銷售部檔案管理制度

　　在生活中，很多場(chǎng)合都離不了制度，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。大家知道制度的格式嗎？以下是小編整理的銷售部檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。

　　為規(guī)范銷售檔案管理工作，使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、特別制定以下管理辦法；

　　一、檔案歸檔范圍

　　1、銷售合同

　�。�1）預(yù)定書（認(rèn)購(gòu)書）原件；

　�。�2）買賣合同原件；

　　（3）換、退房申請(qǐng)；

　�。�4）房型修改申請(qǐng)；

　�。�5）其他合同之補(bǔ)充協(xié)議。

　　2、客戶資料檔案

　�。�1）來訪客戶名錄：包括客戶姓名、聯(lián)系方式、需求，及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項(xiàng)。

　�。�2）簽約客戶檔案

　　基本資料：姓名、聯(lián)系電話、已購(gòu)房型、付款情況、家庭情況等；

　　辦理按揭及房屋產(chǎn)權(quán)證所需客戶提供的資料；

　　其他客戶提交之資料。

　　3、內(nèi)部管理檔案

　　（1）銷售部?jī)?nèi)部管理檔案：各項(xiàng)管理制度、成文發(fā)放的管理文件

　　（2）銷售管理檔案

　�。�3）各日、周、月統(tǒng)計(jì)表及報(bào)表；

　　（4）早晚會(huì)會(huì)議記錄。

　　4、內(nèi)部往來文件

　�。�1）發(fā)往各部門間的日常函件；

　　（2）收到公司各部門的往來文件。

　　5、公司對(duì)外宣傳資料

　�。�1）各類公司制作的樓書、提袋、宣傳品樣本；

　�。�2）電視宣傳資料：各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶；

　�。�3）戶外燈箱、路牌的樣稿；

　　（4）各類宣傳活動(dòng)的錄影帶及照片。

　　6、房地產(chǎn)相關(guān)信息

　　（1）房地產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、政策、資料；

　�。�2）各樓盤樓書；

　�。�3）房地產(chǎn)相關(guān)信息剪報(bào)；

　�。�4）各項(xiàng)目對(duì)外宣傳廣告剪報(bào)。

　　7、對(duì)外合同合約

　�。�1）戶外宣傳制作合同復(fù)印件；

　�。�2）媒體制作合同；

　�。�3）其他與銷售部有關(guān)的合同合約。

　　二、歸檔及保管要求

　　1、嚴(yán)格按歸檔范圍對(duì)檔案進(jìn)行歸檔整理；

　　2、檔案資料分類應(yīng)清晰、全面；

　　3、檔案接收時(shí)要認(rèn)真點(diǎn)、驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)后入檔；

　　4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒；

　　5、應(yīng)建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。

　　三、檔案的借閱

　　檔案的借閱應(yīng)有嚴(yán)格的借閱制度，必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行：

　　1、本部門檔案僅限本部門員工借閱；外部門借閱需出示借條，附雙方負(fù)責(zé)人許可簽字；

　　2、本部門員借閱，借期不超過兩天。如因需要延長(zhǎng)借期，須出示借條并附部門負(fù)責(zé)人簽字；

　　3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續(xù)方能借閱和離開；

　　4、按期歸還，愛護(hù)所借檔案資料，逾期不還或有損壞、遺失，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，造成重大損失者當(dāng)追究責(zé)任；

　　四、檔案的保管

　　1、檔案接收時(shí)要認(rèn)真清點(diǎn)、驗(yàn)收份數(shù)、張數(shù)、規(guī)格驗(yàn)收必須符合要求的，辦理交接手續(xù)方可入檔；

　　2、各類檔案材料，應(yīng)按管理規(guī)范要求分類、編目、立卷，放入檔案盒或檔案夾內(nèi)上柜保管；

　　3、檔案存放必須使用專用資料柜，排柜方式要省時(shí)、醒目，便于查找；

　　4、每年年底要對(duì)檔案庫(kù)存保管情況進(jìn)行一次清理，核對(duì)以保管單位為基礎(chǔ)，做到賬物相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)情況要及時(shí)采取有效措施補(bǔ)救。

　　五、檔案的剔除和銷毀

　　1、在整理檔案的過程中，對(duì)檔案材料要仔細(xì)甄別，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的資料及時(shí)剔除，必要時(shí)列出剔除資料目錄提交部門經(jīng)理批示；

　　2、每年年底對(duì)保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報(bào)告提交領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)部門批示后銷毀。

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