OA系統(tǒng)使用管理制度

　　在不斷進步的時代，制度的使用頻率逐漸增多，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編為大家整理的OA系統(tǒng)使用管理制度，希望對大家有所幫助。

　　第一章 總 則

　　第一條公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是以建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。

　　第二條 OA系統(tǒng)運行應堅持優(yōu)化業(yè)務辦公流程程、提高辦公效率和降低管理成本原則，利用OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務應符合公司公文管理及其它業(yè)務管理的有關規(guī)定。

　　第三條 為保障公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA）安全、有效、規(guī)范運行，根據(jù)企業(yè)網(wǎng)建設及OA系統(tǒng)實施要求，結(jié)合本公司實際，特制定本辦法。

　　第四條OA系統(tǒng)由總部技術處負責升級、網(wǎng)絡維護，保障網(wǎng)絡服務器始終在線，保持正常的運行狀態(tài)，并建立服務器運行日志。

　　第五條人資處負責OA系統(tǒng)的建設、管理、運行和維護檢查工作。并經(jīng)行系統(tǒng)使用的培訓。

　　第六條各部門有專人負責本部門相關電子文檔的保存，各部門發(fā)起流程應有專人負責OA流程的跟進與追蹤。

　　第二章 系統(tǒng)實施的目標

　　第七條 OA系統(tǒng)的運行是為了達到公司內(nèi)部無紙化辦公及對外信息交流。系統(tǒng)正式運行后，系統(tǒng)所有用戶必須在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內(nèi)，中午和下午下班前一個小時內(nèi)分別進入系統(tǒng)瀏覽一次。

　　第八條 為公司實行信息化戰(zhàn)略目標。首先是全面實現(xiàn)公司內(nèi)部辦公無紙化；進階實現(xiàn)公司成員企業(yè)之間的信息交換、網(wǎng)絡辦公等。

　　第三章 系統(tǒng)運行操作管理

　　第九條 在公司內(nèi)，有簽章的電子文件(包括打印版)與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件，具有同等效力，各部門可以將電子文件作為公司內(nèi)部貫徹執(zhí)行工作和辦理的依據(jù)。

　　第十條 公司內(nèi)部各類會議通知、有關工作情況通報、部門之間的信息傳遞、日常請假申請，以及其他只在系統(tǒng)內(nèi)部需要貫徹的、部署性的、告知性的、事務性的文件等，只通過OA系統(tǒng)傳遞和辦理，不再發(fā)送紙質(zhì)文件。

　　第十一條 公司員工應熟練掌握OA系統(tǒng)的操作方法，在使用OA 系統(tǒng)處理辦公業(yè)務時，應遵守以下規(guī)定：

　　1、通過OA 系統(tǒng)發(fā)布的信息、發(fā)起的協(xié)同，OA使用人員視同知曉，應及時登錄系統(tǒng)獲取辦公信息，處理相關業(yè)務。

　　2、公司員工應保證通過OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準確，并對所發(fā)布的內(nèi)容負責。

　　3、公司員工應保證OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務的響應時間。網(wǎng)上公文及協(xié)同處理流程涉及到的工作人員處理時間原則上不超過2個工作日。如有出差、請假、培訓等特殊原因離開時，須通過代理設置功能委托相關人員代為辦理。

　　第十二條OA系統(tǒng)公共信息管理實行實名制，不得在OA系統(tǒng)上發(fā)布與公司工作無關的公告或調(diào)查；應避免在討論區(qū)發(fā)布私人事務，尊重他人權益及隱私，言論應遵守國家相關法律法規(guī)。

　　第四章 網(wǎng)上辦公業(yè)務管理規(guī)則

　　第十三條 發(fā)文

　　公司各管理部門發(fā)布正式公告，由各部門職員擬稿，交部門主管審核修訂后后，提交人資處復核編碼，人資處根據(jù)文件性質(zhì)提交給相關部門領導討論，通過后文件傳遞給人資處正式發(fā)布并對文件存檔，并分發(fā)到各相關部門和人員。

　　第十四條 收文（包括紙質(zhì)文件和網(wǎng)發(fā)文件）

　　1、公司收文，總經(jīng)辦收到政府及相關企業(yè)、合作伙伴來文后登記，傳遞給總經(jīng)辦負責人，如需接收辦理的掃描后上傳OA系統(tǒng)。在提出初步處理意見后提交公司領導閱示，領導閱覽后批示意見，總經(jīng)辦根據(jù)領導批示意見轉(zhuǎn)交相關部門辦理。

　　2、部門收文，由部門文員完成收文登記、部門領導擬辦、領導批示、轉(zhuǎn)到具體辦事人辦理自動歸檔。

　　3、工作流的建立、變更和注銷

　　部門因工作需要新建、變更、注銷工作流時，經(jīng)本部門負責人提出申請，經(jīng)人資處審批后，由系統(tǒng)管理員在接到通知后4個工作日內(nèi)進行工作流的新建、變更及注銷。

　　第十五條 其他辦公事項

　　1、日常請假

　　單位人員請休病假、事假或公出，須經(jīng)OA系統(tǒng)傳遞填寫請假單，并根據(jù)情況提交給本部門領導或直接交給公司領導審批，由人資處核實存檔。

　　2、協(xié)同辦公

　　公司各部門人員需要傳遞文件，須用OA與部門內(nèi)部或其他部門人員、部門領導或公司領導進行日常的文件的交流和消息溝通。

　　3、會議通知

　　召開會議前，由各部門人員填寫會議通知或方案，通知相關人員，描述會議相關信息，提交部門領導審核，部門領導溝通相關參會人員。需要分管領導以上參加的提交總經(jīng)辦申請。

　　4、公告調(diào)查

　　由各部門起草公告通知等信息，人資處核定公告內(nèi)容及格式，核實無誤后編號，交由該部門領導審核或直接交領導審核后在辦公OA系統(tǒng)上直接發(fā)布。

　　5、新聞稿件登記

　　由各部門擬稿后交由相關領導審批發(fā)稿，稿件刊發(fā)后，再交由總經(jīng)辦審核登記、相關領導查閱后，由總經(jīng)辦文檔管理員歸檔。

　　第五章 安全保密管理

　　第十六條OA系統(tǒng)使用要嚴格執(zhí)行國家有關保密法律、法規(guī)和集團公司商業(yè)秘密保護的有關規(guī)定，確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。

　　第十七條OA系統(tǒng)中公文傳輸為非涉密電子公文。對涉及國家秘密，以及公司商業(yè)秘密機密級以上的公文，仍以紙質(zhì)文件傳遞。

　　第十八條 通過OA系統(tǒng)生成的電子文檔或公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文檔或公文具有同等效力，除按有關規(guī)定必需采用紙質(zhì)文件存檔外，無需打印存檔。

　　第十九條 由人資處負責現(xiàn)有用戶、及新增用戶的審核、開通，并確認需要開通的人員名單和使用權限。

　　第二十條OA系統(tǒng)通過用戶名和密碼進行身份管理和認證，使用人員首次登錄系統(tǒng)應及時更換密碼，不得泄露給他人，由于密碼泄露造成的損失由本人負責。

　　第二十一條OA系統(tǒng)涉及使用電子印章和人員簽名，由人資處統(tǒng)一制作并授權使用，對電子印章的使用、管理等同于實物印章。

　　第二十二條 有權使用電子印章和人員簽名的人員，應定期更換其密碼，妥善保管，不得泄露；電子印章及簽名在OA系統(tǒng)上（包括OA系統(tǒng)文件打印版）與鮮章具有同等效力，非OA打印格式紙質(zhì)打印無效。

　　第二十三條 原則上有權使用電子簽章的管理人員，再請假期間也需要按照本制度要求按時登陸OA系統(tǒng)處理工作，如果確實需要有工作替代人。必須在休假前OA發(fā)送工作替代申請到人資處備案。因出差耽擱等不可抗力因素可委托直接上級代為處理。

　　第六章 系統(tǒng)維護管理

　　第二十四條 為避免計算機病毒傳播和網(wǎng)絡攻擊保證數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡安全，OA服務器應安裝防火墻及網(wǎng)絡防病毒軟件，系統(tǒng)管理員應指導檢查本單位操作用計算機安裝防病毒軟件并及時更新操作系統(tǒng)安全補丁及病毒特征碼。

　　第二十五條 系統(tǒng)管理員負責每日對OA數(shù)據(jù)進行本機備份，每周末對OA完整數(shù)據(jù)進行一次異地備份。

　　第二十六條 OA系統(tǒng)定時關閉維護時間為：“五一”、“十一”及春節(jié)長假期間。

　　第二十七條 總經(jīng)辦應與軟件開發(fā)單位簽訂技術支持協(xié)議，確保故障得到及時處理及軟件版本升級。

　　第八章 考核

　　第二十八條 OA系統(tǒng)自動對協(xié)同工作進行跟蹤，并對每位公司員工工作事項的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進行記錄。并將使用情況納入部門年度考核范圍。

　　第二十九條 OA系統(tǒng)發(fā)布的相關信息如需要一定時間段內(nèi)回復的，發(fā)件人必須注明答復時間，并抄送總經(jīng)辦督導處，并在后續(xù)進行2次答復提醒。

　　第三十條 相關收件人沒有在規(guī)定時間內(nèi)對協(xié)作部門發(fā)出的信息做出及時答復的，未影響工作進行警告一次，對工作造成影響依狀況懲處。

　　第三十一條 OA系統(tǒng)撰文、附件，必須認真確認，有出現(xiàn)錯別字及附件格式不對（包含但不限于：附件錯誤、附件不完整、所附掃描件方向不對等），回復期間要求不準確或漏要求，對于發(fā)件人警告一次。

　　第三十二條 處罰

　　1．對長期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享數(shù)據(jù)；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準確，對工作造成不良影響的，將按照考核的相關辦法進行處理。

　　2．偵測、盜用他人帳號和密碼，刺探網(wǎng)絡配置、服務器配置和數(shù)據(jù)庫信息，造成OA系統(tǒng)運行中斷的；遺失或泄露帳號、密碼等安全認證信息，造成公司損失的，將根據(jù)有關情節(jié)和所造成的損失大小，依據(jù)相關規(guī)定，對責任人進行處理。

　　3．違反保密規(guī)定，造成失密泄密的，按《保密法》有關規(guī)定進行處理。

　　第九章 附則

　　第三十三條 本辦法未包括事項仍按原程序辦理。

　　第三十四條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。

　　第三十五條 本辦法由公司總經(jīng)辦負責解釋

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