物業(yè)行政管理制度

時間：2023-05-10 18:04:47 兆波制度我要投稿

物業(yè)行政管理制度（精選12篇）

　　在不斷進步的時代，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動、學(xué)習(xí)、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的應(yīng)用文。那么擬定制度真的很難嗎？下面是小編幫大家整理的物業(yè)行政管理制度，希望對大家有所幫助。

物業(yè)行政管理制度（精選12篇）

　　物業(yè)行政管理制度 1

　　一、職責(zé)

　　1、公司檔案管理工作實行公司（含公司職能部門）、管理處和部門三級管理制度。

　　2、公司行政人事部經(jīng)理、管理處經(jīng)理、部門主管分別負責(zé)公司、管理處和部門檔案管理工作，分別對公司、管理處和部門工作過程中產(chǎn)生的文件資料及與本部門工作相關(guān)的其它文件進行管理和控制。所有檔案立卷、歸檔后分別由公司行政人事部和管理處統(tǒng)一實行管理。

　　3、公司財務(wù)檔案由公司財務(wù)部依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)建立和完善，其立卷、歸檔、管理工作由公司財務(wù)部經(jīng)理負責(zé)管理和控制。

　　二、管理內(nèi)容與方法

　　1、立卷歸檔

　　公司應(yīng)立卷、歸檔的文件資料包括：

　�、抛C照資料：包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人組織機構(gòu)代碼證、收費監(jiān)審證，以及公司開辦、年檢、變更等有關(guān)資料。

　�、埔�(guī)章制度：包括公司制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細則等。

　　⑶行政資料：包括公司內(nèi)部文件、總公司與各管理處往來文件，公司與政府行政主管部門和單位往來公文、公函、批復(fù)等文件，公司與其它公司、單位和個人業(yè)務(wù)往來文件，公司發(fā)出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等。

　�、群贤Y料：包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料。

　　⑸工程技術(shù)資料：包括公司工程技術(shù)項目實施過程中產(chǎn)生的設(shè)計、施工圖紙、設(shè)備資料等。

　　⑹照片、聲音資料：包括反映公司發(fā)展歷程和重大活動的有關(guān)攝影、錄音、錄像、光盤資料。

　�、似渌铓w檔的文件資料。

　　管理處應(yīng)立卷、歸檔的文件資料包括：

　　⑴公示資料：包括公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人組織機構(gòu)代碼證、收費監(jiān)審證等有關(guān)證照資料，項目物業(yè)服務(wù)合同、管理規(guī)約、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標準等資料。

　　⑵規(guī)章制度：包括公司和管理處制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細則等。

　�、强蛻糍Y料：包括客戶綜合、匯總資料等。

　�、任飿I(yè)資料：包括物業(yè)項目竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料；

　　包括共用設(shè)施設(shè)備清單及安裝、使用和維護包阿姨那個等技術(shù)資料；

　　包括供水、供電、供氣、供熱、通信、有線電視等準許使用文件；

　　包括物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件；

　　包括物業(yè)服務(wù)所需的其它資料。

　　⑸服務(wù)資料：包括客戶報修、維修和回訪記錄、征求客戶物業(yè)服務(wù)建議意見記錄、住宅裝飾裝修巡查記錄、客戶繳費收費統(tǒng)計、記錄等客戶服務(wù)資料；

　　包括房屋共用部位維修養(yǎng)護記錄、共用設(shè)施設(shè)備巡查維護保養(yǎng)維修記錄、突發(fā)設(shè)備故障演練記錄等工程服務(wù)資料；

　　包括秩序維護各崗位詢查檢查登記記錄、安全防范監(jiān)控記錄、安防設(shè)施巡查檢查記錄、車輛機動有序通行和停泊記錄、治安和安全防范突發(fā)事件應(yīng)急演練記錄等秩序維護服務(wù)資料；

　　包括消防安全巡查檢查記錄、消防安全整改通知、消防安全控制記錄、消防安全突發(fā)事件應(yīng)急演練記錄等消防安全服務(wù)資料；

　　包括物業(yè)公共區(qū)域清潔保潔工作記錄、清潔保潔巡查檢查記錄、清潔衛(wèi)生消毒消殺記錄等清潔保潔服務(wù)資料；

　　包括園林綠化養(yǎng)護管理服務(wù)資料等。

　�、市姓Y料：包括公司內(nèi)部文件、總公司與各管理處往來文件，管理處與政府行政主管部門和單位往來公文、公函、批復(fù)等文件，管理處與其它公司、單位和個人業(yè)務(wù)往來文件，管理處發(fā)出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等資料。

　　⑺照片、聲音資料：包括反映管理處發(fā)展歷程和重大活動的有關(guān)攝影、錄音、錄像、光盤等資料。

　�、唐渌枇⒕怼w檔的文件資料。

　　部門應(yīng)立卷、歸檔的文件資料：

　　管理處各部門應(yīng)根據(jù)管理處應(yīng)立卷、歸檔的文件資料結(jié)合各自物業(yè)服務(wù)實際建立、健全和完善物業(yè)服務(wù)檔案資料，認真做好各項物業(yè)服務(wù)管理工作臺賬，并及時立卷和送交管理處歸檔管理。

　　部門因物業(yè)服務(wù)工作需要建立的檔案，其立卷、歸檔管理工作由各部門主管負責(zé)管理和控制。

　　客戶資料，包括客戶服務(wù)資料（如通知、合同、協(xié)議等）、客戶裝修資料等由客戶服務(wù)部分戶立卷和歸檔，其立卷、歸檔管理工作由客戶服務(wù)部主管負責(zé)管理和控制。

　　2、立卷歸檔要求

　�、鸥黝愇募�(yīng)分別立卷，按年、按類裝訂成冊；

　�、莆募恼呐c附件、底稿等應(yīng)歸案在一起，保持檔案資料的完整性；

　�、橇⒕須w檔的文件應(yīng)便于查找；

　�、任募袠祟}的，應(yīng)在目錄中列上標題。無標題的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬定標題，并標上方括號以示立卷人加的標題；

　�、砂妇矸饷嬉妹P或鋼筆填寫清楚，對破損文件應(yīng)加以裱糊；

　�、收掌⒙曄�、磁盤檔案需用文字標明內(nèi)容、時間、地點。

　　3、檔案的使用

　　⑴各部門因工作需要需查閱、借閱檔案，應(yīng)經(jīng)查閱人、借閱人主管領(lǐng)導(dǎo)批準；

　　⑵查閱、借閱檔案，要填寫查閱、借閱登記簿，查閱、借閱后應(yīng)及時歸還。查閱人、借閱人對所查閱、借閱的檔案應(yīng)妥善保管，防止遺失、泄密和污損，不得抽換、涂改、勾畫、拆散和轉(zhuǎn)借，不得擅自復(fù)制；

　�、峭鈫挝唤栝啞⒉殚喒緳n案（含管理處檔案、部門檔案），需經(jīng)公司總經(jīng)理同意。

　　4、檔案銷毀

　�、艡n案保存期限，由公司行政人事部負責(zé)統(tǒng)一管理。專業(yè)性檔案（如財務(wù)檔案、工程技術(shù)檔案、客戶檔案等）的保存期限按照國家有關(guān)制度執(zhí)行；

　�、茖Τ^保存期限、失去保存價值的檔案，由檔案管理部門負責(zé)人提出銷毀申請，報公司總經(jīng)理批準；

　�、卿N毀檔案時，應(yīng)認真清點，由2名以上監(jiān)銷人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員由公司行政人事部經(jīng)理指定。銷毀后，由銷毀經(jīng)辦人和監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字；

　�、葘σ唁N毀文件，應(yīng)制定目錄清冊存檔。

　　5、檔案管理

　�、殴�、管理處應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計制度。檔案收進移出、銷毀必須在流水帳簿上登記；

　�、茩n案管理人員離職或調(diào)職，必須與接任人員辦理移交手續(xù)；

　�、菣n案管理人員對保存的檔案應(yīng)根據(jù)需要進行全面或重點檢查，平時注意檔案的.保存情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告解決；

　　⑷檔案管理應(yīng)注意防火、防霉、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作；電子存檔應(yīng)注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓，并注意溫度適宜；

　�、闪⒕淼臋n案應(yīng)分類放入檔案盒存放。

　　6、檔案移交

　�、庞刹块T負責(zé)管理的檔案不移交，公司行政人事部、管理處定期對部門負責(zé)管理和控制的檔案進行檢查；

　�、朴刹块T負責(zé)按年度立卷、歸檔的檔案資料，部門應(yīng)在每個自然年度結(jié)束后1個月內(nèi)，將立卷、歸檔的檔案資料交該檔案管理部門管理和控制；

　　⑶負責(zé)管理、控制和保管檔案的員工離職或調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將有關(guān)檔案資料按要求整組卷后，與行政人事部負責(zé)人、部門負責(zé)人一同進行檔案移交，移交給本部門負責(zé)人或接崗人；

　�、葯n案移交時，移交人應(yīng)填寫移交清單一式三份，交接雙方按清單核對交接，并在移交清單上簽字。移交清單由移交人、接交人、公司行政人事部或管理處各執(zhí)一份。

　　三、責(zé)任

　　員工違反檔案管理制度有下列行為之一者，公司視情節(jié)輕重依據(jù)《員工手冊》給予處罰：

　　1、損壞、丟失公司檔案的；

　　2、擅自提供、銷毀公司檔案的；

　　3、涂改、偽造檔案的；

　　4、不按制度立卷、歸檔或不按期移交檔案的；

　　5、檔案管理人員玩忽職守，造成公司檔案損、損毀的；

　　6、其它嚴重影響檔案立卷、歸檔和管理的。

　　物業(yè)行政管理制度 2

　　因工作及管理需要，管理處為部分員工安排員工宿舍，統(tǒng)一配備床鋪及必需生活用品，并制定員工住宿及管理規(guī)定如下：

　　1.1住宿員工需提供個人資料，到管理處行政人事部辦理宿舍入住的相關(guān)手續(xù)。

　　1.2員工應(yīng)保證無不良嗜好，不得攜眷住宿；

　　1.3住宿作為員工福利，房屋租金、管理費及必要正常的修繕維護費由管理處負責(zé)，水電費用由員工自行負擔(dān)。

　　1.4員工離職時，應(yīng)于離職日內(nèi)遷離宿舍，不得借故拖延或要求任何補償費或搬家費用。

　　1.5單元宿舍統(tǒng)一由保安部住宿人員中職位最高者擔(dān)任宿舍舍監(jiān)，其工作任務(wù)如下：

　　1.5.1總管一切內(nèi)務(wù)，保持整潔、維持秩序；

　　1.5.2備置員工資料(如暫住證資料、緊急聯(lián)絡(luò)人等)；

　　1.5.3監(jiān)督舍員的行為規(guī)范，宿舍制度的執(zhí)行，定期向行政人事部匯報各項情況，配合行政人事部定期的宿舍檢查。

　　1.6舍員應(yīng)遵守下列規(guī)定，違犯者將視情節(jié)輕重給予必要行政處分，甚至解雇。

　　1.6.1服從舍監(jiān)管理、派遣與監(jiān)督；

　　1.6.2遇緊急事故時能服從召集命令，迅速到達現(xiàn)場增援；

　　1.6.3室內(nèi)遵守消防規(guī)定，嚴禁使用及裝接高負荷的電器，嚴禁私接電線，(禁止明爐烹飪)；

　　1.6.4室內(nèi)不得使用或存放危險及違禁物品；

　　1.6.5個人被鋪及其他物品必須疊放整齊，保持室內(nèi)清潔；

　　1.6.6愛護室內(nèi)一切公共設(shè)施及物品，不得于墻壁隨意張貼字畫或裝釘物品，不得任意改造、改建室內(nèi)現(xiàn)有裝修及設(shè)備；

　　1.6.7愛護管理處統(tǒng)一配備的`設(shè)施和物品，員工離職或損壞將按有關(guān)規(guī)定折舊或賠償；

　　1.6.8各房間的清潔由舍監(jiān)安排住宿人輪流清潔值日；

　　1.6.9任何時侯均不得制造噪音、氣味；

　　1.6.10宿舍內(nèi)不得招待、留宿外人或親友；

　　1.6.11換洗衣物必須曬掛整齊，干凈的收入柜內(nèi)，不得堆積室內(nèi)；

　　1.6.12貴重物品應(yīng)妥善保管，遺失由當(dāng)事人自行負責(zé)；

　　1.6.13不得在宿舍內(nèi)喝酒、賭博(打撲克、麻將)或其他不良行為；

　　1.6.14水電使用得當(dāng)，不得浪費，隨手關(guān)水掣、電掣；

　　1.6.15不得無正當(dāng)理由及事先未經(jīng)批準在外留宿；

　　1.6.16舍員下班后外出時間超過三小時的，必須向舍監(jiān)報告；

　　1.6.17下班后舍員著裝仍需得體，不得穿著拖鞋、睡衣、背心、內(nèi)衣褲甚至赤裸身軀在小區(qū)內(nèi)走動；

　　1.6.18入住宿舍的員工，一律要向公安部門申辦暫住證。

　　物業(yè)行政管理制度 3

　　1.負責(zé)及制定服務(wù)物業(yè)管理公司內(nèi)部崗位人調(diào)配等人力資源工作。針對《人力資源控制程序》進行歸口管理。

　　2.負責(zé)物業(yè)管理公司《年度培訓(xùn)計劃》的制定及監(jiān)督實施,負責(zé)人員招聘。

　　3.對新員工上崗進行基礎(chǔ)教育,負責(zé)組織對培訓(xùn)效果進行評估。

　　4.負責(zé)服務(wù)物業(yè)管理公司工程物品、辦公用品的采購工作及對供方評價工作。

　　5.負責(zé)物業(yè)管理所需的采購物品進行驗證,并按《行政人事部政策與程序》中的《庫存管理制度》進行保管、發(fā)放,控制不合格物品及標識管理。

　　6.組織有關(guān)人員對工程、客戶服務(wù)部、秩序維護部、外包服務(wù)分供方進行評價,確保采購的物品和委托服務(wù)符合性規(guī)定的.要求。

　　7.負責(zé)對工作環(huán)境的管理。

　　8.負責(zé)服務(wù)備品、服務(wù)設(shè)備、設(shè)施和服務(wù)人員等進行標識管理,針對客戶服務(wù)部、工程部、秩序維護部所涉及的各種標識制作及訂購進行監(jiān)控工作。

　　9、負責(zé)顧客財產(chǎn)控制,加強固定資產(chǎn)管理,提高固定資產(chǎn)利用率,監(jiān)督固定資產(chǎn)使用過程,延長固定資產(chǎn)使用壽命,提高固定資產(chǎn)使用效率。

　　10.負責(zé)組織客戶要求的識別及組織合同評審。

　　11.物業(yè)管理公司部門經(jīng)理、主管、主任、文員等其他與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)人員的崗位職責(zé)見各部門《崗位職責(zé)》。

　　物業(yè)行政管理制度 4

　　辦公室是直接對管理中心總經(jīng)理負責(zé)中心行政事務(wù)管理的部門,亦可稱為總經(jīng)理辦公室,行政事務(wù)包括中心辦事處內(nèi)部行政管理、部門協(xié)調(diào)、及協(xié)助總經(jīng)理處理文書、租戶溝通和外界聯(lián)絡(luò)工作。

　　1 內(nèi)部政策管理

　　1.1 有關(guān)申領(lǐng)采購的規(guī)定

　　1.部門員工根據(jù)工作需要申請領(lǐng)用文具時,須填寫文具申請表。

　　2.文具申請表由部門經(jīng)理審核簽批后,該表格于每月20日前送達辦公室。

　　3.辦公室接收申請表后,由辦公室經(jīng)理審核并由辦公室統(tǒng)籌做預(yù)算。

　　4.辦公室采用"先進先出"方法,發(fā)放文具用品,于次月7日、14日前,將文具送達使用者。

　　5.申領(lǐng)原則:要力盡節(jié)約,避免浪費。

　　1.2 有關(guān)印刷品及印刷名片的規(guī)定

　　1.由申請人填寫"印刷品申請表"及"印刷品申請表(名片)"(市場推廣所用印刷品除外)

　　2.填寫申請表應(yīng)列明所需印刷品的名稱、數(shù)量、規(guī)格。

　　3.申請表由部門經(jīng)理審核簽批后,于每月20日前送達辦公室。

　　4.由辦公室統(tǒng)籌做預(yù)算,報總經(jīng)理審批。

　　5.預(yù)算經(jīng)總經(jīng)理批準后,由辦公室按財務(wù)規(guī)章支出申請REF表程序統(tǒng)一進行印刷。如未批準,辦公室將申請表,退還申請部門。

　　1.3 有關(guān)雜費報銷的規(guī)則

　　1.所有雜費須在"雜費批據(jù)"上記錄,每宗以RMB300元為限。

　　2."雜費批據(jù)"由申請人填寫,部門經(jīng)理核準,并附上這些雜費的文件資料如供應(yīng)商的發(fā)票等。

　　3.批準后,辦公室通知申請人,收款簽字后安排付款。

　　1.4有關(guān)電腦操作的規(guī)定

　　1.電腦操作人員必須嚴格遵守電腦操作規(guī)程,做好計算機設(shè)備的安全維護工作,愛護機器設(shè)備,保持機器設(shè)備的清潔。

　　2.對管理處的各種軟件,嚴禁私自外傳。嚴禁使用外來磁盤,以免感染病毒。

　　1.5申請購買固定資產(chǎn)、辦公室設(shè)備及用品的規(guī)定

　　1.各部門在申請購買固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備及用品時,需填寫"物品購買申請表"。

　　2.在填寫時,應(yīng)列明所購物品的名稱、品牌、規(guī)格、數(shù)量、理由。

　　3."物品購買申請表"由申請部門經(jīng)理核準后,由行政部簽署意見。如可以在部門間調(diào)撥,則優(yōu)先調(diào)撥

　　2 物業(yè)管理處財務(wù)的.管理

　　有關(guān)預(yù)算申請、審批、執(zhí)行的規(guī)定概由行政部統(tǒng)籌。一貫積極提倡節(jié)約,反對浪費,將費用開支嚴格控制在預(yù)算之內(nèi)及低于預(yù)算。

　　1.嚴格的采購,發(fā)包制度(將專項工程包給專業(yè)公司完成),要貨比三家,跟蹤商品質(zhì)量及維修質(zhì)量。

　　2.健全的材料物質(zhì)收發(fā)存制度。

　　3.嚴格借支、報銷制度和審批權(quán)限。

　　預(yù)算內(nèi)項目及預(yù)算內(nèi)金額開支有嚴格的申請、審批、借支、報銷制度,預(yù)算外開支必須向業(yè)主申請批準。

　　5.預(yù)算內(nèi)項目及預(yù)算內(nèi)金額大的合同,于洽談后須經(jīng)業(yè)主審批。

　　物業(yè)行政管理制度 5

　　1、公司按公正、公開、公平的原則擇優(yōu)錄用員工。

　　2、為保證員工在工作中得到公平對待，如申請公司職位的員工在本公司中有親戚或正在交往的朋友，應(yīng)在入職前向公司聲明。

　　3、員工試用期一般為六個月；公司有權(quán)根據(jù)工作崗位的需要以及員工的表現(xiàn)延長試用期至六個月。員工完成試用期前十天，行政部會與員工所在部門一起對員工進行試用期績效表現(xiàn)評估，并請公司管理層審批。如通過試用期績效表現(xiàn)評估，行政部會發(fā)給員工正式聘用通知；如未能通過試用期績效表現(xiàn)評估，行政部會通過員工延長試用期或終止與該員工的勞動合同。試用期表現(xiàn)評估表存入員工人事檔案中。

　　4、行政部負責(zé)為每一位員工建立人事檔案，員工入職時需提供以下詳細資料及信息：

　　入職時間、家庭住址、聯(lián)系人姓名、住址及電話，入職時的職位申請表、4張1寸彩色相片、個人簡歷、學(xué)歷證書原件（公司保留復(fù)印件）、身份證原件（公司保留復(fù)印件）、正規(guī)醫(yī)院體檢報告（入職的體檢費用由員工本人支付）。

　　人事檔案屬公司機密資料，由專人負責(zé)保管，員工個人信息只有經(jīng)過員工授權(quán)才可公開。員工個人檔案中個人資料如有任何更改，員工必須及時書面通知行政部，以作更正。

　　5、資信調(diào)查

　　在員工入職之前或試用期內(nèi)經(jīng)員工授權(quán)，公司保留在入職前對員

　　工進行資歷及信用調(diào)查的權(quán)利。如發(fā)現(xiàn)員工所填寫的'資料不真實，公司保留即時解除勞動合同并予以辭退而不作任何補償?shù)臋?quán)利。

　　6、勞動合同

　　每一位入職員工都必須與公司簽訂勞動合同，合同中會列明工作崗位或職位、工作職責(zé)、薪酬福利待遇，以及其它要遵守的制度及操守等。合同一式二份，公司及員工各留一份。此外，員工手冊也作為勞動合同的組成部分，由員工本人簽字確認接受后，列入勞動合同的附件。

　　除公司特別安排外，公司與每位員工簽訂的勞動合同有效期為一年，合同期滿，由公司或員工屆時視情況決定是否續(xù)約，如不再續(xù)簽，雙方需提前一個月書面通知對方。

　　物業(yè)行政管理制度 6

　　1.管理機構(gòu)組建完整健全。

　　2.管理規(guī)章制度健全,服務(wù)質(zhì)量標準完善,物業(yè)管理檔案資料齊全。

　　3.工作計劃周密,貫徹落實學(xué)校各項任務(wù)。

　　4.定期檢查各業(yè)務(wù)部門工作計劃落實情況。

　　5.每年至少進行一次物業(yè)管理服務(wù)滿意率調(diào)查,促進管理服務(wù)工作的`改進和提高,征求意見覆蓋面不低于學(xué)校部門、學(xué)生班級總數(shù)的80%,并總?cè)藬?shù)不得少于5%;物業(yè)管理服務(wù)滿意率不低于90%。

　　6.建立公共突發(fā)事件的處理機制和應(yīng)急預(yù)案。

　　7.各項規(guī)章制度、崗位職責(zé)掛墻公布,并將所在職人員按照作業(yè)地點將姓名、照片以及聯(lián)系方式等張貼至公告欄或顯著位置。

　　8.每月按時上報甲方以下材料,包括但不限于:在崗人員花名冊(含工資支付憑證)、五險繳納情況證明、本月工作計劃、本月工作總結(jié)(工作計劃執(zhí)行情況、服務(wù)質(zhì)量評價、安全生產(chǎn)情況等)、公共建筑及設(shè)施設(shè)備檢查情況(具體要求見附表,并每周出具巡視報告)等。

　　9.每次物業(yè)服務(wù)考核前,及時總結(jié)本月(學(xué)期或年度)工作情況,積極配合物業(yè)考評工作;考評結(jié)束后,及時總結(jié)、整改;整改完成后及時遞交整改報告給后勤管理處。

　　10.學(xué)校假期期間,安排好人手做好校園維護管理工作,保證校區(qū)內(nèi)物業(yè)服務(wù)工作的正常進行。

　　11.根據(jù)校方對校園物業(yè)管理的具體要求及考評要求,無條件積極配合甲方工作,包括調(diào)配或增加人手處理突發(fā)事件及對校內(nèi)維修單位監(jiān)督管理工作。

　　物業(yè)行政管理制度 7

　　辦公用品管理規(guī)定

　　一、目的：規(guī)范公司辦公用品的請購、入庫、領(lǐng)取(發(fā)放)及使用，使之規(guī)范化、合理化并有效控制辦公成本。

　　二、范圍：適用于公司全體人員。

　　三、職責(zé)：行政部負責(zé)辦公用品的領(lǐng)取、保管、發(fā)放并登記;

　　四、內(nèi)容

　　1、辦公文具的劃分

　　⑴A類辦公文具：圓珠筆、簽字筆、筆芯、筆筒、文件夾、文件架、橡皮擦、膠水、回型針、訂書針、透明膠帶、涂改液、磁盤、便條紙、燕尾夾、刀片、油性筆、熒光筆、裝訂夾等。

　�、艬類辦公文具：啟訂器、直尺、打孔機、訂書機、白板擦、名片夾、電話機、計算器、資料冊、打印紙、檔案袋、墨水、印油、印泥、隔頁紙、裝訂環(huán)、封面紙、電腦鼠標、復(fù)寫紙等。

　　2、辦公文具的配置標準：

　　A類辦公文具根據(jù)需要各部門辦公室人員可領(lǐng)一個(套);(保安員及維修工除外)B類辦公文具根據(jù)需要各部門可配置一件(套)。

　　3、辦公用品的領(lǐng)取、發(fā)放及登記程序

　�、鸥鞑块T每月8號上報文具領(lǐng)用申請(過期將延至下次)，填寫《文具領(lǐng)用單》給部門經(jīng)理簽名再交行政部審批，行政部憑審批后的單據(jù)派專人到華南城行政部領(lǐng)取文具，并于每月10號發(fā)放至各部門。其它時間原則上不再領(lǐng)取辦公用品，特殊情況除外。

　�、莆唇弧段木哳I(lǐng)用單》的或未審批的《文具領(lǐng)用單》，行政部不受理，不領(lǐng)取文具。

　�、菍π氯肼毜膯T工行政部根據(jù)其崗位需要配置辦公文具(不限時間)，辦公室人員配置標準：文件欄/架2個、軟皮文件夾3個、筆筒1個、簽字筆及圓珠筆、鉛筆各1支，筆記本1本、信紙1本、便條紙1盒;其它員工可發(fā)筆一支，筆記本一本。

　�、犬�(dāng)辦公文具使用耗盡或需更換時，部門或個人應(yīng)以“以舊換新、以壞換好”的原則到管理部領(lǐng)取或更換，耗盡品除外。

　　⑸離職人員的辦公用品(另有規(guī)定的除外)均應(yīng)移交至工作接交人或部門負責(zé)人，不得占為己有，并應(yīng)在《離職表》相應(yīng)欄中列出明細。

　�、矢鞑块T(包括各市場)所領(lǐng)的辦公用品均由行政部作帳登記，每個部門(包括市場)分別單獨核算費用。

　　公司工服管理制度

　　一、目的：為樹立公司對外形象，規(guī)范員工著裝的統(tǒng)一管理，特制定此規(guī)定。

　　二、適用范圍：公司全體員工

　　三、職責(zé)：

　　1、行政部負責(zé)公司全體員工服的款式設(shè)制、訂做、發(fā)放及回收;

　　2、各部門負責(zé)工服的領(lǐng)用、保管及回收;

　　3、個人負責(zé)工服的清洗及保管。

　　四、內(nèi)容

　　1、工服的分類及制式

　　(1)管理人員著西裝：男士：灰色襯衣、灰色西服外套及灰色西褲，紅色領(lǐng)帶兩條每人二套。

　　(2)女士：灰色襯衣、灰色西服外套及灰色西褲一條、西裙一條、馬夾一件、紅色領(lǐng)帶兩條，每人二套。

　　(3)保安員著保安服，分為春夏裝、秋冬裝及訓(xùn)練裝。春夏裝為深藍色短袖襯衣(配肩章一幅)、深藍色褲子、領(lǐng)帶及黑色皮鞋;秋冬裝為深藍色長袖襯衣，深藍色西裝式外套(配肩章一幅)、深藍色中褸一件、深藍色褲子、領(lǐng)帶及黑色皮鞋;訓(xùn)練裝為迷彩服;每人一套。

　　(4)維修人員著維修工服，分為春夏裝及秋冬裝。土黃色夾克工作服、土黃色褲子每人二套。

　　(5)服裝統(tǒng)一分為大、中、小碼，也可根據(jù)實際情況量身訂做。

　　2、工服的制作、入庫、發(fā)放、保管

　　(1)行政部負責(zé)選擇適合本公司企業(yè)形象的工服，并聯(lián)系供應(yīng)商訂做。

　　(2)新入職公司的部分員工行政部在一個月內(nèi)制作工服應(yīng)根據(jù)工作崗位的特殊性，保安員、維修人員在入職時發(fā)放工服。

　　(3)工服由行政部統(tǒng)一入庫，辦理登記手續(xù)后，由各部門填寫《物品領(lǐng)用單》簽字領(lǐng)取。

　　(4)行政部應(yīng)適當(dāng)備存部分員工，如保安員等的工服。

　　(5)發(fā)放到員工的工服應(yīng)愛惜，工服上嚴禁做任何標識或隨意自行裁剪，且不得轉(zhuǎn)借他人穿戴。

　　3、工服的折舊、回收、賠償

　　(1)公司發(fā)放的工服統(tǒng)一收取押金，管理人員600元/人，保安員400元/人，維修人員70元/人。

　　(2)管理人員工服原則上不回收，因任何原因離職按服務(wù)年限折舊其制服款，并在其工資中扣除。

　　(3)服務(wù)期未滿三個月的按服裝采購價100%折舊。

　　(4)服務(wù)期未滿半年按服裝采購價格的80%折舊，扣還押金。

　　(5)服務(wù)滿半年不滿一年的：按服裝采購價格的60%折舊，退還押金。

　　(6)服務(wù)滿一年不滿一年半：按服裝采購價格的40%折舊，退還押金。

　　(7)服務(wù)滿一年半不滿二年：按服裝采購價格的20%折舊，退還押金。

　　(8)服務(wù)滿二年:不折舊，退還押金，或領(lǐng)取新工服。

　　(9)離職的保安員及維修人員，無論服務(wù)年限，均歸還工服，由行政部統(tǒng)一處理。若未按規(guī)定退還，將按原價從其工資中扣除。

　　(10)工服若丟失將按折舊價進行賠償，若損壞視情況進行賠償。

　　4、著裝規(guī)定

　　(1)員工在工作時間內(nèi)必須著工服,非工作時間或工作時間外原則上不得穿著制服。

　　(2)員工著裝必須保持整潔、得體。配有帽子的頭發(fā)露于帽外不得過長。

　　(3)工服一律系扣子，不得敞開穿著，著西裝的男士應(yīng)系領(lǐng)帶。

　　(4)保安員著冬服時不得戴圍巾，女保安員著裝時不準戴過多手飾，頭發(fā)要扎起來，不能露帽子外過長。

　　5、配戴工牌規(guī)定

　　(1)所有員工上班必須戴工牌。

　　(2)行政部、管理部、維修部的員工工牌統(tǒng)一掛戴胸前。

　　(3)保安員工牌統(tǒng)一佩戴左胸前。

　　存貨及低值易耗品管理制度

　　為了使本公司的倉庫管理規(guī)范化，保障公司的'庫存安全，提高貨品收發(fā)效率，加強核算與監(jiān)督機制，特制定本制度。

　　一、公司對倉庫設(shè)置專門的管理人員，全面負責(zé)公司的庫存管理工作。

　　二、倉庫由公司財務(wù)部直接管理。

　　三、庫管人員負責(zé)辦理日常庫存物品的入庫登記與出庫登記。

　　四、入庫登記：凡屬公司各部門采購的物品均須倉庫庫管員驗收簽字。庫管人員根椐公司已批準的采購申請單和發(fā)票或采購清單(送貨單)及時對入庫實物進行核對驗收，辦理入庫登記，填寫入庫單，庫管人員簽名確認。入庫單一式三聯(lián)，第一聯(lián)為存根聯(lián)，留倉庫備查，每二聯(lián)為送貨單位，交送貨人。第三聯(lián)為會計聯(lián)，報銷部門統(tǒng)一憑倉庫入庫單會計聯(lián)第三聯(lián)到財務(wù)部報銷采購款。

　　五、庫登記：庫管人員根據(jù)員工物品領(lǐng)用需求填寫物品領(lǐng)用單，領(lǐng)用人員簽名，并報部門負責(zé)人確認簽名批準。

　　六、個人領(lǐng)用文具時填寫個人領(lǐng)用文具登記表;

　　七、個人領(lǐng)用其他物品時填寫物品領(lǐng)用表(如附表三)，報部門負責(zé)人核實批準;

　　八、個人早領(lǐng)禮品貴重物品時填寫貴重物品領(lǐng)用批復(fù)表，報部門負責(zé)人核實、簽名，報行政部負責(zé)人審批、簽名批準。

　　九、倉庫管人員應(yīng)及時對庫存物資建立倉庫物日記賬，每日逐筆登記入賬，每月底對庫存物資進行盤存清算，做到賬實相符。

　　十、分類：

　　1、固定資產(chǎn)類：單價在2000元以上的物品;

　　2、低值易耗品類：單價在800元至2000元之間的物品;

　　3、文具類：辦公文具用品;

　　4、費用類：單價低于800元以下的物品;

　　5、維修耗材類：公共設(shè)備的維護耗材。

　　十一、倉庫管人員根據(jù)人類每月四號應(yīng)向財務(wù)部報送分部門核算上月部門領(lǐng)用物資結(jié)存費用匯總表、并遞交庫存物資領(lǐng)用情況結(jié)存總匯總表，便于財務(wù)進行分類核算與核對，做到賬賬相符，真實反映公司存貨的情況。

　　十二、每月初第一個非領(lǐng)用物品的工作日，庫管人員需進行月清算、盤點。

　　十三、每季度末庫管人員應(yīng)對公司全部庫存物資進行一次全面盤點清查工作，另有一名財務(wù)會計監(jiān)盤。對盤點中發(fā)現(xiàn)的存貨盤盈、盤虧、毀損、變質(zhì)等情況要進行原因分析，凡因保管不善，出入庫手續(xù)執(zhí)行不嚴等人為因素造成的，應(yīng)立即查找原因，填寫盤虧報告由公司領(lǐng)導(dǎo)審批，便于財務(wù)進行賬務(wù)處理。

　　十四、倉庫管人員工作調(diào)動時，必須辦理移交手續(xù)，交接手續(xù)辦妥之后，方能離開工作崗位。

　　十五、倉庫管人員對庫存物資應(yīng)進行妥善保管，減少不必要的損耗與浪費。

　　十六、倉庫管人員要嚴格執(zhí)行倉庫的安全操作規(guī)程，切實做好防火、防潮、防盜等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時上報。

　　十七、對于庫房重地，庫管人員應(yīng)謝絕非庫管工作人員入內(nèi)。

　　貴重物品管理規(guī)定

　　一、目的保障公司辦公自動化設(shè)備合理、有序使用，防止損壞，并控制使用成本。

　　二、范圍公司所有的貴重物品。

　　三、職責(zé)

　　1、行政部負責(zé)相關(guān)貴重物品的管理;

　　2、個人負責(zé)所屬貴重物品的管理;

　　3、信息技術(shù)部負責(zé)相關(guān)貴重物品的保養(yǎng)維護。

　　四、定義：

　　本規(guī)定所指的貴重物品包括電話機、傳真機、復(fù)印機、打印機、電腦、音響設(shè)施及其它設(shè)備如幻燈機、投影儀、數(shù)碼相機、電單車價值在1000元以上的辦公用物品。

　　五、內(nèi)容：

　　1、電話機的管理：

　　(1)電話機的領(lǐng)用(借用)：

　　1)公司根據(jù)各崗位的需要進行電話機配置，在原配置的基礎(chǔ)上，若需新增電話機或新員工崗位需新增電話機，填寫《物品領(lǐng)用單》交本部門經(jīng)理或管理處主任審核，行政部批準后領(lǐng)取。

　　2)原則上一個崗位只配置一部電話機，因工作需要或特殊崗位可增加電話機，但最多不能超過三部。

　　3)借用電話機須填寫《借用申請單》交本部門經(jīng)理或管理處主任審核后，交行政部批準后，由行政部借出;借用期限不得超過一周，若超過一周須辦理續(xù)借手續(xù);備用電話機由行政部保管。

　　(2)電話機的使用：

　　1)電話機的使用詳見“公司內(nèi)部通訊錄”中的說明。

　　2)為保障公司對外聯(lián)系的暢通，員工在使用電話時通話應(yīng)做到簡明扼要，通話時間一般不得超過十分鐘。

　　3)無論上下班時間，未經(jīng)許可禁止使用公司電話撥打收費、不收費聲迅電話以及私人長話，否則除承擔(dān)相應(yīng)的話費外，行政部將視情況給予一定金額的現(xiàn)金罰款。

　　4)如員工有特殊情況需拔打電話，可使用自備200卡等，或在公司電話上拔打，由行政部統(tǒng)一登記，話費將在其當(dāng)月工資中扣除;通話時間最長不得超過十五分鐘。

　　5)接聽電話不得使用免提鍵，以免干擾他人工作。

　　6)未經(jīng)行政部的許可不得自行拆裝、移動電話。

　　7)電話機的維修：電話機出現(xiàn)非人為損壞時

　　物業(yè)行政管理制度 8

　　12對講機使用管理規(guī)定

　　12.1對講機的管理

　　12.1.1對講機由各管理處各部門領(lǐng)用保管，遵守“誰領(lǐng)用，誰保管，誰損壞，誰負責(zé)“的原則，層層落實。

　　12.1.2對講機由各管理處行政助理統(tǒng)一編號管理，定期對使用情況進行檢查。

　　12.1.3各管理處各部門必須設(shè)立對講機使用登記薄，由部門每天統(tǒng)一發(fā)放、驗收，并做好對講機交接工作。

　　12.2對講機的維修

　　12.2.1對講機的維修統(tǒng)一由各管理處行政助理負責(zé)，由資源部指定統(tǒng)一的維修商進行維修保養(yǎng)。

　　12.2.2行政助理應(yīng)建立對講機的設(shè)備臺帳，及時掌握對講機的性能狀況及使用情況。

　　12.2.3收對講機發(fā)現(xiàn)有損壞或故障，必須立即通知行政助理處理。行政助理需向使用人了解清楚情況，要求使用人提供書面報告，查明原因，屬于人為損壞的`須負賠償責(zé)任。

　　12.3對講機的使用

　　12.3.1對講機必須隨身攜帶，小心愛護，使用時應(yīng)小心輕放，嚴禁手提對講機天線，嚴禁用對講機敲擊硬物，因使用不當(dāng)造成損壞須照價賠償。

　　12.3.2用對講機后必須保持對講機處于開機狀態(tài)，并注意及時更換電池，更換電池時，必須先關(guān)機后再更換電池，以保護和延長對講機使用壽命。

　　12.3.3須嚴格按對講機的操作規(guī)范使用，發(fā)話時，按住發(fā)話按鈕，發(fā)話完畢后松開發(fā)話按鈕接聽，嚴禁長時間按住發(fā)話按鈕，影響正常通話。

　　12.3.4在公眾場合注意控制對講機音量，避免對客戶造成滋擾。

　　12.3.5對講機僅供工作上的聯(lián)系，不準用對講機講與工作無關(guān)的事情，不得講影響公司/管理處形象的說話或泄露公司/管理處秘密。

　　12.3.6用對講機時應(yīng)先報崗位，然后講要找的崗位，再說具體事情;使用對講機時應(yīng)使用禮貌用語，要求別人辦事時應(yīng)多用“請“字，如“消防中心CALL巡樓保安，請即到××層檢查×號煙感“，接收人收到后應(yīng)回復(fù)“收到“或不清楚時說“請重復(fù)“，檢查后回復(fù)“巡樓保安CALL消防中心，檢查無火情，請復(fù)位“，“謝謝“。嚴禁用對講機講粗言爛語。

　　12.3.7對講機使用過程因接受信號不好，接收雙方聽不清楚時，呼叫三次無反應(yīng)，其他同事應(yīng)立即轉(zhuǎn)呼并及時代為轉(zhuǎn)告。

　　物業(yè)行政管理制度 9

　　為提高會議質(zhì)量,增強行政辦事效率,現(xiàn)對公司行政例會作出以下規(guī)定:

　　一、例會時間:每周一上午8:30,與會人員必須提前5分鐘到場(如有變動,另行通知)。

　　二、出席人員:酒店總經(jīng)理、各部門主管級以上人員,行政文員負責(zé)會務(wù)后勤、簽到和會議記錄。行政擴大會議如有參加人員變動,行政部另行通知。

　　三、會議內(nèi)容:會議由總經(jīng)理或總經(jīng)理安排專人主持,常規(guī)例會安排各部門匯報上周工作完成情況、未完成工作、下周工作計劃及工作建議,需要協(xié)商事務(wù),總經(jīng)理下達工作指令和質(zhì)量要求;行政辦負責(zé)匯總行文并傳達落實。

　　四、例會紀律:

　　1、無特別緊急情況,應(yīng)與會人員不得請假,都應(yīng)按時參加。否則,遲到一次罰款20元,無故缺席一次罰款50元。

　　2、自覺維護例會秩序和辦公環(huán)境,關(guān)閉通訊工具,加快會議進程,避免中途退場、接聽電話或其它干擾。

　　3、對于會議上達成決議的要求和總經(jīng)理下達的工作指令,各部門未能按時按要求貫徹、落實和傳達,將追究部門負責(zé)人工作失職責(zé)任。

　　五、本制度自公布之日起執(zhí)行。

　　簽署人:zz物業(yè)管理有限公司

　　物業(yè)行政管理制度 10

　　1.物業(yè)管理處辦公室守則

　　(1)辦公室人員須嚴守公司的機密，各部門的各種內(nèi)部規(guī)定及不公開的決策;

　　(2)按照公司檔案規(guī)定處理及保存檔案，未經(jīng)允許，不得私自將檔案外借;

　　(3)須流轉(zhuǎn)的文件和分發(fā)的通告，務(wù)必直接交到有關(guān)人士的手中;

　　(4)辦公室員工須保持儀容整潔穿公司規(guī)定的制服，男性員工留意頭發(fā)長度、指甲;女性員工須注意化妝適度及避免過量飾物;

　　(5)辦公室作為整個公司的窗口，須注意言談舉止，為公司樹立一個良好的形象;

　　(6)辦公室員工應(yīng)自覺提高自身的業(yè)務(wù)水平，緊密配合，提高工作效率;

　　(7)辦公室員工如因需外出，需在接待秘書處將其外出原因、外出時間、去向及預(yù)計歸來時間填寫清楚;

　　(8)辦公室員工在執(zhí)行公務(wù)時，應(yīng)以維護公司利益為前提，不接受任何形式的賄賂或向他人行賄;

　　(9)辦公室員工盡量減少私人電話，若因要事的情況下，也需要在三分鐘內(nèi)結(jié)束;

　　(10)辦公室中所有來電，必須在電話鈴聲響起三次的時間內(nèi)接聽，接聽時需報:"管理處，您好!"在接聽客戶電話時，請多用:"請、謝謝及麻煩你"等禮貌用語。

　　2.往來文書控制及保密制度

　　(1)文書往來需嚴格，其中包括:

　　a.外發(fā)文書:必需由總經(jīng)理辦公室發(fā)出。

　　b.內(nèi)部文書:必需由部門主管發(fā)出或部門蓋公章才算有效公文。

　　c.保密文件:必需統(tǒng)一由行政或總經(jīng)理指派人員拆閱。

　　(2)保密制度

　　a.本制度是為處理涉及公司機密的文件及其機要事項而制定。公司職員必須根據(jù)自己的職務(wù)遵守處理機要文件及機要事項的紀律。

　　b.本規(guī)定的修改與廢止、由辦公室提議，公司總經(jīng)理決定后實施。

　　c.本規(guī)定中所稱機要是指不得泄露其內(nèi)容的文件及事項，凡符合下列條款之一者均屬于此。

　　關(guān)于公司的重要政策或計劃;

　　關(guān)于人事問題;

　　關(guān)于重要會議的討論事項;

　　關(guān)于業(yè)主或租戶的`檔案資料;

　　契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項;

　　規(guī)定、命令中特別指定的事項。

　　d.機要文件及其處理，按其程序可分為以下三種:

　　公司內(nèi)部秘密，不能向公司以外公開。

　　絕密，不能向部門經(jīng)理及主管，以及特別指名的最小范圍內(nèi)的相關(guān)工作人員以及承辦人員以外者公開。

　　e.機要文件、機要事項及其種類的認定，原則上由所管部門的經(jīng)理負責(zé)，但公司總經(jīng)理可以命其變更。

　　f.機要文件或機要事項由該業(yè)務(wù)部經(jīng)理負責(zé)印制和傳達。

　　g.機要文件由其制發(fā)部門制成正本、副本兩份、一份由制發(fā)部門分門別類加以保管，另一份由辦公室專人保管。機要文件應(yīng)加蓋相應(yīng)的紅色標記，其處理和保管由收件人自行處理。

　　h.機要文件的制發(fā)部門應(yīng)備有發(fā)文簿，文件發(fā)送至有關(guān)部門時，必須請收件人簽字蓋章。

　　i.公司內(nèi)機要文件的傳遞，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。不能以文件方式傳遞的秘密事項必須由直接關(guān)系者親自傳達。

　　j.機要文件須經(jīng)制發(fā)部門的經(jīng)理同意后方可復(fù)制。機要文件復(fù)制時制發(fā)部門應(yīng)將復(fù)制件數(shù)量在原件或副本上詳細記錄，并在上述(2.2.8)款規(guī)定的發(fā)文簿上記載復(fù)制件的去向。

　　k.秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項，由制發(fā)部門的經(jīng)理負責(zé)，請專人進行分發(fā)和傳送，但必須履行上述規(guī)定的手續(xù)。

　　l.機要文件及其相關(guān)草案、其它無用物品的銷毀，應(yīng)確定一定的時間，由所管經(jīng)理負責(zé)銷毀。

　　m.凡違反本規(guī)定者，由總經(jīng)理辦公室討論處理。

　　n.文件大致可分為:

　　法律效力文件:包括公約、手冊、指南等;

　　報告/表格;

　　作業(yè)指導(dǎo)書/工作手冊;

　　程序文件

　　3.檔案系統(tǒng)

　　管理檔案系統(tǒng)是管理工作中一重大系統(tǒng)，所有員工都必須積極關(guān)心，需采用簡單及容易明白設(shè)計，各員工應(yīng)按照下列規(guī)定處理文件:

　　(1)分管經(jīng)理工作職責(zé)

　　a.必須把檔案管理工作列入經(jīng)理任期目標責(zé)任制，并分解下達管理目標。

　　b.要重視檔案管理工作，積極解決檔案管理工作經(jīng)費及其它問題，每年至少要召開兩次檔案工作會議。辦公室根據(jù)"檔案法"和經(jīng)理的年度方針、工作目標制定每年工作計劃。

　　(2)檔案資料員工作職責(zé)

　　a.負責(zé)做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

　　b.按規(guī)定程序及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。

　　c.按時收集好各類檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔。分類要準確，裝訂要工整，要符合立卷標準。

　　d.及時制訂工作計劃和做好工作總結(jié)，每月或每季提供給各級領(lǐng)導(dǎo)正確、可靠的統(tǒng)計表。

　　e.嚴格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀律。

　　f.妥善保管好各類檔案資料。

　　4.會議系統(tǒng)

　　為有效率地執(zhí)行管理及不斷完善管理運作，將采取下列安排:

　　(1)會議召開之前應(yīng)作好準備工作，確定議題內(nèi)容，準備好有關(guān)的會議資料、文件。

　　(2)各種會議一般應(yīng)與辦公室聯(lián)系，對出席對象提前一天以上發(fā)出通知，以備會議出席者安排好工作。

　　(3)會議出席者應(yīng)準時到會，如果無法參加，應(yīng)事先向會議組織者請假，未請假或未經(jīng)允許請假而缺席、遲到者按有關(guān)出勤考核辦法承擔(dān)責(zé)任。缺席者應(yīng)事后及時主動補閱會議記錄，了解會議精神。

　　(4)會議應(yīng)堅持講效率、開短會原則，發(fā)言者做到言簡意賅，不作題外話但又要暢所欲言，要使各種會議都能起到應(yīng)有的效果。

　　(5)固定性會議為:總經(jīng)理辦公室會議，部門經(jīng)理例會、部門例會、段組例會。

　　(6)會議如需增加、延期、合并或擴大出席對象時，由會議主持者商定后及時發(fā)出變更及擴大范圍的通知。

　　(7)出席會議人員于會議前安排好工作，會議期間其它人如無特殊情況不得進入會場找人、談事。如有來訪客人或來訪電話，安排適當(dāng)人員作好接待記錄，待會后再通知當(dāng)事人處理。如遇急事必須當(dāng)事人親自接待時，應(yīng)先得到會議召集者的允許，由其通知有關(guān)人員離開會場，并盡量不影響會議進程與發(fā)言，維護會議正常進行。

　　(8)有關(guān)部門和人員應(yīng)嚴格執(zhí)行會議紀要、決議、決定的相關(guān)內(nèi)容，于規(guī)定完成日期后的首次會議上作出完成情況的扼要匯報。

　　(9)會議紀要，及所形成的決議、決定文稿應(yīng)妥善保管，無關(guān)人員未經(jīng)批準不得借閱。

　　(10)與會者需遵守會場紀律，尊重他人發(fā)言，充分闡明自己的觀點，手機請調(diào)至振動檔，以維護會議正常進行。

　　5.辦公室設(shè)備使用管理

　　(1)電話

　　a.公司電話設(shè)備專為保障公司各項業(yè)務(wù)工作得以順利進行而配備，必須嚴格按規(guī)定使用，無故損壞應(yīng)賠償;

　　b.公司各部門辦公區(qū)域，因公事要求申請安裝電話，須由部門或個人提出申請，辦公室統(tǒng)一辦理，報總經(jīng)理審批后，交工程部實施。

　　c.公司各部門職員辦公用電話，除總經(jīng)理辦公室電話及傳真機外，其余均不具有國際、國內(nèi)長途功能，任何人不得以任何理由申請開啟DDD、IDD功能，確因公需撥打長途的，應(yīng)填寫長途申請單，經(jīng)辦公室審批后指定撥發(fā)。

　　d.不準用公司電話聊天及處理私人事務(wù)。

　　(2)復(fù)印、電腦、打印機

　　a.復(fù)印、打字是公司文書機要崗位，工作人員應(yīng)嚴守崗位，非指定人員不得使用;

　　b.復(fù)印機保證每天上午8:15開機，下午5:30關(guān)機;

　　c.使用復(fù)印機、電腦、打印機應(yīng)遵守操作規(guī)程，注意愛護。

　　6.庫存系統(tǒng)及計劃

　　(1)制定小區(qū)下月耗用材料的計劃，并根據(jù)實際庫存情況決定請購數(shù)量，并報審批。

　　(2)購進材料、工具在進庫前必須驗收數(shù)量及質(zhì)量，合格無誤方可進庫。

　　(3)材料、工具領(lǐng)用要填寫領(lǐng)料單并簽字領(lǐng)料單應(yīng)用處，個人專用工具要填寫個人領(lǐng)用單，如有遺失由個人承擔(dān)。

　　(4)領(lǐng)用工具如自然報廢，要填寫報廢單，由主管以上簽字認可，如屬意外報廢，要寫明原因，由主管以上簽字認可，否則照價賠償。

　　(5)每月清庫一次，做到帳物相符，對庫存材料、工具及時申報給上級部門。

　　(6)倉庫內(nèi)物品擺放分類，地面保持清潔，易腐

　　、易碎、易燃、易揮發(fā)物品應(yīng)另外放置。

　　7.倉庫管理制度

　　(1)凡入庫物料，需根據(jù)進倉單進行數(shù)量、外觀、技術(shù)資料和品質(zhì)的檢查、清點，對缺損和不合格物料，應(yīng)及時在進倉單內(nèi)說明。

　　(2)物料入庫后要及時登帳、立卡、建立物料檔案，帳卡物要經(jīng)常核對，做到帳物相符。如發(fā)現(xiàn)備料不足或缺損要查明原因提出書面報告。

　　(3)入庫物料要盡量合理堆垛，定量存放，過目成數(shù)，做到不歪不倒，搬運方便和安全不受損壞。

　　(4)應(yīng)做好倉庫的門窗和庫存物料的保管和安全防患工作，要經(jīng)常檢查、維護、保養(yǎng)、保證物料不變形、不受損、不變質(zhì)。

　　(5)倉庫內(nèi)嚴禁吸煙和火種入內(nèi)。對存放庫內(nèi)的貴重、易燃或揮發(fā)性化工物料，要定期重點檢查和防護。

　　(6)物料出庫或領(lǐng)用均要按物料出倉單內(nèi)容填寫好出倉物料品名、規(guī)格、數(shù)量、經(jīng)辦清出庫或領(lǐng)用交接手續(xù)后，方可發(fā)料。

　　(7)物料出倉后，倉管人員要及時清理庫房，整理貨垛，搞好庫內(nèi)整潔，并及時憑出倉單上所發(fā)的物料登銷帳卡。

　　(8)非本單位或本單位非有關(guān)人員，未經(jīng)倉管人員許可嚴禁進入倉庫，倉管人員所管理的倉庫鎖匙亦不準任意交他人保管或開啟。

　　(9)出庫物料一般要成套領(lǐng)發(fā)，對散件及包裝好的散裝部件，應(yīng)分別附有標明物料品名、規(guī)格的標簽。屬配件的，還應(yīng)標記"備品備件"文號。

　　(10)任何負責(zé)物料運輸?shù)墓�，在運送途中應(yīng)確保貨物的安全和完好。特殊和貴重物料倉管人員應(yīng)隨車押運，做到接運及時、超卸安全、交接準確。

　　(11)對回收剩余或廢舊的物料，倉管人員應(yīng)負責(zé)將所回收的物料分類收存保管，并在入庫時亦應(yīng)辦理進倉手續(xù)，另立帳冊及時進行登帳。

　　8.各員工應(yīng)具備的禮儀及當(dāng)值時所需注意事項

　　(1)員工應(yīng)具備的禮儀

　　a.儀表

　　制服必須穿著整齊和清潔。

　　頭發(fā)應(yīng)定期修剪及梳理整齊。

　　胡子必須刮好。

　　皮鞋必須擦亮。

　　手指甲必須定期修理及保持清潔。

　　必須注意個人衛(wèi)生。

　　必須佩帶工作證。

　　b.禮貌

　　見到相熟的業(yè)戶，必須有禮貌地打招呼。

　　對所有業(yè)戶的提問，必須有禮貌地耐心回答。

　　在早上，中午及下午時間，在當(dāng)值班之員工看到業(yè)主須問安，如早上好，午安及再見。

　　即使面對無理取鬧的業(yè)戶主，亦不可隨便惡言相向，必須耐心地解釋原因。若有必要時應(yīng)轉(zhuǎn)達上級處理。

　　在當(dāng)值時應(yīng)盡量面帶笑容，保持親切友善的形象。

　　即使正在向陌生人詢問時，亦應(yīng)盡量保持笑容及禮貌，切記不可無故厲聲喝問，影響管理處形象。

　　當(dāng)值時絕對不可粗言穢語。

　　絕對不可在面對業(yè)戶時隨便抽煙或吃零食，更不可咬著香煙或食物跟業(yè)戶講話。

　　不可無故遲到早退，即使有任何理由亦必須先向上級報告。如因故未能上班，更應(yīng)預(yù)先作出通知，以便安排其它員工替補。

　　若有需要輪班當(dāng)值，交接班必須準時，而下班前亦必須收齊所有需交予下一班員工辦理的事項，向下一班員工交代清楚方可離去。倘若下一班的員工因任何理由而延遲到達，則必須等待下一班員工全部返回后方可離去，以免崗位出現(xiàn)真空。

　　"若因用膳或其它理由而需要離開任何崗位，應(yīng)先通知當(dāng)值主管，并且必須等待其它接崗員到達方可離開，以免崗位出現(xiàn)真空。

　　"若在巡邏時發(fā)現(xiàn)有崗位出現(xiàn)真空，應(yīng)暫時接替有關(guān)崗位，并立即通知主管處理。

　　"必須緊記服務(wù)業(yè)戶原是管理處員工應(yīng)盡的責(zé)任，所有員工嚴禁向業(yè)戶索取任何形式的賞賜。即使業(yè)戶主動提出，亦應(yīng)該盡量禮貌地作出拒絕。

　　(2)禮貌培訓(xùn)

　　a.常備紙筆。

　　b.在正常情況下勿讓電話響鬧超過三下。

　　c.先說公司/部門名稱。

　　d.回答勿離題。

　　e.講普通話，發(fā)音清晰，咬字標準。

　　f.聽時勿打斷。

　　g.記事/留言要筆錄，清楚，全面。

　　h.尊稱來電者姓氏。

　　i.提供進一步協(xié)助/服務(wù)。

　　j.友善、客氣。

　　k.讓來電者先掛電話。

　　l.掛后勿當(dāng)眾討論剛才來電者身份或談話內(nèi)容。

　　m.準備再接下一個來電。

　　(3)服務(wù)行業(yè)以客為尊，電話應(yīng)對以禮為本，人人學(xué)習(xí)專業(yè)應(yīng)對方法，同事間不會互相開罪對方客戶。工作有準則，齊來遵守，借此給予客戶第一個良好印象。亦以此將服務(wù)水平提高。

　　a.接聽和應(yīng)對

　　"前臺/接待員/秘書回應(yīng):您好，公司/部門名稱。請問有甚幺我可以幫您

　　"其它回應(yīng):您好，部門，自己的名字，請問有甚幺我可幫您

　　"說話清楚:低音且慢。

　　"語氣:喜氣而熱誠。

　　"尊稱客人:x董、x總、x經(jīng)理、x博士、x先生、x小姐、x女士(勿妄稱太太，除非她自己已告訴您。)

　　x先生，請您稍等。

　　不要只說:請稍等。

　　"轉(zhuǎn)分機號:熟悉使用電話機功能。

　　勿亂轉(zhuǎn)分機號。

　　勿重復(fù)胡亂再轉(zhuǎn)。

　　勿轉(zhuǎn)后不顧，不理會根本無人接聽。

　　"套取客人全名:如有必要詢問來電者身份時，勿查問/盤問，有禮貌地查詢，用智套取。

　　如:您找的那位同事剛外出辦事，如果閣下留下全名和聯(lián)絡(luò)電話，就更能夠幫助他/她在外，即時回電話給您。謝謝。

　　"當(dāng)事人不在時，慎說:我很抱歉，他/她出去辦事/剛剛出去辦點事，很快就回來或與另一位客人在開會。

　　切忌說:他/她仍未上班/仍未有來/上午都未見過他。

　　他/她不在。

　　他/她不知道去了哪里。

　　"如果因事令來電者等久了

　　要說:我真對不起，讓您久等啦，xx先生，我再給您轉(zhuǎn)。

　　或:當(dāng)事人可能暫時無法接聽您的電話，請您留言，我一定會幫您轉(zhuǎn)達。

　　b.一般來電查詢

　　轉(zhuǎn)分機號之前告訴來電者該與哪一部門或哪一位同事聯(lián)絡(luò)，然后代轉(zhuǎn)。一般來電查詢要登記。要跟進，要處理。

　　c.留言

　　若來電者是陌生人士請他留下:

　　"公司/單位全名。

　　"聽不清楚以禮再問。

　　"重復(fù)姓名及電話號碼，保證準確性。

　　"寫上自己的姓名。

　　切記:要求來電者留言只能以禮巧問，不重犯查問語氣。

　　d.留言字條

　　"馬上親交/托人轉(zhuǎn)交當(dāng)事人或其秘書。

　　"托人轉(zhuǎn)交要確保盡快轉(zhuǎn)達。

　　"當(dāng)事人或秘書不在，貼在當(dāng)事人電話機上。

　　e.接聽電話/錄音留言

　　接聽限響三下，電話錄音限響五下。

　　f.交談完畢

　　說:謝謝來電，x先生，我確保代您轉(zhuǎn)達。

　　或:謝謝來電，x先生，他/她回來時我一定會告訴他

　　g.電話制度

　　"一個公司可能用超過一種電話機、總機、分機、傳真機電話功能，每位員工都要熟悉操作及分機號碼。

　　"前臺接待，有人值班。

　　"前臺離位，有二線人員接一線工作。

　　"對答語氣用一線用語。

　　"接觸與跟進。

　　"令客戶感到賓至如歸，受重視，受歡迎。

　　"歡迎與接待。

　　"需要久侯著，奉茶，找人陪同或暫接待。

　　"每五分鐘招呼一次，直至當(dāng)事人接待為止。

　　"客人需要上衛(wèi)生間，請詳細指引。

　　"路過時對客人微笑/點頭，不要分是否是自己的客戶，所有客戶都是管理處寶貴的客戶。

　　"在任何情況下:

　　"勿胡亂泄露公司秘密。

　　"有客戶在場，同事間要更友善，互相尊重。

　　"熟記領(lǐng)導(dǎo)和部門主管分機號。

　　物業(yè)行政管理制度 11

　　一、員工婚、產(chǎn)、喪假的規(guī)定

　�。ㄒ唬┗榧�

　　1、員工在試用期滿后,符合結(jié)婚年齡者,經(jīng)總經(jīng)理批準按國家有關(guān)規(guī)定可獲得有薪婚假。

　　(1)根據(jù)《重慶市勞動和社會保障局關(guān)于企業(yè)職工請婚喪假的處理意見的通知》(渝勞社辦發(fā)〔2000〕24號)"職工本人結(jié)婚,由本單位行政領(lǐng)導(dǎo)批準,給予5天的婚假(不含按規(guī)定應(yīng)享受的晚婚假)"。

　　(2)《重慶市人口與計劃生育條例》規(guī)定"男年滿25周歲,女年滿23周歲以上初婚為晚婚,晚婚增加婚假10個工作日。晚婚的職工,增加婚假十個工作日;

　　2、休婚假的員工須提供結(jié)婚證復(fù)印件。若無故延長假期者,按事假處理。公司有權(quán)根據(jù)業(yè)務(wù)工作情況決定休假日期。

　　（二）產(chǎn)假

　　凡與公司簽訂勞動合同的女員工,根據(jù)《重慶市人口與計劃生育條例》及《重慶市職工生育保險暫行辦法》可享受有薪產(chǎn)假。

　　1、女職工生育產(chǎn)假為90天;晚育(指已婚婦女二十四周歲以上生育第一個子女)增加產(chǎn)假30天;多胞胎生育的,每多生育一個嬰兒,增加產(chǎn)假15天;難產(chǎn)增加產(chǎn)假15天。

　　2、女職工懷孕4個月以上流產(chǎn)或引產(chǎn)的,產(chǎn)假為42天;懷孕4個月以下流產(chǎn)的,產(chǎn)假為15天,其中患宮外孕的,產(chǎn)假為30天。

　　3、生育生活津貼=生育上年本人月平均工資÷30天×產(chǎn)假天數(shù)。

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　　1、根據(jù)《重慶市勞動和社會保障局關(guān)于企業(yè)職工請婚喪假的處理意見的通知》(渝勞社辦發(fā)〔2000〕24號)的有關(guān)規(guī)定,職工的直系親屬(父母、配偶或子女)死亡時,由本單位行政領(lǐng)導(dǎo)批準,給予5天的.喪假。職工在外地的直系親屬死亡時需要職工本人去外地料理喪事的,可以根據(jù)路程遠近,另給予路程假。

　　2、員工非直系親屬(職工的岳父、母或公、婆)死亡時,需要其料理喪事的,參照《重慶市勞動和社會保障局關(guān)于企業(yè)職工請婚喪假的處理意見的通知》規(guī)定,公司準予職工享有三天有薪喪假。其他非直系親屬死亡時,需要其料理喪事的,按事假處理。

　　3、員工必須出示有效證明,經(jīng)部門經(jīng)理同意,報經(jīng)總經(jīng)理批準,方可休假。若無故延長假期者,按事假處理。喪假必須當(dāng)時提取,不能保留或其他方式代替。

　　二、員工病、事假的規(guī)定

　　（一）病假

　　1、員工因病休假,必須憑醫(yī)院病假證明方可病休,若當(dāng)天無法交病假證明的,須在上班當(dāng)天補交(須附病歷證明),但必須在病假當(dāng)天電話告知部門主管或經(jīng)理。員工上班時間需要到醫(yī)院就醫(yī),需先經(jīng)部門主管或經(jīng)理同意。就醫(yī)時間若不超過2小時,不按病假處理。多于2小時部分按病假處理。每月不按病假處理的就醫(yī)次數(shù)只限一次。

　　2、員工按請假手續(xù)休病假的,所扣工資=休假天數(shù)×日工資,并不享受當(dāng)月績效工資。

　　3、員工休病假天數(shù)超過40(含40天)天的,公司有權(quán)與其終止勞動關(guān)系。

　�。ǘ┦录�

　　員工因事確需本人處理,必須至少提前一天向部門主管或經(jīng)理提出申請,并填寫《休假申請表》,經(jīng)批準后方可休假。因急事需當(dāng)天休事假者,必須在本人應(yīng)到崗的時間前用電話通知部門主管或經(jīng)理,經(jīng)同意后方可休假,事后補辦請假手續(xù)。

　　1、服務(wù)期滿一年者事假可用年休假抵沖,但必須在假單中特別注明扣抵年休假。否則一律以事假處理。

　　2、仍在試用期的員工,一般不予批準事假。有特殊情況者除外。

　　3、事假工資計發(fā)辦法:(每月累計事假天數(shù)為D)

　　(全額工資/22)×(22-D)

　　4、全年事假累計超過15天(含15天),公司有權(quán)與其終止勞動關(guān)系。

　　三、員工工傷假的規(guī)定

　　員工因工受傷,經(jīng)公司指定醫(yī)療機構(gòu)證明,由所在部門出具工傷報告,經(jīng)部門經(jīng)理審核,報總經(jīng)理批準后按工傷處理。否則按病假處理。

　　四、員工年休假的規(guī)定

　　1、凡正式員工在本公司連續(xù)服務(wù)滿一年者(包括試用期),可享受有薪年假,年休假期按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　(1)職工累計工作已滿1年不滿10年的,年休假5天;

　　(2)已滿10年不滿20年的,年休假10天;

　　(3)已滿20年的,年休假15天。

　　年假應(yīng)以連續(xù)方式提取,需提前十五天申請。

　　2、年休假提取需經(jīng)部門經(jīng)理報請公司總經(jīng)理批準后方可休假,年休假不準累計及預(yù)提。公司有權(quán)因業(yè)務(wù)工作更改申請者之日期及天數(shù)。

　　3、年休假以一天為計算單位。年休假可沖抵事假、病假。

　　4、到年底年休假未休不累積至次年使用。

　　5、年休假的計算以自然年度為單位。

　　物業(yè)行政管理制度 12

　　學(xué)校行政辦公樓物業(yè)安保、消防服務(wù)：

　�。ㄒ唬┌脖�(nèi)容：安保巡檢，電子監(jiān)控，門口車輛秩序的維護，突發(fā)事件的.應(yīng)急處理等消防安保管理。

　�。ǘ┌脖！⑾婪⻊�(wù)具體標準：

　　總體標準：確保樓內(nèi)財產(chǎn)安全、維護好樓內(nèi)正常秩序，防火標識清晰，防止火災(zāi)責(zé)任事故。

　　1、執(zhí)行巡邏制度。進行定時巡視，重點部位、重點時間以及遇到特殊情況時必須加強巡邏；及時發(fā)現(xiàn)和處置不安全隱患；在遇到突發(fā)事件及緊急情況時，應(yīng)按應(yīng)急預(yù)案規(guī)定及時報告警方、學(xué)校相關(guān)職能部門，維持好現(xiàn)場秩序及保護好現(xiàn)場、必要時采取正當(dāng)防衛(wèi)，防止事態(tài)擴大，收集好證據(jù)；安全巡邏有記錄有檢查。

　　2、在執(zhí)行日常巡視工作中，應(yīng)加強節(jié)能減排的巡視力度，特別對公共部位出現(xiàn)長明燈和常流水現(xiàn)象進行糾正和處理。

　　3、防火、滅火配置的各類消防器材、設(shè)備和設(shè)施，需制定指定專人管理檢查并保持其完好；制定防火安全管理辦法；

　　4、保持消防通道暢通，禁止在消防通道設(shè)置路障、堆放雜物；保持安全出口的通暢，如有出現(xiàn)應(yīng)及時處理。

　　5、發(fā)現(xiàn)火警迅速向消防部門報警，并馬上派人前往報警地點，迅速采取措施，搶救生命，組織力量救火，在自身安全的前提下盡可能保護好業(yè)主的財產(chǎn)物資，派人接應(yīng)消防車，服從火場總指揮員的統(tǒng)一指揮。

　　6、緊急事故反應(yīng)。

　�。�1）制定緊急事故處理預(yù)案，包括：火災(zāi)、爆炸、地震、炸彈恐嚇、安全疏散、公共衛(wèi)生以及電梯應(yīng)急等；

　�。�2）有緊急事件救護組織，并始終處于緊急事故反應(yīng)狀態(tài)；

　�。�3）按消防要求組織進行疏散；

　�。�4）對緊急事故做出快速、正確的反應(yīng)，盡可能減少破。

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