關(guān)于檔案管理制度(通用7篇)
在發(fā)展不斷提速的社會中,制度起到的作用越來越大,制度是國家法律、法令、政策的具體化,是人們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?以下是小編整理的關(guān)于檔案管理制度(通用7篇),僅供參考,歡迎大家閱讀。
檔案管理制度1
搞好檔案管理,充分發(fā)揮檔案的作用,為各項(xiàng)工作服務(wù),是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,也是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。
。ㄒ唬┙逃龑W(xué)會的檔案由學(xué)會指定專人保管。除此之外的檔案,如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等,由檔案室統(tǒng)一歸檔保存。
。ǘ┓彩潜締挝还ぷ骰顒又修k理完畢的具有保存價(jià)值的'各種材料均應(yīng)歸檔。第一次歸檔時(shí)間為6月底7月初,第二次為12月至次年1月。
。ㄈn案室保存的主要檔案目錄:
1、單位的工作計(jì)劃、工作總結(jié)。
2、單位的重要會議記錄。
3、重點(diǎn)調(diào)研活動的總結(jié)或調(diào)研報(bào)告。
4、綜合性教研活動、教改實(shí)驗(yàn)、課題研究的材料。
5、各類培訓(xùn)方案。
6、較重要的評選活動材料。
7、學(xué)期、學(xué)年個(gè)人總結(jié)考核表。
8、各類獲獎資料。
9、本單位人員情況資料。
10、各校和全縣學(xué)生學(xué)業(yè)成績統(tǒng)計(jì)資料。
11、上級指導(dǎo)性公文。
12、本單位其它重要公文。
。ㄋ模、借閱檔案時(shí),不得在案卷上涂劃、刪改、剪插;外單位人員借閱檔案須憑介紹信經(jīng)辦公室主任或單位領(lǐng)導(dǎo)同意。案卷一般不得帶出查案室。
檔案管理制度2
1、檔案管理在校長、副校長的領(lǐng)導(dǎo)下,由辦公室具體抓好檔案建設(shè)工作。
2、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī),學(xué)習(xí)并熟悉檔案管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)守有關(guān)檔案機(jī)密,確保檔案工作的嚴(yán)密性。
4、檔案管理人員要堅(jiān)守工作崗位,按時(shí)登記和整理相關(guān)資料歸檔,確保來件及時(shí)收存、及時(shí)歸類。
5、學(xué)籍檔案、“兩基”檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等按習(xí)水縣教育局關(guān)于檔案管理的相關(guān)要求,制定管理措施,分門別類地完善工作,特別是加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案的完善工作,確保學(xué)校檔案能真實(shí)、客觀地記載教職工的工作情況。
6、學(xué)校檔案分門別類專柜管理,劃撥一定資金添置檔案設(shè)施,力求各類檔案放置有序、查找方便、管理順當(dāng)。
7、每學(xué)期期末是整理和完善檔案的終結(jié)時(shí)間,各部門、各處、要認(rèn)真收集開展工作的'相關(guān)文字資料、圖片、表冊等整理,移交辦公室存檔。
8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設(shè)情況,對外調(diào)檔案做到:“取一件、記一件、還一件、裝一件”,并負(fù)責(zé)追回外調(diào)時(shí)間較長的檔案,保證檔案不流失。
檔案管理制度3
第一條 為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。
第二條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時(shí)交專職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第三條 凡本公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條 檔案管理要指定專人負(fù)責(zé),明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保證安全。
第五條 歸檔范圍:
1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的.批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第六條 檔案的借閱與索。
1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級檔案,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時(shí),檔案管理人員要嚴(yán)格檢查,如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的,要追究借閱者責(zé)任,并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第六條 檔案的銷毀:
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí),必須編制《檔案銷毀清冊》,屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀。
檔案管理制度4
一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、 檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的.收集與整理
1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?偨(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到:
、 愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。
、 注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1. 公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對,將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
檔案管理制度5
檔案工作人員要有高度責(zé)任心。在檔案管理工作中,嚴(yán)格遵守以下制度:
一、檔案歸檔制度
為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來,建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館、室藏結(jié)構(gòu),更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù),制定本制度。
。ㄒ唬w檔范圍
凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動以及其他具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料,均屬歸檔之范圍。
1、上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執(zhí)行的文件,普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件,上級召開的需貫徹執(zhí)行的會議主要文件以及上級領(lǐng)導(dǎo)針對本單位的重要講話、指示等。
2、本單位黨、政、工、團(tuán)、人事、財(cái)會、保衛(wèi)、基建和業(yè)務(wù)(經(jīng)濟(jì))、科技等工作以及各內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的有查考、利用價(jià)值的文件材料。
3、同級單位和非隸屬單位制發(fā)需要執(zhí)行,業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。
4、直屬下級單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、總結(jié)、請示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和法規(guī)性備案文件材料。
5、本單位重要活動,重大事件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。
6、單位和個(gè)人其他有重要保存價(jià)值的文件、資料、圖書、實(shí)物等。
。ǘw檔時(shí)間
需要?dú)w檔的文件材料,一般按年度進(jìn)行整理、歸檔。即須在當(dāng)年上半年內(nèi),將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料,按照規(guī)定,收集齊全,整理立卷,再由檔案人員進(jìn)行規(guī)范整理和實(shí)行集中保管。
對于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等,可以適當(dāng)延長收集歸檔時(shí)間,但也要在辦理完畢后及時(shí)收集、整理、歸檔。
。ㄈn的基本要求
1、歸檔進(jìn)室的文件材料須齊全、完整、準(zhǔn)確,即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等,不得殘缺不齊。
2、歸檔進(jìn)室的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范,即符合文件的自然形成規(guī)律,保管期限區(qū)分準(zhǔn)確、分類科學(xué)、組卷合理,卷內(nèi)文件排列有序、條理清楚。
3、歸檔進(jìn)室的案卷技術(shù)加工符合要求,即案卷封面填寫內(nèi)容齊全準(zhǔn)確,格式規(guī)范,統(tǒng)一打。话妇硌b訂整齊美觀,案卷排列及編號符合規(guī)定。
4、機(jī)關(guān)單位發(fā)文應(yīng)普遍建立“兩套制”;機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及撤銷單位的檔案都要按照國家規(guī)定,定期向區(qū)檔案館移交。
二、檔案保管制度
檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富,為維護(hù)檔案的完整與安全,制定本制度。
。ㄒ唬└鶕(jù)保存檔案的數(shù)量,必須設(shè)置使用的專門檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅(jiān)固、安全、適用,并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強(qiáng)光、防鼠、防蟲等設(shè)施。
(二)注重采用科學(xué)的現(xiàn)代化的檔案保管,利用高技術(shù)手段、管理方法和設(shè)施設(shè)備,上等級和有條件的應(yīng)配備去濕機(jī)、空調(diào)和微機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備,努力延長檔案的使用壽命,保證檔案的安全保存和更好利用。
(三)接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理交接手續(xù),對接收和移出的檔案要及時(shí)登記和統(tǒng)計(jì),并進(jìn)行規(guī)范化整理,保證檔案完整、系統(tǒng)。
。ㄋ模┳龊脵n案庫房管理工作,保證庫房內(nèi)檔案柜架和檔案排放、編號合理有序,便于保管和利用,嚴(yán)禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。
。ㄎ澹┍WC庫房內(nèi)溫濕度符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)(溫度14-24℃,濕度45-65%)。
(六)對保管的檔案要每年進(jìn)行一次小檢查,年終進(jìn)行一次大檢查,發(fā)現(xiàn)蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo),并積極采取措施予以處理。
。ㄆ撸┮ㄆ趯觳貦n案進(jìn)行清點(diǎn)核對,做到帳務(wù)相符,對損壞和模糊不清的檔案要及時(shí)搶救和修復(fù)。
三、檔案保密制度
做好檔案保密工作,是每個(gè)檔案工作者的神圣職責(zé),為確保黨和國家的安全,制定本制度。
。ㄒ唬n案工作人員要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想,學(xué)習(xí)黨的方針政策,增強(qiáng)黨性觀念,在政治上與黨中央保持高度一致。
(二)嚴(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》的規(guī)定,做好檔案的安全、保衛(wèi)、保密工作,做到不該說的不說,不該記的不記,不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及黨和國家機(jī)密的有關(guān)內(nèi)容。
。ㄈ﹪(yán)格執(zhí)行檔案的查(借)閱制度,對不符合正當(dāng)手續(xù)的利用者,不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不允許擅自為自己的`親戚朋友提供檔案資料。
。ㄋ模┕ぷ魅藛T不準(zhǔn)私自將檔案帶出館、室外,不準(zhǔn)帶領(lǐng)非本館、室工作人員入庫房。
(五)工作人員閱卷要堅(jiān)持隨用隨提,下班時(shí)應(yīng)及時(shí)入庫,未使用完畢的,可暫入柜或抽屜,嚴(yán)禁堆放在桌面上。
(六)對違犯本制度者,視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育和行政處分;構(gòu)成失泄密罪的,依法追究刑事責(zé)任。
四、檔案資料查(借)閱制度
檔案利用服務(wù)是檔案工作的根本目的,為了做好檔案利用服務(wù)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,同時(shí)確保檔案的安全,防止檔案的泄密和損壞,制定本制度。
。ㄒ唬┎闄n案人員須持本單位介紹信,注明查檔人身份,查檔范圍和目的,方予接待;利用已開放的檔案,持身份證即可。
。ǘ┎殚啓C(jī)密檔案和重要檔案,必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱。
(三)檔案資料一般不予借出館、室外使用,如特殊情況非借出不可,需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),借出的檔案不得超過三天,逾期需要重新辦理借閱手續(xù)。
。ㄋ模┎殚喨藛T必須填寫《檔案借閱登記表》,利用檔案后,均應(yīng)填寫和效果記錄。
。ㄎ澹┎殚啓n案的人員,要愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)擅自摘錄、拍照、復(fù)制和互相轉(zhuǎn)閱,不準(zhǔn)圈劃、涂改、撕頁和拆卷,對損壞檔案者,要追究其責(zé)任。
。┎闄n者取證檔案須經(jīng)批準(zhǔn)后,方可復(fù)制(手抄、打字、復(fù)印、拍照等),經(jīng)核對無誤后,蓋章生效。
。ㄆ撸┎闄n人員要嚴(yán)格遵守本館、室的規(guī)章制度,館、室內(nèi)禁止吸煙,在閱覽室閱卷時(shí)不準(zhǔn)喝水,以免損壞檔案,不準(zhǔn)大聲喧嘩,影響他人閱覽;要注意閱覽室內(nèi)衛(wèi)生,愛護(hù)公共財(cái)物。
。ò耍├脵n案者要按規(guī)定交納檔案保護(hù)費(fèi)、復(fù)制費(fèi)和取證費(fèi)。
。ň牛n案工作人員要端正工作態(tài)度,積極為利用者服務(wù),嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案利用制度,做好檔案的監(jiān)護(hù)工作,確保檔案的完整與安全。
檔案管理制度6
一、集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的全部檔案,做到專人、專室、專柜管理,任何人不得據(jù)為已有。
二、加強(qiáng)庫房管理,防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等方面的工作,配置必須的保護(hù)設(shè)備。
三、定期對室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),采取積極有效措施,保護(hù)檔案的安全。
四、認(rèn)真做好檔案的收集登記工作,做到目錄與室藏檔案相符。
五、定期對檔案進(jìn)行鑒定,準(zhǔn)確地判定檔案的存毀,銷毀失去價(jià)值的檔案,由鑒定小組提出意見,登記造冊,經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由二人在指定的地點(diǎn)監(jiān)銷,禁止擅自銷毀檔案。
六、檔案人員調(diào)動工作時(shí),必須在辦完檔案移交手續(xù)后,方可離開崗位。
七、因保管不善,造成檔案毀壞和丟失的,按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,追究責(zé)任。
檔案工作人員崗位責(zé)任制
一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī),刻苦學(xué)習(xí)、不斷提高文化和業(yè)務(wù)水平、適應(yīng)工作的需要。
二、負(fù)責(zé)文件材料的立卷歸檔工作。
三、做好檔案資料的整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和系統(tǒng)化工作。
四、全面熟悉室藏,開發(fā)檔案信息資源,積極提供利用,做好咨詢工作,嚴(yán)格執(zhí)行保密和檔案的利用制度。
五、加強(qiáng)檔案室管理,做好溫濕度記錄,年終對室藏檔案資料進(jìn)行全面地核對清理,確保檔案的完整與安全。
六、保持室內(nèi)整潔,遵守防火安全制度。
××局檔案保密制度
一、根據(jù)國家保密法和國家稅務(wù)總局、省地方稅務(wù)局關(guān)于稅收工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定,做好檔案的密級劃分和密級的變更工作。
二、嚴(yán)格檔案借閱審批手續(xù),檔案查閱只限于閱文室,查閱者不得抄錄、復(fù)制和拍照,更不得擅自帶走和轉(zhuǎn)讓他人;如確因工作需要,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),采取相應(yīng)保密措施,使用后及時(shí)歸還。
三、檔案室房屬機(jī)要重地,無關(guān)人員不得擅自入內(nèi)。
四、對于造成泄漏檔案機(jī)密的單位和個(gè)人,依照《國家保密法》有關(guān)規(guī)定視其情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理。
××局檔案利用制度
一、凡需利用檔案資料者,必須填好借閱單,說明利用的`目的等項(xiàng)。
二、利用檔案資料必須履行登記手續(xù),在指定的地點(diǎn)查閱。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的,必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或個(gè)人使用,按期歸還。
三、重要的資料一律不借出,只限于查閱室查閱。
四、查閱檔案時(shí),不得損污、涂改檔案,不得在文件材料上圍點(diǎn)、打杠、增刪、批注、抽換、剪裁、撕毀。
五、如因工作需要復(fù)制和抄錄檔案資料,要經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),由檔案室核對無誤后,力口蓋公章,方可帶走。
六、局黨委會、局務(wù)會記錄、人事工作材料及案件討論記錄,除有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)外,一律不準(zhǔn)查閱,更不得摘抄或復(fù)制。
七、對歸還的案卷,必須全面進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)認(rèn)真處理。
八、借查檔案人員必須嚴(yán)格遵守上述制度,違者按《檔案法》有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。
檔案管理制度7
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動,具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財(cái)稅方面的資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的`地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條 本制度從二O 一一年十月一日起執(zhí)行。
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