文件的管理制度范本
隨著社會一步步向前發(fā)展,制度起到的作用越來越大,制度具有合理性和合法性分配功能。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧,以下是小編為大家收集的文件的管理制度范本,歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。
文件的管理制度1
一、總則
1、技術文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上堅持強勢競爭力的有力保障,公司的技術文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料,確保技術文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠的技術文件的管理。
二、技術文件的編制
1、技術文件包括:技術文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發(fā)計劃階段:方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。
2)開發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設計評審記錄表。
3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
4)產(chǎn)品維護階段:設計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術文件的技術要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國家相關標準和規(guī)定要求。
3、技術文件由技術開發(fā)部等相對應部門編制,各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、技術文件的提交
1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中,設計人員必須按照技術文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作,以保證技術文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段,設計人員都必須按時提交設計文件,并保存在公司的服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后,設計人員都必須重新提交文件,以便更新服務器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準,設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、技術文件的歸檔
1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期,設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后,方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽,標簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時,須填寫《設計項目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件,不得非法堅持不具權限的文件。
2、若因工作需要,須借閱技術文件,則需報相關領導批準,并填寫《借閱登記表》,然后方可經(jīng)過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。
3、對于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時,須經(jīng)相關領導批準。
5、文件閱覽之后,須在相關人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,并補充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規(guī)定,若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術文件,公司將根據(jù)有關保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰,情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
文件的管理制度2
1.技術文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類!笆芸亍蔽募概c質(zhì)量管理體系運行的有關文件。
2.文件的`更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識,文件更改幅度較大時,予以換版。換版文件下發(fā)后,必須將原文件由行政部收回,以保證使用有效版本。
3.文件領用者,因文件丟失或者損壞需要領用新文件時,到行政部填寫《文件處理單》,經(jīng)常務副總審核、批準后方可領用。
4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件,并保持文字清晰,外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)常務總經(jīng)理批準后方可借閱。
5.作廢文件銷毀時,由該部門填寫《文件處理單》,由總經(jīng)理審核、批準后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質(zhì)量記錄的格式和內(nèi)容由使用部門設計,行政管理部門審查批準,統(tǒng)一編號控制。質(zhì)量記錄表需要更改時,仍由原審批部門審批。
7.質(zhì)量記錄填寫:要求個部門質(zhì)量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質(zhì)量記錄原則上不準更改,如有失誤或者計算錯誤時,在改動處劃改并簽名。
8.質(zhì)量記錄的借閱:外來人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務副總批準后辦理借閱手續(xù)借閱,公司人員經(jīng)行政部部長批準后,辦理借閱手續(xù)。
9.質(zhì)量記錄的管理和保存:質(zhì)量記錄由本部門制定專人負責保管,注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實施。
10.各類質(zhì)量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂,行政部負責歸檔并規(guī)定期限保存。
11.質(zhì)量記錄銷毀:對于超過保存期的質(zhì)量記錄,由行政部和使用部門負責簽字,包常務副總審核批準后,進行銷毀并填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》,需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。
12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄,填寫《監(jiān)督檢查記錄》,發(fā)現(xiàn)問題及時進行糾正。
文件的管理制度3
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關的文件檔案的管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度,并負責綜合監(jiān)督管理。
2、各部門負責本部門文件檔案的管理,并負責監(jiān)督檢查和考核;
3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管,并適時將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門備案。
四、內(nèi)容
1、文件資料的收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
(1)國家有關安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標準規(guī)范及其它要求;
。2)上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復文、領導指示材料及會議資料等;
。3)公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等;
(4)安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等;、
(5)各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等;
(6)供應商、承包商、施工單位相關材料等;
(7)安全設施檢測、檢驗報告、記錄等;
(8)食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告等;
2、立卷歸檔
。1)、文件資料應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷,保證的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用;
(2)、應根據(jù)文件資料的重要性,立案時間分永久、長期和短期三種,進行時間整理、分類歸檔;
(3)、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔,統(tǒng)一保存;
(4)、各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化,應層次分明、編寫頁碼、標定卷內(nèi)文件資料目錄;
。5)、不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應當區(qū)別管理,單獨立卷;
3、檔案保管
。1)、檔案應入架、科學排列,避免暴露和捆扎堆放;
(2)、應采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞;
4、檔案借閱
。1)、文件資料檔案借閱,必須履行借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續(xù)借手續(xù);
。2)、借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人;
。3)、歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記本上注銷;
5、檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料,經(jīng)單位領導批準,可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄;
五、相關記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負解釋,自發(fā)布之日起實施。
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