行政管理制度范文3篇
在當今社會生活中，制度對人們來說越來越重要，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。大家知道制度的格式嗎？以下是小編為大家整理的行政管理制度范文3篇，僅供參考，歡迎大家閱讀。
行政管理制度范文3篇1
第一章 公文、文件審批管理
第一條 公司的各類公文、文件、傳真、報告和資料，由公司行政部負責管理。
第二條 收文、發(fā)文的簽批管理
(一)收文：各級政府下發(fā)的公文、文件，政府和行業(yè)主管部門發(fā)來的公文、文件及與公司有業(yè)務往來的企事業(yè)單位的信函等，應由公司文員進行收文登記，并填寫《收文處理單》，由行政部部長簽署批轉意見后，呈送公司主管領導閱示，文員按主管領導的批示，轉送有關部門或相關人員傳閱辦理。
(二)發(fā)文：公司對外發(fā)出的文件、報告、請示、信函等正式公文，應由與擬發(fā)文件內容相關的部門負責起草文稿，經主管領導審閱簽批后，傳至公司行政部打印、備檔和發(fā)送。
(三)凡公司對外發(fā)出的正式公文、文件、報告、請示、信函等，以及公司下發(fā)的各種公文、文件，須由總經理、董事長簽批才能生效。
(四)公司傳真件的接收和發(fā)出，均應由文員負責并做好記錄，對以公司名義發(fā)出的傳真件，將底稿存檔;接收的傳真件，要及時進行登記，收件人簽字并存檔。
第三條 公文打印的管理
(一)公司公文、文件的打印，由文員負責。
(二)公司各部門需打印以公司名義發(fā)送的正式公文，須按程序填寫《發(fā)文審批單》;文員依據(jù)《發(fā)文審批單》中總經理的簽批，進行打印和發(fā)放。
(三)凡經行政部打印的公文、文件，必須預留一份與原稿一起，統(tǒng)一存檔。
第四條 文件借閱和復制的管理
公司各部門管理人員，因工作需要借閱或復制公司存檔的各類文件時，按檔案管理中“檔案的借閱與復制”的規(guī)定執(zhí)行。
第二章 檔案管理
第五條 歸檔范圍
(一)上級政府和相關主管部門下發(fā)的文件、通知及相關許可證批件，企業(yè)上呈的報告、請示，企業(yè)發(fā)出的信函。
(二)公司近遠期規(guī)劃、工作計劃、各類統(tǒng)計報表、規(guī)章制度、項目可行性研究報告。
(三)公司各類會議記錄、紀要、決議等文件。
(四)業(yè)務往來信函、合同、協(xié)議、項目工程內業(yè)資料等。
(五)人事勞資檔案、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質證書等。
第六條 歸檔要求
(一)凡屬應歸檔范圍的收文，均應及時辦理歸檔手續(xù)。
(二)相關業(yè)務部門獲得的批件手續(xù)，要及時登記歸檔，如要使用，可辦理正常借用手續(xù);項目工程施工內業(yè)資料、文件(竣工批件)，在工程結束后，由相關責任部門進行裝訂整理，并將其完整歸檔，同時辦理交接手續(xù)。
(三)公司的檔案由檔案員負責整理歸檔，并按照檔案管理的有關規(guī)定，進行檔案的密級及類別劃分，針對不同密級的劃分，進行相應的檔案管理。
第七條 檔案的借閱與復制
(一)公司董事會成員、經理班子成員需借閱檔案、文件時，在填寫《文件借閱、復制記錄表》后，可通過檔案員辦理借閱手續(xù)，提檔或復制，閱后返還。
(二)公司其它人員因工作或業(yè)務活動需要借閱公司檔案時，在填寫《文件借閱、復制記錄表》、經行政部部長批準后，公司檔案員方可辦理檔案的借閱、提檔或復制手續(xù)。
(三)公司檔案、文件的借閱人，應當愛護并保持借閱檔案的整潔和完整，嚴禁私自涂改、外借、翻印和抄錄，杜絕遺失現(xiàn)象的發(fā)生。如確屬工作或業(yè)務活動需要，對檔案文件進行摘錄和復制的，必須經行政部長批準后，方可由公司檔案員進行摘錄或復制。
第八條 檔案的標識
對于失效或已更改的文件如：公司有關規(guī)定、制度、管理及辦法等，公司檔案員要標識明確并做明顯的標記，以防止誤用。
第九條 檔案的銷毀
(一)公司的任何人未經總經理授權允許，無權隨意銷毀公司保存檔案資料。 (二)對于超過規(guī)定保存期限無保存價值的檔案資料，應當按規(guī)定的時限予以銷毀。銷毀檔案資料時，應當由公司檔案員，提交檔案銷毀報告并附銷毀檔案資料明細表，經行政部長審核簽字，呈報副總經理批準，方可組織銷毀。銷毀的全過程至少應由兩人參加。
第三章 介紹信和印鑒管理
第十條 公司印信是指公司的印章、公司法定代表人的名章、財務專用章及公司的介紹信、證明信、營業(yè)執(zhí)照、資質證書等。
第十一條 公司印信由某某公司辦公室統(tǒng)一保管。
第十二條 除公文外，需加蓋公司公章的文件、資料，由使用人提出申請，填寫印信申請單，經副總經理授權或批準，方可用印。申請單應注明資料名稱、份數(shù)、經手人批準人。
第十三條 公司的重大經濟合同須加蓋公章，應由主辦部門提出申請，報董事長批準后，方可加蓋公章。
第十四條 公司所有需要加蓋印鑒的介紹信、合同文本、協(xié)議文本，及以公司名義對外發(fā)出的所有公文，必須經行政部審核，并進行統(tǒng)一編號登記、存檔備查。
第十五條 行政部應建立印信臺帳，每一個印信都應預留樣式，并存檔。
第十六條 公司印鑒的使用，應當按公司發(fā)文的審批程序規(guī)定進行審核批準，公司文員方可蓋章。對于不屬于公司正式發(fā)文審批程序的，對公司利益會產生重要影響的文件的簽章，要通過主管副總經理的批準方可進行;如果違反此項規(guī)定而造成的后果，由違反規(guī)定的直接責任人負責。印信管理人員不得在審核手續(xù)不完備的文本上加蓋印章。
第十七條 介紹信的填寫，必須注明辦事人、去往單位、辦理事由、時間等，不允許攜帶空白介紹信。嚴禁在空白介紹信和空白紙上加蓋印章。
第十八條 公司印章除特殊規(guī)定外，一律用紅色印泥。
第十九條 印信管理人員應在每年的三月前將上一年的介紹信存根歸檔，一本介紹信不得跨年度使用。
第二十條 經公司加蓋印鑒的公文，如出現(xiàn)意外情況或不利后果時，應當由公文批準人和直接責任人承擔相應責任。
第二十一條 使用公司法定代表人名章、財務負責人名章時，須征得公司法定代表人及財務負責人本人的同意。
第二十二條 公司印章因特殊原因借出使用，需要報董事長批準，并認真填寫公司印章借據(jù)，印章借據(jù)應注明資料名稱、份數(shù)、經手人、批準人及借出時間和歸還時間，印章歸還后，該借據(jù)不得消毀，存檔備查。
第二十三條 經董事長批準方可銷毀印章，銷毀時必須有兩人監(jiān)督，并做好登記。
第四章 會議管理
第二十四條 公司召集的會議，由行政部負責通知并組織人員準時到會。
第二十五條 公司級的會議只設有公司例會、專題例會和總經理辦公會。
第二十六條 行政部負責上述會議的會務工作，必要時負責形成會議紀要。
第二十七條 公司例會和總經理辦公會形成的決定，由行政部負責督辦和檢查落實情況;專題例會所做出的決定，由主管領導負責落實。
第二十八條 公司例會是公司行政、業(yè)務及其他事務管理的會議，會議由總經理主持或授權主持，全體員工參加，主要是報告和處理公司臨時性重要問題，一周召開一次。
第二十九條 專題例會是根據(jù)部門業(yè)務上的關系而召開的業(yè)務工作會議，由主管領導主持，對生產經營過程進行階段性分析和總結，并做出決定，報告董事長。
第三十條 總經理辦公會不定期召開，會議主要討論、決定公司的發(fā)展規(guī)劃、年度及月工作計劃及其他有關公司重大問題的會議。
第三十一條 公司任何級別的會議，均要經過周密的準備工作，準備好議題、提案，不開無準備的會議。
第五章 固定資產及設施設備管理
第三十二條 為加強對公司固定資產及設施設備的管理，特制定如下規(guī)定：
(一)公司固定資產及設備設施，由行政部指定專人負責，統(tǒng)一進行管理。
(二)公司固定資產及設備設施，必須建立《固定資產管理臺帳》及《設備設施(辦公設備)登記表》。
(三)固定資產除不動產之外，均應建立實物負責人制度，由責任人對所負責的設備設施定期提出保養(yǎng)和維護維修計劃，經行政部長審核，副總經理批準后，按計劃安排專業(yè)人員進行維修和修養(yǎng)，確保設備設施的完好。
(四)因工作業(yè)務的需要，需更換或新增辦公設備設施的，應由各部門按規(guī)定填寫《設施配置申請單》，報經副總經理批準后，由行政部負責組織安排采購;日常辦公用品和低值易耗品，由副總經理批準后按需購買;
(五)各部門責任人要認真管理和維護好本部門使用的資產設備，部門間不得隨意調換辦公設備，不得隨意把辦公所用的桌椅、沙發(fā)等搬出辦公樓外。
(六)作好辦公樓外(如施工現(xiàn)場、售樓處等)的設備設施、辦公家具的管理，如因階段性工作結束而對設備設施及辦公家具停止使用時，應負責與行政部進行交接，或以其它方式妥善保管以備再用。
第六章 保密管理
總則 為增強公司全員的保密意識，加強公司的__，特制定本制度。
第三十三條 保密范圍和密級確定
(一) 公司秘密包括下列秘密事項。
1. 公司重大決策中的秘密事項。
2. 公司正在決策中的秘密事項。
3. 公司內部掌握的客戶、意向客戶資料，合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議記錄。
4. 公司財務預算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表。
5. 公司計劃開發(fā)的的、尚不宜對外公開的項目信息。
6. 公司職員人事檔案、工資性、勞務性收入及資料。
7. 其他經公司確定應當保密的事項。
一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內容文件不屬于保密范圍。
(二) 公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級
絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受特別嚴重的損害;機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權力和利益遭到嚴重的損害;秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受損害。
(三)公司密級的確定
1. 公司經營發(fā)展中，直接影響公司權益的重要決策、文件資料和正在洽談的尚未公開的新項目為絕密級。
2. 公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級。
3. 公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入的各類信息為秘密級。
4. 屬于公司秘密的文件、資料，應當依據(jù)規(guī)定標明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。
第三十四條 保密措施
(一) 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由主管經理委托專人執(zhí)行。
(二) 對于密級的文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施
1. 未經總經理或主管副總經理批準,不得復制和摘抄.
2. 收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施。
3. 保存在設備完善的'保險裝置內。
(三)屬于公司秘密的，由公司指定專門部門負責執(zhí)行，并采用相應的保密措施。 (四)在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經總經理批準。
(五) 具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動，主辦部門應采取下列保密措施：
1. 選擇具備保密條件的會議場所。
2. 根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定。
3. 依照保密規(guī)定使用會議設備和管理會議文件。
4. 確定會議內容是否傳達及傳達范圍。
(六)不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。
(七) 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告總經理;總經理接到報告，應立即做出處理。
第三十五條 責任與處罰
(一) 出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告。
1. 泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的。
2. 違反本制度規(guī)定的秘密內容的。
3. 已泄露公司秘密但采取補救措施的。
(二)出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經濟損失，情節(jié)嚴重者，直至追究其法律責任
1. 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經濟損失的。
2. 違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。
3. 利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。
第七章 公務車輛管理
(一)公務車輛由行政部負責管理，統(tǒng)一調度。
(二)公務車輛負責公司組織的大型活動、對外接待、招待、財務部存取款(現(xiàn)金)及各部門公務用車。
(三)各部門用車必須填寫《用車記錄》，經部門負責人審批后報行政部派車。
(四)公務車輛的所需費用，如：保險費、養(yǎng)路費、車船使用稅、車輛檢驗費、小修、正常保養(yǎng)、道橋和停車費，以及因工作需要駕車到外省市往返費用由公司承擔。
(五)建立車輛臺帳，實行單車百公里耗油考核，單車核算，節(jié)約用油。
(六)外單位需借用公司車輛的，必須經主管經理批準后方可安排。
(七)要加強對車輛的定期保養(yǎng)和維護，保證車輛的正常運轉和完好，正常保養(yǎng)按車輛行駛公里數(shù)的標準進行，需修理的填寫《車輛維修單》，按審批程序得到批準后，由行政部統(tǒng)一安排維修，并填寫《車輛保養(yǎng)記錄》。
(八)司機必須遵紀守法，按章行駛，確保安全。如因其違章駕駛、亂停亂放、酒后駕車、私自出車被取締、罰款、吊扣等一切后果，均由司機自己承擔。公司將根據(jù)情節(jié)輕重對其進行扣發(fā)獎金、取消駕駛公司車輛資格、直至辭退等處理。
(九)公司車輛配備專職司機，其他人不準駕駛公司車輛，否則發(fā)生事故均由駕車人承擔，并視情節(jié)輕重追究司機責任。
行政管理制度范文3篇2
一、總則
1、為了加強公司管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦公效率，特制定本制度。
2、本制度包括公司印鑒管理，辦公設施管理，辦公車輛管理，文檔管理，辦公用品管理，勞保用品管理，員工著裝管理，辦公電腦管理，辦公電話管理，衛(wèi)生管理，宿舍管理等。
二、印鑒管理
1、公司印鑒由行政辦主任負責保管，公司財務印鑒由財務部負責保管。
2、公司印鑒的使用一律由副總以上領導許可后方可使用，如違反此項規(guī)定造成的后果由當事人負責。
3、公司所有需要蓋印鑒的介紹信，說明及對外開出的任何公文，應該統(tǒng)一編號登記，以備查詢存檔。
三、辦公設施管理
1、復印機的使用，應由各部門的辦公文員來操作使用，操作前行政部組織培訓，操作后按登記表自覺登記，沒有文員的部門由行政文員操作，要求雙面復印減少單面復印，對印錯紙張，要查明原因。
2、各部門所需發(fā)送的傳真，登記后由行政文員操作發(fā)送。采購部的傳真機由采購文員管理，并做好登記。登記表每月底交行政部備查。
四、文檔管理
1、檔案管理應由專人負責。人事檔案由人事部負責管理，公文檔案由行政文員負責管理。
2、所有的檔案應分類編號管理。檔案存放要注意防火、防蟲、防盜。
3、借閱檔案時，要有主管批準，并辦理借閱手續(xù)。
五、辦公用品管理
1、每月月底前，各部門將本部所需要的辦公用品計劃交行政部。
2、行政文員根據(jù)各部門計劃匯總，經審批后購買，按計劃登記發(fā)放，領用人簽字領取。
3、對辦公用品的采購行政文員要做到品種對路、量足質優(yōu)、價格合理、開支適當，對超常規(guī)計劃要嚴格控制。
4、辦公用品要建立入庫登記、出庫登記、個人使用登記表，每月底盤點對帳。
六、電腦管理
1、各部門的辦公電腦要由專人操作管理，工作時間禁止無關人員上電腦操縱，不準讀取無關資料。
2、電腦發(fā)生故障要及時與電腦部聯(lián)系，不得私自處理。
七、電話管理
1、各部門的辦公電話，是進行業(yè)務聯(lián)系的主要工具，員工要養(yǎng)成長話短說的習慣，避免長時間占線，影響他人使用。
2、一次通話時間不超5分鐘，超時的通話要使用傳真機聯(lián)系。
3、各部門電話為部門專用，反對其他人使用。
4、長途電話要嚴格管理，對超長通話和非業(yè)務通話要嚴格控制，長話要求即打即鎖，長話鎖碼不得泄露。
5、將各部電話的電話費按月登記，對話費過高的電話，要查明原因。
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總則
為進一步適應公司質量、環(huán)境體系雙認證的實施，規(guī)范公司行政事務管理行為，理順內部關系，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。本制度匯編了公司內部的行政事務類文件，以加強行政管理的有效性，并在公司內部形成辦事有程序，工作有標準，事事有人管，人人有專責的工作局面。
第一章 會議管理制度
一、內部會議管理辦法
(一)、公司會議主要包括總經理辦公會議、工作調度會議、各種專題會議、全體員工大會、部門會議及臨時會議等。
(二)、公司級會議的組織者為綜合處。
(三)、會議由綜合處提供服務，會議召開應提供、做好會議通知、材料、會場、記錄等各項服務，會議結束后，根據(jù)情況撰寫會議紀要，必要時提供水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務。
(四)、會議通知形式主要為電話通知，處長、部門經理及以上人員應通知到本人，其他人員通知到部門，由各部門自行通知。
(五)、與會人庇ρ細褡袷鼗嵋榧吐桑?壞貿俚健⒃繽�、无故犬�?;嵋櫧詡溆?氐羰只?韌ㄑ豆ぞ擼?嵋櫧詡湟??窆嶙ⅲ?壞媒煌方傭??牟輝諮苫蛩嬉庾叨??跋旎嵋檎?V刃頡?SPANlang=EN-US>
(六)、因故不能參加會議的，必須親自向綜合處說明理由。
(七)、會議決議事項，與會人員應在會后立即執(zhí)行，不得拖延或敷衍了事。
(八)、各處室、部門要把每次調度會及其它會議精神傳達到基層，也可根據(jù)自己部門的實際情況，定期召開部門級會議傳達會議精神。
(九)、部門有關會議如需綜合處協(xié)助的應提前通知綜合處，以便做出統(tǒng)一安排。
二、對外出租會議室、多功能廳管理辦法
(一)、公司所屬會議室及多功能廳由物業(yè)處負責辦理租用手續(xù)，綜合處負責提供相關會議服務。
(二)、物業(yè)處根據(jù)會議室使用情況與租用會議室單位商定相關出租事宜，填寫《會議室使用登記單》，經主管經理簽字確認后通知綜合處，綜合處同使用單位協(xié)商會議室使用的具體事宜(預約時間、需提供的服務等)。
(三)、租用單位于租用當天將《會議室使用登記單》交與綜合處會議管理人員，待會議室使用完畢后，由會議室管理人員填入會議室實際使用時間，由租用單位簽字確認后，綜合處返還物業(yè)處作為收費依據(jù)。
第二章 辦公電話管理制度
為了提高公司辦事效率，節(jié)約辦公經費，保證通訊聯(lián)絡，結合公司實際，特制定本規(guī)定：
一、公司電話主要用于辦公業(yè)務。使用電話通話要言簡意賅，禁止在電話中閑聊，嚴禁撥打聲訊和信息電話。
二、各處室、部門使用管理插卡電話，經理辦公室使用加鎖電話。
三、電話卡由辦公室負責刷卡。每次刷卡標準，處長30元，部門經理和管理人員20元，其他員工10元，綜治辦帶班組長每人15元。使用完話費后，到辦公室刷卡，并進行登記。
四、安裝管理插卡電話后，不允許私接電話機通話，否則，將追究其直接責任人或部門負責人的責任，并依法追繳相應的電話費。
五、各處室負責人及員工要切實負起責任，以主人翁的態(tài)度管好、用好電話。員工因公或特殊情況需要撥打長途電話者，統(tǒng)一到辦公室登記后，方可撥打。
六、由辦公室定期到電信局對各處室及部門電話使用情況進行查詢監(jiān)督，并予以公布。
第三章 公文收發(fā)傳閱管理制度
根據(jù)有關規(guī)定并結合公司實際情況，現(xiàn)就非質量、環(huán)境體系文件收發(fā)、傳閱管理辦法規(guī)定如下：
一、公文撰寫
1、公文草擬。根據(jù)需要和領導指示初步擬定文稿。公司發(fā)文由綜合處草擬，涉及各處室職責，需要由公司統(tǒng)一行文的，由各處室、部門草擬文稿。
2、公文審核。指對草擬文稿的審核，由綜合處負責。審核的主要內容是：看是否的確需由公司統(tǒng)一行文、行文方式是否妥當、是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求等。不需由公司統(tǒng)一行文的公文，由各處室、部門自行發(fā)文。
3、公文復核。指公文正式印制前對文稿的校對、核稿，重點是看：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
4、公文簽發(fā)。將經審核的文稿交領導簽字，批準發(fā)文。公司級公文由總經理簽發(fā)，各處室、部門或某特定業(yè)務范圍的行文，由處室、部門負責人簽發(fā)。
5、公文的印刷、用印。經審核無誤后的公文的即可印刷與裝訂。如需加蓋公章的按《印章管理辦法》加蓋公章。
二、公文發(fā)放
指將公文發(fā)放到相關部門。確定發(fā)文后，綜合處發(fā)文人員要在《高新物業(yè)發(fā)文表》上編制發(fā)文編號，登記公文名稱、發(fā)文日期、數(shù)量、發(fā)放部門等。對內發(fā)放文件須有各處室、部門相關人員簽收。公司級文件發(fā)放時只發(fā)到處室及相關部門，處室、部門內部的傳達由各處室、部門自行管理。各處室、部門收到文件后要簽字確認。
三、公文的傳閱
接收的文件需由多部門閱看時，經綜合處處長、總經理在《文件批閱卡》上審批后，原文件附《文件批閱卡》交由相關處室、部門閱看，閱看人員簽字確認。
四、公文歸檔
公司發(fā)文由綜合處及時歸檔，填寫《文件歸檔登記表》。各處室、部室自行發(fā)放的文件，如有必要應及時報送綜合處歸檔。
第四章 辦公用品管理制度
為進一步開源節(jié)流，規(guī)范辦公用品管理，特做如下規(guī)定：
一、職責及范圍
(一)本制度所指辦公用品是指日常辦公用品及一些低值易消耗品，本制度規(guī)定了辦公用品計劃、采購、發(fā)放、使用、保管等方面的職責和管理要求。
(二)辦公用品的采購、保管及發(fā)放歸口綜合處管理。各處室、部門辦公用品計劃、領取、使用、保管等由各處室、部門負責人或指定專人負責。
二、辦公用品計劃、采購、保管及發(fā)放管理辦法
(一)、每月15日以前，各處室、部門自行統(tǒng)計本處或部門的辦公用品需求狀況，并列出詳細計劃，分類(日常辦公用品、印刷品、其它)填寫《用料計劃單》，計劃本著“節(jié)省、實用、必需”的原則，經處室、部門負責人審批后統(tǒng)一提交綜合處。
(二)、綜合處采購人員根據(jù)實際情況給予審核并制定采購計劃及預算，報經綜合處處長審核，總經理批準后進行采購，并于每月25日至30日發(fā)放。
(三)、公司新到工作人員的辦公用品，綜合處根據(jù)各處室、部門負責人提供的名單和用品清單，負責為其配備必要的辦公用品，以保證新到人員的正常工作。
(四)、除正常配給的辦公用品外，若還需用其它日常辦公用品的，由使用部門填寫書面《辦公用品申請單》，須經綜合處處長批準方可領用。
(五)、采購人員要以做到辦公用品齊全、質優(yōu)價廉、庫存合理、開支適當為原則，并要建立帳目，根據(jù)《物資的驗收、出入庫及保管制度》辦好入庫、出庫手續(xù)。
(六)、辦公用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，非工作人員不得隨意進入庫房。
(七)、各部門物品領用人應本著勤儉節(jié)約的原則使用辦公用品，適合以舊換新的用品要以舊換新，綜合處有權對各部門的領用情況予以審核與監(jiān)督。
第五章 辦公設備(軟件)更新、維護、使用制度
一、職責及范圍
1、公司辦公設備包括：電腦、復印機、打印機、傳真機、電話、照相機、攝像機、移動存儲設備、多功能廳彩電、音響、投影儀及各處室、部門配備的空調等各種貴重物品。辦公軟件是指各類因辦公需要而購買或專業(yè)制作的軟件。為了保證各項辦公設備的正常使用，各類辦公軟件的安全操作，發(fā)揮辦公設備及辦公軟件的最大功效，特制定本制度。
2、傳真機、照相機、攝像機、多功能廳(會議室)內彩電及VCD、DVD均由綜合處指定專人保管、使用，定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時報告，由綜合處通知定點維修公司的技術人員前來檢查、維修、保養(yǎng)。
3、各處室配備的計算機，由各處室指定專人定期負責清潔工作。
二、更新、維修及維護保養(yǎng)
1、辦公設備的更新是指辦公設備的升級或更新、移動存儲設備的采購、各類耗材的補給、特殊配套設備的購置。辦公設備發(fā)生各種故障不能使用時即可進行維修。辦公軟件的更新是指由于工作而需新購置或升級的各類應用軟件。
2、需要進行辦公設備更新時，由各處室、部門或設備監(jiān)管人填寫《辦公設備更新(維修)申請單》，由處室、部門負責人審核、總經理批準，由綜合處負責采購。綜合處根據(jù)市場報價做好新購置辦公設備的預算，經綜合處處長、總經理審批后購買、發(fā)放。
3、各類辦公設備發(fā)生故障時，可隨時填寫《辦公設備更新(維修)申請單》，通過定點公司或專業(yè)維修人員進行維修。
4、各類辦公設備需要更換部件時，應填寫《辦公設備更新(維修)申請單》，經綜合處處長、總經理審批后方可更換。
5、各處室、部門要妥善保管本部門或分管的辦公設備保修、維修、使用說明書等資料。
三、辦公設備使用管理規(guī)定
1、計算機及外設使用時要注意防塵、防磁、防靜電、防水、防腐。
2、移動存儲設備包括移動硬盤和U盤。移動硬盤使用時注意，在硬盤高速運轉時嚴禁硬盤受到外力碰撞，嚴禁移動硬盤。移動硬盤及U盤在斷開與電腦的連接時一定要進行相關操作，當系統(tǒng)提示“您可以安全的拔下設備”時方可拔除設備。
3、會議室投影設備的使用由綜合處設專人負責，其它人員未經允許及培訓嚴禁使用該設備。每次關閉投影儀的時候都一定要等到投影儀的lamp燈完全熄滅后，才能關閉電源。
4、計算機軟件及應用軟件由綜合處統(tǒng)一購買。軟件在使用時，要按照要求步驟進入或退出，以免造成軟件的損壞。禁止在公司計算機安裝其他軟件，以免病毒傳播。
5、日常文檔及數(shù)據(jù)由各處室自行備份。每月二十日前由綜合處負責使用移動存儲設備對各處室重要文檔數(shù)據(jù)進行備份。日常殺毒工作由各處室自行處理，要求每周至少殺毒一次、升級一次，殺毒軟件由綜合處提供。
6、計算機的清潔與維護實行誰使用誰負責清潔的原則。每周清潔外部兩次，不得使用濕抹布，內部每季度必須打開機箱清潔一次，用毛刷或專用工具吹凈塵土。第一次清理由綜合處指導，以后的清潔由各處自行負責，綜合處進行不定期抽查。
7、各類辦公設備嚴禁外借、外用。嚴禁上班時間在計算機上玩游戲、處理與工作無關的文件，嚴禁用微機看VCD盤，嚴禁使用計算機從事不健康活動或不符合國家政策法規(guī)的活動，嚴禁利用網絡傳播淫穢及危害國家安全的信息。
第六章 傳真、復印制度
一、辦公復印、傳真的管理部門為綜合處。
二、復印、傳真承辦范圍為行政管理文件、合同及各類相關資料，私人資料恕不接待。
三、各處室、部門在進行復印時，必須填寫《打印、復印登記單》(附表七)，登記復印紙張的規(guī)格和數(shù)量。
四、各處室在進行傳真文件或資料時，要填寫《傳真收、發(fā)文登記表》。
五、綜合處每月25日根據(jù)使用紙張的實際數(shù)量，按成本匯總后報財務處。
第七章 印刷品管理制度
一、職責及范圍
高新物業(yè)印刷品是指因工作需要而專門印制的各類空白記錄表格、自制內部票據(jù)、信封、稿紙等印刷資料。高新物業(yè)印刷品的管理部門為綜合處。
二、印刷品的印制、領用及保管
1、高新物業(yè)各處室、部門所有印刷品均由綜合處負責聯(lián)系定點廠家印制。
2、各處室、部門如需領用，綜合處協(xié)助記錄表格使用單位根據(jù)庫存及實際需要制定每月計劃，于15日前隨辦公用品計劃一并上報，印刷完畢，由綜合處通知發(fā)放。綜合處負責匯總各部門每月印刷品使用數(shù)量。
3、存放印刷品的庫房應保持干燥、清潔，印刷品擺放整齊有序，無關人員不得隨意進入庫房。
第八章 車輛管理制度
為了加強車輛管理，協(xié)調各部門對車輛的使用，對汽車的使用、保養(yǎng)、維修，特制定如下規(guī)定：
一、由綜合處長統(tǒng)一負責公司辦公車輛、司機的管理及交通安全教育，單位所有的車輛及司機出車由綜合處長統(tǒng)一安排、調度。
二、汽車要定人、定車、定期保養(yǎng)、定期維修，使車輛經常保持良好的運行狀態(tài)，單位因公用車要隨叫隨到，保證準時出車，不得延誤工作。
三、公司汽車一般用于領導外出辦公，取送機要文件，財務取送款項，護送工傷和急病號，處室、部門聯(lián)系業(yè)務、單位組織的事項和對單位個別體弱領導的接送等。一般用車要提前預約(通常提前半天時間)，特殊情況急需用車時，經領導批準方可用車。
四、司機出車統(tǒng)一由綜合處長批準。凡私自用車要追究責任，所造成的一切車輛人身事故由責任人負責，單位概不負責。
五、司機要建立行車記錄，車輛維修保養(yǎng)記錄，內容包括：車輛行駛里程、技術狀況、維修保養(yǎng)日期，大、中、小修日期，車輛損壞程度及原因，零件更換情況，維修費用等。
六、為了降低維修費用，單位車輛實行定點維修，車輛送修需要開具修車單，一式兩份，證明修理內容，單位與修理廠憑修車單結算，外出遇急需修理時，可先與修理廠聯(lián)系修理，回公司后，及時補辦修車單。
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