)員編制《生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單》 →部門負(fù)責(zé)人電話請(qǐng)示總經(jīng)理同意后→部門采購(gòu)員→ 1-2天內(nèi)按“物資采購(gòu)計(jì)劃單簽批流程”補(bǔ)批手續(xù)。
3.3采購(gòu)程序
3.3.1采購(gòu)員在采購(gòu)時(shí)對(duì)同一種商品應(yīng)至少比價(jià)三家以上。
3.3.2采購(gòu)員通過電話、傳真“詢價(jià)單”、E—mail、實(shí)地考察等方式進(jìn)行尋價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。
3.3.3采購(gòu)員要如實(shí)、認(rèn)真、工整、逐項(xiàng)填寫“物資采購(gòu)計(jì)劃單”中的各項(xiàng)目,不得虛填,不得空項(xiàng),無法填寫的應(yīng)在“備注”欄內(nèi)注明。
3.3.4總經(jīng)理對(duì)比價(jià)項(xiàng)進(jìn)行核查、審查完畢后在《非、生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單》上的“總經(jīng)理審批意見”欄確認(rèn)合適供應(yīng)商,并在下方“總經(jīng)理”處簽名。(此條僅對(duì)重要原材料或是數(shù)量金額較大的訂單)
4、物資驗(yàn)收入庫(kù)管理
4.1物資驗(yàn)收入庫(kù)一般規(guī)定
4.1.1采購(gòu)人員辦理完采購(gòu)手續(xù)后要及時(shí)跟蹤物資的入庫(kù)情況。物資入庫(kù)時(shí),采購(gòu)人員要協(xié)同保管人員與交貨人、使用部門主管或質(zhì)量管理部門辦理驗(yàn)收手續(xù),核對(duì)清點(diǎn)物資名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量是否與計(jì)劃、合同及購(gòu)貨憑證相符,檢查包裝封印是否完好,計(jì)量物資按凈重驗(yàn)收,保管人員和采購(gòu)人員應(yīng)按驗(yàn)收單上的要求簽字,以履行其職責(zé)。
4.1.2倉(cāng)庫(kù)保管人員在驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題,要及時(shí)通知物資使用部門和物資采購(gòu)人員,并同時(shí)做出記錄備案,分清責(zé)任,責(zé)任不清時(shí)嚴(yán)禁驗(yàn)收入庫(kù)。
4.1.3驗(yàn)收中的不合格物資,嚴(yán)禁接受,如出現(xiàn)工作失誤或故意驗(yàn)收,保管人員負(fù)全部經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
4.1.4采購(gòu)人員對(duì)款已付而貨未到,或貨到發(fā)票未到,應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方經(jīng)辦人,盡快查實(shí)情況。
4.2物資驗(yàn)收入庫(kù)程序
庫(kù)管員對(duì)物資的數(shù)量、品種、規(guī)格、供貨方等對(duì)應(yīng)《非、生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單》進(jìn)行驗(yàn)收,核實(shí)無誤后開具《入庫(kù)單》并在入庫(kù)單上簽字作為入庫(kù)及驗(yàn)收合格依據(jù)。對(duì)于急用生產(chǎn)物資,庫(kù)管員須到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收,并依照物資出入庫(kù)規(guī)定流程辦理出入庫(kù)手續(xù)。具體流程:
采購(gòu)員或供應(yīng)商送貨到庫(kù)→庫(kù)管員與《非、生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單》核對(duì)驗(yàn)收無誤后開具《入庫(kù)單》 →部門負(fù)責(zé)人核實(shí)《入庫(kù)單》簽字→庫(kù)管員入賬。
4.3采購(gòu)物資的發(fā)票入賬流程
發(fā)票→庫(kù)管員將《入庫(kù)單》附在發(fā)票后→部門負(fù)責(zé)人在發(fā)票上簽字→財(cái)務(wù)部→總經(jīng)理→財(cái)務(wù)入賬。
5、物資出庫(kù)管理(本部分也可以單獨(dú)列出,企業(yè)根據(jù)實(shí)際需求擬定)
5.1物資出庫(kù)一般規(guī)定
5.1.1物資的領(lǐng)用、發(fā)放,需按“先進(jìn)先出,計(jì)劃供應(yīng),節(jié)約用料”的總原則進(jìn)行發(fā)料,發(fā)貨時(shí)要堅(jiān)持一核對(duì)、二簽字、三記帳、四盤點(diǎn)的程序,對(duì)違反發(fā)料原則造成物資失效、霉變、大料小用、優(yōu)材劣用以及差錯(cuò)等損失,保管人員承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
5.1.2各部門領(lǐng)用材料時(shí),必須填制“領(lǐng)料單”,由經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人簽字,倉(cāng)庫(kù)保管員按簽字后的領(lǐng)料單開出庫(kù)單進(jìn)行發(fā)貨,并將領(lǐng)料單附在出庫(kù)單的后面,填寫出庫(kù)單時(shí)必須按出庫(kù)單規(guī)定的格式填寫完整。
5.1.3保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守先辦理領(lǐng)料手續(xù)后出貨的原則,嚴(yán)禁先出貨后補(bǔ)辦手續(xù)和白條發(fā)貨。
5.1.4各部門領(lǐng)用材料時(shí),應(yīng)嚴(yán)格按照部門領(lǐng)料單規(guī)定的內(nèi)容和要求填寫,不準(zhǔn)在領(lǐng)料單上作任何改動(dòng),如填寫錯(cuò)誤必須重寫。
5.1.5各種物資材料的轉(zhuǎn)讓和外售時(shí),需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批,(經(jīng)辦人按購(gòu)入物資成本,(含運(yùn)費(fèi),采購(gòu)費(fèi)用等)另加管理費(fèi),進(jìn)行對(duì)外報(bào)價(jià)),倉(cāng)庫(kù)保管人員憑財(cái)務(wù)部收款憑證,方可辦理出庫(kù)手續(xù)。
5.1.6辦公用品的領(lǐng)用:各部門在領(lǐng)用辦公用品時(shí),一律憑部門月底填寫的辦公用品申請(qǐng)表中明細(xì),由辦公室主任審批,辦理領(lǐng)用登記手續(xù)。
5.1.7生產(chǎn)用原料、勞動(dòng)工具、維護(hù)材料(包括設(shè)備配件等)的領(lǐng)用:領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人審批,領(lǐng)用后做登記管理,工具統(tǒng)一采用“交舊領(lǐng)新”制。
5.1.8物資出庫(kù)后倉(cāng)庫(kù)保管員要及時(shí)登記賬簿,倉(cāng)庫(kù)保管員按月要與成本會(huì)計(jì)核對(duì)賬目,確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確無誤,成本會(huì)計(jì)按月向財(cái)務(wù)部填報(bào)物資進(jìn)、銷、存月報(bào)表,財(cái)務(wù)部相關(guān)人員要協(xié)同保管員和成本會(huì)計(jì)每月對(duì)貨物進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn),做到賬賬相符,賬物相符,賬卡相符,卡物相符。
5.1.9所有發(fā)料憑證、原始單據(jù)應(yīng)由保管人員妥善保管,按月裝訂,發(fā)料憑證、原始單要按財(cái)務(wù)制度的保管時(shí)間和銷毀程序辦理,不可丟失,否則,應(yīng)承擔(dān)全部經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
5.1.10退庫(kù)的材料范圍包括生產(chǎn)任務(wù)完成或竣工多余物資;借領(lǐng)、借發(fā)物資;車間小庫(kù)多余物資。退庫(kù)時(shí),物資必須完好,物資退庫(kù)單與原領(lǐng)料單內(nèi)容要相同,物資退庫(kù)時(shí)保管員要認(rèn)真進(jìn)行驗(yàn)收,因物資質(zhì)量不合格退庫(kù),必須進(jìn)行技術(shù)鑒定,出示有充分?jǐn)?shù)據(jù)的檢查證明方能退庫(kù),以便與生產(chǎn)廠家交涉退貨。
5.1.11對(duì)超儲(chǔ)物資應(yīng)積極調(diào)劑,正常存儲(chǔ)物資一般不予調(diào)劑,凡對(duì)外調(diào)劑的物資必須由物資采購(gòu)人員申請(qǐng),分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批,其他任何人無權(quán)處理。
5.1.12嚴(yán)禁將物資借給外單位(個(gè)人)使用,違者罰款元,同時(shí)追回外借物資,追回物資磨損、損壞的,由責(zé)任人按價(jià)賠償。
5.2物資出庫(kù)程序
5.2.1領(lǐng)用部門必須持有符合規(guī)定、符合制度、簽字齊全的領(lǐng)料單前往倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用。
5.2.2倉(cāng)庫(kù)保管員嚴(yán)格執(zhí)行憑領(lǐng)料單發(fā)貨,《領(lǐng)料單》上所列領(lǐng)用各項(xiàng)(貨物名稱、數(shù)量等),必須與《非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計(jì)劃單》、《生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃單》上所列各項(xiàng)完全一致,核實(shí)無誤后方可發(fā)貨。領(lǐng)用流程如下:
使用部門填制領(lǐng)料單→部門負(fù)責(zé)人簽字→庫(kù)管員核實(shí)→開出庫(kù)單發(fā)貨→臺(tái)賬登記。
6、附則
6.1本制度解釋權(quán)歸屬本公司,由部門具體負(fù)責(zé)解釋與修訂。
6.2本制度自動(dòng)列入公司規(guī)章制度序列中。
6.3本制度自總經(jīng)理簽字后即生效。
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