人事檔案日常管理制度

時(shí)間：2023-04-18 19:26:25 制度我要投稿

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人事檔案日常管理制度（精選9篇）

　　在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中，越來(lái)越多人會(huì)去使用制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編為大家整理的人事檔案日常管理制度（精選9篇），僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。

人事檔案日常管理制度（精選9篇）

　　人事檔案日常管理制度1

　　第一章總則

　　第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄，是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據(jù)。

　　第二條員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務(wù)是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢、借用和轉(zhuǎn)遞，建立科學(xué)的檔案檢索工具。調(diào)查研究檔案工作情況，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

　　第三條貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定，結(jié)合我司的實(shí)際情況制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。

　　第四條嚴(yán)格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，同時(shí)確保檔案的安全。

　　第二章人事檔案歸檔范圍和要求

　　第五條歸檔范圍

　　(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡(jiǎn)歷表、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。

　　(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料;民主評(píng)議干部的綜合材料，組織審定的考察材料等。

　　(三)審計(jì)工作中涉及個(gè)人的有關(guān)處分材料。

　　(四)成人教育(大中專)、黨校、學(xué)生(學(xué)員)登記表、考生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書、學(xué)習(xí)鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。

　　(五)評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱工作中形成的有關(guān)材料：專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報(bào)表、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料等。

　　(六)政審工作中形成的材料：調(diào)查報(bào)告，審查報(bào)告，上級(jí)批復(fù)，本人對(duì)結(jié)論的意見，檢查交代或情況說(shuō)明材料;作為結(jié)論依據(jù)的調(diào)查證明、證據(jù)材料：甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。

　　(七)更改姓名、民族、出生日期、國(guó)籍、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等工作中形成的有關(guān)材料;個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料，上級(jí)批復(fù)等材料。

　　(八)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料：

　　1、中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的)、入黨申請(qǐng)書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料;團(tuán)員登記表、民主評(píng)議黨員中認(rèn)定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實(shí)的依據(jù)材料;取消預(yù)備黨員資格的組織意見，退黨材料。

　　2、中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料。

　　3、加入民主黨派的有關(guān)材料。

　　(九)表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的有關(guān)材料：

　　勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團(tuán)員等審批表，立功、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)等以及在其他工作中形成的表彰材料。

　　(十)紀(jì)律檢查、監(jiān)察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關(guān)材料;處分決定，免予處分的意見，上級(jí)批復(fù)，核實(shí)(調(diào)查)報(bào)告，本人檢查、交待、對(duì)處分決定的意見;撤消處分的有關(guān)材料;法院判決書;復(fù)查甄別報(bào)告，決定(結(jié)論)、上級(jí)批復(fù)等。

　　(十一)任免、調(diào)動(dòng)、軍隊(duì)干部轉(zhuǎn)業(yè)安置工作中形成的'有關(guān)材料：任免審批表;考察材料;軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉(zhuǎn)業(yè)鑒定;定職、定級(jí)材料;離退休審批表等材料。

　　(十二)考試錄用形成的有關(guān)材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書，政審結(jié)論和有關(guān)證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。

　　(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、各種工資變動(dòng)審批表，提職晉級(jí)和獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報(bào)表;解決各種待遇問題的審批表，批復(fù)材料等。

　　(十四)辦理出國(guó)(出境)審批工作中形成的有關(guān)材料：因公出國(guó)(出境)審批表、備案表;因私出國(guó)(出境)審批表等材料。

　　(十五)參加區(qū)縣級(jí)以上(包括區(qū)縣級(jí))黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議和工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)，以及民主黨派代表會(huì)議的代表登記表等。

　　(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料：有嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘?jiān)\斷書，確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料，新錄用人員體檢表等。

　　(十七)其它起重要依據(jù)作用的材料。

　　第六條收集方法

　　(一)為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要，要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門收集員工任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績(jī)、廉的材料，充實(shí)檔案的內(nèi)容。

　　(二)建立主動(dòng)送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時(shí)地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。

　　(三)有計(jì)劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時(shí)將這些材料補(bǔ)充進(jìn)員工檔案。

　　(四)人力資源部要嚴(yán)格執(zhí)行中組部有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項(xiàng)規(guī)定，主動(dòng)和有關(guān)部門協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時(shí)完成歸檔。

　　人事檔案日常管理制度2

　　為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務(wù)，根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國(guó)檔案法》、《干部檔案工作條例》，特制定本制度。

　　一、保密制度

　　1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)保密工作的方針、政策和規(guī)定，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》，做好人事檔案的保密工作。

　　2.加強(qiáng)組織紀(jì)律，堅(jiān)守工作崗位。

　　3.人事檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專用檔案庫(kù)房(室)，配備鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管人事檔案。

　　4.人事檔案庫(kù)房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)當(dāng)經(jīng)常檢查，保持庫(kù)房的清潔和溫、濕度，發(fā)現(xiàn)問題，立即報(bào)告，及時(shí)采取措施。

　　5.人事檔案庫(kù)房(室)和檔案柜，應(yīng)明確專人管理。管理人員變動(dòng)時(shí)，必須辦理好交接手續(xù)。

　　6.無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫(kù)房(室)。

　　7.嚴(yán)禁用電話、電報(bào)索取或提供有關(guān)人員的全面材料和涉及個(gè)人政治歷史問題或其他重要問題的材料，嚴(yán)禁任何人攜帶人事檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)合和娛樂場(chǎng)合，不得在電話或公共場(chǎng)所中談?wù)摶蚣臣暗接嘘P(guān)人事檔案材料的內(nèi)容。

　　8.對(duì)利用人事檔案的人員，進(jìn)行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內(nèi)容。

　　9.人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)格密封，通過(guò)機(jī)要傳遞或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，盡量避免本人自帶。

　　10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

　　11.人事檔案一般不外借，但領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員因工作需要借閱時(shí)，要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)五天。

　　12.屬歸檔的材料，及時(shí)轉(zhuǎn)入本人檔案，須轉(zhuǎn)遞的檔案，做好移交簽字登記手續(xù)。

　　13.嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。

　　14.發(fā)現(xiàn)泄密事件，認(rèn)真處理。

　　二、歸檔制度

　　1.按照《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門收集工作調(diào)配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、學(xué)歷變更、工資套改等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。相關(guān)部門應(yīng)配合人事處及時(shí)做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見附件。

　　2.校屬各單位要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度，并確定1-2名專兼職人員負(fù)責(zé)收集本單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。

　　3.每年引進(jìn)畢業(yè)生及調(diào)入人員的人事檔案必須在報(bào)到之日起兩個(gè)月內(nèi)轉(zhuǎn)至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學(xué)校將緩發(fā)其工資與津貼，并暫停兌現(xiàn)其他相關(guān)待遇。

　　4.收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，格式規(guī)范、文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備、具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值。需經(jīng)有關(guān)部門審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸檔。

　　5.不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過(guò)鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經(jīng)人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

　　6.人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的`辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

　　7.每年引進(jìn)人員要填寫干部履歷表或補(bǔ)充表，充實(shí)干部人事內(nèi)容。

　　8.對(duì)收集的材料，要做好收集登記和交接手續(xù)。

　　三、鑒別制度

　　1.收集的材料必須經(jīng)過(guò)鑒別，未經(jīng)鑒別，不得隨意歸檔或擅自銷毀。

　　2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時(shí)和整理過(guò)程中進(jìn)行。

　　3.鑒別要以有關(guān)文件規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真，確保真實(shí)、完整、精煉、實(shí)用。

　　4.歸檔的材料必須真實(shí)完整，字跡清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備;對(duì)不該歸檔的材料，要區(qū)別處理，凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報(bào)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。

　　5.人事檔案材料應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。

　　四、整理制度

　　1.整理人事檔案，要先對(duì)缺少的干部人事檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充，并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(jī)(縫紉機(jī))等必備的物品和設(shè)備。

　　2.整理要做到：干部人事檔案材料鑒別和分類準(zhǔn)確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。

　　3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識(shí)，掌握整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定和基本方法技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

　　4.必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國(guó)家的秘密。

　　5.人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)范地整理，零材料及時(shí)裝訂入卷。

　　6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規(guī)定剔出的檔案材料，必須認(rèn)真登記，需銷毀的材料，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)按規(guī)定銷毀。

　　7.整檔過(guò)程中，要切實(shí)做好防火安全保密工作，整理室內(nèi)嚴(yán)格吸煙，嚴(yán)防丟失和匯漏檔案內(nèi)容。

　　五、借閱制度

　　1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級(jí)單位書記、主任，必須是中共正式黨員。

　　2.查(借)閱人應(yīng)在借閱前認(rèn)真填寫《干部人事檔案查(借)閱登記表》。

　　3.復(fù)印借出人事檔案材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋“河南城建學(xué)院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可查(借)閱。

　　4.查(借)閱檔案，嚴(yán)禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時(shí)不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》處理。

　　5.查閱檔案的單位或個(gè)人，不得擅自-拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須請(qǐng)示人事檔案主管部門審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制(拍攝)。

　　6.檔案不外借，如必須借出使用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

　　六、轉(zhuǎn)遞制度

　　1.遞人事檔案或材料必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

　　2.人事檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，一般情況下，不準(zhǔn)公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來(lái)提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。

　　3.遞檔案時(shí)，必在轉(zhuǎn)出手續(xù)完備的前提下，須經(jīng)人事處

　　有關(guān)負(fù)責(zé)人同意簽署意見并由主管人事工作校領(lǐng)導(dǎo)同意后方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時(shí)把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個(gè)月未見對(duì)方退回回執(zhí)應(yīng)寫信或電話催回，以防丟失。

　　4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動(dòng)，干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調(diào)整，人事處及組織部應(yīng)將人事變動(dòng)情況、干部調(diào)動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人事處有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個(gè)月以內(nèi)追回檔案，最多不超過(guò)三個(gè)月。

　　5.職工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到接收單位人力資源管理部門轉(zhuǎn)來(lái)的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。自動(dòng)離職人員的人事檔案必須在外調(diào)手續(xù)完備的情況下，方可轉(zhuǎn)出。

　　6.校各部門應(yīng)積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉(zhuǎn)遞工作。

　　7.不屬于在職人員的代管人事檔案，在檔案轉(zhuǎn)出時(shí)，按照學(xué)校有關(guān)文件規(guī)定收取管理費(fèi)用和其他費(fèi)用。

　　8.是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料要嚴(yán)密包封，并加蓋機(jī)密章，有關(guān)人員認(rèn)真填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)出登記表》。

　　七、核查制度

　　1.事檔案管理部門對(duì)所管理的檔案要定期的進(jìn)行檢查核對(duì)，一般每半年核對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。

　　2.提供利用的人事檔案，再回收時(shí)，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，方可入庫(kù)。

　　3.理好的人事檔案入庫(kù)前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，及時(shí)糾正。

　　4.出和接收人事檔案時(shí)，應(yīng)將材料與目錄檢查核對(duì)一遍，防止張冠李戴或缺少材料。

　　5.收集的人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。

　　人事檔案日常管理制度3

　　第一條為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理

　　依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細(xì)則。

　　第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負(fù)責(zé)管理。

　　檔案管理人員不能保管本人的檔案。

　　第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門保存。

　　對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

　　第四條人事檔案管理員的職責(zé)

　�。ㄒ唬┍９軉T工檔案；

　�。ǘ┘皶r(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；

　�。ㄈ┺k理員工檔案的.查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

　�。ㄋ模┑怯泦T工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況；

　�。ㄎ澹轭I(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況；

　�。┳龊脝T工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

　�。ㄆ撸┒ㄆ谙驒n案室等部門移交檔案；

　　（八）辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。

　　第五條人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔

　�。ㄒ唬┍救藲v年填寫的個(gè)人簡(jiǎn)歷、履歷、登記表；

　　（二）本人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長(zhǎng)歷史等自傳材料；

　　（三）本人自我鑒定，組織鑒定材料；對(duì)員工的考察、考核、評(píng)價(jià)材料；

　�。ㄋ模┱螝v史審查及甄別復(fù)查材料；

　�。ㄎ澹﹩T工參入黨、團(tuán)材料；

　　（六）獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技和業(yè)務(wù)）及各種先進(jìn)事跡材料；

　�。ㄆ撸┤胛椤⑼宋椤⑥o退職、出國(guó)等材料；

　�。ò耍┨幏�、取消處分的材料；

　　（九）任免、工資、職稱等材料；

　�。ㄊ⿲W(xué)歷和評(píng)定的技能等材料；

　　（十一）其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。

　　第六條人事檔案材料的分類嚴(yán)格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。

　　第七條人事檔案的收集、保管和銷毀

　　一、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。

　　二、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。

　　三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

　　五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并編制銷毀清冊(cè)。

　　六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫(kù)房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

　　七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊(cè)后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對(duì)檔案進(jìn)行一次整理、校對(duì)工作。

　　八、檔案應(yīng)分類編號(hào)后存放，編號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

　　第八條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。

　　接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)從計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷員工基本檔案情況。

　　第九條本細(xì)則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。

　　第十條本管理細(xì)則由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。

　　人事檔案日常管理制度4

　　(一)干部人事檔案材料收集制度

　　1.嚴(yán)格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，明確收集范圍，認(rèn)真做好干部人事檔案材料的收集與補(bǔ)充工作;

　　2.檔案工作人員要積極主動(dòng)地與干部人事檔案材料形成部門取得聯(lián)系，及時(shí)掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動(dòng)地索要應(yīng)歸檔的人事檔案材料;

　　3.干部人事檔案材料的形成部門，應(yīng)在形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi)，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;

　　4.檔案工作人員對(duì)收集的干部人事檔案材料，要認(rèn)真進(jìn)行核對(duì)，對(duì)缺少的材料要逐一進(jìn)行登記，及時(shí)催要，對(duì)不符合歸檔要求的材料，要及時(shí)通知形成檔案材料部門補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)，形成材料的部門要按規(guī)定認(rèn)真辦理;

　　5.對(duì)不屬于歸檔的材料要及時(shí)退回材料形成部門。

　　(二)干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度

　　1.嚴(yán)格把好干部人事檔案材料“入口關(guān)”，對(duì)收集的檔案材料要認(rèn)真鑒別，嚴(yán)格審核;

　　2.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;

　　3.歸檔材料必須齊全完整、真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備，有承辦單位的簽章或個(gè)人署名，有形成材料的日期;需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案;

　　4.殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;

　　5.干部人事檔案材料應(yīng)統(tǒng)一使用16開紙(19×26.5厘米)，材料左邊應(yīng)留出2—2.5厘米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫，不得用計(jì)算機(jī)打印簽名;

　　6.凡屬于應(yīng)歸入干部檔案的`材料，應(yīng)按照中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷，零星檔案材料每?jī)赡暄b訂入卷一次。

　　(三)干部人事檔案查(借)閱制度

　　1.查(借)閱干部人事檔案必須是中共黨員，并填寫《查閱干部檔案審批表》，由查閱單位負(fù)責(zé)人簽字，檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查(借)閱;

　　2.任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;

　　3.查(借)閱檔案時(shí)，檔案工作人員應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供或是確定提供材料的范圍，凡與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的材料，不得翻閱，并對(duì)提供查閱的檔案進(jìn)行登記;

　　4.查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布檔案內(nèi)容;

　　5.查閱人員未經(jīng)許可，不得擅自摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容;

　　6.查閱人員必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分;假公濟(jì)私者，按違犯《中華人民共和國(guó)檔案法》處理;

　　7.檔案一般不外借，特殊情況須借用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)檔案館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，方可借出，借閱檔案一般不超過(guò)15天，并不準(zhǔn)擅自復(fù)制、抄錄及轉(zhuǎn)借他人;不準(zhǔn)攜帶檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所參觀、游覽、探親訪友。

　　(四)干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度

　　1.轉(zhuǎn)遞干部人事檔案必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全;

　　2.干部因工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)檔案轉(zhuǎn)出，檔案工作人員在接到調(diào)檔函后，經(jīng)人事處簽章及檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批后，一個(gè)星期內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位;

　　3.轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出;

　　4.轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封;

　　5.干部檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，嚴(yán)禁郵寄或交本人自帶;

　　6.轉(zhuǎn)出的檔案逾期一個(gè)月未收到回執(zhí)的，應(yīng)發(fā)函或打電話詢問，以防丟失;

　　7.收到轉(zhuǎn)遞來(lái)的檔案，經(jīng)檢查核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章退回發(fā)檔單位。

　　(五)干部人事檔案檢查核對(duì)統(tǒng)計(jì)制度

　　1.建立檔案工作臺(tái)帳登記制度，做到勤檢查、勤核對(duì)，每年全面檢查核對(duì)統(tǒng)計(jì)一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決;

　　2.提供利用后的干部人事檔案，入庫(kù)前要認(rèn)真檢查，仔細(xì)核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后方可入庫(kù);

　　3.干部檔案轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入時(shí)，要認(rèn)真對(duì)照目錄檢查核對(duì)，防止張冠李戴放錯(cuò)卷或缺少材料;

　　4.整理好的干部人事檔案入庫(kù)前，還要逐卷逐份逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)糾正。

　　(六)干部人事檔案的保管、保密制度

　　1.嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的保密法規(guī)，認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格照章辦事，做好干部人事檔案的保管保密工作;

　　2.非檔案工作人員一律不得進(jìn)入庫(kù)房;

　　3.檔案工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行查(借)閱檔案審批手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人：

　　4.認(rèn)真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;

　　5.嚴(yán)禁吸煙，保持庫(kù)房的清潔和庫(kù)內(nèi)適宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對(duì)濕度為45% —65%);

　　6.堅(jiān)持庫(kù)房檢查制度，每周檢查一次，防止不安全因素發(fā)生，發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，確保檔案安全;

　　7.堅(jiān)持值班制度，下班前檔案要入庫(kù)，關(guān)好門窗，切斷電源;

　　8.嚴(yán)禁個(gè)人私自保存任何人的檔案材料;

　　9.檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須嚴(yán)格履行交接手續(xù);

　　10.對(duì)違反保密制度造成失、泄密事件的單位和個(gè)人，應(yīng)視情節(jié)輕重，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》第二十四條規(guī)定給予處罰。

　　(七)人事檔案管理人員職責(zé)

　　1.熱愛本職工作，忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)保管好教職工人事檔案，為國(guó)家積累檔案史料;

　　2.建立人事檔案臺(tái)帳，及時(shí)收集、鑒別、整理干部檔案材料，及時(shí)報(bào)送省管干部檔案材料;

　　3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真辦理人事檔案的查(借)閱和轉(zhuǎn)遞;

　　4.及時(shí)登記教職工職務(wù)、工資變動(dòng)情況;

　　5.為學(xué)校及有關(guān)部門提供教職工情況;

　　6.維護(hù)人事檔案的完整與安全，做好人事檔案的保密保護(hù)工作;

　　7.調(diào)查研究全校人事檔案工作情況，制定和修訂規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo);

　　8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。

　　人事檔案日常管理制度5

　　第一章、總則

　　第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本管理制度。

　　第二條：人事檔案工作是集團(tuán)組織人事工作的重要組成部分，也是集團(tuán)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行集團(tuán)戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。

　　第三條：本制度適用于怡通集團(tuán)總部及其各子公司。

　　第二章、管理職責(zé)

　　第四條：集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的職責(zé)——

　　a、負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團(tuán)人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范；

　　b、負(fù)責(zé)本制度在各子公司實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；

　　c、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)戰(zhàn)略決策委員會(huì)成員的人事檔案管理工作；

　　d、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)各子公司、部門的員工人事檔案管理工作；

　　e、負(fù)責(zé)對(duì)各子公司的員工人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)。

　　第五條：集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的義務(wù)是指導(dǎo)各子公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案管理程序、規(guī)范檔案管理行為。

　　第六條：各子公司行政部門人事檔案管理的職責(zé)就是負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度，按其要求建立規(guī)范的人事檔案管理；負(fù)責(zé)管理企業(yè)管理部所有員工人事檔案管理工作。

　　第三章、人事檔案內(nèi)容

　　第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、復(fù)印件由集團(tuán)人事部統(tǒng)一管理），是由歷史地、全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有如下幾類：

　　a、履歷材料（包括個(gè)人的簡(jiǎn)歷資料、學(xué)歷、資格證等）；

　　b、考核、考察材料；

　　c、獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料；

　　d、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料；

　　e、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、錄用、任免、聘用、離職材料；

　　f、其他可供企業(yè)用人參考的資料。

　　第四章、檔案編號(hào)管理

　　第八條：各子公司行政部門必須按照OA管理系統(tǒng)中的員工編號(hào)（即：工號(hào)）進(jìn)行編號(hào)，每100個(gè)檔案做一個(gè)標(biāo)記，方便查找。

　　由其他單位轉(zhuǎn)入的員工檔案，按照轉(zhuǎn)入單位的編號(hào)更換編號(hào)（轉(zhuǎn)出單位辦理離職手續(xù)）。

　　第五章、人事檔案的收集與整理

　　第九條：日常收集員工履歷表、試用期考評(píng)表、各種獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免、崗位/待遇調(diào)整表、續(xù)簽合同等材料。

　　各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結(jié)束后的七日之內(nèi)（試崗期結(jié)束），必須將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。

　　日常新進(jìn)人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之內(nèi)，將將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。

　　第十條：各子公司行政部門的.人事專員在以下幾個(gè)時(shí)段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。

　　1、新員工報(bào)到時(shí)

　　新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號(hào)（口取紙）、員工姓名、性別。結(jié)束試崗期后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：《許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表》（必須要有面試評(píng)價(jià)表及審批人意見簽署）；⑵ 身份證（雙面都印在同一頁(yè)上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；

　　2、員工辦理正式入職手續(xù)時(shí)

　　員工結(jié)束七天試用期后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：

　　(1)《許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表》（必須要有面試評(píng)價(jià)表及審批人意見簽署）；

　�、� 身份證（雙面都印在同一頁(yè)上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件

　　3、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí)

　　員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，各級(jí)人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：該員工的《應(yīng)聘求職表》、《試用期考評(píng)表》；《勞動(dòng)合同》、《保密協(xié)議》；

　　4、員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)時(shí)

　　(1)各級(jí)人力資源部門，在完成員工調(diào)動(dòng)手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)將員工調(diào)動(dòng)手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的資料有：《崗位/待遇調(diào)整表》；

　�、啤ⅰ豆ぷ鹘唤颖怼�；

　�、恰段募䴔n案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》、《待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》；

　　5、員工辦理離職手續(xù)時(shí)

　　各級(jí)人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，必須裝入的資料有：該員工的書面離職申請(qǐng)書；《離職清算表》⑶、《離職申批表》；

　　⑷《員工離職工作移交表》；

　　⑸《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》、《待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》。

　　第十一條：每年一季度按公司檔案管理辦法對(duì)上一年的人事檔案進(jìn)行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。

　　第十二條：在整理過(guò)程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。

　　第六章、人事檔案的借閱與移交

　　第十三條：凡借用人事檔案，必須填寫《人事檔案借閱登記表》，由人力資源部門的負(fù)責(zé)人核實(shí)理由，經(jīng)企業(yè)管理部領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在7天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。

　　借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印。

　　第十四條：人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動(dòng)移交兩種。

　　第七章、其他規(guī)定

　　第十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時(shí)員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。

　　第十六條：檔案管理人員應(yīng)具有良好的思想素養(yǎng)，按受過(guò)正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，在工作中須嚴(yán)格遵守保密制度。

　　第十七條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應(yīng)按公司檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。

　　第十八條：集團(tuán)人事部定期或不定期地對(duì)各子公司的人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)，檢查中凡發(fā)現(xiàn)不按照以上規(guī)定予以辦理執(zhí)行的，視情節(jié)輕重，處罰人事檔案管理員50—200元，其所屬各子公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任，處罰100—200元。

　　第十九條：各子公司人事檔案管理人員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人員的變動(dòng)（包括換崗、離職、增減其他工作量）的，必須報(bào)經(jīng)集團(tuán)企業(yè)管理部，批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，否則直接處罰當(dāng)事人50—200元，各子公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任，處罰50—200元。

　　第二十條：獎(jiǎng)懲投訴

　　員工對(duì)本人或他人的獎(jiǎng)懲在以事實(shí)為依據(jù)的前提下可以越級(jí)投訴，也可以直接投訴到集團(tuán)人事部。

　　受到投訴的獎(jiǎng)懲在抽查時(shí)可暫停，待調(diào)查清楚后再予以處置。

　　1、投訴調(diào)查結(jié)果屬實(shí)的，撤消原獎(jiǎng)懲決定，可以對(duì)員工投訴他人獎(jiǎng)懲的進(jìn)行表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)。

　　2、投訴調(diào)查結(jié)果不屬實(shí)的，維持原獎(jiǎng)懲決定，并對(duì)投訴員工進(jìn)行教育，要規(guī)范其行為和思想，注重事實(shí)；若純屬造謠生事的，可以對(duì)投訴員工予以行政記過(guò)處罰。

　　第二十一條：本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)企業(yè)管理部。

　　第二十二條：本制度從下發(fā)之起實(shí)施。

　　人事檔案借閱申請(qǐng)表

　　日期：20 年月日申請(qǐng)單位申請(qǐng)部門申請(qǐng)人借用查閱人事檔案事由借用查閱人事檔案內(nèi)容被查閱

　　單位部門被查閱人查閱檔案編號(hào)查閱部門經(jīng)理意見被查閱部門經(jīng)理意見人事部領(lǐng)導(dǎo)意見企業(yè)管理部部長(zhǎng)意見人事檔案借閱登記表序號(hào)日期時(shí)間檔案借閱人信息檔案歸屬人信息歸還日期歸還時(shí)間檔案保管人單位/部門借閱人單位被借閱人檔案編號(hào)

　　人事檔案移交表需調(diào)動(dòng)檔案信息單位部門檔案歸屬人檔案編號(hào)1、2、3、4、5、6、7、8、手續(xù)會(huì)簽檔案調(diào)出單位檔案管理員檔案調(diào)出檔案人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字檔案調(diào)入單位檔案管理員檔案調(diào)入檔案人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字集團(tuán)人事部領(lǐng)導(dǎo)意見企業(yè)管理部部長(zhǎng)意見

　　人事檔案日常管理制度6

　　一、目的

　　為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

　　二、檔案管理內(nèi)容

　　1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

　　3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

　　三、檔案相關(guān)規(guī)定

　　1、基礎(chǔ)管理

　　1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　1.2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

　　1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁(yè)填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。

　　1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

　　1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。

　　1.6對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的`清潔、整潔。

　　1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

　　2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。

　　2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2.4所有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

　　2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)

　　3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

　　3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4.1公司任何個(gè)人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

　　4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

　　4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實(shí)施

　　本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。

　　人事檔案日常管理制度7

　　一、目的：

　　為使學(xué)校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規(guī)則。

　　二、內(nèi)容：

　　1、歸檔制度

　　（1）對(duì)資料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔要求。

　�。�2）按照資料屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的'具體位置。

　�。�3）將資料放入檔案，并輸入資料庫(kù)。

　　2、核查制度

　　檢查核對(duì)一般定期進(jìn)行。但突發(fā)事件之后或?qū)τ行n案發(fā)生疑問之后也要進(jìn)行檢查核對(duì)

　　3、保衛(wèi)制度

　�。�1）指定專人負(fù)責(zé)檔案保管。

　�。�2）備齊必要的存檔設(shè)備。

　�。�3）檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。

　�。�4）不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。

　　4、統(tǒng)計(jì)制度

　�。�1）人事檔案的數(shù)量。

　�。�2）人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

　　（3）檔案整理和保管情況。

　�。�4）檔案及設(shè)備利用情況。

　　5、轉(zhuǎn)遞制度

　　檔案轉(zhuǎn)遞一般由工作調(diào)動(dòng)等原因引起，

　�。�1）取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；

　　（2）填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞記錄；

　�。�3）按發(fā)文要求包裝、密封

　　6、借檔制度

　�。�1）由有關(guān)單位部門開具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章。

　�。�2）其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；

　�。�3）證明材料由人事處審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。

　　人事檔案日常管理制度8

　　第一條人事檔案的內(nèi)容。

　　員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括：

　　1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(zhǎng)歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料；

　　2、員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評(píng)價(jià)，對(duì)其學(xué)歷、專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核材料；

　　3、對(duì)員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料；

　　4、記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料；

　　5、記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國(guó)家法律而受到處分及受到各級(jí)各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。

　　第二條人事檔案保密規(guī)定。

　　公司人事部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。

　　第三條員工個(gè)人情況變更規(guī)定。

　　1、員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個(gè)人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長(zhǎng)及專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。

　　2、項(xiàng)目?jī)?nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書面方式及時(shí)準(zhǔn)確地向人事部報(bào)告，以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保人事部掌握正確無(wú)誤的資料。

　　第四條員工人事檔案的使用。

　　員工人事檔案為公司管理的.決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以通過(guò)對(duì)有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

　　人事檔案日常管理制度9

　　一、目的

　　為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。

　　三、職責(zé)

　　3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。

　　3.2 人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。

　　3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。

　　3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。

　　四、人事檔案管理的內(nèi)容

　　4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

　　4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度：一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的`人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。

　　4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

　　4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無(wú)遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。

　　4.2 檢查核對(duì)：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。

　　4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動(dòng)）：檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。

　　4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。

　　4.5 統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。

　　4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。

　　4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新，人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。

　　五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定。

　　查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

　　六、相關(guān)支持文件及記錄

　　第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。

　　第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

　　第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。

　　第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

　　第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：

　　1、招聘登記表