收發(fā)文件管理制度（通用5篇）
在日新月異的現(xiàn)代社會中，制度使用的頻率越來越高，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結構。這些規(guī)則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編幫大家整理的收發(fā)文件管理制度（通用5篇），僅供參考，希望能夠幫助到大家。
收發(fā)文件管理制度1
一、編制目的
為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。
三、相關職責
1.公司員工必須嚴格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。
2.綜合辦公室負責文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。
四、文件收發(fā)程序
1.凡上級和有關部門發(fā)、送本公司的文件,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。
2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應立即交總經(jīng)理閱簽。
3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見。
4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。
5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。
6.收到已簽發(fā)的.文件后,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印制份數(shù),并逐項將文件標題、文號、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。
7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時需注明,由綜合辦公室按有關規(guī)定辦理。
五、文件輪閱程序
1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將文件送回,待后補閱。
2.輪閱時不得擅自將有關輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經(jīng)辦公室負責人同意,辦理有關登記手續(xù),借閱時間一般不超過五天,復印件應妥善保管。
3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。
收發(fā)文件管理制度2
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)集團公司有關規(guī)定，結合我集團的實際情況，特制訂本制度。
第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲介質的不同可將文件分為電子版文件和紙質版文件。按性質種類區(qū)分：行政類〈有關規(guī)章制度、事項決策、通知、會議紀要等〉，業(yè)務類〈有關業(yè)務合同、客戶函件等經(jīng)營事項〉，人事類〈有關人員招聘、安排、獎懲等〉，技術類〈有關技術標準、工程技術文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預結算文件、財務帳套、資產配套的說明書、保修卡等。
第三條 公文的簽收
1.公司所有文件(除領導或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，辦公室文秘需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。
第四條 公文的編號保管
辦公室文秘拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。 2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室文秘進行登記編號保管，不得個人保存，如員工工作需要借閱的可復印或借用。 第五條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內容和性質閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及多個公司或部門會辦的文件，由辦公室負責與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉，辦公室文秘應在接到文件的當天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第六條 文件的傳閱與催辦
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應交辦公室文秘，切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔。
6.按照閱文范圍，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。
第七條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2.部門需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時應分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經(jīng)領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
第八條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發(fā)文范圍。
2.集團或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布單位規(guī)章制度；
(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；
(3)公布單位組織機構變動或人事任免事項；
(4)公布單位重大生產、技術、管理、行政、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報；
(6)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；
(7)其他有關重大事項；
3.集團各單位日常生產、技術、管理工作中，有關圖紙、技術文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。
第九條 發(fā)文程序規(guī)定：
1.各部門需要發(fā)文，應事先向集團或各分公司辦公室提出發(fā)文申請；
2.集團或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。
4.文稿擬好后，擬搞人應填發(fā)文申請單，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。
5.辦公室應根據(jù)公司領導指示和有關制度規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容負責)；
7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；
9.文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送相關領導審定批準簽發(fā)；
10.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號送辦公室打��；
11.文件打印初稿，應由擬稿人校對，并簽名；
12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實情況，向辦公室主任匯報文件抵達情況。
第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十一條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條 辦公室主任對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十三條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負責歸檔：
(1)政府部門來文，包括上級對單位報告、申請的批復；
(2)集團或各分公司辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發(fā)言和生產工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
(3)公司及部門各種會議記錄；
(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報等；
(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結果；
(6)參加上級召開的`各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報材料等；
(7)政府領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；
(9)工作日志和公司大事記；
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完
第十五條 文件的時效性
是指文件內容在一定時間階段是有效的，超過這個時間段，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查使用。超過時效性且無保存價值的文件。進入文件的銷毀管理程序。 第十六條 文件銷毀流程
對于多余、重復、過時和無保存價值的文件（紙張），辦公室應定期責成相關職能部門辦理申請銷毀手續(xù)，認真填寫文件資料銷毀申請表，對無價值文件進行銷毀，并登記造冊。 第十七條 文件銷毀要求
經(jīng)審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和資料分管領導及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字，以示負責，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。
收發(fā)文件管理制度3
一、總經(jīng)辦設專人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關部門辦理；其余文件均應交公司領導批示后，再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦后的公文（包括按文件要求報出的詳細資料、附件等）應及時主動地退給總經(jīng)辦，以做好文件歸檔工作。
三、凡本公司外發(fā)的文件，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規(guī)范，嚴禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進行登記編號。
四、部門或個人借閱文件，應辦理借閱手續(xù)，總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關規(guī)定分類整理，裝訂成冊，歸檔。
五、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點份數(shù)，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關人員經(jīng)領導批準后在文件保管處閱讀。
六、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的.，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。
收發(fā)文件管理制度4
一、總則
1、為提高公司行政事務管理效率規(guī)范收發(fā)管理工作特制定本制度。
2、本制度適用于×××××有限公司收發(fā)文件管理。
二、收發(fā)管理體制
1、公司所有收發(fā)管理工作均由綜合管理部統(tǒng)一負責管理。
2、公司指定專職或兼職人員負責收發(fā)工作。
三、收發(fā)業(yè)務
1、收發(fā)業(yè)務范圍包括:文件、郵件、報刊、掛號、電報、傳真的發(fā)送、登記以及特殊文件資料的遞送。
2、收發(fā)人員必須根據(jù)有關文件資料如實填寫收件登記簿、發(fā)文登記表。
3、收發(fā)業(yè)務文件處理按照公文處理辦法執(zhí)行。
4、收發(fā)文件資料應及時、準確送達有關人員和部門不得延誤和積壓。
5、對公司和員工的信件、資料負責統(tǒng)一接收管理。
6、對貴重物品、匯款、郵包要進行專門登記并由個人簽字領取。
7、未經(jīng)許可不得隨便代理收發(fā)工作以免造成混亂。對未登記完畢的文件材料不得先行使用、閱讀。
8、對投遞錯誤的`郵件應及時退回。
9、對違反公司管理制度或與公司利益有沖突的文件、資料、傳真件并將情況報告上級主管。
四、附則
1、本制度解釋權屬公司綜合管理部。
2、本制度自公布之日起執(zhí)行。
收發(fā)文件管理制度5
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負責。
二、對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的`核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內容和性質閱簽后，分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
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