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企業(yè)員工人事檔案管理制度（精選11篇）
在我們平凡的日常里，很多場合都離不了制度，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編整理的企業(yè)員工人事檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
企業(yè)員工人事檔案管理制度 1
一、目的
為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2 人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。
3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應(yīng)聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動關(guān)系時，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認(rèn)識檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5 統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時更新，人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的`統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案�？偨�(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
企業(yè)員工人事檔案管理制度 2
第一條人事檔案的內(nèi)容。
員工人事檔案是關(guān)于員工個人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括：
1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料；
2、員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評價，對其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的.評定和考核材料；
3、對員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料；
4、記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料；
5、記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
第二條人事檔案保密規(guī)定。
公司人事部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
第三條員工個人情況變更規(guī)定。
1、員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項(xiàng)目。
2、項(xiàng)目內(nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書面方式及時準(zhǔn)確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
企業(yè)員工人事檔案管理制度 3
為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務(wù)，根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》，特制定本制度。
一、保密制度
1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)保密工作的方針、政策和規(guī)定，嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好人事檔案的保密工作。
2.加強(qiáng)組織紀(jì)律，堅(jiān)守工作崗位。
3.人事檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房(室)，配備鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管人事檔案。
4.人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)當(dāng)經(jīng)常檢查，保持庫房的清潔和溫、濕度，發(fā)現(xiàn)問題，立即報告，及時采取措施。
5.人事檔案庫房(室)和檔案柜，應(yīng)明確專人管理。管理人員變動時，必須辦理好交接手續(xù)。
6.無關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫房(室)。
7.嚴(yán)禁用電話、電報索取或提供有關(guān)人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料，嚴(yán)禁任何人攜帶人事檔案材料進(jìn)入公共場合和娛樂場合，不得在電話或公共場所中談?wù)摶蚣臣暗接嘘P(guān)人事檔案材料的內(nèi)容。
8.對利用人事檔案的人員，進(jìn)行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內(nèi)容。
9.人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)格密封，通過機(jī)要傳遞或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，盡量避免本人自帶。
10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
11.人事檔案一般不外借，但領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員因工作需要借閱時，要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過五天。
12.屬歸檔的材料，及時轉(zhuǎn)入本人檔案，須轉(zhuǎn)遞的檔案，做好移交簽字登記手續(xù)。
13.嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。
14.發(fā)現(xiàn)泄密事件，認(rèn)真處理。
二、歸檔制度
1.按照《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過有關(guān)部門收集工作調(diào)配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、學(xué)歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。相關(guān)部門應(yīng)配合人事處及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見附件。
2.校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并確定1-2名專兼職人員負(fù)責(zé)收集本單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的'人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。
3.每年引進(jìn)畢業(yè)生及調(diào)入人員的人事檔案必須在報到之日起兩個月內(nèi)轉(zhuǎn)至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學(xué)校將緩發(fā)其工資與津貼，并暫停兌現(xiàn)其他相關(guān)待遇。
4.收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，格式規(guī)范、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存?zhèn)洳閮r值。需經(jīng)有關(guān)部門審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸檔。
5.不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經(jīng)人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
6.人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。
7.每年引進(jìn)人員要填寫干部履歷表或補(bǔ)充表，充實(shí)干部人事內(nèi)容。
8.對收集的材料，要做好收集登記和交接手續(xù)。
三、鑒別制度
1.收集的材料必須經(jīng)過鑒別，未經(jīng)鑒別，不得隨意歸檔或擅自銷毀。
2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進(jìn)行。
3.鑒別要以有關(guān)文件規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真，確保真實(shí)、完整、精煉、實(shí)用。
4.歸檔的材料必須真實(shí)完整，字跡清楚，對象明確，手續(xù)完備;對不該歸檔的材料，要區(qū)別處理，凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
5.人事檔案材料應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事檔案，要先對缺少的干部人事檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充，并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(jī)(縫紉機(jī))等必備的物品和設(shè)備。
2.整理要做到：干部人事檔案材料鑒別和分類準(zhǔn)確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。
3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，掌握整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定和基本方法技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。
4.必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。
5.人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)范地整理，零材料及時裝訂入卷。
6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規(guī)定剔出的檔案材料，必須認(rèn)真登記，需銷毀的材料，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)按規(guī)定銷毀。
7.整檔過程中，要切實(shí)做好防火安全保密工作，整理室內(nèi)嚴(yán)格吸煙，嚴(yán)防丟失和匯漏檔案內(nèi)容。
五、借閱制度
1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級單位書記、主任，必須是中共正式黨員。
2.查(借)閱人應(yīng)在借閱前認(rèn)真填寫《干部人事檔案查(借)閱登記表》。
3.復(fù)印借出人事檔案材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋“河南城建學(xué)院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可查(借)閱。
4.查(借)閱檔案，嚴(yán)禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者，按照《中華人民共和國檔案法》處理。
5.查閱檔案的單位或個人，不得擅自-拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示人事檔案主管部門審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制(拍攝)。
6.檔案不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。
六、轉(zhuǎn)遞制度
1.遞人事檔案或材料必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。
2.人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，一般情況下，不準(zhǔn)公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。
3.遞檔案時，必在轉(zhuǎn)出手續(xù)完備的前提下，須經(jīng)人事處
有關(guān)負(fù)責(zé)人同意簽署意見并由主管人事工作校領(lǐng)導(dǎo)同意后方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信或電話催回，以防丟失。
4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動，干部職務(wù)變動而及時調(diào)整，人事處及組織部應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人事處有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個月。
5.職工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到接收單位人力資源管理部門轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。自動離職人員的人事檔案必須在外調(diào)手續(xù)完備的情況下，方可轉(zhuǎn)出。
6.校各部門應(yīng)積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉(zhuǎn)遞工作。
7.不屬于在職人員的代管人事檔案，在檔案轉(zhuǎn)出時，按照學(xué)校有關(guān)文件規(guī)定收取管理費(fèi)用和其他費(fèi)用。
8.是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料要嚴(yán)密包封，并加蓋機(jī)密章，有關(guān)人員認(rèn)真填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)出登記表》。
七、核查制度
1.事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進(jìn)行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。
2.提供利用的人事檔案，再回收時，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對無誤后，方可入庫。
3.理好的人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進(jìn)行檢查核對，發(fā)現(xiàn)錯誤，及時糾正。
4.出和接收人事檔案時，應(yīng)將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。
企業(yè)員工人事檔案管理制度 4
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)。
1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的.檔案都應(yīng)登記。
1.6對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
企業(yè)員工人事檔案管理制度 5
(一)干部人事檔案材料收集制度
1.嚴(yán)格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，明確收集范圍，認(rèn)真做好干部人事檔案材料的收集與補(bǔ)充工作;
2.檔案工作人員要積極主動地與干部人事檔案材料形成部門取得聯(lián)系，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動地索要應(yīng)歸檔的人事檔案材料;
3.干部人事檔案材料的形成部門，應(yīng)在形成正式材料后的一個月內(nèi)，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;
4.檔案工作人員對收集的干部人事檔案材料，要認(rèn)真進(jìn)行核對，對缺少的材料要逐一進(jìn)行登記，及時催要，對不符合歸檔要求的材料，要及時通知形成檔案材料部門補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)，形成材料的部門要按規(guī)定認(rèn)真辦理;
5.對不屬于歸檔的材料要及時退回材料形成部門。
(二)干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度
1.嚴(yán)格把好干部人事檔案材料“入口關(guān)”，對收集的檔案材料要認(rèn)真鑒別，嚴(yán)格審核;
2.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;
3.歸檔材料必須齊全完整、真實(shí)、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備，有承辦單位的簽章或個人署名，有形成材料的日期;需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案;
4.殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;
5.干部人事檔案材料應(yīng)統(tǒng)一使用16開紙(19×26.5厘米)，材料左邊應(yīng)留出2—2.5厘米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫，不得用計(jì)算機(jī)打印簽名;
6.凡屬于應(yīng)歸入干部檔案的材料，應(yīng)按照中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷，零星檔案材料每兩年裝訂入卷一次。
(三)干部人事檔案查(借)閱制度
1.查(借)閱干部人事檔案必須是中共黨員，并填寫《查閱干部檔案審批表》，由查閱單位負(fù)責(zé)人簽字，檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查(借)閱;
2.任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;
3.查(借)閱檔案時，檔案工作人員應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供或是確定提供材料的范圍，凡與查閱內(nèi)容無關(guān)的材料，不得翻閱，并對提供查閱的檔案進(jìn)行登記;
4.查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布檔案內(nèi)容;
5.查閱人員未經(jīng)許可，不得擅自摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容;
6.查閱人員必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評教育，直至紀(jì)律處分;假公濟(jì)私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理;
7.檔案一般不外借，特殊情況須借用時，要說明理由，經(jīng)檔案館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，方可借出，借閱檔案一般不超過15天，并不準(zhǔn)擅自復(fù)制、抄錄及轉(zhuǎn)借他人;不準(zhǔn)攜帶檔案材料進(jìn)入公共場所參觀、游覽、探親訪友。
(四)干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1.轉(zhuǎn)遞干部人事檔案必須做到及時、準(zhǔn)確、安全;
2.干部因工作調(diào)動或職務(wù)變動檔案轉(zhuǎn)出，檔案工作人員在接到調(diào)檔函后，經(jīng)人事處簽章及檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批后，一個星期內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位;
3.轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出;
4.轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封;
5.干部檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，嚴(yán)禁郵寄或交本人自帶;
6.轉(zhuǎn)出的檔案逾期一個月未收到回執(zhí)的，應(yīng)發(fā)函或打電話詢問，以防丟失;
7.收到轉(zhuǎn)遞來的檔案，經(jīng)檢查核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章退回發(fā)檔單位。
(五)干部人事檔案檢查核對統(tǒng)計(jì)制度
1.建立檔案工作臺帳登記制度，做到勤檢查、勤核對，每年全面檢查核對統(tǒng)計(jì)一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時解決;
2.提供利用后的干部人事檔案，入庫前要認(rèn)真檢查，仔細(xì)核對，確認(rèn)無誤后方可入庫;
3.干部檔案轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入時，要認(rèn)真對照目錄檢查核對，防止張冠李戴放錯卷或缺少材料;
4.整理好的干部人事檔案入庫前，還要逐卷逐份逐頁進(jìn)行檢查核對，發(fā)現(xiàn)差錯及時糾正。
(六)干部人事檔案的保管、保密制度
1.嚴(yán)格遵守黨和國家的.保密法規(guī)，認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格照章辦事，做好干部人事檔案的保管保密工作;
2.非檔案工作人員一律不得進(jìn)入庫房;
3.檔案工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行查(借)閱檔案審批手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人：
4.認(rèn)真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;
5.嚴(yán)禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對濕度為45% —65%);
6.堅(jiān)持庫房檢查制度，每周檢查一次，防止不安全因素發(fā)生，發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時采取措施，確保檔案安全;
7.堅(jiān)持值班制度，下班前檔案要入庫，關(guān)好門窗，切斷電源;
8.嚴(yán)禁個人私自保存任何人的檔案材料;
9.檔案工作人員調(diào)動時，必須嚴(yán)格履行交接手續(xù);
10.對違反保密制度造成失、泄密事件的單位和個人，應(yīng)視情節(jié)輕重，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二十四條規(guī)定給予處罰。
(七)人事檔案管理人員職責(zé)
1.熱愛本職工作，忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)保管好教職工人事檔案，為國家積累檔案史料;
2.建立人事檔案臺帳，及時收集、鑒別、整理干部檔案材料，及時報送省管干部檔案材料;
3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真辦理人事檔案的查(借)閱和轉(zhuǎn)遞;
4.及時登記教職工職務(wù)、工資變動情況;
5.為學(xué)校及有關(guān)部門提供教職工情況;
6.維護(hù)人事檔案的完整與安全，做好人事檔案的保密保護(hù)工作;
7.調(diào)查研究全校人事檔案工作情況，制定和修訂規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo);
8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。
企業(yè)員工人事檔案管理制度 6
第一章總 則
第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個人經(jīng)歷和社會實(shí)踐的記錄，是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據(jù)。
第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務(wù)是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢、借用和轉(zhuǎn)遞，建立科學(xué)的檔案檢索工具。調(diào)查研究檔案工作情況，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第三條貫徹執(zhí)行國家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定，結(jié)合我司的實(shí)際情況制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。
第四條嚴(yán)格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，同時確保檔案的安全。
第二章 人事檔案歸檔范圍和要求
第五條歸檔范圍
(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。
(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料;民主評議干部的綜合材料，組織審定的考察材料等。
(三)審計(jì)工作中涉及個人的有關(guān)處分材料。
(四)成人教育(大中專)、黨校、學(xué)生(學(xué)員)登記表、考生登記表、學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書、學(xué)習(xí)鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。
(五)評聘專業(yè)技術(shù)職稱工作中形成的有關(guān)材料：專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報表、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料等。
(六)政審工作中形成的材料：調(diào)查報告，審查報告，上級批復(fù)，本人對結(jié)論的意見，檢查交代或情況說明材料;作為結(jié)論依據(jù)的調(diào)查證明、證據(jù)材料：甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團(tuán)時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關(guān)材料;個人申請、組織審查報告及所依據(jù)的證明材料，上級批復(fù)等材料。
(八)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料：
1、中國共產(chǎn)黨入黨志愿書(已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的)、入黨申請書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料;團(tuán)員登記表、民主評議黨員中認(rèn)定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實(shí)的依據(jù)材料;取消預(yù)備黨員資格的組織意見，退黨材料。
2、中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料。
3、加入民主黨派的有關(guān)材料。
(九)表彰獎勵活動中形成的有關(guān)材料：
勞動模范、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團(tuán)員等審批表，立功、嘉獎、通報表揚(yáng)等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)紀(jì)律檢查、監(jiān)察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關(guān)材料;處分決定，免予處分的意見，上級批復(fù)，核實(shí)(調(diào)查)報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見;撤消處分的有關(guān)材料;法院判決書;復(fù)查甄別報告，決定(結(jié)論)、上級批復(fù)等。
(十一)任免、調(diào)動、軍隊(duì)干部轉(zhuǎn)業(yè)安置工作中形成的有關(guān)材料：任免審批表;考察材料;軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉(zhuǎn)業(yè)鑒定;定職、定級材料;離退休審批表等材料。
(十二)考試錄用形成的有關(guān)材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書，政審結(jié)論和有關(guān)證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。
(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉(zhuǎn)正定級審批表、各種工資變動審批表，提職晉級和獎勵工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報表;解決各種待遇問題的審批表，批復(fù)材料等。
(十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關(guān)材料：因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。
(十五)參加區(qū)縣級以上(包括區(qū)縣級)黨代會、人代會、政協(xié)會議和工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會，以及民主黨派代表會議的代表登記表等。
(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的`有關(guān)材料：有嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘?jiān)\斷書，確定致殘等級的有關(guān)材料，新錄用人員體檢表等。
(十七)其它起重要依據(jù)作用的材料。
第六條收集方法
(一)為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要，要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集員工任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料，充實(shí)檔案的內(nèi)容。
(二)建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。
(三)有計(jì)劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時將這些材料補(bǔ)充進(jìn)員工檔案。
(四)人力資源部要嚴(yán)格執(zhí)行中組部有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項(xiàng)規(guī)定，主動和有關(guān)部門協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時完成歸檔。
企業(yè)員工人事檔案管理制度 7
一、干部人事檔案查（借）閱制度
1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提借什么材料，并對提供查閱的檔案進(jìn)行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、查閱人員要愛護(hù)干部人事檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)檔案主管部門同意不得復(fù)制干部人事檔案材料，不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上。摘錄的材料要細(xì)致核對，經(jīng)檔案主管部門簽署意見蓋公章后，方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理（必須是正科級單位政工人員），并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無關(guān)人員翻閱，不得轉(zhuǎn)借，不得復(fù)制，限期歸還。（最多不超過15天）
二、干部人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度
1、愛護(hù)機(jī)器設(shè)備，熟悉機(jī)器性能，按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時維護(hù)，確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和新鮮。
4、新進(jìn)干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內(nèi)完成；干部檔案索引每半年打印一次；日常管理信息每年匯總一次，并做好有關(guān)資料的立卷工作。
5、對新維護(hù)的檔案管理信息要及時備份，并登記備份的時間和主要內(nèi)容。
6、不得隨意使用外來磁盤，確需要使用時要進(jìn)行病毒檢查，防止機(jī)器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經(jīng)批準(zhǔn)不得提供、復(fù)制干部信息，無關(guān)人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴(yán)禁外傳。軟件應(yīng)由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。
三、干部人事檔案材料收集補(bǔ)充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認(rèn)可的材料，未經(jīng)組織同意，個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部，都應(yīng)填寫“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補(bǔ)充進(jìn)干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個月內(nèi)，將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時、主動地向有關(guān)部門索要應(yīng)歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內(nèi)容。
7、認(rèn)真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實(shí)、完整、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水書寫的材料，必須經(jīng)過復(fù)制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。
五、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。
2、縣及相當(dāng)于縣經(jīng)上的黨委組織、人事部門，可以直接轉(zhuǎn)遞干部人事檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的.整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、干部人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。
5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對，并在“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉(zhuǎn)出單位要查詢，以防丟失。
7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動或職務(wù)的變動及時轉(zhuǎn)遞，避免人檔分離。
8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴(yán)密包封，并加蓋機(jī)密章。
六、干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進(jìn)行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案，在收回時，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對無誤后，方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進(jìn)行檢查核對，發(fā)現(xiàn)差錯，及時糾正。
4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時，應(yīng)將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。
6、輸入計(jì)算機(jī)的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。
七、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴(yán)禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房（室），配置鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房（室）和檔案柜，應(yīng)明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫房（室）。
6、嚴(yán)禁用電話、電報索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。
8、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案材料進(jìn)入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
八、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門，應(yīng)建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門，應(yīng)在材料形成的一個月內(nèi)，主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門，應(yīng)與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度，保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應(yīng)主動與有關(guān)部門聯(lián)系。
6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關(guān)部門補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù)。
九、干部人事檔案管理人員職責(zé)
1、按照干部管理權(quán)限，保管應(yīng)管干部的人事檔案，為國家積累檔案史料；
2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉(zhuǎn)遞；
4、登記干部職務(wù)、工資的變動情況；
5、為有關(guān)部門提供干部的情況；
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護(hù)工作；
7、調(diào)查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)；
8、推廣、應(yīng)用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)；
9、定期向檔案管（室）移交死亡干部的檔案；
10、辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。
企業(yè)員工人事檔案管理制度 8
第一章、總則
第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營活動中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本管理制度。
第二條：人事檔案工作是集團(tuán)組織人事工作的重要組成部分，也是集團(tuán)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行集團(tuán)戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。
第三條：本制度適用于怡通集團(tuán)總部及其各子公司。
第二章、管理職責(zé)
第四條：集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的職責(zé)——
a、負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團(tuán)人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范；
b、負(fù)責(zé)本制度在各子公司實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；
c、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)戰(zhàn)略決策委員會成員的人事檔案管理工作；
d、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)各子公司、部門的員工人事檔案管理工作；
e、負(fù)責(zé)對各子公司的員工人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)。
第五條：集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的義務(wù)是指導(dǎo)各子公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案管理程序、規(guī)范檔案管理行為。
第六條：各子公司行政部門人事檔案管理的職責(zé)就是負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度，按其要求建立規(guī)范的人事檔案管理；負(fù)責(zé)管理企業(yè)管理部所有員工人事檔案管理工作。
第三章、人事檔案內(nèi)容
第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、復(fù)印件由集團(tuán)人事部統(tǒng)一管理），是由歷史地、全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有如下幾類：
a、履歷材料（包括個人的簡歷資料、學(xué)歷、資格證等）；
b、考核、考察材料；
c、獎勵及處分材料；
d、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料；
e、勞動合同、保密協(xié)議、錄用、任免、聘用、離職材料；
f、其他可供企業(yè)用人參考的資料。
第四章、檔案編號管理
第八條：各子公司行政部門必須按照OA管理系統(tǒng)中的員工編號（即：工號）進(jìn)行編號，每100個檔案做一個標(biāo)記，方便查找。
由其他單位轉(zhuǎn)入的員工檔案，按照轉(zhuǎn)入單位的編號更換編號（轉(zhuǎn)出單位辦理離職手續(xù)）。
第五章、人事檔案的收集與整理
第九條：日常收集員工履歷表、試用期考評表、各種獎勵、職務(wù)任免、崗位/待遇調(diào)整表、續(xù)簽合同等材料。
各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結(jié)束后的七日之內(nèi)（試崗期結(jié)束），必須將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。
日常新進(jìn)人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之內(nèi)，將將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。
第十條：各子公司行政部門的人事專員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。
1、新員工報到時
新員工報到后，收齊新入職員工的.所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號（口取紙）、員工姓名、性別。結(jié)束試崗期后的三個工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：《許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；⑵ 身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；
2、員工辦理正式入職手續(xù)時
員工結(jié)束七天試用期后的三個工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：
�。�1）《許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；
�、� 身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件
3、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時
員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：該員工的《應(yīng)聘求職表》、《試用期考評表》；《勞動合同》、《保密協(xié)議》；4、員工辦理調(diào)動手續(xù)時
各級人力資源部門，在完成員工調(diào)動手續(xù)的三個工作日內(nèi)將員工調(diào)動手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的資料有：《崗位/待遇調(diào)整表》；⑵、《工作交接表》；
�、恰ⅰ段募䴔n案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》、《待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》；
5、員工辦理離職手續(xù)時
各級人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，必須裝入的資料有：該員工的書面離職申請書；《離職清算表》⑶、《離職申批表》；
⑷、《員工離職工作移交表》；
⑸、《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》、《待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》。
第十一條：每年一季度按公司檔案管理辦法對上一年的人事檔案進(jìn)行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。
第十二條：在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。
第六章、人事檔案的借閱與移交
第十三條：凡借用人事檔案，必須填寫《人事檔案借閱登記表》，由人力資源部門的負(fù)責(zé)人核實(shí)理由，經(jīng)企業(yè)管理部領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在7天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。
借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印。
第十四條： 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。
第七章、其他規(guī)定
第十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。
第十六條：檔案管理人員應(yīng)具有良好的思想素養(yǎng)，按受過正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，在工作中須嚴(yán)格遵守保密制度。
第十七條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應(yīng)按公司檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。
第十八條：集團(tuán)人事部定期或不定期地對各子公司的人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)，檢查中凡發(fā)現(xiàn)不按照以上規(guī)定予以辦理執(zhí)行的，視情節(jié)輕重，處罰人事檔案管理員50—200元，其所屬各子公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任，處罰100—200元。
第十九條：各子公司人事檔案管理人員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人員的變動（包括換崗、離職、增減其他工作量）的，必須報經(jīng)集團(tuán)企業(yè)管理部，批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，否則直接處罰當(dāng)事人50—200元，各子公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任，處罰50—200元。
第二十條：獎懲投訴
員工對本人或他人的獎懲在以事實(shí)為依據(jù)的前提下可以越級投訴，也可以直接投訴到集團(tuán)人事部。
受到投訴的獎懲在抽查時可暫停，待調(diào)查清楚后再予以處置。
1、投訴調(diào)查結(jié)果屬實(shí)的，撤消原獎懲決定，可以對員工投訴他人獎懲的進(jìn)行表揚(yáng)獎勵。
2、投訴調(diào)查結(jié)果不屬實(shí)的，維持原獎懲決定，并對投訴員工進(jìn)行教育，要規(guī)范其行為和思想，注重事實(shí)；若純屬造謠生事的，可以對投訴員工予以行政記過處罰。
第二十一條：本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)企業(yè)管理部。
第二十二條：本制度從下發(fā)之起實(shí)施。
人事檔案借閱申請表
日期：20 年 月 日申請單位申請部門申請人借用查閱人事檔案事由借用查閱人事檔案內(nèi)容被查閱
單位部門被查閱人查閱檔案編號查閱部門經(jīng)理意見被查閱部門經(jīng)理意見人事部領(lǐng)導(dǎo)意見企業(yè)管理部部長意見人事檔案借閱登記表序號日期時間檔案借閱人信息檔案歸屬人信息歸還日期歸還時間檔案保管人單位/部門借閱人單位被借閱人檔案編號
人事檔案移交表需調(diào)動檔案信息單位部門檔案歸屬人檔案編號1、2、3、4、5、6、7、8、手續(xù)會簽檔案調(diào)出單位檔案管理員檔案調(diào)出檔案人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字檔案調(diào)入單位檔案管理員檔案調(diào)入檔案人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字集團(tuán)人事部領(lǐng)導(dǎo)意見企業(yè)管理部部長意見
企業(yè)員工人事檔案管理制度 9
一、概述
公司人事檔案管理制度是為規(guī)范公司人事檔案的建立、整理、保管和使用等過程，確保人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)員工和公司的合法權(quán)益，提高人力資源管理的科學(xué)性和高效性而制定的。
二、檔案建立
1.人事檔案的范圍和內(nèi)容
人事檔案的范圍包括招聘、錄用、績效考核、培訓(xùn)等所有與員工相關(guān)的資料。人事檔案的內(nèi)容應(yīng)包括員工的個人基本信息、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、合同協(xié)議、績效考核記錄、晉升、獎懲等有關(guān)信息。
2.檔案管理責(zé)任及流程
人事部門負(fù)責(zé)公司全體員工的檔案管理工作，其中包括員工檔案的建立、整理、保管和使用等環(huán)節(jié)。人事部門應(yīng)建立嚴(yán)格的流程，確保檔案的準(zhǔn)確性和時效性。
3.檔案建立的流程和要求
員工入職后，人事部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)收集并建立員工檔案。員工個人應(yīng)提供真實(shí)、完整和準(zhǔn)確的個人資料，包括身份證、畢業(yè)證、工作經(jīng)歷等證明文件。人事部門應(yīng)按照流程對這些材料進(jìn)行核實(shí)，并將其歸檔。
三、檔案整理
1.檔案整理的原則和方法
檔案整理的原則是按照時間順序和相關(guān)性對檔案進(jìn)行分類和整理。人事部門應(yīng)制定檔案整理的具體方法和步驟，并保持檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
2.檔案整理的任務(wù)分工和流程
人事部門應(yīng)根據(jù)公司規(guī)模和人數(shù)確定檔案整理的任務(wù)分工和流程�？梢詫n案分為不同的類別，由不同的人員負(fù)責(zé)整理和歸檔。
四、檔案保管
1.檔案保管的目的和要求
檔案保管的目的是確保檔案的安全和有效使用。檔案應(yīng)妥善保管，防止遺失、損壞或泄露，并按照規(guī)定的時間保留期限進(jìn)行保存。人事部門應(yīng)制定檔案保管的要求和措施，確保檔案的安全性。
2.檔案保管的責(zé)任和措施
人事部門及相關(guān)人員對檔案的保管負(fù)有責(zé)任。保管人員應(yīng)按照規(guī)定的要求和措施進(jìn)行檔案的保管，包括使用鎖柜、防潮、防火等措施，并定期檢查檔案的完整性和安全性。
五、檔案使用
1.檔案使用的范圍和條件
檔案的使用范圍限定于有關(guān)人事、勞動合同、績效等與員工和公司產(chǎn)生直接關(guān)系的工作。其他部門和人員需提出申請，并經(jīng)過相關(guān)部門的批準(zhǔn)后方可使用檔案。
2.檔案使用的權(quán)限和流程
人事部門應(yīng)制定檔案使用的權(quán)限和流程，明確各級別人員的檔案使用權(quán)限，并規(guī)定提交檔案使用申請的流程和具體步驟。
六、檔案銷毀
1.檔案銷毀的原則和方式
檔案銷毀的原則是按照規(guī)定的時間保留期限，一經(jīng)到期即予銷毀。銷毀方式應(yīng)包括物理銷毀和電子檔案的刪除，確保檔案信息的安全和保密。
2.檔案銷毀的程序和流程
人事部門應(yīng)根據(jù)檔案銷毀的程序和流程，對到期的檔案進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。銷毀記錄應(yīng)詳細(xì)記錄，包括銷毀日期、銷毀方式和銷毀人員等信息。
七、違紀(jì)違法處理
1.違反制度的處理措施
對于未按照本制度要求建立、整理、保管和使用人事檔案的人員，一經(jīng)查實(shí)將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處罰。
2.違反法律法規(guī)的處理措施
對于違反法律法規(guī)規(guī)定和侵犯員工隱私等行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定和國家有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理，必要時將追究相應(yīng)的法律責(zé)任。
綜上所述，公司人事檔案管理制度是公司規(guī)范人事檔案工作的基本規(guī)定，確保人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障員工和公司的權(quán)益。制度的執(zhí)行需要全體員工的共同配合，確保制度的有效落實(shí)。八、檔案管理的監(jiān)督與評估
1.監(jiān)督責(zé)任及流程
人事部門和相關(guān)部門應(yīng)建立定期監(jiān)督檔案管理工作的機(jī)制，確保檔案的建立、整理、保管和使用等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和規(guī)范性。監(jiān)督部門應(yīng)制定具體的監(jiān)督流程和責(zé)任分工，并對檔案管理情況進(jìn)行定期檢查和評估。
2.檔案管理的評估指標(biāo)
檔案管理的評估指標(biāo)應(yīng)包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、及時性和安全性等方面。評估指標(biāo)應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際情況進(jìn)行具體的制定，并根據(jù)評估結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)和優(yōu)化。
九、問題處理與糾正措施
1.檔案管理中可能出現(xiàn)的問題
在檔案管理過程中可能出現(xiàn)的`問題包括檔案丟失、損壞、泄露、使用不當(dāng)?shù)惹闆r。人事部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)并處理這些問題，采取相應(yīng)的糾正措施，以保證檔案的安全和合規(guī)。
2.問題處理的程序和措施
當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問題時，人事部門應(yīng)立即采取相關(guān)措施進(jìn)行處理。處理程序應(yīng)包括問題的確認(rèn)、原因的分析、責(zé)任的追究和糾正措施的制定，并進(jìn)行相應(yīng)的記錄和整改。
十、制度宣導(dǎo)與培訓(xùn)
1.制度宣導(dǎo)的目的和方式
人事部門應(yīng)定期對人事檔案管理制度進(jìn)行宣導(dǎo)，以提高員工對制度的了解和認(rèn)知度。宣導(dǎo)方式可以包括員工大會、培訓(xùn)課程、內(nèi)部通知等形式，以確保制度能夠全面、深入地落實(shí)在員工中。
2.培訓(xùn)與教育的內(nèi)容和方法
人事部門應(yīng)對各級員工進(jìn)行相關(guān)檔案管理的培訓(xùn)與教育。培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)包括檔案建立、整理、保管和使用等方面的知識和技能。培訓(xùn)方法可以采用現(xiàn)場培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、培訓(xùn)材料等形式，以確保培訓(xùn)的有效性和實(shí)效性。
十一、附則
1.本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、勞務(wù)派遣人員和合同工等。
2.人事部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)和政策，制定相應(yīng)的操作細(xì)則和補(bǔ)充說明，并及時進(jìn)行更新和調(diào)整。
3.公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作具有重要的指導(dǎo)作用，應(yīng)支持和監(jiān)督檔案管理工作的開展，并及時解決檔案管理中的問題和困難。
4.本制度自發(fā)布之日起生效，并逐步推行。
人事檔案是公司管理工作中的重要組成部分，對于維護(hù)員工和公司的合法權(quán)益，提高人力資源管理的科學(xué)性和高效性具有重要意義。通過制定和執(zhí)行人事檔案管理制度，可以規(guī)范和優(yōu)化公司的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，從而為公司的發(fā)展和員工的成長提供有力的支持和保障。
通過建立嚴(yán)格的檔案建立、整理、保管和使用等流程，可以確保檔案的準(zhǔn)確性和時效性。檔案整理應(yīng)按照時間順序和相關(guān)性進(jìn)行分類和整理，明確責(zé)任人和流程，保持檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
檔案的保管是確保檔案安全和有效使用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。人事部門及相關(guān)人員應(yīng)對檔案的保管負(fù)有責(zé)任，通過使用鎖柜、防潮、防火等措施，保證檔案的安全和保密，并定期檢查檔案的完整性和安全性。
檔案的使用應(yīng)在相關(guān)部門的批準(zhǔn)下進(jìn)行，限定于與員工和公司產(chǎn)生直接關(guān)系的工作。人事部門應(yīng)制定檔案使用的權(quán)限和流程，明確檔案的使用范圍和條件，并記錄檔案的使用情況。
檔案的銷毀應(yīng)按照規(guī)定的時間保留期限進(jìn)行，一經(jīng)到期即予銷毀。銷毀方式包括物理銷毀和電子檔案的刪除，確保檔案信息的安全和保密。人事部門應(yīng)根據(jù)檔案銷毀的程序和流程，對到期的檔案進(jìn)行統(tǒng)一銷毀，記錄銷毀的情況。
對于違反制度和法律法規(guī)的行為，應(yīng)按照規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理，包括相應(yīng)的處罰和追究法律責(zé)任。人事部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中的問題，并采取相應(yīng)的糾正措施，以保證檔案的安全和合規(guī)。
制度的有效實(shí)施需要全體員工的共同配合和支持，人事部門應(yīng)定期進(jìn)行制度的宣導(dǎo)與培訓(xùn)，提高員工的意識和行為規(guī)范。通過制度的有效落實(shí)和監(jiān)督評估，可以不斷完善檔案管理工作，提高管理的科學(xué)性和效率，為公司的發(fā)展和員工的成長提供有力的支持和保障。
企業(yè)員工人事檔案管理制度 10
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)我院干部人事檔案工作，提高科學(xué)管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為干部人事工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案工作目標(biāo)管理暫行辦法》，結(jié)合我院實(shí)際，特制訂本制度。
第二條干部人事檔案工作，是黨和國家干部工作的重要組成部分，是國家檔案工作的組成部分；更是我院重要的人力信息資源之一。為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策，選賢舉能，知人善任，為學(xué)院的建設(shè)和發(fā)展服的。學(xué)院組織人事部門要認(rèn)真負(fù)責(zé)地抓好本制度的組織實(shí)施和檢查落實(shí)工作。
第三條在干部人事檔案管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保干部人事檔案的完整與安全。
第二章檔案收集與歸檔制度。
第四條學(xué)院組織部干部人事檔案管理部門要按照中央組織部和，經(jīng)常收集和補(bǔ)充干部檔案材料，了解和掌握形成干部檔案材料源的信息，及時全面收集干部檔案材料。
第五條對于干部人事檔案中缺少的材料要逐份進(jìn)行登記，并積極收集補(bǔ)充歸檔，保證干部人事檔案內(nèi)容的完整。建立“收集干部檔案材料登記薄”和“缺少干部檔案材料登記薄”，并做好登記工作。
第六條收集的材料，逐份進(jìn)行登記，避免材料遺失、散落，防止漏收或重復(fù)收集。
第七條認(rèn)真審核收集的材料，必須認(rèn)真鑒別。發(fā)現(xiàn)不符合要求的歸檔材料，及時通知形成材料部門補(bǔ)報或補(bǔ)辦手續(xù)；凡不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，應(yīng)及時退還形成材料的部門。凡屬歸檔的材料，必須是內(nèi)容真實(shí)，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備，寫明文號、承辦單位、時間和辦理完畢的正式文件材料。
第八條貫徹落實(shí)中組部、省、市委組織部近年來關(guān)于干部檔案工作部署和新的要a4求情況，干部人事檔案材料和目錄等有關(guān)材料采用國際標(biāo)準(zhǔn)紙型，檔案盒規(guī)格按照a4紙型相應(yīng)調(diào)整。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。不符合要求的.，一律不得歸檔，必須退還原形成材料單位重新書寫后方可歸檔。
第九條對審核后符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時歸入干部檔案，做到隨收隨歸。
第三章檔案整理與裝訂制度
第十條干部人事檔案的整理，必須按照中央組織部年重新修定的《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求及年的文件進(jìn)行。
第十一條凡新參加工作的干部其建立的干部人事檔案須在到崗后三個月內(nèi)整理完畢。
第十二條已整理過的檔案，對其新收集的干部人事檔案材料要及時裝訂入卷歸檔。
第十三條整理必須做到認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，使每卷達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。
第十四條整理時對紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料必須進(jìn)行技術(shù)加工。如發(fā)現(xiàn)檔案材料載體變質(zhì)或字跡褪色不清楚時，須采用修復(fù)、打印、抄寫等方法進(jìn)行留底備注。
第十五條凡屬清理出來的需要轉(zhuǎn)（往有關(guān)部門保存或處理的材料）、退（回形成單位重新制作；退還本人的材料或證書等）、銷毀（無保存價值和重復(fù)無用的材料）
的材料必須逐份登記造冊，并履行一定的審批手續(xù)，任何個人不得擅自處理或銷毀檔案材料。
第十六條整理檔案時不得私自涂改、抽取或偽造檔案。嚴(yán)禁吸煙，確保檔案的安全。
第十七條裝訂成卷的檔案必須做到整齊、整潔。
第四章檔案轉(zhuǎn)遞制度
第十八條凡因干部調(diào)動、職務(wù)變動等原因改變了主管單位的，學(xué)院組織部應(yīng)在接到干部任免、調(diào)動文件或領(lǐng)導(dǎo)批示后的一星期內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)往新的主管單位保管。
第十九條凡轉(zhuǎn)出的檔案必須將全部材料按規(guī)定的要求整理裝訂合格后再轉(zhuǎn)出。任何單位和個人不得以任何借壓檔案或不轉(zhuǎn)部分檔案材料，違者視情節(jié)輕重予以處理。
第二十條轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格履行轉(zhuǎn)遞手續(xù)，應(yīng)詳細(xì)填寫《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，嚴(yán)密包封后，通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)公開郵寄或交本人自帶。
第二十一條接收檔案的單位對所接收檔案檢查核對無誤后，應(yīng)在收到檔案的十天內(nèi)將回執(zhí)退回發(fā)檔單位。
第二十二條檔案轉(zhuǎn)出一個月仍未收到回執(zhí)時，發(fā)檔單位應(yīng)發(fā)函催要，收到回執(zhí)后要將其粘貼在《轉(zhuǎn)遞單》存根上備查。
第二十三條嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度，對外單位轉(zhuǎn)入的不知干部下落的檔案，應(yīng)及時查清干部下落或退回原轉(zhuǎn)出單位，以免產(chǎn)生新的“無頭檔案”。
第五章檔案保管庫房管理制度
第二十四條按照安全保密、便于查找的要求，檔案保管要嚴(yán)密科學(xué)；干部人事檔置鐵質(zhì)檔案柜。
第二十五條庫房內(nèi)每月檢查一次安全保密設(shè)施，確保檔案安全。庫房內(nèi)要保持清142445潔、整齊，保持庫內(nèi)適宜溫濕度（要求溫度在笆一笆之間，相對濕度在—%之間）。
第二十六條干部人事檔案管理部門檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。不得在庫房內(nèi)閱檔或辦公。
第二十七條檔案庫房內(nèi)不準(zhǔn)存放易燃易爆物及其它物品，嚴(yán)禁把火源帶進(jìn)庫房。
第二十八條非工作人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。
第二十九條經(jīng)常注意庫房門窗安全，做到隨手關(guān)門，離去上鎖。
第三十條編制好檢索工具，合理排放檔案，防止漏檢和誤檢。
第三十一條每年對干部人事檔案進(jìn)行一次全面檢查、核對、統(tǒng)計(jì)，并對檢查核對情況進(jìn)行登記，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
第六章檔案查閱借閱制度
第三十二條查閱干部人事檔案，必須持有查閱單位分管干部人事工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字及黨組織蓋章的手續(xù)完備的《查閱干部人事檔案審批表》，表內(nèi)各項(xiàng)內(nèi)容必須如實(shí)填寫清楚。
第三十三條查閱干部人事檔案，必須是兩名中共正式黨員同時查閱。
第三十四條凡持《證明材料介紹信》或“行政介紹信”要求查閱干部人事檔案的一律不予提供查閱。
第三十五條任何人不準(zhǔn)查閱、借用本人及親屬的檔案或檔案材料。
第三十六條干部人事檔案管理部門要根據(jù)規(guī)定，確定是否提供材料。
第三十七條查借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度的閱檔規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。只準(zhǔn)利用有關(guān)部分的內(nèi)容，不準(zhǔn)翻閱全部檔案。閱檔時嚴(yán)禁吸煙。
第三十八條查閱或借用干部人事檔案時，要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁圖劃、抽取、折疊、涂改、撤換檔案材料。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得摘抄、復(fù)制和拍照。經(jīng)批準(zhǔn)，供組織上參考的材料一般不蓋章；取證的材料，由檔案人員審核后蓋章。
第三十九條干部人事檔案一般不外借，如因特殊情況必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)過主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)限期歸還，不得擅自拍照和轉(zhuǎn)借他人。檔案借出時間不超過兩周，逾期使用者，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第四十條非中共黨員領(lǐng)導(dǎo)干部確因工作需要，通過干部人事檔案了解下屬干部情況的，可由干部檔案管理部門根據(jù)黨的保密原則代查有關(guān)內(nèi)容。
第七章檔案保密制度
第四十一條牢固樹立保密觀念，增強(qiáng)保密意識，嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》，確保干部人事檔案的絕對安全。
第四十二條查、借閱干部人事檔案，必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，同時對有關(guān)人員做好保密工作，謹(jǐn)防泄密。
第四十三條不得隨便議論檔案的內(nèi)容，做到“四不”，即。不該問的不問；不該說的不說；不該抄的不抄；不該借的不借。
第四十四條查閱檔案時，只允許查閱部分內(nèi)容的，不得翻閱全部檔案，嚴(yán)禁抽取、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)用電話、明碼電報索要或提供檔案內(nèi)容。
第四十五條不準(zhǔn)在不利于保密的地方存放或查閱檔案，不準(zhǔn)以任何理由私自提供干部檔案或變更檔案內(nèi)容。
第四十六條任何人不得攜帶干部人事檔案旅游探親和出入公共場所。
第四十七條轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或干部檔案材料應(yīng)遵照《干部檔案工作條例》規(guī)定辦理。
第四十八 九條嚴(yán)禁偽造、涂改、私自撤換和銷毀干部人事檔案材料，對違犯者要根據(jù)情節(jié)輕重給予批評教育直至紀(jì)律處分。屬假公濟(jì)私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理。
第八章工作人員守則
第四十九條堅(jiān)持原則，做好檔案的保密、保管工作，切實(shí)履行涉密人員的保密義務(wù)。嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》和保密規(guī)定。不得擅自提供檔案資料或向他人泄露檔案內(nèi)容。嚴(yán)格按照檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。
第五十條熱愛本職工作，努力學(xué)習(xí)檔案工作知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，積極為干部工作服務(wù)，虛心接受上級檔案機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第五十一條認(rèn)真做好干部人事檔案材料的收集、整理和存檔工作，努力熟悉和了解檔案的基本內(nèi)容。做到收集齊全，登記及時明晰、分類編目合理，卷面標(biāo)題全面、明確、具體、精煉，裝訂和排放美觀整齊，編目和索引實(shí)用，便于查找利用。對未及時移交的檔案資料主動向使用或產(chǎn)生該檔案的部門催收。
第五十二條維護(hù)和保證干部人事檔案的完整與安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和涂改、銷毀檔案及檔案材料。
第五十三條負(fù)責(zé)建立檔案借閱管理制度，搞好檔案的利用工作。借閱檔案必須登記，借閱檔案必須辦理借閱手續(xù)，并按時追回，防止檔案在借閱中散失。
第五十四條有計(jì)劃的編制專題索引等檢索工具，提高查閱檔案的效率，為檔案使用者提供方便，日常工作中切實(shí)做到主動、熱情、耐心、細(xì)致、準(zhǔn)確、迅速，提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。
第五十五條工作調(diào)動時，必須做好檔案和檔案材料及業(yè)務(wù)文件等的交接工作。
第五十六條按照《檔案保管庫房管理制度》的要求，做好庫房的常規(guī)工作。同時定期檢查檔案，對破損字跡或模糊紙張變質(zhì)的檔案材料，要及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施，確保檔案材料安全。
第五十七條對全院各產(chǎn)生檔案部門進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
企業(yè)員工人事檔案管理制度 11
根據(jù)中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》及中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《干部檔案整理工作細(xì)則》要求，結(jié)合學(xué)院工作實(shí)際，制定本制度。
一、干部人事檔案材料收集制度
（一）按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，遵循真實(shí)、全面、及時、規(guī)范的原則，重點(diǎn)收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據(jù)形勢發(fā)展和組織工作的需要，不斷充實(shí)完善干部人事檔案的內(nèi)容。
�。ǘ└刹咳耸聶n案材料形成部門，必須按照有關(guān)規(guī)定規(guī)范制作干部人事檔案材料，建立干部人事檔案材料收集歸檔機(jī)制，在材料形成之日起1個月內(nèi)按要求送交干部人事檔案管理部門并履行移交手續(xù)，任何組織和個人不得以任何理由積壓歸檔材料。
�。ㄈ└刹咳耸聶n案管理部門應(yīng)建立聯(lián)系制度，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關(guān)方面收集干部人事檔案材料。
�。ㄋ模└刹咳耸聶n案管理部門必須嚴(yán)格審核歸檔材料，重點(diǎn)審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記并及時收集補(bǔ)充。
（五）歸檔材料填寫不規(guī)范，手續(xù)不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應(yīng)當(dāng)重新制作，補(bǔ)辦手續(xù)，或者由具有干部管理權(quán)限的組織（人事）部門審改（或出具組織說明）并加蓋公章。形成干部檔案材料的部門，有責(zé)任按規(guī)定認(rèn)真辦理。
�。└刹咳耸聶n案原件存正本，復(fù)制件可存副本。證明、證件等特殊情況需用復(fù)印件存檔的，必須注明復(fù)制單位、復(fù)制日期，并加蓋材料制作部門單位公章或干部人事關(guān)系所在組織（人事）部門公章。
（七）干部人事檔案材料的載體使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫米）或20開型（長260毫米，寬204毫米）的公文用紙，材料左邊應(yīng)當(dāng)留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求，用鋼筆或毛筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。
（八）干部人事檔案工作人員對收集到的干部人事檔案材料應(yīng)認(rèn)真審查鑒別，對不屬于規(guī)定歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔；
對符合歸檔要求的材料進(jìn)行登記，在接收之日起1個月內(nèi)放入干部本人檔案，1年內(nèi)整理歸檔。
二、干部檔案材料鑒別歸檔制度
�。ㄒ唬└刹咳耸聶n案材料的鑒別歸檔工作，必須根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)和文件精神，堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價值，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。
�。ǘ┓彩占牟牧希跉w檔前必須經(jīng)過認(rèn)真審查、鑒別，符合要求的才能歸檔；
�。ㄈ┪唇�(jīng)鑒別，任何人都不得擅自銷毀干部人事檔案材料，不得私自將不屬于歸檔范圍的材料歸檔或從干部人事檔案中撤出材料；
�。ㄋ模⿲Ω刹咳耸聶n案材料進(jìn)行鑒別，必須判定材料是否屬于所管干部的材料及應(yīng)歸入干部檔案的內(nèi)容，必須審查材料是否齊全、完整，手續(xù)是否完備。
�。ㄎ澹╄b別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其他重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入干部檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理。
（六）鑒別時，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料，要及時進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。
�。ㄆ撸┓彩歉刹咳耸聶n案材料歸檔或從干部人事檔案中撤出材料，必須由專人把關(guān)，對比較重要材料的取舍，應(yīng)請示主管領(lǐng)導(dǎo)。
（八）經(jīng)鑒別應(yīng)銷毀的干部人事檔案材料要進(jìn)行登記，履行批準(zhǔn)手續(xù)后方可銷毀。
�。ň牛╄b別工作應(yīng)納入干部人事檔案工作正常業(yè)務(wù)，應(yīng)隨時或定期進(jìn)行。
三、干部人事檔案整理制度
（一）嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求進(jìn)行，整理工作做到真實(shí)、完整、規(guī)范。
�。ǘ└刹咳耸聶n案管理部門要配備齊全相關(guān)設(shè)備（切紙刀、打孔機(jī)等），使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案卷夾、類號等文具用品，確保檔案整理工作質(zhì)量。
（三）嚴(yán)格執(zhí)行分類、編排、修整、打印、裝訂的檔案整理程序，做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確；
編排有序，層次清楚；
技術(shù)科學(xué)，修補(bǔ)完整；
目錄清楚，打印工整；
兩邊對齊，裝訂美觀。
（四）干部人事檔案整理人員應(yīng)認(rèn)真、仔細(xì)，不得折皺或損壞檔案材料。對不符合標(biāo)準(zhǔn)用紙的檔案材料，要進(jìn)行裱糊或折疊、剪裁等技術(shù)加工。
�。ㄎ澹└刹咳耸聶n案整理人員不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料，不得擅自處理或銷毀檔案材料。檔案整理后，要認(rèn)真復(fù)核，合乎要求方能入卷。
�。┟績赡陮芾淼母刹咳耸聶n案進(jìn)行一次新材料的補(bǔ)充和整理工作。對整理后的檔案，經(jīng)認(rèn)真核對后，方可入庫。
四、干部人事檔案查借閱制度
�。ㄒ唬└刹咳耸聶n案原則上不對外提供使用。有下列用途之一的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查借閱。
1.干部考察、任免、調(diào)動、政治審查、組織處理、入黨、出國（境）、退（離）休、工資待遇、治喪、制作檔案副本等組織人事工作；
2.辦理案件；
3.辦理社會保險、公證；
4.經(jīng)批準(zhǔn)進(jìn)行的編史修志、撰寫大事記或人物傳記、舉辦展覽或紀(jì)念活動。
（二）除組織人事部門因工作需要外，任何人不得查閱和借用上級和同級干部人事的檔案。除辦理案件外，查借閱單位只能查借閱人事關(guān)系在本單位的干部人事檔案。任何人不得查閱和借用本人及親屬的檔案。
�。ㄋ模┎殚喐刹咳耸聶n案的部門須派兩名正式中共黨員干部，持《干部檔案查（借）閱審批表》按干部管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。
�。┎殚喐刹咳耸聶n案材料一般只能摘抄。特殊情況需要復(fù)制的，須事先在《干部檔案查借閱審批表》中列出需要復(fù)制的材料明細(xì)，并經(jīng)批準(zhǔn)方可復(fù)制。
�。ㄆ撸┎殚喐刹咳耸聶n案時，不得喝水、吸煙、吃零食，應(yīng)保持檔案整潔；
不準(zhǔn)拆散檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上涂改、畫圈、批注、污損或抽取、撤換檔案材料；
嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公布檔案內(nèi)容。
�。ò耍└刹咳耸聶n案一般不予外借。因治喪等特殊情況確需借出使用的，必須履行嚴(yán)格的審批程序，本地必須在借出之日起五個工作日內(nèi)歸還，外地必須在借出之日起十個工作日內(nèi)歸還。借出使用的檔案和摘抄、復(fù)制的檔案材料，要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)無關(guān)人員和干部本人翻閱。
（九）持有《查閱干部檔案審批表》，但審批手續(xù)不完備，未寫明查閱理由，查檔人不符合規(guī)定，查閱本人及其直系親屬檔案的，干部人事檔案管理人員有權(quán)拒絕提供查閱。
五、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
�。ㄒ唬└刹咳耸聶n案應(yīng)隨著干部管理權(quán)限的變化及時轉(zhuǎn)遞。干部人事檔案管理部門在接到干部任免、調(diào)動或管理權(quán)限變動通知后，應(yīng)在30天內(nèi)將調(diào)出的干部檔案轉(zhuǎn)給新的干部人事檔案主管部門。
�。ǘ┺D(zhuǎn)遞干部人事檔案必須經(jīng)過嚴(yán)格密封，通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，嚴(yán)禁將干部人事檔案交干部本人自帶或公開郵寄。
（三）轉(zhuǎn)出的干部人事檔案，要嚴(yán)格按照《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求整理裝訂成卷，材料必須齊全，不得扣留材料或?qū)⒉牧戏峙D(zhuǎn)出。
（四）轉(zhuǎn)遞干部人事檔案必須按規(guī)定填寫《干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單》，并詳細(xì)登記轉(zhuǎn)遞情況。凡轉(zhuǎn)出的干部人事檔案，要按時間先后順序編入歷年的干部檔案轉(zhuǎn)出名冊，以便查找。
�。ㄋ模┙邮盏母刹咳耸聶n案，經(jīng)核對無誤后，方可歸檔入庫；
對個人自帶的檔案，檔案管理部門有權(quán)拒絕接收。
�。ㄎ澹⿲D(zhuǎn)出的干部人事檔案，逾期一個月未見回執(zhí)退回，要及時發(fā)函、發(fā)傳真、電話催取，以防丟失。回執(zhí)退回后，將其貼在轉(zhuǎn)遞通知單的存根上。
（六）對已出現(xiàn)的`“無頭檔案”，要認(rèn)真查找，確實(shí)查不到干部下落的，凡有保存價值的檔案材料，移交干部原籍檔案館保存。
�。ㄆ撸└刹恳虿∪ナ�，按照干部管理權(quán)限，將干部生平歸入干部檔案；
五年后將死亡干部檔案轉(zhuǎn)入同級檔案部門保管。
六、干部人事檔案檢查核對制度
�。ㄒ唬┰诟刹咳耸聶n案的接收、轉(zhuǎn)遞、借用及日常工作中，必須檢查核對檔案，干部名冊應(yīng)與檔案相符，干部檔案目錄應(yīng)與干部檔案材料相符。
�。ǘ┙邮崭刹咳耸聶n案時，看是否屬于本部門管理范圍；
看單位、姓名、職務(wù)是否相符；
看檔案內(nèi)容是否與檔案轉(zhuǎn)遞單開列的材料項(xiàng)目相符；
看有無不需歸檔的材料；
看檔案材料是否完整齊全，整理裝訂是否符合要求。
�。ㄈ┺D(zhuǎn)遞干部人事檔案時，一要清點(diǎn)材料，整理裝訂；
二要注銷檔案名冊，注明轉(zhuǎn)出去向；
三要辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。
（四）接待查閱檔案時，檔案的取出和收回要清點(diǎn)材料，以防丟失。
�。ㄎ澹┟堪肽隀z查一次借出檔案退回情況，逾期未還者，要及時催回入庫或補(bǔ)辦續(xù)借手續(xù)。
�。┟堪肽臧锤刹棵麅院藢σ淮胃刹繖n案名單，管人與管檔相一致，杜絕有人無檔或有檔無人的現(xiàn)象。
七、干部檔案保管和安全保密制度
（一）專設(shè)干部人事檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房設(shè)施要達(dá)到防火、防盜、防蛀、防潮、防光、防高溫等“六防”要求。
�。ǘ┮３謳旆康那鍧嵑蛶靸�(nèi)適宜的溫濕度要求，庫房內(nèi)不得存放除檔案以外的物品，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙，檔案庫房要隨時關(guān)好門窗，下班后要注意切斷電源。
�。ㄈn案實(shí)行專人保管，非檔案工作人員不得隨意進(jìn)入庫房，不得代管庫房鑰匙；
嚴(yán)禁任何個人私自保存他人的檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，應(yīng)視情緒輕重，予以嚴(yán)肅處理。
（四）干部人事檔案工作人員要嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不準(zhǔn)用電話提供干部的全面情況和涉及其他重要問題的材料，不準(zhǔn)攜帶干部人事檔案進(jìn)入公共場所。
�。ㄎ澹└刹咳耸聶n案工作中形成的銷毀材料不得自行處理，須經(jīng)檔案管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，統(tǒng)一登記，統(tǒng)一銷毀。
�。ò耍└刹咳耸聶n案工作人員及其在本單位的直系親屬的干部人事檔案，由所在單位組織指定有關(guān)部門專人保管。
八、干部人事檔案審核通報制度
�。ㄒ唬└刹咳耸聶n案管理部門須在新任職干部任命通知下發(fā)后1個月內(nèi)，按照標(biāo)準(zhǔn)完成新任職干部的檔案審核和轉(zhuǎn)遞工作。
（二）干部人事檔案管理部門對報送的檔案要逐頁逐項(xiàng)核對材料，保證各類材料完整齊全、手續(xù)完備、整理規(guī)范、信息準(zhǔn)確、無錯裝材料、無涂改材料。如檔案材料有涂改的，應(yīng)先對涂改情況和原因進(jìn)行了解核實(shí)，并向干部人事檔案管理部門做出書面說明放入檔案十類中。
�。ㄈ⿺M報送的干部人事檔案需做到材料分類準(zhǔn)確、排列有序、目錄清楚，技術(shù)加工和裝訂符合要求。干部人事檔案管理部門在辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)前，要將審核情況及檔案中存在的問題在《干部人事檔案報送單》說明，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后裝入檔案十類中，才可辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。
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