人事檔案制度(通用6篇)
隨著社會不斷地進(jìn)步,制度使用的頻率越來越高,制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。擬起制度來就毫無頭緒?下面是小編整理的人事檔案制度(通用6篇),歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。
人事檔案制度1
第一條為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理
依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》,制定本細(xì)則。
第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負(fù)責(zé)管理。
檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條員工失蹤或死亡后滿三年,其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧有姓块T保存。
對國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第四條人事檔案管理員的職責(zé)
。ㄒ唬、保管員工檔案;
(二)、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;
(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù);
。ㄋ模、登記員工工作、工資、獎懲情況;
。ㄎ澹、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況;
。、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作;
(七)、定期向檔案室等部門移交檔案;
。ò耍、辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。
第五條人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔
(一)、本人歷年填寫的個(gè)人簡歷、履歷、登記表;
。ǘ、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成長歷史等自傳材料;
。ㄈ⒈救俗晕诣b定,組織鑒定材料;對員工的考察、考核、評價(jià)材料;
。ㄋ模、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料;
。ㄎ澹T工參入黨、團(tuán)材料;
(六)、獎勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù))及各種先進(jìn)事跡材料;
。ㄆ撸⑷胛、退伍、辭退職、出國等材料;
。ò耍、處分、取消處分的材料;
。ň牛、任免、工資、職稱等材料;
(十)、學(xué)歷和評定的技能等材料;
(十一)、其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。
第六條人事檔案材料的分類嚴(yán)格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。
第七條人事檔案的收集、保管和銷毀
一、調(diào)動和錄用入公司的員工,應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案,在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。
二、對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別,保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。
五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí),必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并編制銷毀清冊。
六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應(yīng)分類,整理裝訂成冊后方能入卷存檔,不得直接入卷。每年要對檔案進(jìn)行一次整理、校對工作。
八、檔案應(yīng)分類編號后存放,編號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一,防止重名重姓員工材料入檔交叉,制檢索目錄,以便查找。
第七條人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來公司查閱檔案時(shí),必須持蓋有公章的單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱。
二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時(shí),應(yīng)由部門出具證明,由人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。
三、公司級領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。
四、建立檔案查閱登記制度,對查閱職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí),應(yīng)提交報(bào)告,分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格履行登記手續(xù)。
六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。
七、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務(wù),應(yīng)在任免職務(wù)后一個(gè)月內(nèi)移交其檔案。
九、員工調(diào)動、辭職,解除勞動合同或被開除、辭退等,已辦理離公司手續(xù)者,應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。
十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機(jī)要通訊或派專人送取,并履行登記手續(xù),不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。
十一、對轉(zhuǎn)出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目登記,并密封包裝,加蓋公章和經(jīng)辦人印章。
第八條新接收檔案,檔案材料不全,可不予接收。
接收檔案后,應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。員工調(diào)出,檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí),應(yīng)從計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷員工基本檔案情況。
第九條本細(xì)則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。
第十條本管理細(xì)則由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
人事檔案制度2
一、干部人事檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是2名中共黨員,持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》,不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門,應(yīng)根據(jù)規(guī)定,確定是否提供和提借什么材料,并對提供查閱的檔案進(jìn)行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、查閱人員要愛護(hù)干部人事檔案,嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)檔案主管部門同意不得復(fù)制干部人事檔案材料,不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上。摘錄的材料要細(xì)致核對,經(jīng)檔案主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要(干部死亡、辦理退休允許借一次)須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理(必須是正科級單位政工人員),并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管,不得交無關(guān)人員翻閱,不得轉(zhuǎn)借,不得復(fù)制,限期歸還。(最多不超過15天)
二、干部人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度
1、愛護(hù)機(jī)器設(shè)備,熟悉機(jī)器性能,按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能,建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫,利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時(shí)維護(hù),確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和新鮮。
4、新進(jìn)干部檔案和零散材料的信息錄入在三個(gè)月內(nèi)完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關(guān)資料的立卷工作。
5、對新維護(hù)的檔案管理信息要及時(shí)備份,并登記備份的時(shí)間和主要內(nèi)容。
6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時(shí)要進(jìn)行病毒檢查,防止機(jī)器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經(jīng)批準(zhǔn)不得提供、復(fù)制干部信息,無關(guān)人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴(yán)禁外傳。軟件應(yīng)由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。
三、干部人事檔案材料收集補(bǔ)充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》,經(jīng)常通過有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料,充實(shí)檔案內(nèi)容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的,或者是組織上審定認(rèn)可的材料,未經(jīng)組織同意,個(gè)人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部,都應(yīng)填寫“干部履歷表”和“干部自傳”,審核后,補(bǔ)充進(jìn)干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個(gè)月內(nèi),將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時(shí)、主動地向有關(guān)部門索要應(yīng)歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內(nèi)容。
7、認(rèn)真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實(shí)、完整、文字清楚,對象明確,手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細(xì)登記,并報(bào)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水書寫的材料,必須經(jīng)過復(fù)制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。
五、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
2、縣及相當(dāng)于縣經(jīng)上的黨委組織、人事部門,可以直接轉(zhuǎn)遞干部人事檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、干部人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。
5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”,辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后,應(yīng)認(rèn)真核對,并在“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章,立即退回。逾期一個(gè)月未退回,轉(zhuǎn)出單位要查詢,以防丟失。
7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動或職務(wù)的變動及時(shí)轉(zhuǎn)遞,避免人檔分離。
8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴(yán)密包封,并加蓋機(jī)密章。
六、干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進(jìn)行檢查核對,一般每半年核對一次,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時(shí),要嚴(yán)格檢查,經(jīng)核對無誤后,方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進(jìn)行檢查核對,發(fā)現(xiàn)差錯(cuò),及時(shí)糾正。
4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時(shí),應(yīng)將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料,應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。
6、輸入計(jì)算機(jī)的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。
七、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴(yán)禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門,應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房(室),配置鐵質(zhì)檔案柜,妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(室)和檔案柜,應(yīng)明確專人管理。管理人員工作變動時(shí),必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫房(室)。
6、嚴(yán)禁用電話、電報(bào)索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。
8、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案材料進(jìn)入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
八、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門,應(yīng)建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門,應(yīng)在材料形成的一個(gè)月內(nèi),主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個(gè)人,不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門,應(yīng)與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度,保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門,對未能按時(shí)遞交檔案材料的部門,應(yīng)主動與有關(guān)部門聯(lián)系。
6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料,不符合歸檔要求的,及時(shí)通知有關(guān)部門補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù)。
九、干部人事檔案管理人員職責(zé)
1、按照干部管理權(quán)限,保管應(yīng)管干部的人事檔案,為國家積累檔案史料;
2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉(zhuǎn)遞;
4、登記干部職務(wù)、工資的變動情況;
5、為有關(guān)部門提供干部的情況;
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護(hù)工作;
7、調(diào)查研究干部人事檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo);
8、推廣、應(yīng)用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù);
9、定期向檔案管(室)移交死亡干部的檔案;
10、辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。
人事檔案制度3
為了提高檔案管理水平,有效地保護(hù)和利用人事檔案,更好地為我校人事工作服務(wù),根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》,特制定本制度。
一、保密制度
1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)保密工作的方針、政策和規(guī)定,嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好人事檔案的保密工作。
2.加強(qiáng)組織紀(jì)律,堅(jiān)守工作崗位。
3.人事檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房(室),配備鐵質(zhì)檔案柜,妥善保管人事檔案。
4.人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)當(dāng)經(jīng)常檢查,保持庫房的清潔和溫、濕度,發(fā)現(xiàn)問題,立即報(bào)告,及時(shí)采取措施。
5.人事檔案庫房(室)和檔案柜,應(yīng)明確專人管理。管理人員變動時(shí),必須辦理好交接手續(xù)。
6.無關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫房(室)。
7.嚴(yán)禁用電話、電報(bào)索取或提供有關(guān)人員的全面材料和涉及個(gè)人政治歷史問題或其他重要問題的材料,嚴(yán)禁任何人攜帶人事檔案材料進(jìn)入公共場合和娛樂場合,不得在電話或公共場所中談?wù)摶蚣臣暗接嘘P(guān)人事檔案材料的內(nèi)容。
8.對利用人事檔案的人員,進(jìn)行保密宣傳,以防邊閱檔案邊議論檔案內(nèi)容。
9.人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞,嚴(yán)格密封,通過機(jī)要傳遞或?qū)H怂瓦_(dá),盡量避免本人自帶。
10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
11.人事檔案一般不外借,但領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員因工作需要借閱時(shí),要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù),借閱期限一般不得超過五天。
12.屬歸檔的材料,及時(shí)轉(zhuǎn)入本人檔案,須轉(zhuǎn)遞的檔案,做好移交簽字登記手續(xù)。
13.嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。
14.發(fā)現(xiàn)泄密事件,認(rèn)真處理。
二、歸檔制度
1.按照《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》,經(jīng)常通過有關(guān)部門收集工作調(diào)配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、學(xué)歷變更、工資套改等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績、廉的文件材料,充實(shí)檔案內(nèi)容。相關(guān)部門應(yīng)配合人事處及時(shí)做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見附件。
2.校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并確定1-2名專兼職人員負(fù)責(zé)收集本單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。
3.每年引進(jìn)畢業(yè)生及調(diào)入人員的人事檔案必須在報(bào)到之日起兩個(gè)月內(nèi)轉(zhuǎn)至我校,沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的,學(xué)校將緩發(fā)其工資與津貼,并暫停兌現(xiàn)其他相關(guān)待遇。
4.收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別,屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確,完整齊全,格式規(guī)范、文字清楚,對象明確,手續(xù)完備、具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值。需經(jīng)有關(guān)部門審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章簽字后方能歸檔。
5.不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經(jīng)人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
6.人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。
7.每年引進(jìn)人員要填寫干部履歷表或補(bǔ)充表,充實(shí)干部人事內(nèi)容。
8.對收集的材料,要做好收集登記和交接手續(xù)。
三、鑒別制度
1.收集的材料必須經(jīng)過鑒別,未經(jīng)鑒別,不得隨意歸檔或擅自銷毀。
2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時(shí)和整理過程中進(jìn)行。
3.鑒別要以有關(guān)文件規(guī)定為依據(jù),嚴(yán)肅認(rèn)真,確保真實(shí)、完整、精煉、實(shí)用。
4.歸檔的材料必須真實(shí)完整,字跡清楚,對象明確,手續(xù)完備;對不該歸檔的材料,要區(qū)別處理,凡銷毀材料,必須詳細(xì)登記,并報(bào)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
5.人事檔案材料應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事檔案,要先對缺少的干部人事檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充,并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(jī)(縫紉機(jī))等必備的物品和設(shè)備。
2.整理要做到:干部人事檔案材料鑒別和分類準(zhǔn)確,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊。
3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識,掌握整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定和基本方法技能,認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。
4.必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)法規(guī),嚴(yán)格遵守安全保密制度,保守黨和國家的秘密。
5.人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)范地整理,零材料及時(shí)裝訂入卷。
6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規(guī)定剔出的檔案材料,必須認(rèn)真登記,需銷毀的材料,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)按規(guī)定銷毀。
7.整檔過程中,要切實(shí)做好防火安全保密工作,整理室內(nèi)嚴(yán)格吸煙,嚴(yán)防丟失和匯漏檔案內(nèi)容。
五、借閱制度
1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級單位書記、主任,必須是中共正式黨員。
2.查(借)閱人應(yīng)在借閱前認(rèn)真填寫《干部人事檔案查(借)閱登記表》。
3.復(fù)印借出人事檔案材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋“河南城建學(xué)院人事處”公章,方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案,須在人事處領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可查(借)閱。
4.查(借)閱檔案,嚴(yán)禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時(shí)不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)輕重,予以批評教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者,按照《中華人民共和國檔案法》處理。
5.查閱檔案的單位或個(gè)人,不得擅自-拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的,必須請示人事檔案主管部門審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制(拍攝)。
6.檔案不外借,如必須借出使用時(shí),要說明理由,經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并嚴(yán)格履行登記手續(xù),限期歸還,不得擅自轉(zhuǎn)借他人。
六、轉(zhuǎn)遞制度
1.遞人事檔案或材料必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
2.人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送,一般情況下,不準(zhǔn)公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事部門出具的介紹信,一般介紹信不予辦理。
3.遞檔案時(shí),必在轉(zhuǎn)出手續(xù)完備的前提下,須經(jīng)人事處
有關(guān)負(fù)責(zé)人同意簽署意見并由主管人事工作校領(lǐng)導(dǎo)同意后方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時(shí)把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室,由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出后,逾期一個(gè)月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信或電話催回,以防丟失。
4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動,干部職務(wù)變動而及時(shí)調(diào)整,人事處及組織部應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后,人事處有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功,如未商調(diào)成功有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個(gè)月以內(nèi)追回檔案,最多不超過三個(gè)月。
5.職工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到接收單位人力資源管理部門轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起,按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。自動離職人員的`人事檔案必須在外調(diào)手續(xù)完備的情況下,方可轉(zhuǎn)出。
6.校各部門應(yīng)積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉(zhuǎn)遞工作。
7.不屬于在職人員的代管人事檔案,在檔案轉(zhuǎn)出時(shí),按照學(xué)校有關(guān)文件規(guī)定收取管理費(fèi)用和其他費(fèi)用。
8.是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料要嚴(yán)密包封,并加蓋機(jī)密章,有關(guān)人員認(rèn)真填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)出登記表》。
七、核查制度
1.事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進(jìn)行檢查核對,一般每半年核對一次,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)解決。
2.提供利用的人事檔案,再回收時(shí),要嚴(yán)格檢查,經(jīng)核對無誤后,方可入庫。
3.理好的人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進(jìn)行檢查核對,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,及時(shí)糾正。
4.出和接收人事檔案時(shí),應(yīng)將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事檔案材料,應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料,是否齊全完整,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。
人事檔案制度4
第一章總 則
第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)工作之一,是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個(gè)人經(jīng)歷和社會實(shí)踐的記錄,是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據(jù)。
第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管,其任務(wù)是:收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料,辦理檔案的查詢、借用和轉(zhuǎn)遞,建立科學(xué)的檔案檢索工具。調(diào)查研究檔案工作情況,逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第三條貫徹執(zhí)行國家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定,結(jié)合我司的實(shí)際情況制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度,并負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。
第四條嚴(yán)格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,同時(shí)確保檔案的安全。
第二章 人事檔案歸檔范圍和要求
第五條歸檔范圍
(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。
(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料;民主評議干部的綜合材料,組織審定的考察材料等。
(三)審計(jì)工作中涉及個(gè)人的有關(guān)處分材料。
(四)成人教育(大中專)、黨校、學(xué)生(學(xué)員)登記表、考生登記表、學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書、學(xué)習(xí)鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。
(五)評聘專業(yè)技術(shù)職稱工作中形成的有關(guān)材料:專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報(bào)表、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料等。
(六)政審工作中形成的材料:調(diào)查報(bào)告,審查報(bào)告,上級批復(fù),本人對結(jié)論的意見,檢查交代或情況說明材料;作為結(jié)論依據(jù)的調(diào)查證明、證據(jù)材料:甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等工作中形成的有關(guān)材料;個(gè)人申請、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料,上級批復(fù)等材料。
(八)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料:
1、中國共產(chǎn)黨入黨志愿書(已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的)、入黨申請書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料;團(tuán)員登記表、民主評議黨員中認(rèn)定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實(shí)的依據(jù)材料;取消預(yù)備黨員資格的組織意見,退黨材料。
2、中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料。
3、加入民主黨派的有關(guān)材料。
(九)表彰獎勵(lì)活動中形成的有關(guān)材料:
勞動模范、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團(tuán)員等審批表,立功、嘉獎、通報(bào)表揚(yáng)等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)紀(jì)律檢查、監(jiān)察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關(guān)材料;處分決定,免予處分的意見,上級批復(fù),核實(shí)(調(diào)查)報(bào)告,本人檢查、交待、對處分決定的意見;撤消處分的有關(guān)材料;法院判決書;復(fù)查甄別報(bào)告,決定(結(jié)論)、上級批復(fù)等。
(十一)任免、調(diào)動、軍隊(duì)干部轉(zhuǎn)業(yè)安置工作中形成的有關(guān)材料:任免審批表;考察材料;軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉(zhuǎn)業(yè)鑒定;定職、定級材料;離退休審批表等材料。
(十二)考試錄用形成的有關(guān)材料:錄用審批表,聘用審批表和合同書,政審結(jié)論和有關(guān)證明材料,辭退材料,辭職審批材料等。
(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料:轉(zhuǎn)正定級審批表、各種工資變動審批表,提職晉級和獎勵(lì)工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報(bào)表;解決各種待遇問題的審批表,批復(fù)材料等。
(十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關(guān)材料:因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。
(十五)參加區(qū)縣級以上(包括區(qū)縣級)黨代會、人代會、政協(xié)會議和工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會,以及民主黨派代表會議的代表登記表等。
(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料:有嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表,工傷致殘?jiān)\斷書,確定致殘等級的有關(guān)材料,新錄用人員體檢表等。
(十七)其它起重要依據(jù)作用的材料。
第六條收集方法
(一)為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要,要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集員工任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料,充實(shí)檔案的內(nèi)容。
(二)建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度,及時(shí)地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。
(三)有計(jì)劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等,并及時(shí)將這些材料補(bǔ)充進(jìn)員工檔案。
(四)人力資源部要嚴(yán)格執(zhí)行中組部有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項(xiàng)規(guī)定,主動和有關(guān)部門協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序,以使員工檔案材料及時(shí)完成歸檔。
人事檔案制度5
一、目的
為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管,能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整,防止材料損壞,規(guī)范人事檔案的管理,特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2 人事檔案管理:集團(tuán)公司人事管理課(寧波地區(qū))負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。
3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門,負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核,總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理:新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請表》及相關(guān)證件(畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書)復(fù)印件提交人事管理課,人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請表》建立員工人事檔案(內(nèi)容包括:該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料)并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別,其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容,最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度:一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立,每人一份,按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動關(guān)系時(shí),應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時(shí),由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字,確認(rèn)無遺留問題;員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí),人力資源部核對檔案材料,密封該員工人事檔案,連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料,轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對:人力資源部人事管理課檔案管理員要定期(每月25日)對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字,確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對:突發(fā)事件后,如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后;對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失;發(fā)現(xiàn)某些損失之后,如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等;檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞(員工異動):檔案轉(zhuǎn)遞過程如下,人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》,按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度:由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認(rèn)識檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密,不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5 統(tǒng)計(jì):人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類:履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新,人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》,提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)(或總裁)批準(zhǔn),并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性,完整性和準(zhǔn)確性,為人事決策提供信息和依據(jù),特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條、新員工第一次建檔后,日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔,包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎勵(lì)等,以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔,目錄如下:
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊,記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件,應(yīng)妥善保管,不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案。總經(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案,除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí),檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對,否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
人事檔案制度6
(一)干部人事檔案材料收集制度
1.嚴(yán)格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,明確收集范圍,認(rèn)真做好干部人事檔案材料的收集與補(bǔ)充工作;
2.檔案工作人員要積極主動地與干部人事檔案材料形成部門取得聯(lián)系,及時(shí)掌握形成干部人事檔案材料的信息,主動地索要應(yīng)歸檔的人事檔案材料;
3.干部人事檔案材料的形成部門,應(yīng)在形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi),將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;
4.檔案工作人員對收集的干部人事檔案材料,要認(rèn)真進(jìn)行核對,對缺少的材料要逐一進(jìn)行登記,及時(shí)催要,對不符合歸檔要求的材料,要及時(shí)通知形成檔案材料部門補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù),形成材料的部門要按規(guī)定認(rèn)真辦理;
5.對不屬于歸檔的材料要及時(shí)退回材料形成部門。
(二)干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度
1.嚴(yán)格把好干部人事檔案材料“入口關(guān)”,對收集的檔案材料要認(rèn)真鑒別,嚴(yán)格審核;
2.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;
3.歸檔材料必須齊全完整、真實(shí)、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備,有承辦單位的簽章或個(gè)人署名,有形成材料的日期;需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,蓋章簽字后方能歸入檔案;
4.殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料,不能歸入檔案,不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;
5.干部人事檔案材料應(yīng)統(tǒng)一使用16開紙(19×26.5厘米),材料左邊應(yīng)留出2—2.5厘米的裝訂邊,不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫,不得用計(jì)算機(jī)打印簽名;
6.凡屬于應(yīng)歸入干部檔案的材料,應(yīng)按照中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷,零星檔案材料每兩年裝訂入卷一次。
(三)干部人事檔案查(借)閱制度
1.查(借)閱干部人事檔案必須是中共黨員,并填寫《查閱干部檔案審批表》,由查閱單位負(fù)責(zé)人簽字,檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可查(借)閱;
2.任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;
3.查(借)閱檔案時(shí),檔案工作人員應(yīng)根據(jù)規(guī)定,確定是否提供或是確定提供材料的范圍,凡與查閱內(nèi)容無關(guān)的材料,不得翻閱,并對提供查閱的檔案進(jìn)行登記;
4.查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外散布檔案內(nèi)容;
5.查閱人員未經(jīng)許可,不得擅自摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容;
6.查閱人員必須愛護(hù)檔案,嚴(yán)禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應(yīng)視情節(jié)輕重,予以批評教育,直至紀(jì)律處分;假公濟(jì)私者,按違犯《中華人民共和國檔案法》處理;
7.檔案一般不外借,特殊情況須借用時(shí),要說明理由,經(jīng)檔案館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格履行借閱手續(xù),方可借出,借閱檔案一般不超過15天,并不準(zhǔn)擅自復(fù)制、抄錄及轉(zhuǎn)借他人;不準(zhǔn)攜帶檔案材料進(jìn)入公共場所參觀、游覽、探親訪友。
(四)干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1.轉(zhuǎn)遞干部人事檔案必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全;
2.干部因工作調(diào)動或職務(wù)變動檔案轉(zhuǎn)出,檔案工作人員在接到調(diào)檔函后,經(jīng)人事處簽章及檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批后,一個(gè)星期內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位;
3.轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真的檢查、整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出;
4.轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項(xiàng)目詳細(xì)登記,嚴(yán)密包封;
5.干部檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,嚴(yán)禁郵寄或交本人自帶;
6.轉(zhuǎn)出的檔案逾期一個(gè)月未收到回執(zhí)的,應(yīng)發(fā)函或打電話詢問,以防丟失;
7.收到轉(zhuǎn)遞來的檔案,經(jīng)檢查核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章退回發(fā)檔單位。
(五)干部人事檔案檢查核對統(tǒng)計(jì)制度
1.建立檔案工作臺帳登記制度,做到勤檢查、勤核對,每年全面檢查核對統(tǒng)計(jì)一次檔案,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決;
2.提供利用后的干部人事檔案,入庫前要認(rèn)真檢查,仔細(xì)核對,確認(rèn)無誤后方可入庫;
3.干部檔案轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入時(shí),要認(rèn)真對照目錄檢查核對,防止張冠李戴放錯(cuò)卷或缺少材料;
4.整理好的干部人事檔案入庫前,還要逐卷逐份逐頁進(jìn)行檢查核對,發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)糾正。
(六)干部人事檔案的保管、保密制度
1.嚴(yán)格遵守黨和國家的保密法規(guī),認(rèn)真履行職責(zé),嚴(yán)格照章辦事,做好干部人事檔案的保管保密工作;
2.非檔案工作人員一律不得進(jìn)入庫房;
3.檔案工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行查(借)閱檔案審批手續(xù),不得擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍,不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人:
4.認(rèn)真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;
5.嚴(yán)禁吸煙,保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對濕度為45% —65%);
6.堅(jiān)持庫房檢查制度,每周檢查一次,防止不安全因素發(fā)生,發(fā)現(xiàn)異常情況,應(yīng)及時(shí)采取措施,確保檔案安全;
7.堅(jiān)持值班制度,下班前檔案要入庫,關(guān)好門窗,切斷電源;
8.嚴(yán)禁個(gè)人私自保存任何人的檔案材料;
9.檔案工作人員調(diào)動時(shí),必須嚴(yán)格履行交接手續(xù);
10.對違反保密制度造成失、泄密事件的單位和個(gè)人,應(yīng)視情節(jié)輕重,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二十四條規(guī)定給予處罰。
(七)人事檔案管理人員職責(zé)
1.熱愛本職工作,忠于職守,認(rèn)真負(fù)責(zé)保管好教職工人事檔案,為國家積累檔案史料;
2.建立人事檔案臺帳,及時(shí)收集、鑒別、整理干部檔案材料,及時(shí)報(bào)送省管干部檔案材料;
3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度,認(rèn)真辦理人事檔案的查(借)閱和轉(zhuǎn)遞;
4.及時(shí)登記教職工職務(wù)、工資變動情況;
5.為學(xué)校及有關(guān)部門提供教職工情況;
6.維護(hù)人事檔案的完整與安全,做好人事檔案的保密保護(hù)工作;
7.調(diào)查研究全校人事檔案工作情況,制定和修訂規(guī)章制度,搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo);
8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。
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