檔案管理制度范本(精選5篇)
在當今社會生活中,我們可以接觸到制度的地方越來越多,制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢?以下是小編幫大家整理的檔案管理制度范本(精選5篇),歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。
檔案管理制度1
一、立卷歸檔制度
1、凡本單位在黨、政、工團、基建、教學形成的具有查考利用價值的文件材料(包括文字、統(tǒng)計數(shù)學、圖紙、相片、錄音(像)、報表等)均屬歸檔范圍。
2、每年文書檔案由文書人員負責在第二年三月份結(jié)束歸檔工作,學籍檔案、德育檔案、實驗教學檔案、信息技術(shù)檔案、電教檔案、圖書室檔案由負責人在第二常年度9月份結(jié)束歸檔工作。立卷歸檔,并向綜合檔案室移交。
3、歸文件材料必須收集齊全,組卷合理,分類清楚,卷內(nèi)文件排列系統(tǒng),保管期限劃分準確,案卷標題簡明確切,裝訂結(jié)實、美觀,字跡工整、清晰。
二、檔案借閱制度
1、凡本單位人員因工作需要查檔案,一般在檔案室查閱,如需借出,須辦妥手續(xù)后方可借出,并在2—3天內(nèi)歸還。
2、借閱檔案,必須履行登記手續(xù),填寫借閱登記及檔案利用效果。
3、查閱或需摘錄機密檔案,須經(jīng)領(lǐng)導批準,并在指定地點查閱,不得翻閱其他無關(guān)材料。
4、凡外單位來查閱檔案,須持單位介紹信,并說明查閱內(nèi)容,年代和目的才能查閱,除特殊情況外,一律不外借。
5、借閱檔案必須妥善保管,愛惜使用,禁止私看折卷,抽頁,隨意涂改做記號,不得擅自復制、轉(zhuǎn)借他人或單位,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)依法處理。
6、凡未經(jīng)整理,登記完畢的檔案,一律不外借。
三、檔案保密制度
1、嚴守有關(guān)保密守則。
2、不隨便攜帶機密材料和檔案庫房、箱、廚鑰匙。
3、不準將機密材料、內(nèi)部資料、作為廢紙出售。
4、提供利用秘密文件資料,嚴格按照密級規(guī)定執(zhí)行審批手續(xù)。
四、檔案室管理制度
為了加強檔案室管理工作,切實做到“八防”,確保檔案的安全和質(zhì)量,特制定本制度:
1、檔案室應有專人專管,非檔案工作人員未經(jīng)同意不得隨意入內(nèi)、開啟。
2、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙,工作人員離開檔案室時,要關(guān)閉門窗,切斷電源。
3、檔案室內(nèi)要經(jīng)常進行通風,打掃,保持清潔干燥,按時更換防蟲藥品。
4、檔案箱排列整齊,分類存放,每年清庫查對檔案一次,確保檔案安全。
5、調(diào)查檔案要嚴格履行登記手續(xù),做到調(diào)卷登記,還卷注銷。
五、檔案統(tǒng)計、鑒定、移交制度
檔案統(tǒng)計:
1、建立檔案統(tǒng)計臺帳,對收進、移出的檔案資料做到帳物相符。
2、編制檔案工作情況統(tǒng)計表,提供利用檔案資料定期匯綜上報。
檔案鑒定和移交:
1、成立檔案鑒定工作小組。
2、根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的'規(guī)定,制定本單位保管期限表,定期對已經(jīng)超過保管期限的檔案進行再鑒定,準確地判定檔案的存毀。
3、銷毀無保存價值的檔案,須由鑒定小組提出意見。登記造冊,經(jīng)單位領(lǐng)導人批準后由二人在指定地點監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。
檔案管理制度2
檔案保管權(quán)限、期限與類型
1檔案保管權(quán)限
1.1財務部檔案由財務部保存;
1.2人事部檔案由人事部保存;
1.3醫(yī)院證、章、信由院長指定負責人保存;
1.4其它各類檔案由辦公室保存。
2檔案保管期限
2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關(guān)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
2.2醫(yī)院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。
2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
2.5普通文檔保管期限為3年至5年。
2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。
3文檔的保存形式:
3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施,文件密碼由指定的
文件保管人設(shè)定,并須將該文件路徑及密碼報院辦公室備存,并保證其真實性。
3.3機密文檔以書面或?qū)嵨镄问奖4妗?/p>
4檔案類型
4.1行政檔案,包括:營業(yè)執(zhí)照正、副本,復印件;法定代表人身份證(護照)(復印件);對內(nèi)、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結(jié)》、《報告》等各類正式公文;各項重要活動的.組織流程、領(lǐng)導講話稿、聲像圖片等相關(guān)資料;各部門(含財務、醫(yī)務科室)現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等;院級會議的會議紀要、決議;醫(yī)院年度(季、月、周)工作計劃匯總表;《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權(quán)證等固定資產(chǎn)檔案;購置車輛所有權(quán)證、購置稅證、保險、行駛證(復印件)等車輛管理檔案;對外簽訂的各類購買(租賃、服務)性質(zhì)的合同文件;其它應歸檔保管的文件、資料。
4.2人事檔案,包括:全院員工個人信息資料(花名冊);勞動合同及保密協(xié)議;勤打卡數(shù)據(jù);工資、社保等薪酬相關(guān)資料;招聘表格、人才庫等相關(guān)資料;員工績效考核相關(guān)資料;其它應歸檔保管的文件、資料。
4.3財務會計檔案,包括:各類審計帳冊及報表;各類會計帳冊及報表;固定資產(chǎn)資料;其它須保存文檔。
4.4藥械設(shè)備檔案,包括:設(shè)備臺帳;設(shè)備出廠合格證、使用說明書;設(shè)備安裝、調(diào)試、驗收報告;設(shè)備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式;設(shè)備運行維修、保養(yǎng)記錄;設(shè)備更新改造記錄;設(shè)備管理制度;其它應保存的設(shè)備資料。
4.5醫(yī)療檔案,包括:檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門提供。
檔案查閱與復制
1院長有權(quán)查閱醫(yī)院所有檔案。
2病區(qū)、科室負責人有權(quán)查閱本科室所有檔案。
3其他員工因工作需要應經(jīng)過審批后可借閱有關(guān)檔案。
4文檔查(借)閱應在辦公室進行登記,機密文檔及權(quán)限外查借(閱)須辦理審批手續(xù)。
5查(借)閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由辦公室負責人審批,并進行相關(guān)登記。
6查(借)閱或復制財務檔案、人事檔案須由院長審批。
檔案的銷毀
1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單,由辦公室負責人審核無誤后報院長審批。
2院長審批同意銷毀計劃后,必須指派兩名(含)以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程,并進行簽字確認。
3銷毀檔案清冊要妥善保管,并將所銷毀檔案在有關(guān)目錄中注銷。
檔案管理制度3
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1、為了加強師資管理,及時發(fā)現(xiàn)人才培養(yǎng)人才,不斷搜集、積累教師業(yè)務水平情況,對教師教學科研水平進行考核,必須建立健全教師業(yè)務檔案,充分發(fā)揮業(yè)務檔案在對教師進行考核、評估、晉升、獎懲方面的作用,特制定本辦法。
2、教師業(yè)務檔案主要收集和記載教師在教育教學、科研活動中形成的主要成果材料(教學任務完成情況、教學水平、教學效果、科研論文、專著、教材等以及對這些材料的評價,專家的學術(shù)鑒定材料、圖片等)。
3、對教師業(yè)務檔案的認真收集、整理是加強教學,科研管理的重要舉措之一。
(二)業(yè)務檔案搜集
1、建立健全業(yè)務檔案材料的搜集整理制度,材料要全面、完整、準確,由專人負責管理。
2、通過各種渠道收集教師任課、進修、觀摩教學、改革教學方法、科學研究等成果、學術(shù)活動、外語狀況、計算機情況、學術(shù)水平鑒定及參加有關(guān)會議總結(jié)等材料。
3、對歸檔材料要驗證真?zhèn)魏屯暾c否,要求用黑鋼筆或黑水筆填寫,書寫字跡工整,不得用鉛筆、圓珠筆填寫。
。ㄈI(yè)務檔案材料的管理
1、對材料收集整理時檔案管理的`基礎(chǔ)工作,是政績材料向檔案轉(zhuǎn)化的重要步驟,這是項經(jīng)常性的工作。對接收來的材料,按理卷的要求進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理,大致分為六類;
。1)個人基本情況:包括登記表、學歷及職稱復印件、獎懲復印件等;
。2)教學活動,包括任課、進修、觀摩、改革教學方法、更新教材、改進實驗方法、設(shè)備、措施等;
。3)學術(shù)活動,包括參加學術(shù)研討會議、學術(shù)交流,學術(shù)任職等(具有復印件)。
(4)科研活動,包括教學資料編寫,科研論文,著作科研成果的登記及復印件;項目的立項運作,完成的情況;
(5)計算機、外語考試、培訓學習情況(證書復印件);
(6)教學競賽獲獎證書、教案、反思及專家評課資料,業(yè)務上的工作獎勵、鑒定、評語等據(jù)實記載(證書復印件);
2、對檔案材料的整理工作要求及時準確,利于考核、考查材料的準確程度及學術(shù)價值;
3、業(yè)務檔案的使用,要確定閱檔人員范圍,建立業(yè)務檔案傳閱制度。
檔案管理制度4
加強對專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務考核檔案(以下簡稱業(yè)務考核檔案)的管理,充分發(fā)揮業(yè)務考績檔案在教育、教學工作中的積極作用,現(xiàn)就業(yè)務考核檔案建立歸檔,收集,傳遞,傳閱,保管等制度提出如下意見。
一、每個專業(yè)技術(shù)人員都必須建立業(yè)務考核檔案,作為對本人考察、使用,晉升、獎勵的主要依據(jù)。業(yè)務考績檔案由學校領(lǐng)導指定專人負責建立和保管。
二、業(yè)務考績檔案范圍
1、任職資格申報表。
2、考核材料。
3、成果材料。
4、其他有關(guān)活動中形成的各種有價值的表冊和材料,如指導培養(yǎng)青年教師上公開課、作輔導報告、優(yōu)秀教案、先進班主任工作小結(jié)等方面。
三、業(yè)務考核材料的收集。
1、按歸檔材料的范圍,形成收集歸檔材料的網(wǎng)絡,將專業(yè)技術(shù)人員在日常工作中形成的己辦理完畢的'有關(guān)材料經(jīng)負責人審核后,及時送交業(yè)務考績檔案的負責人。
2、業(yè)務考核檔案的負責人應在每年6――7月份到到有關(guān)部門收集一次,拾遺補缺,經(jīng)清理后利用暑假分類歸檔。
四、業(yè)務考核檔案的傳遞和借閱
1、專業(yè)技術(shù)人員調(diào)動工作時,其業(yè)務考核檔案應及時轉(zhuǎn)入有關(guān)單位組織人事部門,轉(zhuǎn)出時須辦理登記注銷手續(xù),不得個人自帶。
2、部門借閱,一般在檔案室進行,特殊情況,經(jīng)學校分管領(lǐng)導批準后方可借出,但不得超過借閱期限,如本人要求查閱,須經(jīng)單位領(lǐng)導同意,但只能借閱不得將檔案帶出檔案室,有關(guān)的組織推薦意見,鑒定、民意測驗一般不允許查閱。
3、借閱檔案一般不超過一周。如確因工作需要超期借閱,應辦理續(xù)借手續(xù)。
4、任何人不得涂改、增刪檔案材料,歸還時要清點核對。如發(fā)現(xiàn)問題,將追究責任,嚴肅處理。
五、業(yè)務考核檔案的保管和保密
1、保管人員要模范地執(zhí)行國家、機關(guān)上級機關(guān)和單位制定的檔案工作法規(guī)、制度,忠干職守、積極地做好本職工作。
2、保管人員要定期將收集的材料講行清理、分類和歸檔,對已形成的檔案定期進行檢查。
3、對業(yè)務考核檔案要進行科學的管理,按照便于利用、便于管理的要求進行分類編號,要定期做好業(yè)務考績檔案的統(tǒng)計工作。
4、保管人員必須自覺遵守《中華人民共和國檔案法》中的保密法規(guī)按照要求辦事,做到萬無一失。
5、檔案室要健全防火、防盜、防潮等設(shè)施,特別每年雨季要做好防潮措施,并定期檢查,如發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。
檔案管理制度5
1、文書立卷
每年年初機關(guān)文書部門或業(yè)務部門首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類目,根據(jù)案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上,將文件按以下特征逐項分開。
①分年度。將文件按其形成的年度分開。
、诜旨墑e。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級、同級、下級。對互相聯(lián)系緊密的文件,如上級的'批復、下級的請示應放在一起。
③分機構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開。
、芊謫栴}。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。
⑤分期限。根據(jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》,將文件按不同的保管期限分開。
在文書分類的基礎(chǔ)上,根據(jù)實際情況,靈活運用文件各特征(問題、作者、時間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機關(guān)),分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題,簡明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來后,根據(jù)卷內(nèi)文件時間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內(nèi)文件的頁號;填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物,裝訂案卷;填寫案卷封面,包括案卷標題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號等。
2、檔案管理
將檔案庫房的檔案柜、架科學排列編號。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生。學習和掌握檔案保護技術(shù)。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施,避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。
3、檔案利用
準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等,并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件,需經(jīng)秘書長批準;對摘抄、復制的檔案資料進行審核、登記,然后在摘抄、復印件上注明出外、時間。借閱檔案,應認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》,以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。
4、檔案統(tǒng)計
建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報,及時上報有關(guān)部門。
5、檔案鑒定
根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,制定檔案保管期限表,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務部門的人員組成鑒定小組,定期對檔案進行鑒定。剔除沒有保存價值的文件,對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經(jīng)滿10年的檔案,移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協(xié)大事記、常委會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
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