《證件管理制度》
在學(xué)習(xí)、工作、生活中,大家逐漸認(rèn)識(shí)到制度的重要性,制度一經(jīng)制定頒布,就對(duì)某一崗位上的或從事某一項(xiàng)工作的人員有約束作用,是他們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。大家知道制度的格式嗎?下面是小編為大家整理的《證件管理制度》,歡迎大家分享。
一、職責(zé)
。ㄒ唬┕靖鞑块T、員工均有保護(hù)證件的責(zé)任和義務(wù)。
。ǘ┕巨k公室、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)證件的整理、保管、備案、登記、建立到期預(yù)警機(jī)制、協(xié)助年審變更等,確保證件的持續(xù)有效、安全和方便利用。
。ㄈ┳C件相應(yīng)單位、部門負(fù)責(zé)證件的辦理、復(fù)審、年審、變更工作并承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用。
二、管理流程
。ㄒ唬┱磙k法
1、財(cái)務(wù)部、辦公室統(tǒng)一對(duì)公司證件進(jìn)行收集保管,原件放財(cái)務(wù)部,辦公室留存復(fù)印件。各單位在取得證件后2個(gè)工作日內(nèi)與財(cái)務(wù)部辦理完證件交接手續(xù)。移交的證件必須是有效的,無污損、無殘缺。
2、根據(jù)證件類型、有效期、年審期分類歸檔整理。
(二)借用程序
員工不得隨意外帶公司重要證件的原件,因工作需要必須借用證件原件的,應(yīng)填寫《證書原件借用申請(qǐng)單》經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)和公司領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后方可借用,并在承諾歸還日期內(nèi)歸還;到期不能歸還的,需重新續(xù)簽《證件原件借用申請(qǐng)單》。外單位須經(jīng)董事長(zhǎng)簽批后借用。經(jīng)辦人對(duì)所借用證件原件必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。如有違反給予相應(yīng)處罰并賠償給公司造成的`一切損失。
(三)被借用的證件原件由財(cái)務(wù)部、復(fù)印件由辦公室進(jìn)行登記,注明借用人、借用證件的名稱、原因、借用時(shí)間、借用期限。
若證件需在外長(zhǎng)期使用,須經(jīng)總經(jīng)理、董事長(zhǎng)簽批并到辦公室備案后由使用單位專人保管,并由辦公室留存證件掃描備案。
(四)檔案?jìng)浞菁邦A(yù)警制度
1、公司所有有效值證件必須掃描備份,利用電腦進(jìn)行數(shù)字化處理和保存。
2、財(cái)務(wù)部、辦公室會(huì)同使用部門進(jìn)行證件預(yù)警工作,在證書年檢、換證、變更時(shí)間前60天書面通知相關(guān)單位,并每周進(jìn)行調(diào)度,直至證件變更完成。各單位積極做好證書的年檢、換證、變更工作,確保證件的有效性。
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