檔案管理制度

時(shí)間：2023-10-11 07:09:10 制度我要投稿

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[優(yōu)]檔案管理制度15篇

　　在學(xué)習(xí)、工作、生活中，制度使用的情況越來(lái)越多，制度是國(guó)家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。大家知道制度的格式嗎？以下是小編整理的檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

[優(yōu)]檔案管理制度15篇

檔案管理制度1

　　一、根據(jù)歸檔范圍，應(yīng)歸檔的文件資料一律歸案存放。

　　二、學(xué)校設(shè)有檔案專(zhuān)用庫(kù)房、檔案櫥。

　　三、庫(kù)房堅(jiān)固，有鐵窗欄、窗簾，能夠防盜。

　　四、學(xué)校有檔案工作分管校長(zhǎng)、主任，由專(zhuān)職人員管理檔案。

　　五、要求管理人員不得擅自提供、抄錄、復(fù)制保密文件。

　　六、要求管理人員不該說(shuō)的機(jī)密不說(shuō)，不出賣(mài)保密文件。

　　七、不得擅自損壞、銷(xiāo)毀、涂改保密檔案。

　　八、如有泄密行為，依法律追究刑事責(zé)任。

檔案管理制度2

　　一、檔案科所有工作人員都有保護(hù)檔案義務(wù)，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。

　二、各類(lèi)檔案的借（查）閱，必須填寫(xiě)《檔案借（查）閱申請(qǐng)單》

　　三、個(gè)人檔案一律須托管人員本人、或委托書(shū)指定的委托人，經(jīng)過(guò)相關(guān)審批流程后方可借閱。

　　四、外單位來(lái)人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請(qǐng)單》并經(jīng)科長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)，方可查閱。

　　五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　六、外借的`檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開(kāi)、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

　　七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷(xiāo)毀等，應(yīng)立即知會(huì)辦公室進(jìn)行處置。

八、檔案室對(duì)外借逾期未歸還的檔案，要及時(shí)做好催還工作。

　　九、借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)做好清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員與借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

檔案管理制度3

　　為了貫徹執(zhí)行《檔案法》，適應(yīng)辦公自動(dòng)化及檔案管理規(guī)范化的要求，加強(qiáng)本局文書(shū)檔案管理，制定本制度。

　　一、文件材料歸檔范圍

　　(一)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。

　　1、上級(jí)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要材料;

　　2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及非本局主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　3、代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本，上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本局的文件(包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載);

　　4、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本局工作時(shí)的重要講話、題詞、照片和有保存價(jià)值的錄音、錄像等材料;

　　5、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

　　(二)本級(jí)的文件材料。

　　1、局黨組、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議文件材料，召開(kāi)的工作會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議材料;

　　2、頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿;

　　3、本級(jí)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，下級(jí)單位的請(qǐng)示與本級(jí)的批復(fù)文件;

　　4、內(nèi)部職能部門(mén)活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

　　5、檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料;

　　6、內(nèi)部職能部門(mén)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料;

　　7、形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;

　　8、黨委、團(tuán)委、工會(huì)等內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料;

　　9、內(nèi)容重要的人民來(lái)信、來(lái)訪材料，領(lǐng)導(dǎo)的指示和本機(jī)關(guān)處理來(lái)信來(lái)訪形成的記錄、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析等;

　　10、征用土地及基本建設(shè)工程施工文件材料;

　　11、制定的規(guī)章制度等文件材料;

　　12、年鑒、大事記、工作簡(jiǎn)報(bào)以及反映本局重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)。有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　13、干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、錄用、調(diào)資、退職、退休、離休、評(píng)殘、撫恤、死亡、獎(jiǎng)懲，黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊(cè)、報(bào)表，轉(zhuǎn)移關(guān)系存根等文件材料;

　　14、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊(cè);

　　15、編印的情況反映、簡(jiǎn)報(bào)等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;

　　16、與有關(guān)單位和個(gè)人簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料;

　　17、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

　　(三)同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料。

　　1、同級(jí)單位和非隸屬單位頒發(fā)的'非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　2、相關(guān)單位對(duì)本局工作檢查形成的重要文件;

　　3、同級(jí)單位和非隸屬單位與本局聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件等。

　　(四)下級(jí)單位的文件材料。

　　1、下級(jí)單位報(bào)送的重要工作計(jì)劃、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件;

　　2、下級(jí)單位報(bào)送的重要工作、重大活動(dòng)等文件材料;

　　3、下級(jí)單位報(bào)送的備案材料等。

　　二、文件材料收集整理

　　(一)辦公室是本局文件材料的“出入口”，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收發(fā)文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。

　　(二)各部門(mén)工作人員對(duì)辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全，及時(shí)轉(zhuǎn)交本部門(mén)負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作的人員保管。

　　(三)各部門(mén)負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作的人員對(duì)本部門(mén)工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料，要及時(shí)接收、清理、建檔，如有缺少應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施，確保每件檔案材料完整齊全。

　　(四)辦公室每月或每季度將各部門(mén)保管的屬于歸檔范圍的文件材料進(jìn)行收集、整理和補(bǔ)充，立卷保存。

　　(五)信息中心要在每月終了后3日內(nèi)，將本局機(jī)關(guān)生成在局域網(wǎng)上的收、發(fā)文件刻錄到電子光盤(pán)上(一式三份)，交辦公室保存。

　　(六)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)各部門(mén)工作人員外出參加重要會(huì)議、重大活動(dòng)后，應(yīng)將與會(huì)議和活動(dòng)有關(guān)的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。

　　三、文書(shū)檔案管理使用

　　(一)各種文書(shū)檔案實(shí)行定人專(zhuān)管、入柜保存制度，任何個(gè)人都不得長(zhǎng)期占用和私存文書(shū)檔案。

　　(二)內(nèi)部查、借閱文書(shū)檔案，原則在文書(shū)檔案存放場(chǎng)所進(jìn)行，否則要履行查、借閱登記手續(xù)，并按期歸還。外單位查閱文書(shū)檔案，必須報(bào)經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。對(duì)需要復(fù)印檔案、出具證明材料的，必須報(bào)分管局長(zhǎng)批準(zhǔn)，經(jīng)認(rèn)真審查后方可出具有關(guān)證明。否則一切后果由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。

　　(三)查、借閱文書(shū)檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書(shū)檔案材料，也不得在文書(shū)檔案上作任何標(biāo)記，更不得擅自將文書(shū)檔案轉(zhuǎn)借他人。

　　(四)銷(xiāo)毀過(guò)期無(wú)效文件材料統(tǒng)一由辦公室按規(guī)定辦理，其他部門(mén)和個(gè)人不得擅自銷(xiāo)毀文件材料。

　　(五)收發(fā)、傳閱、保存和查、借閱“秘密”以上等級(jí)以及有限定收閱范圍的文書(shū)檔案，嚴(yán)格按《保密法》執(zhí)行。

檔案管理制度4

　　校舍檔案是維護(hù)學(xué)校權(quán)益，查勘維修房屋，合理使用校舍，映學(xué)校建設(shè)歷史的重要資料。為了加強(qiáng)校舍檔案管理，更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù)，根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，特制定本制度:

　　一、檔案的收集

　　要充分認(rèn)識(shí)校舍檔案收集的意義，在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。

　　1、收集之前要明確歸檔范圍、時(shí)間、要求。

　　2、應(yīng)有積極態(tài)度和主動(dòng)精神，不能坐門(mén)等客。

　　3、一式二份，正本放教育員會(huì)，副本存學(xué)校。

　　4、當(dāng)撤銷(xiāo)學(xué)校的校舍檔案，應(yīng)全部移交給市教育員會(huì)。

　　二、校舍檔案管理

　　1、邊鑒定邊整理，按要求進(jìn)行分類(lèi)、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。

　　2、嚴(yán)格遵守檔案整理工作原則。最限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，利用原有基礎(chǔ)，便于保管和利用。

　　3、檔案整理要充分利用原有的基礎(chǔ)。

　　4、檔案的整理必須便于保管和利用。

　　三、檔案的`保管

　　按要求設(shè)立庫(kù)房，庫(kù)房的要求達(dá)到“十防”，按要求設(shè)置保管設(shè)備，材料要達(dá)到防光、防塵及有害氣體對(duì)檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說(shuō)明原因、移往何處、時(shí)間、數(shù)量、名稱(chēng)。

　　四、檔案的移交

　　交接雙方必須根據(jù)案卷目錄清點(diǎn)核對(duì)，并在交接收據(jù)上簽名蓋章，其收據(jù)一式三份，交接雙方各一份，會(huì)計(jì)一份。

　　五、查閱和借閱

　　1、首先辦理查閱或借閱手續(xù)，外單位查閱或借閱須持介紹信和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)手續(xù)。

　　2、查閱或借閱，只允許在檔案室進(jìn)行。

　　3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉(zhuǎn)讓他人閱覽、缺頁(yè)等，嚴(yán)守保密規(guī)定，歸還時(shí)清點(diǎn)清楚。

　　4、查閱或借閱時(shí)，嚴(yán)禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。

　　六、檔案保密

　　檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內(nèi)查閱。閱后不能亂說(shuō)，閱覽時(shí)不能隨便翻閱和抄錄。對(duì)無(wú)用的材料登記造冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，二人以上人員監(jiān)銷(xiāo)。

　　七、清銷(xiāo)

　　1、清銷(xiāo)之前，首先由管理員定期和不定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如發(fā)現(xiàn)確實(shí)因污染、損壞等原因造成無(wú)使用保留價(jià)值，經(jīng)鑒定小組的鑒定同意后方可清銷(xiāo)。

　　2、清銷(xiāo)應(yīng)有二人以上人員監(jiān)銷(xiāo)，以防失泄機(jī)密。

　　3、要遵守保密規(guī)定，堅(jiān)持杜絕任意和自銷(xiāo)毀文件或賣(mài)給廢物收購(gòu)站。

　　4、學(xué)校檔案室管理制度

　　1、檔案室是機(jī)要重地，非檔案管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)。

　　2、檔案庫(kù)房必須堅(jiān)固，采取防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，并經(jīng)常檢查各項(xiàng)措施是否有效。

　　3、對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)各種檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、排列、編號(hào)，分別上架入柜，柜架排列科學(xué)、合理。

　　4、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放與保存檔案無(wú)關(guān)的非檔案物品。

　　5、經(jīng)常清理環(huán)境衛(wèi)生保持庫(kù)房整潔美觀。

　　6、庫(kù)房?jī)?nèi)置放溫、濕度檢測(cè)設(shè)置，定期檢查、記錄、分析，庫(kù)內(nèi)溫度應(yīng)經(jīng)常保持在1424攝氏度，相對(duì)濕度保持在45%-60%。

　　7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制。

　　8、檔案管理人員離開(kāi)時(shí)應(yīng)熄燈、關(guān)好門(mén)窗。

檔案管理制度5

　一、必須設(shè)有專(zhuān)門(mén)庫(kù)房或?qū)９駥?duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行保管。

　　二、檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房。三、庫(kù)房要保持清潔和相對(duì)溫濕度，以利檔案保管。同時(shí)做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲(chóng)、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

　　四、庫(kù)房?jī)?nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)的.物品，檔案裝具排放，應(yīng)做到整齊劃一，符合通風(fēng)、防塵要求。

　　五、根據(jù)檔案庫(kù)房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專(zhuān)用設(shè)備，并定期保養(yǎng)，使庫(kù)房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14—24℃，相對(duì)濕度40%—60%之間的規(guī)定要求。

　　六、檔案室要防止陽(yáng)光直射，庫(kù)房照明光源應(yīng)用白熾燈；檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場(chǎng)所。

　　七、檔案管理人員必須每季度對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案進(jìn)行核對(duì)，做到帳物相符。

　　八、檔案庫(kù)房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，不得丟失。

檔案管理制度6

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、公司設(shè)立文件檔案管理專(zhuān)員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的'要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人力資源專(zhuān)員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

　　四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專(zhuān)門(mén)建檔。進(jìn)行管理。

　　五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

　　1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

　　七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

　　八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專(zhuān)柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

檔案管理制度7

　　1、集中統(tǒng)1管理本機(jī)關(guān)的全部檔案，做到專(zhuān)人、專(zhuān)室、專(zhuān)柜管理，任何人不得據(jù)為已有。

　　2、加強(qiáng)庫(kù)房管理，防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等方面的工作，配置必須的保護(hù)設(shè)備。

　　3、定期對(duì)室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，并作好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取積極有效措施，保護(hù)檔案的'安全。

　　4、認(rèn)真做好檔案的收集登記工作，做到目錄與室藏檔案相符。

　　5、定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀，銷(xiāo)毀失去價(jià)值的檔案，由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由2人在指定的地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)，禁止擅自銷(xiāo)毀檔案。

　　6、檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后，方可離開(kāi)崗位。

　　7、因保管不善，造成檔案毀壞和丟失的，按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，追究責(zé)任。

檔案管理制度8

　　一、檔案的接收

　　1、永州生源畢業(yè)生，暫沒(méi)有工作單位的，學(xué)�？梢詫n案轉(zhuǎn)入市畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心保管。

　　2、市畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心不接收學(xué)生個(gè)人（或委托他人）自帶或郵寄的檔案。

　　3、轉(zhuǎn)往市畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心的檔案要求嚴(yán)裝嚴(yán)密，封條完整，沒(méi)有損壞。

　　二、檔案的查閱

　　1、畢業(yè)生檔案可向永州市畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心查詢(xún)。

　　2、查看檔案材料，要求查閱的單位應(yīng)派人事干部帶上單位所開(kāi)具的`介紹信和有效身份證原件或其它證明身份的有效證件到市畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心進(jìn)行查閱。()任何個(gè)人不得查閱本人及其直系親屬的檔案材料。

　　三、檔案的轉(zhuǎn)遞

　　1、檔案可由接收檔案單位的人事部門(mén)負(fù)責(zé)人、或本人來(lái)領(lǐng)取檔案。取檔時(shí)需帶上檔案接收單位所開(kāi)具的調(diào)檔函及證明本人身份的有效證件。

　　2、檔案所有人亦可委托他人來(lái)領(lǐng)取。委托人取檔時(shí)需帶上檔案所有人書(shū)寫(xiě)的委托書(shū)、檔案接收單位開(kāi)具的調(diào)檔函、檔案所有人的有效身份原件及委托人的有效身份證原件。

　　3、市畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心不負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案郵寄。特殊情況下，需要郵寄檔案，須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可。

檔案管理制度9

　　一、檔案分類(lèi)

　　1、一般文檔:

　�、偃肆︐Y源工作中形成的臺(tái)帳、報(bào)告，以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料，由經(jīng)辦人保存，年終根據(jù)內(nèi)容價(jià)值酌情歸檔。

　�、诳傓k正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等，除保密薪資文件外，均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔，年終按內(nèi)容類(lèi)型、成文時(shí)間編號(hào)裝訂成冊(cè)。

　�、弁獠课募▏�(guó)家和市政府有關(guān)部門(mén)(勞動(dòng)人事部門(mén))的發(fā)文、社會(huì)公開(kāi)資訊等，應(yīng)作為公開(kāi)業(yè)務(wù)資料共享。

　　2、人事檔案

　�、偃耸聶n案:員工進(jìn)入公司后相關(guān)人事檔案材料。

　�、趩T工人事檔案:員工進(jìn)入公司后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱(chēng)變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件等備查資料。

　　二、檔案管理規(guī)定

　　1、人事檔案管理

　　①總辦負(fù)責(zé)公司員工人事檔案的管理;

　�、诳傓k在員工入職當(dāng)天建立員工人事檔案;

　�、蹎T工離職，辦理相關(guān)手續(xù)后，總辦將離職人員檔案永久、專(zhuān)門(mén)存放;

　�、苋耸聶n案管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定，查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

　　2、人事檔案建立

　�、賳T工人事檔案是公司為每個(gè)員工建立的內(nèi)部人事檔案。凡進(jìn)入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的'有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。

　�、趩T工在入職前，需到總辦送交個(gè)人履歷材料、近期免冠照片、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、身份證復(fù)印件、職業(yè)技能證書(shū)復(fù)印件及能證明其工作能力和獎(jiǎng)懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專(zhuān)人負(fù)責(zé)，連同求職申請(qǐng)表歸檔保存。

　�、蹎T工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動(dòng)合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。

　�、軉T工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、績(jī)效考核、晉升等工作資料及時(shí)歸入人事檔案。

　�、輪T工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)歸類(lèi)。其中不包含秘密內(nèi)容，總辦員工、各部門(mén)負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意更改、銷(xiāo)毀公司員工人事檔案材料。

　　三、附則

　　1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用，由總辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。

　　2、其他各部門(mén)人員應(yīng)積極配合總辦，做好檔案管理工作。

檔案管理制度10

　　第一條歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備。

　　第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負(fù)荷規(guī)范要求，書(shū)寫(xiě)材料要適合長(zhǎng)期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水及熱敏紙。

　　第三條歸檔文件應(yīng)為原件。

　　第四條科技成果鑒定、基建工程驗(yàn)收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不系統(tǒng)的.不能通過(guò)鑒定、驗(yàn)收。

　　第五條移交單位在正式移交前應(yīng)對(duì)移交的文件材料進(jìn)行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續(xù)

檔案管理制度11

　　一、總則：

　　1、為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門(mén)服務(wù)。特制訂本管理制度。

　　2、本公司技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門(mén)（包括車(chē)間）在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來(lái)、外購(gòu)的圖紙、資料、圖書(shū)等。

　　3、公司技術(shù)職能部門(mén)、車(chē)間要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開(kāi)展。

　　4、按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，公司技術(shù)部設(shè)立綜合檔案室，并配備專(zhuān)職人員管理。綜合檔案室在技術(shù)主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開(kāi)發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

　　二、技術(shù)文件資料的歸檔：

　　1、每一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按公司形成技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊(cè)、盒），由技術(shù)主管審查后及時(shí)向公司綜合檔案室移交歸檔。

　　2、各部門(mén)或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)（參見(jiàn)PD423《文件控制程序》表碼PD423—02），簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。

　　3、凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國(guó)標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書(shū)寫(xiě)材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫(xiě)紙打印。

　　4、凡各部門(mén)形成的'圖紙類(lèi)文件，應(yīng)描制底圖一份，并經(jīng)技術(shù)責(zé)任簽字后，向檔案室移交歸檔。

　　5、凡外來(lái)、外購(gòu)回公司的圖紙資料，隨儀器、設(shè)備入廠的圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、電氣線路圖等在開(kāi)封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。

　　三、綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)：

　　1、綜合檔案室的任務(wù)：

　�。�1）集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案，維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無(wú)法使用、借出無(wú)法收回等，管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任，嚴(yán)重者調(diào)離崗位。

　　（2）協(xié)助各部門(mén)和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

　�。�3）承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。

　　2、技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)：

　　（1）認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為生產(chǎn)、開(kāi)發(fā)提供技術(shù)資料。

　�。�2）科學(xué)地管理全公司技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類(lèi)、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。

檔案管理制度12

　　依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)職業(yè)病防治法》的規(guī)定,結(jié)合本礦的實(shí)際,制定本管理制度。

　　1對(duì)礦各科室區(qū)隊(duì)建立職業(yè)衛(wèi)生檔案,員工個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,簡(jiǎn)稱(chēng)“兩檔”,由專(zhuān)人管理。

　　2職業(yè)衛(wèi)生檔案包括:

　　2.1礦屬各單位職業(yè)衛(wèi)生記錄卡;

　　2.2礦屬各單位接觸職業(yè)病危害因素人員一覽表;

　　2.3礦屬各單位接觸職業(yè)病危害因素作業(yè)人員登記卡;

　　2.4職業(yè)病危害、職業(yè)中毒登記卡;

　　2.5職業(yè)病危害因素監(jiān)測(cè)結(jié)果匯總資料;

　　2.6職業(yè)病危害因素程度分級(jí)管理登記表;

　　2.7職業(yè)中毒事故報(bào)告和事故處理表等;

　　2.8職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件、監(jiān)督文書(shū)清單及有關(guān)文本;

　　2.9職業(yè)衛(wèi)生管理方針、安排、目標(biāo)、方案、程序、指導(dǎo)書(shū)、管理制度;

　　2.10職業(yè)衛(wèi)生專(zhuān)(兼)職管理組織、職能及人員分工;

　　2.11建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病危害管理檔案;

　　2.12職業(yè)病預(yù)防限制措施技術(shù)檔案;

　　2.13職業(yè)病防護(hù)設(shè)施、防護(hù)用品檔案;

　　2.14職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)教化匯總資料;

　　2.15職業(yè)病應(yīng)急救援預(yù)案及演習(xí)有關(guān)資料;

　　3員工個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案

　　3.1員工的職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史;

　　3.2作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)病危害因素監(jiān)測(cè)結(jié)果;

　　3.3職業(yè)健康檢查結(jié)果、職業(yè)禁忌證名單及處理狀況;

　　3.4職業(yè)病診斷、職業(yè)病病例登記表等員工個(gè)人健康資料;

　　3.5職業(yè)健康監(jiān)護(hù)托付書(shū)或合同;

　　3.6職業(yè)性健康檢查工種及人員名單;

　　3.7職業(yè)病人處理、安置狀況匯總資料。

　　4 “兩檔”資料按檔案管理要求建立書(shū)目、統(tǒng)一編號(hào)、專(zhuān)冊(cè)登記。分永久、長(zhǎng)期、短期三種期限剛好歸檔;

　　5 “兩檔”資料字跡清晰、圖表清楚、文字正確、語(yǔ)言表達(dá)精確;

　　6依據(jù)本礦人員變動(dòng),剛好補(bǔ)充完善“兩檔”,各表卡每年十一月三十日前,系統(tǒng)審查完善一次;

　　7 “兩檔”內(nèi)的資料根據(jù)要求每三年復(fù)核一次;剛好錄入職業(yè)危害因素測(cè)定結(jié)果、員工個(gè)人職業(yè)健康檢查結(jié)果,并剛好分析;

　　8員工離開(kāi)單位時(shí),有權(quán)索取個(gè)人健康檔案及其相關(guān)資料,檔案室應(yīng)照實(shí)地、無(wú)償?shù)毓⿷?yīng),并在所供應(yīng)的復(fù)印件上蓋章;

　　9職業(yè)病診斷,鑒定單位需供應(yīng)有關(guān)“兩檔”資料時(shí),檔案室應(yīng)照實(shí)供應(yīng);

　　10檔案室對(duì)各部門(mén)移交上來(lái)的職業(yè)衛(wèi)生健康檔案,要進(jìn)行仔細(xì)檢查,歸檔的案卷要填寫(xiě)移交書(shū)目,雙方簽字、剛好編號(hào)登記、入庫(kù)保管;

　　11檔案工作人員對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、銷(xiāo)毀、管理、借閱運(yùn)用等狀況要進(jìn)行登記。檔案工作人員調(diào)離時(shí),必需做好交接手續(xù);

　　12職業(yè)衛(wèi)生檔案庫(kù)房要堅(jiān)實(shí)平安。做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防潮和通風(fēng)工作,并有應(yīng)急措施。職業(yè)衛(wèi)生檔案庫(kù)要設(shè)專(zhuān)人管理,定期檢查清點(diǎn),如發(fā)覺(jué)檔案破損、變質(zhì)時(shí)要?jiǎng)偤眯扪a(bǔ)、復(fù)制;

　　13運(yùn)用職業(yè)衛(wèi)生健康檔案的人員應(yīng)當(dāng)愛(ài)惜檔案,確保檔案的'完好,嚴(yán)禁任何人員對(duì)檔案進(jìn)行涂改、污損、轉(zhuǎn)借和擅自翻印;

　　14本制度最終說(shuō)明權(quán)歸礦安全管理科。每年依據(jù)流程對(duì)其合規(guī)性進(jìn)行評(píng)估修訂;

　　15本制度自下發(fā)之日起實(shí)行。職業(yè)衛(wèi)生檔案管理制度規(guī)范

　　一、依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)職業(yè)病防治法》的規(guī)定,結(jié)合本公司的實(shí)際,對(duì)公司各單位建立職業(yè)衛(wèi)生檔案,員工個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,簡(jiǎn)稱(chēng)“兩檔”,并由專(zhuān)人保管。

　　二、職業(yè)衛(wèi)生檔案包括:

　　1、企、事業(yè)單位職業(yè)衛(wèi)生記錄卡;

　　2、廠區(qū)各生產(chǎn)單位職業(yè)病危害因素分布平面示意圖、廠區(qū)各生產(chǎn)單位重點(diǎn)職業(yè)病危害因素分布平面示意圖;

　　3、廠區(qū)各生產(chǎn)單位工藝流程簡(jiǎn)圖(用箭頭表示);

　　4、各生產(chǎn)單位接觸職業(yè)病危害因素人員一覽表;

　　5、各生產(chǎn)單位接觸職業(yè)病危害因素人員作業(yè)人員登記卡;

　　6、職業(yè)病危害、職業(yè)中毒記錄卡;

　　7、職業(yè)病危害因素檢測(cè)結(jié)果匯總資料;

　　8、職業(yè)病危害因素程度分級(jí)管理表;

　　9、職業(yè)中毒事故報(bào)告與處理記錄表;

　　10、職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件、監(jiān)督文書(shū)清單及有關(guān)文本;

　　11、職業(yè)衛(wèi)生管理方針、安排、目標(biāo)、方案、程序、指導(dǎo)書(shū)、管理制度;

　　12、職業(yè)衛(wèi)生專(zhuān)(兼)職管理組織、職能及人員分工;

　　13、建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病危害管理檔案;

　　14、職業(yè)病預(yù)防限制措施技術(shù)檔案;

　　15、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施和防護(hù)用品檔案;

　　16、職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)教化匯總資料;

　　17、職業(yè)病事故應(yīng)急救援預(yù)案及演練有關(guān)資料。

　　三、員工個(gè)人健康檔案包括:

　　1、員工的職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史;

　　2、作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)病危害因素監(jiān)測(cè)結(jié)果;

　　3、職業(yè)健康檢查結(jié)果、職業(yè)禁忌證名單及處理狀況;

　　4、職業(yè)病診斷、職業(yè)病病例登記表等員工個(gè)人健康資料;

　　5、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)托付書(shū)或合同;

　　6、職業(yè)性健康檢查工種及人員名單;

　　7、職業(yè)病人處理、安置狀況匯總資料。

　　四、“兩檔”資料按檔案管理的要求建立書(shū)目、統(tǒng)一編號(hào)、專(zhuān)冊(cè)登記;分永久、長(zhǎng)期、短期三種期限剛好進(jìn)行歸檔。

　　五、“兩檔”資料應(yīng)字跡清晰、圖表清楚、文字精確牢靠,并管好和用好“兩檔”。

　　六、隨時(shí)、定期地依據(jù)公司人員的變動(dòng),剛好調(diào)整和補(bǔ)充“兩檔”,各表卡每年10月前系統(tǒng)地調(diào)整一次。

　　七、“兩檔”檔案中各種資料按要求每三年復(fù)核一次;日常職業(yè)衛(wèi)生工作須將測(cè)定結(jié)果、健康檢查結(jié)果、職業(yè)病管理狀況隨時(shí)過(guò)錄,以備分析。

　　八、員工離開(kāi)單位時(shí),有權(quán)索取個(gè)人健康檔案資料并復(fù)檔案室應(yīng)照實(shí)地、無(wú)償?shù)毓⿷?yīng),并在所供應(yīng)的個(gè)人復(fù)印件上簽章。

　　九、職業(yè)病診斷,鑒定單位需供應(yīng)有關(guān)“兩檔”資料時(shí),檔案室應(yīng)照實(shí)地供應(yīng)。

　　十、檔案室對(duì)各部門(mén)移交來(lái)的職業(yè)衛(wèi)生檔案,要進(jìn)行質(zhì)量檢查,歸檔的案卷要填寫(xiě)移交書(shū)目,雙方簽字,剛好編號(hào)登記,入庫(kù)保管。

　　十一、檔案工作人員對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、銷(xiāo)毀、管理、借閱利用等狀況要進(jìn)行登記,檔案工作人員調(diào)離時(shí),必需辦好交接手續(xù)。

　　十二、職業(yè)衛(wèi)生檔案庫(kù)房要堅(jiān)實(shí)、平安,做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防潮、通風(fēng)等項(xiàng)工作,并有應(yīng)急措施。職業(yè)衛(wèi)生檔案庫(kù)要設(shè)專(zhuān)人管理,定期檢查清點(diǎn),發(fā)覺(jué)檔案破損、變質(zhì)時(shí)要?jiǎng)偤眯扪a(bǔ)復(fù)制。

　　十三、利用職業(yè)衛(wèi)生檔案的人員應(yīng)當(dāng)愛(ài)惜檔案,職業(yè)衛(wèi)生檔案室嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁對(duì)職業(yè)衛(wèi)生檔案拆卷、涂改、污損、轉(zhuǎn)借和擅自翻印。

　　十四、本規(guī)定說(shuō)明權(quán)歸公司職業(yè)健康平安部。每年按公司流程對(duì)其合規(guī)性進(jìn)行評(píng)估修訂。

　　十五、本制度自頒布之日起施行。有關(guān)職業(yè)檔案管理的其他規(guī)定根據(jù)國(guó)家現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和公司職業(yè)衛(wèi)生管理制度執(zhí)行。

檔案管理制度13

　　第一條設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房或檔案柜對(duì)檔案進(jìn)行存放、保管，并指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)，做到“專(zhuān)人專(zhuān)柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機(jī)密，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室，以保證維護(hù)檔案的完整性和安全性。

　　第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類(lèi)別和保管單位的`次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三條對(duì)照片、光盤(pán)、U盤(pán)等特殊載體的檔案須配置密封盒和專(zhuān)門(mén)的案卷盒，按編號(hào)盒存放在防磁柜。

　　第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲(chóng)等“八防”工作。

　　第五條檔案室在接收同級(jí)別人事檔案托管機(jī)構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后，應(yīng)對(duì)移交檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開(kāi)展。

　　第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時(shí)入庫(kù)并及時(shí)完成檔案匯總統(tǒng)計(jì)、登記電子檔工作。

　　第七條各類(lèi)外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時(shí)要核對(duì)是否有遺漏或損害，及時(shí)放回原處。

　　第八條定期對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行清理、核對(duì)工作，做到帳物相符。對(duì)破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

檔案管理制度14

　　1目的

　　規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

　　2適用范圍

　　適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

　　3職責(zé)

　　3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類(lèi)、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。

　　3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)管理本部門(mén)在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。

　　3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開(kāi)文件的發(fā)放審批工作。

　　3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過(guò)保存期檔案資料的銷(xiāo)毀工作。

　　4實(shí)施程序

　　4.1歸檔保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來(lái)文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。

　　4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等技術(shù)檔案。

　　4.1.3在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專(zhuān)項(xiàng)檔案。

　　4.2文件、資料歸檔的要求。

　　4.2.1歸檔的`文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

　　4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

　　4.2.3每類(lèi)建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。

　　4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編號(hào)。

　　4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

　　4.3檔案資料的保管。

　　4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

　　4.3.2存放檔案必須有專(zhuān)用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類(lèi)別和保管部門(mén)的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù)時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

　　4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤(pán)、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

　　4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺。

　　4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

　　4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

　　4.4檔案資料借閱管理。

　　4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

　　4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

　　4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

　　4.4.3.2要愛(ài)護(hù)檔案資料,不得丟失;

　　4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě);

　　4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

　　4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

　　4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　4.5檔案鑒定和銷(xiāo)毀

　　4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。

　　4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

　　4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;

　　4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。

　　4.5.3確定保管期限原則

　　4.5.3.1對(duì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。

　　4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

　　4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。

　　4.5.6銷(xiāo)毀檔案的程序包括:

　　4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷(xiāo)毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷(xiāo)毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷(xiāo)毀清單及報(bào)告要保存。

　　4.5.6.2檔案銷(xiāo)毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名。

　　4.5.7銷(xiāo)毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

　　5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

　　5.1《檔案管理制度》

　　5.2《保密規(guī)定》

　　5.3《文件發(fā)放登記表》

　　5.4《文件借閱登記表》

檔案管理制度15

　　一、檔案歸檔制度

　�。ㄒ唬┪募牧系臍w檔要求：

　　1.公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

　　2.公司各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

　　3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

　　4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

　　5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

　　6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

　　7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

　　8.歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

　　9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。

　　10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

　　11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書(shū)寫(xiě)文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。書(shū)寫(xiě)工整、圖像、字跡清晰。

　�。ǘw檔范圍及保管期限

　　(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)

　�。ㄈw檔時(shí)間：

　　1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

　　2.凡專(zhuān)項(xiàng)工程、專(zhuān)題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門(mén)將文件材料整理后經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

　　3.外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

　　4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。

　　5.每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門(mén)保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

　　6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

　　7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

　　8.聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。

　　9.相關(guān)會(huì)議(技術(shù)會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議、年度工作會(huì)議)，在會(huì)議結(jié)束后歸檔。

　　10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來(lái)后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

　　11.變更、修改、補(bǔ)充的`文件材料隨進(jìn)歸檔。

　　12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。

　　13公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。

　　二、檔案查(借)閱制度

　　檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

　　1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。

　　2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過(guò)兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

　　3.借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

　　5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

　　三、檔案的保密制度

　　1.凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放。

　　2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫(kù)房，庫(kù)房門(mén)窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

　　3.全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

　　4.凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

　　5.查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

　　6.檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

　　7.定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

　　四、檔案庫(kù)房管理制度

　　一、檔案入庫(kù)檢查：

　　1檔案出入庫(kù)房要清點(diǎn)、登記。定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理、核對(duì)，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　2.入庫(kù)底圖應(yīng)批邊分類(lèi)裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專(zhuān)用檔案盒(袋)內(nèi)。

　　3.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

　　二、檔案庫(kù)房管理：

　　1.檔案庫(kù)房未經(jīng)許可，外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。

　　2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

　　3.庫(kù)房門(mén)窗須安裝窗簾，庫(kù)房?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過(guò)100勒克期。

　　4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。

　　5.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對(duì)濕度控制在45——60%。

　　6.庫(kù)內(nèi)及庫(kù)外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫(kù)房應(yīng)專(zhuān)門(mén)安裝空調(diào)設(shè)備。

　　7.庫(kù)房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

　　8.檔案庫(kù)房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲(chóng)、防塵。

　　9.對(duì)庫(kù)藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。

　　10.每年9月定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。

　　五、檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度

　　1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見(jiàn)會(huì)計(jì)檔案保存期限表。

　　2.保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(zhǎng)。

　　3.從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。

　　4.檔案通過(guò)鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門(mén)修改、補(bǔ)充。

　　5.銷(xiāo)毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷(xiāo)毀前要造具清冊(cè)、提出銷(xiāo)毀報(bào)告、會(huì)同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷(xiāo)毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷(xiāo)毀或監(jiān)銷(xiāo)，防止失密。

　　檔案銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在清冊(cè)上簽字

　　六、檔案保管統(tǒng)計(jì)制度

　　1.檔案庫(kù)房須與辦公室、閱檔室分開(kāi)，并有防火、防光、防潮、防蟲(chóng)防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。

　　2.檔案庫(kù)房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

　　3.建立健全檔案的接收、移交、庫(kù)藏、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

　　4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

　　七、綜合檔案室主任職責(zé)

　　1.認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)檔案部門(mén)關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

　　2.、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類(lèi)檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。

　　3.檢查督促專(zhuān)、兼職檔案人員的檔案管理工作，對(duì)收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。

　　4.組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)，開(kāi)展檔案工作的檢查評(píng)比，不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。

　　5.定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。