工作檔案管理制度（通用6篇）
在日常生活和工作中，制度的使用頻率逐漸增多，制度是指在特定社會(huì)范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會(huì)關(guān)系的一系列習(xí)慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì)認(rèn)可的非正式約束、國(guó)家規(guī)定的正式約束和實(shí)施機(jī)制三個(gè)部分構(gòu)成。相信很多朋友都對(duì)擬定制度感到非常苦惱吧，下面是小編收集整理的工作檔案管理制度（通用6篇），歡迎閱讀與收藏。
工作檔案管理制度1
為了建立健全公司的檔案工作，加強(qiáng)對(duì)公司檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。
一．公司的檔案范圍
1．企業(yè)行政文書檔案。包括法規(guī)性文件；各種合同及協(xié)議書；會(huì)議文件；工作計(jì)劃、規(guī)劃和工作總結(jié)；有關(guān)干部的任免、獎(jiǎng)勵(lì)和處分、調(diào)配人事材料；職工花名冊(cè)、人事檔案等。
2．企業(yè)管理檔案。包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各種指標(biāo)類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場(chǎng)信息、勞動(dòng)工資檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊(cè)，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。
3．企業(yè)技術(shù)檔案。包括技術(shù)研究檔案、產(chǎn)品檔案等。
4．企業(yè)會(huì)計(jì)檔案。包括會(huì)計(jì)憑證檔案、會(huì)計(jì)帳簿檔案、會(huì)計(jì)報(bào)表檔案等。
5．企業(yè)業(yè)務(wù)檔案。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務(wù)報(bào)告、貿(mào)易單據(jù)等。
6．企業(yè)聲像檔案。包括照片、錄音、錄像檔案等。
二、公司檔案管理體制
1．公司檔案管理機(jī)構(gòu)：行政部統(tǒng)一管理公司各類檔案（會(huì)計(jì)檔案除外）。
2．公司指定專人分管公司檔案工作，保管人必須維護(hù)檔案的完整與安全，并接受必要的培訓(xùn)。
三、立卷歸檔制度
1．檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務(wù)部門將辦理完畢的.文件材料，經(jīng)過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。
2．歸檔范圍：凡是本單位具有考查利用價(jià)值的文件材料。包括包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務(wù)報(bào)告、貿(mào)易單據(jù)，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。
3．歸檔時(shí)間：辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔：
3．1．按年形成的文件，第二年上半年歸檔。
3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。
3．3．凡是有機(jī)密性的文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。
3．4．工程項(xiàng)目，科研課題，鑒定，竣工驗(yàn)收后，三個(gè)月內(nèi)歸檔。
4．歸檔要求
4．1．材料完整齊全。
4．2．系統(tǒng)、條理、保持有機(jī)聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分它們不同的保存價(jià)值。文件分類準(zhǔn)確、立卷合理。
4．3．立卷時(shí)，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，不得分散。
4．4．在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時(shí)，要合理安排文件的先后秩序，按時(shí)間先后排列。對(duì)于同一事情的同一文件，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行，比如：正件與附件，應(yīng)正件在前，附件在后等。
4．5．由檔案部門對(duì)業(yè)務(wù)部門加以指導(dǎo)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續(xù)，雙方在移交清冊(cè)簽字。
5．部門歸檔要求
5．1．編制立卷項(xiàng)目，將辦理完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi)，便于次年立卷。
5．2．文件按時(shí)間順序排列，最近的在最上面。
5．3．一個(gè)客戶一個(gè)立卷，一個(gè)檔案盒。
5．4．貿(mào)易檔案與往來函件分開放，貿(mào)易檔案分筆次按各自的發(fā)票流水號(hào)放在文件袋里。
5．5．定時(shí)交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。
6．檔案室在收到業(yè)務(wù)部門的歸檔和各類文件后進(jìn)行分流排列編日，作進(jìn)一步的整理和局部調(diào)整等。
7．記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無(wú)特殊情況下，須用A4紙。
四、檔案管理工作
1．檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位；分類，依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。
2．檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫(kù)保存檔案。
3．檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。
4．檔案的銷毀編制銷毀清冊(cè)；辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀；銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。
五、檔案利用工作
1．凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限。
2．檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復(fù)印件；提供文獻(xiàn)索引資料。
3．檔案管理部門要主動(dòng)向部門員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、市場(chǎng)信息等。
4．依據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。
工作檔案管理制度2
一、檔案收集制度
1、接收檔案時(shí)要堅(jiān)持嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,保證安全檔案的質(zhì)量,使安全檔案符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的需要。
2、要定期接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案和有關(guān)資料。
3、要做好檔案的收集工作。
4、案卷要符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),規(guī)定移交的檢索工具、全宗介紹和材料要齊全。
二、檔案保管制度
1、檔案保管必須設(shè)置適應(yīng)需要的檔案庫(kù)房、專用櫥具,并有防盜、防火、防水、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光措施。對(duì)發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補(bǔ)救措施,確保檔案的完整與安全。
2、櫥具排列要自左至右,并便于管理和通風(fēng),是五節(jié)櫥的要自上而下地編制櫥具順序號(hào)。
3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進(jìn)行,排列要整齊、美觀。
4、庫(kù)房?jī)?nèi)經(jīng)常保持清潔,禁止亂放雜物,庫(kù)房?jī)?nèi)外要設(shè)溫濕度計(jì),每天上、下午定時(shí)測(cè)試、記錄。
5、每半年對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行一次全面檢查,做好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。
6、嚴(yán)格檔案的出入手續(xù),做好日常登記,統(tǒng)計(jì)工作,按規(guī)定搞好年報(bào)。
7、為確保檔案的安全,庫(kù)房管理人員要提高警惕,并配合有關(guān)保衛(wèi)人員做好夜間值班工作;平時(shí)非工作人員未經(jīng)許可,一律禁止入內(nèi)。
8、檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須將所保存的檔案數(shù)量、狀況詳細(xì)交待清楚,辦好交接手續(xù)后,方可離職。
三、檔案保密制度
1、檔案人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)保密法》,切實(shí)保證檔案的完整與安全。
2、檔案資料要嚴(yán)加管理,經(jīng)常清點(diǎn),不丟失,不泄密。
3、不準(zhǔn)隨便摘錄檔案資料,私人通信,談話不得涉及機(jī)密檔案內(nèi)容;不準(zhǔn)把機(jī)密檔案資料外借或帶出。
4、私人不準(zhǔn)在辦公室或存檔案、資料的地方會(huì)客。
5、工作中形成的帶有字跡的.廢紙要集中存放,統(tǒng)一銷毀,以免泄密。
四、檔案統(tǒng)計(jì)制度
1、檔案資料的收進(jìn)和移出隨時(shí)進(jìn)行登記。
2、全宗和案卷數(shù)量要每年年底匯總、核對(duì)一次。
3、及時(shí)準(zhǔn)確地掌握并記錄檔案資料的情況。
五、檔案利用制度
1、凡查閱檔案資料者,特別是查閱機(jī)密檔案資料,要說明查閱目的,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,借閱的要填寫《檔案利用登記薄》,并且只限批準(zhǔn)的內(nèi)容,不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍。摘抄、復(fù)制檔案資料,要注意保密,做好登記,用完后退交銷毀。
2、利用者在查閱要愛護(hù)檔案資料,不得污損、圈劃、涂改、折角、拆卷或撕頁(yè)。
3、利用者必須在閱覽內(nèi)查閱檔案資料,非經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出室外。
4、查閱完畢,檔案工作人員要嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、辦理退還手續(xù)。
8、檔案資料利用后,查閱者要填寫《檔案利用效果登記表》。
工作檔案管理制度3
1、外單位借閱檔案資料需持介紹信,經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能查閱.
2、凡公司系統(tǒng)的工作人員,因工作需要借閱檔案的,由借閱人向檔案員辦理借閱手續(xù),填寫借閱登記卡,返回檔案時(shí),由檔案管理人員認(rèn)真檢查并及時(shí)銷帳.
3、借閱檔案資料要妥善保管,不得勾劃、涂改、圈點(diǎn)、裁剪、損壞,否則取消借閱權(quán).對(duì)于將檔案丟失者要追究責(zé)任.
4、借閱各項(xiàng)檔案人員必須遵守保密制度,不得轉(zhuǎn)讓他人使用.
5、公司各單位工程技術(shù)人員在工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須由本人向檔案室交回借用的全部資料,否則,主管調(diào)動(dòng)部門不予開調(diào)令.
6、工作調(diào)出,必須將檔案、科技書、資料全部交加,外出參加科技性會(huì)議帶回的資料,一律交檔案室存放.
7、經(jīng)批準(zhǔn)查閱的絕密檔案,只能在檔案室閱文,不得帶出室外查閱、翻印和轉(zhuǎn)借.
8、在查閱檔案中不得折卷,不得損壞、涂改, 因工作需要必須摘抄的,必須抄在保密工作手冊(cè)上.
9、查閱檔案的部門,要及時(shí)將利用效果登記冊(cè)內(nèi).
10、上級(jí)部門審查檔案資料時(shí)，需派車由有關(guān)人員和專職檔案管理員妥善保管共同到指定部門進(jìn)行審檢，待審查結(jié)束后，把檔案資料安全歸位。
11、檔案資料按統(tǒng)一分類大綱進(jìn)行分類、編目、劃定保管期限限、密級(jí)。
12、維護(hù)國(guó)家機(jī)密，卷面、封面要注意密級(jí)。密級(jí)定為三種：（1）絕密（2）機(jī)密（3）秘密
13、加強(qiáng)檔案的安全管理，檔案必須存放在專用的`保險(xiǎn)柜內(nèi)嚴(yán)密保管，檔案室門窗要堅(jiān)固，做到安全可靠。
14、保護(hù)檔案庫(kù)的清潔，經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)請(qǐng)示處理。
15、保持好庫(kù)的溫濕度，經(jīng)常檢查調(diào)整，按規(guī)定填寫溫濕度記錄。
16、案庫(kù)房是檔案保管要害部位，非本室人員一律不得進(jìn)入。有查閱檔案資料的同志請(qǐng)等候調(diào)卷，在閱覽室查閱。
17、借閱制度，搞好借閱、查閱、入庫(kù)、發(fā)放登記工作。
工作檔案管理制度4
為加強(qiáng)干部檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，提高干部檔案工作水平，根據(jù)中共中央組織部、國(guó)家檔案局頒布的《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省干部檔案工作情況，特制訂本細(xì)則。
一、干部檔案管理體制、機(jī)構(gòu)和職責(zé)
�。ㄒ唬└刹繖n案管理體制：
干部檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。省直單位，對(duì)直屬單位的干部檔案，實(shí)行廳局集中管理。地市直單位，管理干部檔案不足100卷的要集中到地市委組織部管理或組織部、人事局管理。縣（市、區(qū)）以下機(jī)關(guān)單位的子部檔案，實(shí)行由縣委組織部集中管理或由縣委組織部、縣人事局、縣教委相對(duì)集中管理。企事業(yè)單位的干部檔案，具備保管條件的，由組織或人事部門一家集中管理；不具備保管條件或干部檔案很少的`單位，其干部檔案由上一級(jí)單位管理干部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其干部檔案要固定專人、專庫(kù)管理，業(yè)務(wù)工作要接受本單位組織部門的領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。
（二）干部檔案工作機(jī)構(gòu)：
地、市、縣（市、區(qū)）委組織部和省直單位要建立干部檔案工作機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)本地區(qū)、本部門、本系統(tǒng)的干部檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。每管理一千人的檔案配備一名專職干部，地、市委組織部要配備業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，縣（市、區(qū)）委組織部和省直有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，也要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員�？h以下實(shí)行集中或相對(duì)集中管理干部檔案的單位和企事業(yè)管理干部檔案的單位，根據(jù)上述原則要配備專職人員。不需要建立機(jī)構(gòu)的單位，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。
（三）干部檔案管理部門的職責(zé)
1、保管干部檔案，為國(guó)家積累檔案史料；
2、收集、鑒別和整理干部檔案材料；
3、辦理干部檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞和統(tǒng)計(jì)；
4、登記干部職務(wù)、工資的變動(dòng)情況；
5、為有關(guān)部門提供干部的情況；
6、做好干部檔案的安全、保密保護(hù)工作；
7、調(diào)查研究干部檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；
8、推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)；
9、定期向檔案館（室）移交死亡干部的檔案；
10、辦理其他的關(guān)事項(xiàng)。
二、干部檔案管理范圍
(一)在職干部檔案的管理：
1、在職干部檔案的管理，按照管理體制集中或相對(duì)集中管理；
2、縣級(jí)以上協(xié)管干部的單位，可管理協(xié)管干部檔案的副本；
3、軍隊(duì)干部兼任地方職務(wù)的，其檔案正本由軍隊(duì)保管。地方干部兼任軍隊(duì)職務(wù)的，其檔案正本由地方保管；
4、干部檔案管理人員及其在本管理范圍的直系親屬的檔案，由所在單位組織指定有關(guān)部門專人保管；
5、不管理干部檔案的干部所在單位組織人事部門，根據(jù)工作需要可復(fù)制干部職務(wù)變動(dòng)登記表、工資變動(dòng)情況登記表。此表不隨干部調(diào)動(dòng)而轉(zhuǎn)遞，干部調(diào)出后，原單位可自行銷毀。
(二)退(離)休干部檔案的管理：
干部退(離)休以后，其檔案仍由原檔案管理部門保管。
(三)死亡干部檔案的管理：
1、省委管理的干部死亡后，其檔案由原管理部門保管五年后，移交省檔案館保存；
2、其他干部死亡后，其檔案由原管理部門保管五年后，省直單位的，移交省檔案館保存；地市以下單位的，移交同級(jí)檔案館保存。
工作檔案管理制度5
第一條為了加強(qiáng)公司檔案工作的管理，使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的要求，充分發(fā)揮檔案在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益及公司各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和北京市《檔案法實(shí)施辦法》等法律規(guī)章，制定本制度。
第二條公司檔案是公司自成立以來在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的以各種載體形式真實(shí)記錄的總和。其構(gòu)成是：以基建（工程技術(shù)）檔案為主體，包括文書、工程、市場(chǎng)、會(huì)計(jì)、經(jīng)營(yíng)、法律、設(shè)備、聲像、實(shí)物等門類的檔案。
第三條對(duì)公司各個(gè)門類、各種載體的檔案必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，以確保檔案的真實(shí)、完整和安全，利于檔案信息的開發(fā)利用。
第四條公司檔案工作由集團(tuán)辦公室主管。檔案室設(shè)專職檔案員一人，負(fù)責(zé)公司檔案工作的日常管理。公司各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集立卷歸檔工作。
第五條公司檔案室在集團(tuán)辦公室的指導(dǎo)下獨(dú)立開展檔案工作。宣傳、貫徹檔案工作的`法律、法規(guī)和方針政策，建立健全公司檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，維護(hù)和保持公司檔案的完整與安全，主動(dòng)快捷地提供檔案利用服務(wù)，使檔案在公司各項(xiàng)工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
第六條檔案室負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司各部門和各分公司文件材料的立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
第七條檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，恪守職業(yè)道德、不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，認(rèn)真做好檔案管理工作。
第八條借閱檔案，一般以借閱本部門工作形成的檔案為主。借閱非本部門的檔案，須經(jīng)該部門領(lǐng)導(dǎo)或公司主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第九條查閱檔案原件一般限在檔案室內(nèi)。如需借出則借閱期限一般不超過三天。到期不能歸還者要及時(shí)說明原因，經(jīng)允許后方可延期歸還。
第十條如需提供檔案復(fù)印（制）件，必須由申請(qǐng)部門經(jīng)理簽字后，并由辦公室負(fù)責(zé)人簽字后方可辦理。重要檔案的復(fù)�。ㄖ疲┬杞�(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)或公司主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十一條借閱人員必須負(fù)責(zé)維護(hù)檔案的完整、安全與清潔，不得將檔案材料擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、拆散、污損、涂改和加注標(biāo)記。借閱檔案要確保不遺失，不擅自帶出本公司。
第十二條借閱時(shí)，檔案人員應(yīng)填寫《借閱檔案登記簿》，并對(duì)歸還的案卷嚴(yán)格檢查和清點(diǎn)，然后注銷借閱。
第十三條外單位查閱檔案時(shí)，須持單位介紹信，并由集團(tuán)公司辦公室或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。各類（載體）檔案不辦理對(duì)外借閱。
第十四條對(duì)借閱中違反本規(guī)定，造成檔案遺失、損壞、泄密的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并追查責(zé)任，按集團(tuán)公司《管理人員違規(guī)處理辦法》進(jìn)行處罰，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
�。ㄒ唬p、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案；
�。ǘ┥米韵蛲饨缣峁�、抄摘企業(yè)檔案；
�。ㄈ┩扛�、偽造檔案；
（四）未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者；
�。ㄎ澹┪窗词掷m(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）。
第十五條認(rèn)真貫徹《檔案法》，嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密政策、制度，維護(hù)國(guó)家和企業(yè)的機(jī)密，確保檔案信息的絕對(duì)安全。
第十六條檔案管理人員應(yīng)忠于職守，嚴(yán)格遵守保密制度，保持高度的保密意識(shí)和良好職業(yè)道德。不允許擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。
工作檔案管理制度6
1目的
為了加強(qiáng)檔案的管理工作，確�，F(xiàn)有檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、安全，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《檔案法》有關(guān)檔案工作條例及公司經(jīng)營(yíng)管理工作需要，制訂本制度。
2適用范圍
適用于公司各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作管理。客戶及供方檔案管理不適用本制度。
3管理職責(zé)
3.1綜合管理部負(fù)責(zé)公司檔案管理工作。
3.1.1制定公司檔案工作制度；
3.1.2對(duì)公司各部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；
3.1.3做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；
3.1.4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作；
3.1.5提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
3.2各部門、子公司負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的檔案管理工作。
3.2.1人力資源負(fù)責(zé)公司勞資人力資源資料檔案的收集歸檔、保管。
3.2.2財(cái)務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿及各類憑證的收集歸檔、保管。
3.3項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)本公司檔案管理工作；項(xiàng)目公司因故解散，解散前負(fù)責(zé)將公司檔案移交公司辦公室。
4收集歸檔范圍
4.1收集歸檔范圍包括下列紙質(zhì)和有電子版資料文件。
4.2法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)，需公司執(zhí)行的，或由公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
4.3公司的重大決議。包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
4.4計(jì)劃性文件。包括公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、科研報(bào)告、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。
4.5 總結(jié)性文件。包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門、子公司的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。
4.6批示性文件。包括公司各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)等。以及公司各類命令、工作指示等。
4.7憑證性文書材料。包括公司各部門上報(bào)的、在日�；顒�(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
4.8證件性文書資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、公司和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
4.9匯報(bào)性文書資料。包括公司上報(bào)各級(jí)主管部門、子公司的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。
4.10勞資人力資源資料。包括公司各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
4.11財(cái)務(wù)資料。包括公司及子公司財(cái)務(wù)預(yù)決算、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告。
4.12聲像制品資料。包括公司及各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門、子公司提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
4.13題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
4.14技術(shù)性資料。包括開發(fā)項(xiàng)目各類工程圖紙、竣工資料等。
5檔案移交
5.1文書檔案。工作辦結(jié)后，移交綜合管理部歸檔；
5.2開發(fā)項(xiàng)目檔案，項(xiàng)目結(jié)束后移交綜合管理部歸檔；
5.2.1開發(fā)項(xiàng)目前期資料，由經(jīng)營(yíng)發(fā)展部收集整理，交綜合管理部驗(yàn)收、歸檔；
5.2.2開發(fā)項(xiàng)目技術(shù)資料，由承辦單位（工程管理部或項(xiàng)目部）收集整理，交綜合管理部驗(yàn)收、歸檔；
5.2.3工程竣工驗(yàn)收備案資料，由項(xiàng)目部整理成冊(cè)，交綜合管理部驗(yàn)收、歸檔；
5.2.4后期銷售資料，由市場(chǎng)研發(fā)部收集整理，交綜合管理部驗(yàn)收、歸檔；
5.2.5其他需要?dú)w檔的，由承辦單位收集整理，交綜合管理部驗(yàn)收、歸檔。
6程序
6.1檔案管理的基本程序。
6.2包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體。
6.3檔案的收集。
6.3.1各部門負(fù)責(zé)把分散的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到綜合管理部，其收集的主要方式是歸檔。即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由各部門和個(gè)人定期協(xié)同綜合管理部進(jìn)行整理、立卷、歸檔。歸檔的文件原則上一律為原件，凡有原件的文件不能以復(fù)印件歸檔，必要時(shí)存復(fù)印件須加蓋公章注明原件存放處。
6.3.2立卷歸檔的'范圍：凡屬本制度第4條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。
6.3.3立卷歸檔的時(shí)間。
6.3.3.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交綜合管理部立卷歸檔；
6.3.3.2對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別項(xiàng)目部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)；
6.3.4歸檔立卷的要求。
6.3.4.1歸檔立卷檔案要同時(shí)建立紙質(zhì)和電子檔案。
6.3.4.2各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交綜合管理部立卷歸檔。同時(shí)遞交該部分電子文檔，電子文檔的內(nèi)容和編排順序應(yīng)與紙質(zhì)文件保持一致。
6.3.4.3移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
6.3.4.4歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。
6.3.4.5立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，無(wú)任何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。
6.3.4.6填寫案卷一律用黑色鋼筆或中性筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
6.3.4.7立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映公司生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
6.3.4.8立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
6.3.4.9立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。
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