檔案管理制度

時間：2024-05-08 10:48:10 制度我要投稿

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[經典]檔案管理制度通用

　　現(xiàn)如今，制度使用的頻率越來越高，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結構。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編收集整理的檔案管理制度通用，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

[經典]檔案管理制度通用

檔案管理制度通用1

　　1、檔案庫房管理應堅持“以防為主、防治結合”的方針和“堅固實用、安全防范、科學管理、利用方便”的原則，檔案庫房應具有防火、防盜、防光、防塵、防有害生物、防高溫、防潮濕、防污染等安全防護措施，確保檔案的安全保管。

　　2、檔案庫房應配備溫濕度控制和調節(jié)設備（如空調、去濕機），其溫度應控制在14℃－24℃，相對濕度應控制在45％－60％。溫濕度記錄要有專人負責，每天記錄一次，要積累保存好測試的數(shù)據、用以掌握庫內溫濕度變化規(guī)律，控制和調節(jié)庫房濕溫度，并做好采取的`措施及其變化情況記錄工作。

　　3、嚴格執(zhí)行檔案進出庫登記制度，建立健全登記手續(xù)。

　　4、每年定期對室藏檔案進行一次檢查，清點檔案數(shù)量，及時發(fā)現(xiàn)需修整的檔案，填寫檢查記錄，確保檔案的完整與安全。

　　5、在檔案庫房入口處統(tǒng)一設置檔案存放位置索引（平面示意圖），檔案柜架應有統(tǒng)一的反映檔案存放內容的標牌。

　　6、檔案排架應按照從左到右、自上而下的方法，系統(tǒng)反映檔案類目設置的具體順序。

　　7、檔案柜架排列應避免陽光直射，庫房窗戶應加窗簾；柜架與墻壁應保持一定距離；為減少紫外線對檔案的影響，庫房內應采用白熾燈照明。

　　8、庫房內禁止吸煙，不得堆放雜物或與檔案無關的物品。

　　9、檔案管理人員應定期對庫房進行打掃，保持庫房的清潔衛(wèi)生；離開庫房要及時關門上鎖，每日下班前要進行安全檢查，切斷電源，關好門窗。

　　10、非檔案工作人員不得隨意進入檔案庫房。

檔案管理制度通用2

　　本公司素以嚴格規(guī)范的管理而著稱，在xx行政中心實施物業(yè)管理過程中，我們將依然按照iso9001質量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法，作到治而不亂、管而不死，堅決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務相結合的路線。

　　常言道：'沒有規(guī)矩，不成方圓',必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務的保證，要使該物管區(qū)域的管理與服務走上正軌，實現(xiàn)標準化、規(guī)范化和制度化的管理，必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度，這些制度的建立，是以政府相關法律法規(guī)和公司的經營宗旨、經營范圍和業(yè)主需求的為依據，并在多年的實踐運作中反復補充修改，逐步健全完善和提高的。

　　概括地說，這些制度包括兩大方面：

　　一是公司操作管理制度，是公司在各物管點提供優(yōu)質服務的操作準則和依據，其總體涵蓋：公眾制度部分，內部崗位責任制，管理運作制度和考核標準，它們整合形成一套完整的操作體系，以指導日常物業(yè)服務的方方面面，與傳統(tǒng)的管理方式相比，其更顯科學、規(guī)范。

　　二是專門針對xx區(qū)行政中心物業(yè)服務項目所制訂的系列內部崗位制度，它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規(guī)范、考核標準等，這一套制度的建立，為該物業(yè)服務項目完善內部機制，造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎，以完美的物業(yè)服務夯實政府辦事效率，提升政府形象。

　　一、規(guī)章制度的建立與管理

　　1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的.建立應符合相關的法律法規(guī)，所有管理制度的建立，均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎，物業(yè)管理活動中各法律主體的合法權益，特別對行政中心我們的責任和義務進行細化，并使之制度化、規(guī)范化，以保證如實履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務。

　　2、在建立xx區(qū)行政中心物業(yè)管理內部管理制度時，以我公司現(xiàn)有的管理運作制度和iso9000質量體系為基礎，結合行政中心物業(yè)管理的具體特點和要求，并導入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系，對整個規(guī)章制度體系作適當?shù)男抻喓驼�，使整套�?guī)章制度體系更切合實際，操作性更強。

　　3、規(guī)章制度注重服務、管理和責任的統(tǒng)一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關聯(lián)。

　　4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性，使績效考核評估具有標準尺度和依據，又能激發(fā)員工工作熱情。

　　5、注重物業(yè)管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關系，梳理各個環(huán)節(jié)，用制度使其環(huán)環(huán)相扣，做到有序規(guī)范的運作，協(xié)調一致。

　　6、制度文字條款簡明扼要，便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。

　　(規(guī)章制度的內容見物業(yè)管理服務方案附件《管理制度匯編》)。

　　二、檔案的建立與管理

　　規(guī)章制度的執(zhí)行，需要通過檔案管理手段來實現(xiàn)。xx區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進行的，對相關記錄進行規(guī)范、整理、歸檔，做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規(guī)范、有記錄。因此，我們將在行政中心配備專職檔案管理人員，對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統(tǒng)的管理，為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據和信息支撐。

　　三、物業(yè)管理檔案的分類

　　1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規(guī)定以及質量體系中的質量記錄控制程序等為工作依據，做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。

　　2、物業(yè)管理檔案按三個層面進行分類管理：

　　(1)第一層面：以建設部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標準》建立管理檔案框架，對檔案資料采用統(tǒng)一格式。

　　(2)第二層面：融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等，通過適應性修改，形成復合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。

　　(3)第三層面：將執(zhí)行復合型管理體系文件、相關規(guī)章制度的各種現(xiàn)場記錄補充到管理檔案架構中，形成檔案管理的終端。

　　3、xxxxxx區(qū)行政中心是xx區(qū)政府的首腦機關，保密范圍涉及到原始文件資料，其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此，我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。

檔案管理制度通用3

　一、目的

　　為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

　　二、適用范圍

　　適用于公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。

　　三、職責

　　公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

　　四、原則

　　分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　五、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

　　六、程序

　　1、新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)為平臺進行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。

　　2、檔案建立：新員工經考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的復印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職（失業(yè)）證明等。

　　七、為保證員工檔案信息的及時性和準確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時效性強的優(yōu)點，及時更新、變化的資料進行系統(tǒng)錄入，具體時限要求如下：

　　1、新員工入職、員工調動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，并進行紙質檔案歸檔；

　　2、組織機構變動、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔；

　　3、社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔。

　　八、人事檔案借/調閱

　　1、調閱員工的.人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》并經有效批準。

　　2、本部門員工的人事檔案調閱需經部門主管批準。

　　3、部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，并報總經理批準。

　　4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閱。

　　5、調閱檔案原則上在行政人事部門內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管

　　批準。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印，借出的檔案必須在2天內歸還。