采購管理制度集錦
在日新月異的現(xiàn)代社會中,大家逐漸認識到制度的重要性,制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。那么擬定制度真的很難嗎?下面是小編精心整理的采購管理制度集錦,希望對大家有所幫助。
一、原材料供應(yīng)商管理制度供應(yīng)商開發(fā)
1、制定目的
為規(guī)范供應(yīng)商開發(fā)流程,使之有章可循,特制定本規(guī)章。
2、適用范圍
本公司原材料供應(yīng)新廠商之開發(fā)工作,除另有規(guī)定外,悉依本規(guī)章執(zhí)行。
。、原材料供應(yīng)商開發(fā)程序
原材料供應(yīng)商開發(fā)權(quán)責(zé)
。1)生產(chǎn)部使用原材料,由外聯(lián)物料部負責(zé)供應(yīng)商開發(fā)主導(dǎo)工作,由技術(shù)部門確認產(chǎn)品質(zhì)量。
。2)研發(fā)部使用材料,由研發(fā)部門確認負責(zé)供應(yīng)商開發(fā)主導(dǎo)工作,外聯(lián)物料部負責(zé)協(xié)助工作。
(3)一般物料、配件由外聯(lián)物料部負責(zé)開發(fā)主導(dǎo)工作,使用部門提出相關(guān)意見或建議。
。4)生產(chǎn)專用設(shè)備由使用部門負責(zé)供應(yīng)商開發(fā)主導(dǎo)工作,外聯(lián)物料部負責(zé)協(xié)助工作。其他一般設(shè)備由外聯(lián)物料部負責(zé)供應(yīng)商開發(fā)主導(dǎo)工作。
(5)研發(fā)部、品管部、技術(shù)部、生產(chǎn)部、外聯(lián)物料部組成廠商調(diào)查小組,負責(zé)原材料供應(yīng)商的調(diào)查評核。原材料供應(yīng)商的更換
。1)研發(fā)部、技術(shù)部、品質(zhì)部確認更換產(chǎn)品的質(zhì)量。并提交樣品測試報告。
(2)外聯(lián)物料部確認更換產(chǎn)品的性價比。
(3)由外聯(lián)物料部提交申請經(jīng)主管副總審核簽字方可更換供應(yīng)商。
原材料供應(yīng)商基本資料表
應(yīng)由原材料廠商填寫《供應(yīng)商基本資料表》,由采購員進行核實。該表包括下列內(nèi)容:
(1)公司名稱、地址、電話、傳真、E—mail、網(wǎng)址、負責(zé)人、聯(lián)系人。
。2)公司概況,如資本額、成立日期、占地面積、營業(yè)額、銀行訊息。
(3)設(shè)備狀況。
。4)人力資源狀況。
。5)主要產(chǎn)品及原材料。
(6)主要客戶。
。7)其他必要事項。
外聯(lián)物料部采購員填寫《供方評審記錄表》,由外聯(lián)物料部經(jīng)理簽字審核。
供方評審記錄表,一般包括下列內(nèi)容:
。1)產(chǎn)品質(zhì)量、質(zhì)量保證體系情況
。2)生產(chǎn)能力、交貨是否準時。
。3)售后服務(wù)情況。
。4)價格是否合理。
外聯(lián)物料部采購員填寫《供方情況調(diào)查表》,由外聯(lián)物料部經(jīng)理簽字審核。:
供方情況調(diào)查表,一般包括下列內(nèi)容:
。1)有無專職檢驗機構(gòu)。
。2)專職檢驗人員素質(zhì)。
。3)有無必要的質(zhì)量管理制度。
。4)檢驗手段如何。
(5)計量制度是否健全。
。6)有無檢驗臺帳和原始記錄。
。7)有無器件借用制度。
(8)產(chǎn)品有無合格證制度。
。9)有無不合格品管理制度、執(zhí)行情況。
。10)質(zhì)量問題處理程序如何。
。11)有無進度保證制度。
(12)有無成品包裝、運輸保護措施。
原材料供應(yīng)商開發(fā)流程
。1)尋找原材料供應(yīng)商。
(2)填寫原材料供應(yīng)商基本資料表。
。3)與原材料供應(yīng)商洽談。
。4)作樣品鑒定。
。5)原材料供應(yīng)商問卷調(diào)查。
。6)提出原材料供應(yīng)商調(diào)查評核之申請。
二、采購管理制度定購采購流程
1、制定目的
為落實物料、零件采購作業(yè)管理,確保采購工作順暢,特制定本規(guī)章。
2、適用范圍
本公司物料、零件之訂購、采購管理業(yè)務(wù)。
3、請購規(guī)定
請購的提出,核準權(quán)限
(1)原材料的提出:生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)計劃提交下月原材料的需求量,由生產(chǎn)部經(jīng)理簽字確認。
。2)設(shè)備/配件和其他生產(chǎn)低耗品的提出:由各部門提交《設(shè)備/物料采購申請單》,由各部門經(jīng)理簽字確認,報外聯(lián)物料部確認后以呈批件形式由主管副總簽字生效后才能采購。
物料采購核準權(quán)限
(1)原材料的核準權(quán)限,接受生產(chǎn)部提交的下月原材料的需求量表格,采購員需先與倉庫核對原材料數(shù)量,確定采購數(shù)量,做出采購計劃,經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認。
(2)配件和其他生產(chǎn)低耗品的核準權(quán)限,根據(jù)各部門提交的《設(shè)備/物料采購申請單》,外聯(lián)物料部應(yīng)本著節(jié)約原則及時落實該配件或耗材的使用情況(包括用于哪里,用多少,一個配件可使用的時間是多長)。如有疑義應(yīng)及時與申購部門溝通。外聯(lián)物料部確認后以呈批件形式由主管副總簽字生效后才能采購。
4、采購規(guī)定
采購方式
本公司采購方式一般有下列幾種:
。1)集中采購
。2)合約采購
。3)一般采購
除(1)(2)以外之物料,采用隨需求而采購之方式。
采購作業(yè)規(guī)定
詢價、議價
(1)采購人員接獲核準后之《設(shè)備/物料采購申請單》,應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供應(yīng)商作為詢價對象。(目前各原材料只有一家供應(yīng)商)
。2)專業(yè)材料、用品或項目,外聯(lián)物料部應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價。
。3)采購議價采購交互議價之方式。
(4)議價應(yīng)注意品質(zhì)、交期、服務(wù)兼顧。
合同的簽訂
。1)合同的內(nèi)容包括
貨物名稱,型號,數(shù)量,單價,總價格,發(fā)票,包裝
交貨地點,到貨日期
付款條件及方式
技術(shù)指標
驗收
爭議的解決
不可抗力
檢驗及索賠
。2)合同的制定
合同草稿由外聯(lián)物料部制定,其技術(shù)指標由技術(shù)部、品質(zhì)部或使用部門簽字確認。
呈核及核準
。1)采購人員詢價、議價完成后,于《設(shè)備/物料采購申請單》上填寫詢
價或議價結(jié)果。
。2)標準擬訂購供應(yīng)商、交貨期限與報價有效期限,經(jīng)主管審核,并依采購核準權(quán)限呈核。
。3)采購核準權(quán)限規(guī)定,不論金額多寡,均應(yīng)先經(jīng)采購經(jīng)理審核,主管副總核準。
。4)對于其他生產(chǎn)低耗品的采購,外聯(lián)物料部門接到申購部門《設(shè)備/物料采購申請單》后先落實是否需求購買,無誤后應(yīng)按實際需求內(nèi)容填寫《呈批件》,詳細說明所購物品原因、數(shù)量、預(yù)計金額。報主管副總審批簽字后購買。
訂購作業(yè)
。1)采購人員接獲經(jīng)核準之《設(shè)備/物料采購申請單》后,根據(jù)《采購計劃》應(yīng)以《采購訂單》形式向供應(yīng)商訂購物料,并以電話或傳真形式確認交期。
。2)合同采購根據(jù)采購合同填寫合同簽訂申請單,并由物料部采購員簽字確認合同內(nèi)容,申請部門簽字確認使用目的以可以生產(chǎn)的產(chǎn)品數(shù)量,物料部經(jīng)理簽字審核,由財務(wù)主管簽字核實資金,再呈主管副總審批簽字后實施采購。
。3)采購人員應(yīng)控制物料訂購交期,及時向供應(yīng)商跟催交貨進度。
驗收與付款
。1)經(jīng)品質(zhì)部檢驗合格簽字后辦理入庫手續(xù),不合格產(chǎn)品與供應(yīng)商聯(lián)系退貨。
。2)依財務(wù)管理規(guī)定,辦理供應(yīng)商付款工作。
三、采購管理制度采購價格管理
1、制定目的
為確保材料高品質(zhì)低價格,從而達成降低成本之宗旨,規(guī)范采購價格審核管理,特制定本規(guī)章。
2、適用范圍
各項原物料采購時,價格之審核、確認,除另有規(guī)定外,悉依本規(guī)章處理。
3、價格審核規(guī)定
報價依據(jù)
技術(shù)部提供新材料之規(guī)格書,作為外聯(lián)物料部成本分析之基礎(chǔ),也作為供應(yīng)商報價之依據(jù)。
價格審核
。1)供應(yīng)商接到規(guī)格書后,于規(guī)定期限內(nèi)提出報價單。
。2)外聯(lián)物料部一般應(yīng)挑選三家以上供應(yīng)商詢價,以作比價、議價依據(jù)。
。3)外聯(lián)物料部經(jīng)理審核,認為需要再進一步議價時,退回采購人員重新議價,或由經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價。
價格調(diào)查
(1)已核定之材料,外聯(lián)物料部門必須經(jīng)常分析或收集資料,作為降低成本之依據(jù)。
。2)本公司各有關(guān)單位,均有義務(wù)協(xié)助提供價格訊息,以利外聯(lián)物料部比價參考。
。3)單價漲跌之審核流程,應(yīng)同新價格審核流程。
(4)采購數(shù)量或頻率有明顯增加時,應(yīng)要求供應(yīng)商適當(dāng)降低單價。
四、采購管理制度采購品質(zhì)管理
1、制定目的
規(guī)范采購過程的品質(zhì)管理規(guī)定,使采購品質(zhì)管理有章可循。
2、適用范圍
本公司物料采購、驗收、索賠等過程的品質(zhì)管理,除另有規(guī)定外,悉依本規(guī)章執(zhí)行。
3、采購品質(zhì)管理規(guī)定
文件資料要求
物料訂購前,本公司應(yīng)提供下列文件資料,或在訂購單、采購合約內(nèi)予以明確規(guī)定:
(1)訂購物料之規(guī)格、圖紙、技術(shù)要求等。
。2)產(chǎn)品技術(shù)精度、等級要求。
。3)各種檢驗規(guī)范、標準或適用規(guī)格。
合格供應(yīng)商之選擇
物料采購,除經(jīng)總經(jīng)理特準外,均需向合格供應(yīng)商訂購。
品質(zhì)保證之協(xié)定
愿材料料之采購,應(yīng)由供應(yīng)商承負品質(zhì)保證之責(zé)任,并在訂購前明確,本公司要求供應(yīng)商承諾下列品質(zhì)保證:
。1)供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測。
。2)供應(yīng)商產(chǎn)品出廠前應(yīng)有逐批作抽樣檢驗。
。3)供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗合格之記錄。
(4)接受本公司必要之供應(yīng)商調(diào)查、評鑒。
進貨驗收之規(guī)定
供應(yīng)商提供之物料,必須經(jīng)過本公司倉庫、品管、采購等部門人員之相關(guān)驗收工作,主要包括下列幾項:
。1)采購員需確認訂購單、供應(yīng)商、到貨日期、物料的名稱與規(guī)格。
。2)倉庫管理員需確認數(shù)量。
(3)品質(zhì)部需確認品質(zhì)檢驗并填寫檢測報告。
。4)檢驗合格后由采購員辦理入庫手續(xù)。
退還不合格品
對檢驗合格物料,入庫后應(yīng)予以明確標識,以確保后續(xù)品質(zhì)之可追溯性(如供應(yīng)商名稱、物料規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、檢驗人員等級料之標注,以便追溯、區(qū)分、使用之方便)。
品質(zhì)糾紛處理
有關(guān)采購物料發(fā)生規(guī)格不符、品質(zhì)不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理。具體規(guī)定如下:
處置依據(jù)
以雙方事先約定之品質(zhì)標準作為處置依據(jù),并于訂購單上詳細說明,其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等的,原則上以本公司之要求為依據(jù)。
采購物料退貨與索賠
。1)擬退回之采購物料應(yīng)由倉管員清點整理后,通知采購員。
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