文資料管理制度

時(shí)間：2022-08-31 17:22:04 制度我要投稿

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文資料管理制度

　　在我們平凡的日常里，人們運(yùn)用到制度的場(chǎng)合不斷增多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。大家知道制度的格式嗎？下面是小編精心整理的文資料管理制度，歡迎閱讀與收藏。

文資料管理制度

　　1目的

　　確保對(duì)文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)的管理。

　　2適用范圍

　　適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理,包括公文、物業(yè)資料、業(yè)主/用戶資料、財(cái)務(wù)資料等。

　　3職責(zé)

　　3.1客服中心設(shè)專人負(fù)責(zé)公文、資料的管理。

　　3.2客服中心負(fù)責(zé)所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。

　　3.3客服中心負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的存檔工作。

　　4質(zhì)量要求

　　4.1文件資料管理全過(guò)程

　　4.1.1文件資料的歸檔范圍

　　a.行政文書:外來(lái)文件、內(nèi)部文件、對(duì)外發(fā)文、外部來(lái)函、專業(yè)書刊、合同正本、備份軟盤、相關(guān)報(bào)紙。

　　b.人事勞資:員工檔案、培訓(xùn)檔案。

　　c.經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù):經(jīng)營(yíng)合同、財(cái)務(wù)資料。

　　d.業(yè)主/用戶管理:業(yè)主/用戶資料、裝修審批資料、服務(wù)協(xié)議、業(yè)主/業(yè)主/業(yè)主/用戶變更情況等。

　　e.工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備管理:竣工驗(yàn)收資料(圖紙、說(shuō)明書、質(zhì)量保證書、公共設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收資料)、建筑物使用功能改造及結(jié)構(gòu)變更資料、房屋及公用設(shè)施修繕養(yǎng)護(hù)資料(大、中修年度計(jì)劃、預(yù)算、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收等記錄)、接管驗(yàn)收資料、功能結(jié)構(gòu)改造及重點(diǎn)部位的維修資料、設(shè)施設(shè)備管理及技術(shù)資料、產(chǎn)權(quán)基本資料、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)資料。

　　f.管理資料:為業(yè)主/用戶提供服務(wù)所需的文件,如政府部門或上級(jí)管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件,以及業(yè)主/業(yè)主/用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。

　　4.1.2文件資料的歸檔要求

　　a.歸檔時(shí)必須進(jìn)行認(rèn)真查驗(yàn),并辦理交接登記手續(xù),同時(shí)必須確保文件資料的`完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

　　b.歸檔的文件屬自有文件或經(jīng)濟(jì)文件必須是原件,在特殊情況下可使用復(fù)印件,但必須附上說(shuō)明。

　　c.歸檔文件必須進(jìn)行科學(xué)分類、立卷(格式見標(biāo)識(shí)一)和編號(hào),檔案目錄應(yīng)編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄。

　　4.1.3文件資料的保管

　　a.資料在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　b.資料存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

　　c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或?qū)Ｓ镁砗小?/p>

　　d.每年年底進(jìn)行一次對(duì)庫(kù)存檔案的清理、核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,對(duì)破損或變質(zhì)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　4.1.4檔案盒的運(yùn)用(格式見標(biāo)識(shí)二)

　　4.1.5檔案資料的借閱

　　a.文件調(diào)閱權(quán)限:

　　a)財(cái)務(wù)資料除主任外,非財(cái)務(wù)人員查閱財(cái)務(wù)檔案資料須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人及主任批準(zhǔn),財(cái)務(wù)人員因工作需要借閱的須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　b)查閱員工檔案須由客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　c)查閱工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備檔案、業(yè)主/用戶檔案、非工作范圍內(nèi)的質(zhì)量管理文件須由管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　b.本管理處人員調(diào)閱超出權(quán)限,或涉及機(jī)密的檔案資料時(shí),應(yīng)填寫《借閱申請(qǐng)單》,資料員按照閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借,科技檔案借出后20日內(nèi)歸還,書籍45日內(nèi)歸還,如需長(zhǎng)期使用者,須歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。

　　c.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理,在借閱范圍內(nèi)借閱,僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內(nèi)查閱,不準(zhǔn)攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。

　　d.借出和歸還檔案資料時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)、登記手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密,不得隱瞞不報(bào),應(yīng)立即寫出書面報(bào)告,并按情節(jié)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

　　4.2分項(xiàng)管理要求

　　4.2.1公文的管理要求

　　a.通知、工作聯(lián)系函、會(huì)議紀(jì)要:通知、工作聯(lián)系函、會(huì)議紀(jì)要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯(lián)系。

　　b.對(duì)外發(fā)文(業(yè)主/用戶):凡是對(duì)外的發(fā)文均代表管理處形象,因此對(duì)外發(fā)文必須由客服中心統(tǒng)一打印、編號(hào),管理處主任審核同意后方能發(fā)放。

　　c.對(duì)外聯(lián)系函:由相關(guān)部門起草,管理處負(fù)責(zé)人審批(重要事項(xiàng))后發(fā)文。

　　d.外部來(lái)函:管理處外部來(lái)函統(tǒng)一由綜合部客服中心接收,客服中心留存外部來(lái)函的原件,復(fù)印件根據(jù)主任的批示意見轉(zhuǎn)發(fā)放給相關(guān)單位,同時(shí)做好簽收記錄;如有需要,客服中心應(yīng)對(duì)批示的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

　　4.2.2業(yè)主/用戶資料的管理要求

　　a.為便于掌握各業(yè)主/用戶的基本情況,應(yīng)建立一戶一檔制,并實(shí)行電腦化管理。

　　b.業(yè)主/用戶資料應(yīng)包括樓層座號(hào)、業(yè)主姓名、業(yè)主/業(yè)主/用戶姓名(是單位的還應(yīng)有營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人身份證復(fù)印件等)、人員情況、緊急聯(lián)絡(luò)電話及聯(lián)絡(luò)人等。

　　c.業(yè)主/用戶檔案建立后,需將所有的情況輸入電腦,以便及時(shí)查找,更新有關(guān)內(nèi)容。

　　d.業(yè)主/用戶資料要嚴(yán)格保密,嚴(yán)禁外借。

　　4.2.3工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備資料的管理要求

　　a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放,同時(shí)圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲(chǔ),以方便調(diào)閱。

　　b.工程資料原則上不得借出。如確需借出,需辦理相關(guān)借閱手續(xù),由管理處主任簽字,外借時(shí)間不得超過(guò)一周。

　　5記錄、標(biāo)識(shí)

　　5.1標(biāo)識(shí)一:立卷格式

　　5.2標(biāo)識(shí)二:檔案盒卷脊格式(側(cè)面)

　　5.3標(biāo)識(shí)三:對(duì)外發(fā)文(業(yè)主/用戶)格式