接待管理制度(通用14篇)
在當今社會生活中,很多地方都會使用到制度,制度是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位,為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序,保證國家各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展,依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導性與約束力的應用文。擬定制度的注意事項有許多,你確定會寫嗎?下面是小編收集整理的接待管理制度,歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。
接待管理制度 篇1
一、總則
。ㄒ唬槭构窘哟ぷ饔兴裱刂贫ū局贫取
。ǘ┍局贫冗m用于公司基地接待工作。外駐機構及總部接待工作另作規(guī)定。
。ㄈ┬姓k公室負責制度解釋。
二、接待事務分類
A類:貴賓接待。指公司領導重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門的`接待。
。骂悾簶I(yè)務接待。指營銷客戶的接待。
C類:普通接待。指一般來客的接待。
三、接待場所管理
。ㄒ唬┕净卦O三個接待處所:文化苑用于貴賓接待,商務室用于業(yè)務接待,休閑廳用于普通接待。
。ǘ┢渌鼒鏊偨(jīng)理室外一律不得用做接待場所,待客必須在指定處進行。
四、接待職責分工
(一)接待工作是公司窗口式工作,對于塑造企業(yè)良好形象、實現(xiàn)“先賣企業(yè)后賣產(chǎn)品”營銷策略目標,具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規(guī)范操行。
(二)接待內(nèi)容包括:迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下:
1.接待中心:提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準備,協(xié)理貴賓室、商務室定時進行“一般”清掃工作。
2.警衛(wèi)值班:提供安全保障及來客導入。
3.總臺文員:提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄,安排來客食宿。
4.經(jīng)辦部門:負責接待洽談并陪同始終。
5.秘書:管理貴賓室、商務室、負責招待服務并陪同洽談及參觀介紹
。ㄈ┺k公室主任對接待工作負有全面責任。
五、接待方式
。ㄒ唬┵F賓接待:秘書迎接來客于文化苑入座,公司領導陪客接待,以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果方式招待,如須就餐由公司領導或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐,必要時安排北京市里酒店就餐。
。ǘI(yè)務接待:營銷部門主辦人員迎接客戶于商務室洽談,文秘員陪同并服務,以煙茶、飲料、糖果方式招待。原則上安排工作餐,由秘書服務、營銷經(jīng)辦人陪同。如須安排外出就餐,由營銷部長或指派人員陪同。
。ㄈ┢胀ń哟簶I(yè)務部門接待并服務,以普通香煙、白開水方式招待,由部門指定人員陪同于餐廳就餐。
六、接待規(guī)則
。ㄒ唬┙哟话愠绦
警衛(wèi)值班詢清來由后指導路線并通報總臺
總臺文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報接待部門及服務人員
接待經(jīng)辦人員請來客到專門接待室
接待洽談,總臺安排食宿
相關人員禮貌送客
。ǘ┙哟Y儀要點
1.接待人員須嚴格遵守公司相關規(guī)定,不準有任何越格行為發(fā)生。
2.總臺文員于接待進行時,須密切注視接待動態(tài),做好控制指揮工作,保證規(guī)范進行。
3.接待過程中迂有來客提出辦理限制事宜,須婉言解釋。
(三)接待用品準備
1.通用備品:煙及配套用品、水及水具、雜志、便箋及鉛筆等。
2.特殊備品:文化苑速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等;商務室夏季飲料及糖果。
3.備品采購:依物資管理制度進行,秘書辦理采購。
。ㄋ模┉h(huán)境標準
1.物品擺放整齊,且表面無灰塵;
2.地面干凈無臟物,空氣流通清新;
3.室溫適度,燈光合適,電視調(diào)好;
4.備品齊全。
。ㄎ澹﹨⒂^規(guī)定
1.決定參觀須請示辦公室主任批準。
2.參觀介紹以秘書為主,接待部門配合。
3.非經(jīng)總值班批準不準入室參觀和拍照生產(chǎn)場所。
4.參觀進行時,原則上介紹者在先、接待經(jīng)辦在后。
5.參觀所到之處,作業(yè)人員須集中精力做事,不得東張西望,更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。
接待管理制度 篇2
一、公司客戶分類。
A類:公司貴客,指公司高層的重要客人;B類:貴賓接待,指公司重要客戶、外賓的接待;C類:業(yè)務接待,指營銷客戶的接待;D類:普通接待,指一般來客的接待。
二、接待基本內(nèi)容與工作安排。
公司客戶的接待的一般內(nèi)容為“迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務”。接待人員需真誠熱情,注重文明用語,規(guī)范化服務。前臺人員應配合部門業(yè)務人員周到化服務,原則上根據(jù)具體業(yè)務事項由相關業(yè)務負責人接待,需部門主管以上接待的,由部門總監(jiān)接待,接待用品由相關部門主管負責把關。
三、費用控制事項。
接待人員需遵守公司相關規(guī)定,不準有任何越格行為。對于客戶提出的辦理限制事宜,應婉言謝絕或及時報公司領導。接待費用的控制上應該注意一下幾點事項:
1、接待規(guī)格:按照客戶的分類,安排相應的接待方式,但應在客戶滿意的基礎上控制費用標準,不得奢華浪費。A類客戶由公司高層接待,費用應該控制在500元/人;B類客戶由部門總監(jiān)接待,費用應控制在300元左右/人;C類客戶由部門經(jīng)理接待,應控制在200元左右/人;D類客戶由部門主管或業(yè)務負責人接待,費用應控制在150元/人。其中銷售部門客戶接待費用由本部門負責。
2、陪同人員:在諸如飯局、娛樂等客戶服務項目中,原則上客戶在5人以下的,公司派1人陪同;5至10人的,公司派2人陪同;10人以上的,公司可派3人以上陪同。
3、客戶送禮:公司的客戶送禮由各部門主管負責安排,原則上禮品應符合客戶品味、價格合理、能代表公司形象等,重要禮品需報執(zhí)行委員會主席。
物業(yè)公司的客戶接待主要做些什么?
1、接待客戶來訪,處理客戶投訴。
2、辦理裝修、物品放行、維修受理等日常事務。
3、每天進行房屋建筑、設施設備、安全(含夜間查崗)、清潔(含垃圾清運)、綠化、消殺等工作的不定時巡查。
4、根據(jù)計劃定期安排房屋建筑、設施設備的維護工作。
5、根據(jù)季節(jié)不同,每月對公共區(qū)域安排2次以上的消殺工作。
6、每月對材料采購進行控制,并對庫存材料進行盤點。
7、每月組織相關培訓及考核工作。
8、每月對管理費收繳工作進行統(tǒng)計,并實行上門催繳等方式保證收繳率達到公司要求。
9、每月對水電費用進行統(tǒng)計分析,對本月管理成本進行核算。
10、每季度向業(yè)主公布一次管理費收支狀況及本體維修基金使用情況。
11、每年安排水池/箱進行兩次清洗,并送水樣進行檢測。
12、每年至少一次對客戶意見進行征詢。
13、按計劃組織社區(qū)文化活動及社區(qū)宣傳活動。
14、定期與業(yè)委會進行溝通。
15、定期與行業(yè)主管部門、政府相關部門進行溝通。
在接待客戶時應該注意什么啊?
迎來送往,是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環(huán)節(jié),是表達主人情誼、體現(xiàn)禮貌素養(yǎng)的重要方面,尤其是迎接,是給客人良好的第一印象的最重要工作。給對方留下好的第一印象,就為下一步深入接觸打下了基礎。迎接客人要有周密的部署,應注意以下事項:
1、對前來訪問、洽談業(yè)務、參加會議的客人,應首先了解對方到達的車次、航班,安排與客人身份、職務相當?shù)娜藛T前去迎接。若因某種原因,相應身份的'主人不能前往,前去迎接的主人應向客人做出禮貌的解釋。
2、主人到車站、機場去迎接客人,應提前到達,恭候客人的到來,絕不能遲到讓客人久等?腿丝吹接腥藖碛,內(nèi)心必定感到非常高興,若迎接來遲,必定會給客人心里留下陰影,事后無論怎樣解釋,都無法消除這種失職和不守信譽的印象。
3、接到客人后,應首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們美麗的城市”、“歡迎您來我們公司”等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B,如果有名片,可送予對方。
4、迎接客人應提前為客人準備好交通工具,不要等到客人到了才匆匆忙忙準備交通工具,那樣會因讓客人久等而誤事。
5、應提前為客人準備好住宿,幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領進房間,同時向客人介紹住處的服務、設施,將活動的計劃、日程安排交給客人,并把準備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。
6、將客人送到住處后,不要立即離開,應陪客人稍作停留,熱情交談,談話內(nèi)容要讓客人感到滿意,比如客人參與活動的背景材料、當?shù)仫L土人情、有特點的自然風景觀、特產(chǎn)、物價等?紤]到客人一路旅途勞累,主人不宜久留,讓客人早些休息。分手時將下次聯(lián)系的時間、地點、方式等告訴客人。
接待管理制度 篇3
一、為了進一步規(guī)范市局機關的接待工作,嚴格控制接待費用支出,特制定本制度。
二、接待原則
。ㄒ唬w口管理的原則:市局機關的接待工作統(tǒng)一歸口辦公室和機關服務中心管理,并具體承辦接待工作。
。ǘ⿲诮哟瓌t:外省、外單位與市局機關各單位聯(lián)系工作需要接待的人員,原則上由市局機關各單位對口接待,由服務中心按統(tǒng)一標準安排。
(三)事前審批原則:所有接待事項,必須事先按規(guī)定的審批程序報批,未經(jīng)批準的接待費用不得報銷。
(四)勤儉節(jié)約的原則:接待工作既要熱情周到,禮貌待客,又要厲行節(jié)約,嚴格控制經(jīng)費開支,杜絕奢侈浪費。
(五)定點接待原則:分別不同接待對象,確定不同的接待地點進行定點接待。市局要與定點單位訂立接待協(xié)議,明確各自責任,規(guī)范接待管理工作。
三、接待范圍
(一)國家稅務總局領導和各司局領導以及總局機關各單位工作人員。
。ǘ┩馐、自治區(qū)、直轄市國稅局領導及其他相關人員。
。ㄈ┣皝砦揖謾z查工作的各類檢查組工作人員。
。ㄋ模┦↑h委、省政府及有關單位、部門領導。
(五)本系統(tǒng)到市局辦理公務的國稅干部職工。
。┦芯诸I導決定需要接待的有關人員。
四、接待標準
來賓接待就餐實行“基本餐加迎送餐”制。
。ㄒ唬﹪叶悇湛偩挚腿税匆韵聵藴式哟
1、總局領導來檢查指導工作,由辦公室和機關服務中心安排行程及食宿地點,送局領導審批后,接待費用據(jù)實列支。
2、司局級領導及隨行人員:基本用餐標準為每人每天XX元以內(nèi),另按XX元以內(nèi)標準(含酒水,下同)由局領導出面宴請一次。住宿標準為司局級領導每人每天XX元以內(nèi),隨行人員每人每天XX元以內(nèi)。
3、處級及處級以下干部:基本用餐標準為每人每天XX元以內(nèi),另按XXX元以內(nèi)標準宴請一次。住宿標準為每人每天250元以內(nèi)。
。ǘ┩馐。▍^(qū)、市)國稅局客人按以下標準接待:
1、副廳級以上領導及隨行人員:基本用餐標準為每人每天XX元以內(nèi),另按XX元以內(nèi)標準宴請一次。住宿標準為副廳級以上領導每人每天XX元以內(nèi),隨行人員每人每天XX元以內(nèi)。
2、處級及處級以下干部:基本用餐標準為每人每天XX元以內(nèi),另按XX元以內(nèi)標準宴請一次。住宿標準為每人每天XX元以內(nèi)。
(三)接待前來我局檢查工作的各類檢查人員,由相關單位根據(jù)檢查內(nèi)容、時間、人數(shù)以及接待標準提出接待預算,經(jīng)服務中心主任或辦公室主任審批后執(zhí)行。
(四)省黨委、省政府及有關單位、部門領導的接待標準比照總局領導的有關標準辦理。
(五)本系統(tǒng)來市局辦理公務的國稅干部職工,由相關處室通知機關服務中心在市局指定的'飯店安排食宿。住宿按一人一床安排。用餐安排工作餐,工作餐標準為每人每天XX元(早餐10元、中餐和晚餐各30元)。
五、接待程序及要求
。ㄒ唬┦芯謾C關各單位所有接待對象必須先填寫“市局機關公務接待審批單”,并按規(guī)定標準提出經(jīng)費預算。
。ǘ┓⻊罩行母鶕(jù)接待單位填報的“市局機關公務接待審批單”,核定接待費用。凡在定點單位接待的,其接待審批單由服務中心按規(guī)定的標準和原則掌握審批。一次接待費金額在XXX元以內(nèi)的由服務中心主任審批。一次接待費金額超過XXX元的,由辦公室主任審核后報主管局領導批準。在定點單位以外的接待開支,由辦公室主任和分管局領導審批。
(三)各單位要嚴格控制陪同人員,陪同人員原則上不得超過3人。
(四)在接待工作中要嚴格按標準控制費用開支,接待用煙用酒原則上只能是本地產(chǎn)煙酒。
。ㄎ澹┏哟龂叶悇湛偩秩藛T外,市局接待的其他客人由機關服務中心安排定點飯店住宿。除副廳級以上干部外,其他人員的住宿只負責為每人提供一個床位,需要包房的,超出的費用由客人自理。
。┕珓战哟ぷ鹘y(tǒng)一由機關服務中心安排,市局機關其他單位不得自行安排或擅自要求提高接待標準,否則不予報銷接待費用。
六、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
接待管理制度 篇4
一、總則
第一條 為進一步提高公司的接待管理水平,促進接待工作的規(guī)范化,更好地反映我公司精神面貌,增進各級領導和兄弟單位的支持和合作,達到增進友誼、交流信息、有效改善企業(yè)外部環(huán)境,樹立良好企業(yè)形象的目的,特制定本管理辦法。
二、接待工作的主要任務
第二條 安排上級部門、兄弟單位、友鄰部門和基層單位領導來公司人員的吃、住、行。
第三條 安排重要來賓的檢查、考察、調(diào)研等活動。
第四條 協(xié)助辦理公司大型會議的會務工作。
第五條 協(xié)助開展公共關系工作,協(xié)調(diào)好公司的外部環(huán)境。
三、接待工作的基本原則
第六條 堅持為提高企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟效益服務的原則,強化公關意識,增強接待工作深度,宣傳企業(yè)形象,提高公司聲譽,并廣泛獲取信息。
第七條 接待工作要堅持規(guī)范化、標準化,符合禮儀要求,按制度和程序辦事,克服隨意性;既要嚴格執(zhí)行黨和國家有關廉政建設的規(guī)定,又要增加兄弟單位之間的感情,同時也要完成領導交辦的工作任務。
第八條 接待安排應根據(jù)來賓的身份和任務,安排不同領導的接待,確定相應人員的陪同;既要熱情周到、也要講節(jié)約,量力而出,反對鋪張浪費。
第九條 堅持辦公室歸口管理與對口部門接待相結合的原則。辦公室負責接待工作的統(tǒng)一管理,辦理重要接待事務;對涉及較強業(yè)務性的接待事務,應由有關項目部牽頭對口接待,辦公室配合。
第十條 接待工作中應自尊自重,本著尊敬來賓的原則,搞好服務,不允許發(fā)生有損我所形象的事件。
四、接待工作的的程序與規(guī)定:
第十一條 日常接待工作的規(guī)范:
1、接打電話時,要使用文明語言如"您好"、"請問貴姓"、 "您找哪位"、"請稍候"、"謝謝"等等之類的禮貌用語。
2、在打電話前要準備好記錄用紙、筆或其它所需要的文件、資料,不能等電話接通后,去找所需要的東西而對方拿著聽筒等候。
3、當客人來訪時,應熱情迎接,主動引客人到辦公室或接待室交談。忌讓客人長久等候無人過問。如本人有事離開辦公室時,應將辦公桌上的文件、資料安放好,以免泄密或丟失。
4、宴請客人時,應根據(jù)宴請的性質(zhì)和規(guī)模不同,分為工作餐、聚餐、宴會;根據(jù)來賓的身份,確定不同的人坐陪。
第十二條 一般性接待工作的程序:
1、接待前的準備工作
1)、對來賓的基本情況做到心中有數(shù)。
2)、制定和落實接待計劃。
3)、做好接待前的細節(jié)工作。
2、接待中的服務工作
1)、安排專人迎接來賓。
2)、妥善安排來賓的生活。
3)、商訂活動日程。
4)、安排公司領導看望來賓。
5)、精心組織好活動。
6)、安排宴請和瀏覽。
7)、為客人訂購返程車船或飛機票。
3、接待后的工作
1)誠懇地向來賓征求接待工作的意見,并詢問有什么需要接待人員辦理的'事情。
2)把已經(jīng)訂好的返程車(船、飛機)票送到客人手中,并商量離開招待所或賓館的具體時間。
3)安排送客車輛,如有必要還應安排公司領導為客人送行。
五、接待工作的有關要求
每十三條 根據(jù)領導意圖及客人的需求,掌握接待工作的規(guī)律,做到目標明確,思路清晰,計劃周密,主次分明,機動靈活,以高度的事業(yè)心和責任感,發(fā)揚嚴細作風,扎實做好工作。
每十四條 嚴格執(zhí)行規(guī)定和標準,堅持請示報告制度,在授權范圍以外個人不得擅自作任何決定和承諾。未經(jīng)同意私自安排的宴請等接待費用,一律不予簽字報銷。
每十五條 著裝整潔大方,舉止談吐文明禮貌,服務熱情、周到、耐心,保持良好的精神風貌,從各方面體現(xiàn)恩湃公司的良好形象。
每十六條 辦公室接待管理人員要不斷加強學習和培訓,熟悉接待服務管理知識,掌握公共禮儀規(guī)范,了解公司的基本情況以及本省的政治、經(jīng)濟、人文、地理、風俗民情和風景名勝的一般知識,并具備必需的應變能力和語言表達能力。
六、附則
第十七條 本管理辦法經(jīng)總經(jīng)理辦公會討論通過,自頒布之日起開始實施。
第十八條 本辦法由辦公室負責解釋。
接待管理制度 篇5
為了使我鎮(zhèn)接待工作進一步規(guī)范化、制度化,根據(jù)上級有關規(guī)定,結合我鎮(zhèn)實際情況,特制訂以下接待用餐管理制度:
一、接待工作要本著“熱情、周到、得體、大方、安全、節(jié)約、憑能力、按標準”和“對口負責、各司其職”的原則,積極做好接待工作。
二、鎮(zhèn)政府的接待要提前請示書記或鎮(zhèn)長,經(jīng)書記或鎮(zhèn)長批準后,由辦公室憑接待卡負責接待;屬各部門接待的要提前請示分管領導,由分管領導請示鎮(zhèn)主要領導同意后方可接待。各部門負責接待的客人,接待經(jīng)費由各部門負責。
三、需要開工作餐的,原則上在鎮(zhèn)政府飯?zhí)镁筒;如特別重要接待餐,經(jīng)請示書記或鎮(zhèn)長后,可到到鎮(zhèn)政府指定的飯店就餐。
四、開工作餐要本著“厲行節(jié)約、對口對等”的原則,嚴格控制陪餐人員,非有關人員不開工作餐。
五、嚴格執(zhí)行宴請標準。原則上正處級以上領導干部每人每餐不能超過40元,副處級至副科級領導干部每人每餐不能超過30元。村干及一般干部因公需開工作餐的,每人每餐不能超過10元。不能隨意超出標準,特殊情況要報經(jīng)主管領導批準。如擅自超標準接待的,餐費由經(jīng)手人自理。
六、工作餐及宴請所用的.酒、水果等,原則上應是本地土特產(chǎn),嚴格控制名酒、名貴菜譜,不上香煙。
七、邊遠山區(qū)的村干因參加會議或其他公事,當日不能來回需要住宿的,原則上由辦公室報請鎮(zhèn)主要領導同意后,安排住湛岑旅社,按現(xiàn)行差旅費規(guī)定的住宿費標準交納房租費;各部門訂房的房租由各部門自己負責。
八、接待經(jīng)費必須日清月結。鎮(zhèn)政府的接待經(jīng)費由辦公室、財會室一起在月底結算;各部門接待經(jīng)費由各部門自行結算。每月結帳后要向主管領導匯報,再由主管領導向書記、鎮(zhèn)長匯報。
九、任何人都不能不經(jīng)批準,擅自掛賬欠數(shù),否則后果自負。
十、本制度與過去下發(fā)文件有抵觸的,按本制度執(zhí)行。本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
接待管理制度 篇6
1、目的
加強公司及各部門公務接待工作的管理,提高公務接待水平,降低招待費用,減少非生產(chǎn)成本支出,確保各項公務接待活動規(guī)范、有序進行。
2、適用范圍
本標準適用于公司各部門公務接待活動的管理。
3、職責
3.1 黨政辦公室
3.1.1公司公務接待工作的歸口管理部門,負責安排接待來賓的迎送、陪餐、陪同人員,并通知相關人員參加。
3.1.2做好來賓的接待工作安排,包括客人的就餐、住宿、出行等的協(xié)調(diào)與安排。
3.1.3根據(jù)各部門性質(zhì)及對外業(yè)務聯(lián)系情況,每年核定招待費用計劃和指標額度。
3.1.4對各部門發(fā)生的接待費用進行監(jiān)督,定期檢查,嚴格控制開支范圍。
3.2財務部門
3.2.1負責各部門業(yè)務招待費的審核、支付。
3.2.2對業(yè)務招待費使用的合法性以及計劃指標范圍實行財務監(jiān)督。
3.3各部門
3.3.1做好本部門來訪人員的接待工作,對重要來賓的到訪,及時告知辦公室,以便做好對口接待工作。
3.3.2對本部門的業(yè)務接待費用的管理負責,嚴格按標準進行控制。
4、規(guī)定和程序
4.1公務接待的原則
4.1.1堅持“統(tǒng)一管理、嚴格審批”的原則,公司的對外接待工作統(tǒng)一由辦公室負責組織安排;各部門的接待工作嚴格按程序進行審批,凡未按程序?qū)徟哟,接待費用一律不予報銷。
4.1.2堅持“熱情周到,厲行節(jié)約”的原則,在確保接待質(zhì)量的前提下,嚴格控制招待費用。在接待中不準超標準接待,不向客人贈送紀念品,不安排高消費娛樂活動。
4.1.3公務接待按照“對口接待、陪同適度”的.原則,不擴大接待范圍,嚴格控制陪同人員數(shù)量。
4.2公務接待的范圍
4.2.1市、油田公司領導及有關部門領導來公司檢查指導工作。
4.2.2業(yè)務協(xié)作單位來公司商務洽談。
4.2.3招待新、舊合作伙伴,慶祝新契約關系的建立。
4.2.4公司舉行的大型會議、集體活動等。
4.2.5公務活動確需接待的領導及工作人員。
4.2.6因私事或非公務活動來我公司的人員原則上不予接待,特殊情況須經(jīng)辦公室同意,呈報總經(jīng)理批準。
4.3公務接待的程序
4.3.1各部門在接到客人的電話、傳真通知后,應準確記錄來客單位、姓名、職務、性別、民族、人數(shù)、來訪目的和要求、抵達時間、抵達方式、日程安排等基本情況。
4.3.2公司的來賓住宿或就餐應按業(yè)務性質(zhì)經(jīng)公司總經(jīng)理同意后,由辦公室統(tǒng)一負責安排定點酒店。
4.3.3各部門的來賓住宿或就餐的,其程序為:負責接待的部門填寫《業(yè)務接待審批單》,一次一單,報主管副總審批,接待人員憑審批單到定點酒店安排接待。
4.3.4有特殊情況無法先填寫審批單的,要電話請示主管副總批準,接待完畢補填《業(yè)務接待審批單》。
4.4公務接待的標準
4.4.1用餐標準
1)工作餐標準根據(jù)來賓級別,按每人每天30元、40元、50元三個檔次安排。
2)宴請用餐,根據(jù)來賓級別,就餐標準應控制在60-120元/人以內(nèi);酒水以新疆地產(chǎn)酒為主,支出不得超過菜金價格。
4.2.2住宿標準
1)除召開會議外,住宿費原則上由住宿賓客自理。特殊情況屬公司報銷處理的,需經(jīng)主管領導批準后,方可按程序報銷。
2)酒店住宿標準為三星級標準間或同檔次房間。
4.4.3接待來賓時需備水果、香煙的,每人按8-15元標準,由辦公室負責安排。
4.5公務接待費用核銷
4.5.1接待費用應由負責接待的人員在《業(yè)務接待審批單》及就餐、住宿結算單上簽字認可,方能進行報銷。
4.5.2就餐住宿應開具正規(guī)發(fā)票,接待完畢,立即結算。接待部門持《業(yè)務接待審批單》附發(fā)票到辦公室進行登記,審批單由辦公室保存?zhèn)浒,發(fā)票經(jīng)分管領導審核簽字,報總經(jīng)理簽字審批,到財務部門進行報銷。
4.5.3結算報銷每季度進行一次,過期不予報銷。
4.5.4對超出標準或未經(jīng)審批發(fā)生的接待費用,財務部門一律不予報銷。
4.5.5公司的日常招待物品由辦公室負責采購,采購完畢經(jīng)辦人應持正規(guī)發(fā)票報辦公室主任審核,經(jīng)分管領導簽字同意,憑發(fā)票到財務部門報銷。辦公室應建立招待物品的采購、領用臺帳。
4.5.6任何不符合規(guī)定的開支均不得列入招待費的范圍。
4.6監(jiān)督檢查
4.6.1辦公室每季度統(tǒng)計一次公司領導和各部門招待費用支出情況,定期進行分析,將結果向總經(jīng)理反饋。
4.6.2辦公室對各部門招待費用使用情況進行監(jiān)督,節(jié)約的給予獎勵,超支或嚴重超標準接待的應提出警告和批評,對造成不良影響的應給予黨、政紀處分。
5、附則
5.1本規(guī)定由辦公室負責解釋并修訂。
5.2本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
接待管理制度 篇7
一、目的
為樹立公司良好形象,提高接待管理水平,加強公司對外聯(lián)系和交流,本著“熱情禮貌、服務周到、厲行節(jié)約、對口接待,嚴格標準,統(tǒng)一管理”的原則,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司各種接待工作(含業(yè)務接待、會議接待、參觀考察等)。
三、監(jiān)督管理
綜合管理部為公司接待工作的歸口管理部門,負責接待工作的安排和管理,擬定重要來賓的接待計劃,協(xié)調(diào)相關部門落實接待任務,提供后勤保障。
各部門在接到重要來賓訪預約后,須報綜合管理部,并協(xié)調(diào)擬定接待計劃,需公司領導出席、綜合管理部協(xié)調(diào)的重要接待,應提前5天告知綜合管理部。
四、計劃與準備
1、在接到公司領導通知或相關部門來訪預約時,需了解來賓基本情況:來賓職務、來訪具體時間、人數(shù)、本地逗留日期、目的地和要求等。在此基礎上擬定接待計劃,排出日程安排表,酌情安排接待標準。
2、根據(jù)來賓情況按計劃通知相應的項目做好參觀、接待準備,并通知參加會晤的領導、陪同人員,落實會晤時間及場所。
3、根據(jù)來賓情況提前至少一天按接待標準預定好宴請來賓的酒店,提前按接待標準預約來賓下榻酒店。需為一級接待標準的來賓提前辦理房卡,酌情在房間內(nèi)準備相關水果。
4、按分級接待標準安排酒水:接待用酒水由綜合管理部統(tǒng)采購,接待時登記領用,該費用分別于對應的'各部門業(yè)務費中列支。
5、相關接待部門與綜合管理部根據(jù)情況計劃安排來賓路線,并形成《接待細案》(附件1),填寫《宴請接待審批單》(附件二)進行費用申報。
6、因會議需要要在會場準備花卉(除簽約儀式外,一般不安排花卉)、水果、茶水、音響設備、投影設備、領導席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、名牌等的物料的,需提前至少三天提報申請交給綜合管理部,落實相關事項。特殊的場合需要安排禮儀人員、邀請新聞媒體、草擬新聞稿、安排攝影像等,由該次接待的業(yè)務部門責任人統(tǒng)等。
7、綜合管理部根據(jù)接待行程安排所需車輛,保證車輛清潔,安全性能良好,司機車輛聽從綜合管理部和主接待人員協(xié)調(diào)安排,統(tǒng)一調(diào)度,接待全過程要確保安全駕駛。
五、接待標準
菜肴以家常菜為主,不得提供魚翅、燕窩等高檔菜肴和用野生保護動物制作的菜肴。嚴格控制陪餐人數(shù),接待對象在10人以內(nèi)的,陪餐人數(shù)不得超過3人;超過10人的,不得超過接待對象人數(shù)的三分之一。
接待費包括交通費用、住宿費用、餐飲費用或其他因來賓招待而產(chǎn)生的費用;報銷憑證應當包括財務票據(jù)、接待細案和派出單位來訪函、調(diào)研函、考察函等。
六、接待禮儀
1、儀表:面容清潔,衣著得體。
2、舉止:穩(wěn)重端莊,從容大方。
3、言語:語氣溫和,禮貌文雅。
4、態(tài)度:誠懇熱情,不卑不亢。
5、迎接來賓時:要注意把握迎候時間,提前等候在集團門口或車站機場,接待人員引見介紹主賓時,要注意順序。
6、接受名片:要以恭敬的態(tài)度雙手接受,默讀一下后鄭重收入口袋中。
7、過走廊時:通常走在客人的右前方,不時左側(cè)回身,配合客人腳步,轉(zhuǎn)彎處伸右手示意,并說“這邊請”。
8、進電梯時:要告訴客人上幾樓,讓客人先進,先出。
9、座談時:客人落座后,要以雙手奉茶,先客人,后主人;先領導,后同事;隨時注意添加茶水。
10、送客時:根據(jù)身份確定規(guī)格,若送至集團門口、汽車旁,招手待客人遠去,方可離開。
11、接待中應厲行節(jié)約,精打細算,不擺闊氣,不講排場,不奢侈浪費。
七、注意事項
接待應有聲像記錄(不適合攝像的場合除外)。接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議,要特別注意保密,接待中既要熟練介紹公司情況,又要內(nèi)外有別,嚴守本公司商業(yè)機密,對不宜攝影攝像的場合,應向參觀人員說明。
八、信息反饋
接待人員應及時做好重要來訪信息記錄,將與來訪者交流中取得的信息匯總整理,提取其中對公司有價值的信息匯總后反饋給相關部門領導。
九、附則
1、本制度未盡事宜由綜合管理部負責解釋并修訂;
2、本制度自下發(fā)之日起實施。
接待管理制度 篇8
為規(guī)范局機關公務接待工作,保持廉潔、務實、勤儉、節(jié)約的良好工作作風,現(xiàn)根據(jù)中央和省、市委的有關文件精神,結合市檔案局工作實際,特制定本制度。
一、 接待原則
認真貫徹執(zhí)行中央、國務院和省、市關于接待工作的指示精神及廉政建設的有關規(guī)定,本著有利公務的原則,實行統(tǒng)籌安排,使接待工作規(guī)范化、標準化、制度化。
二、 接待范圍
1、國家、省檔案局和市委、市政府領導及其他地市來我局視察、指導工作的領導。
2、與檔案事業(yè)發(fā)展有重要關系的市直部門、區(qū)縣和鄉(xiāng)鎮(zhèn)的領導。
3、經(jīng)局長同意確需接待的其他客人。
三、 接待程序
1、接待工作由辦公室負責統(tǒng)一安排。各位局領導和各科室接到來客通知后,要及時與辦公室聯(lián)系,經(jīng)辦公室請示局長同意,確需接待的,由接待經(jīng)辦人如實填寫《接待批辦單》,寫明來客姓名、單位、職務、人數(shù)、來訪目的及活動天數(shù)。
2、辦公室要根據(jù)來客情況,提出接待標準、陪餐人員等建議,經(jīng)局長同意后,由經(jīng)辦人負責到指定賓館聯(lián)系辦理,按標準做好接待服務工作。
四、 接待標準
1、宴請標準:要本著節(jié)儉、突出特色的原則,做到不鋪張、不浪費,既熱情周到,又讓客人滿意,就餐標準由陪餐人員按每個季節(jié)的'一般就餐標準靈活掌握安排。同時,接待要實行對等、對口接待,其他局領導和科室人員不屬對口的,一般不參加接待。
2、陪餐人數(shù):為壓縮開支,要盡量減少陪餐人數(shù),不論是上級還是其他單位來人,都要嚴格控制一客多陪,具體陪客人員原則上由局領導指派,陪餐人數(shù)最多不超過3人。
3、住宿:地廳級以上領導一般安排套間,縣處級領導一般安排標準間,其他客人一般安排標準間或三人間。
五、接待要求
1、對接待范圍內(nèi)的客人,要尊重其生活習慣,根據(jù)其需要和特點,提供適合客人口味的餐食,選料要鮮活、注意營養(yǎng),確保安全衛(wèi)生,突出地方風味,原則上只用本地茶水、酒和飲料。
2、辦公室在接待工作中,要妥善安排好接待任務,從大處著想,從小事著手,確保接待工作不出紕漏,接待人員要自覺遵守接待規(guī)定,嚴格控制接待范圍,執(zhí)行同城不吃請的規(guī)定,準確把握接待規(guī)格。
3、符合接待規(guī)定的客人,原則上由辦公室安排在指定賓館食宿,市委、市政府另有接待標準的除外。接待結束后,接待經(jīng)辦人員要當場核清餐單費用并簽字,由辦公室定期與賓館結算。凡未經(jīng)局主要領導同意,在其他地方接待客人,無《接待批辦單》的費用,一律不予結算。
六、接待經(jīng)費的管理
接待經(jīng)費由辦公室統(tǒng)一管理使用,單立科目,單獨記賬。財務人員將每季度向局長匯報一次;每半年向局黨組會匯報一次;年底向全體人員進行通報。
接待管理制度 篇9
為了加強在對外接待中公關費用開支的管理,本著必須、合理、節(jié)約的原則,特制定本制度。
一、公關費使用原則:
1、公關費必須是酒店開展業(yè)務、開拓經(jīng)營渠道、提高經(jīng)濟效益所必要的開支。公關費開支既要講究實效,又要精簡節(jié)約,嚴禁鋪張浪費。
2、公關接待的范圍包括用餐、用房、用車、娛樂、商場、各種消費券等。
3、公關費使用必須按規(guī)定辦理批準手續(xù),填報“業(yè)務招待申請表”報總經(jīng)理審批。先報批后消費,不得先用后批!皹I(yè)務招待申請單”用餐須寫明接待來客單位、人數(shù)、招待原因,用房須寫明房型、各種消費券須寫明消費券的內(nèi)容及數(shù)量,且不得隨意更改公關單上內(nèi)容。同時,公關費必須如實反映,不得隱瞞不報。
二、公關客人范圍:
公關客人是指對酒店有領導、協(xié)助、贊助、經(jīng)營需要、業(yè)務往來等關系的領導、客戶及同行。
。1)來店視察,指導工作的領導;
(2)與酒店關系密切的同行;
(3)酒店邀請的客人或與酒店有合作關系,為我店提供服務、指導、幫助,帶來客源和效益的單位或個人,但一般工作關系,商業(yè)往來及私人朋友不在此列。
三、接待標準:
1、住房可根據(jù)公關對象的身份或VIP等級標準安排,負責對口接待的部門提出申請,報總經(jīng)理批準,除領導外,陪同人員原則上一律安排標間且同性合住。
2、凡持“業(yè)務招待申請單”在餐廳用餐,原則上由餐廳按統(tǒng)一規(guī)定標準配菜:
用餐標準:A級:150-200、B級:100-150、C級:60-100。酒水:A級:100-200、B級C級:60-100。
香煙:A級:硬中華、 B級C級:金皖。
3、招待對象分類:
A類:酒店所在地的省級領導及旅游局系統(tǒng)領導。
B類:酒店所在地市、縣級領導
C類:酒店所在地職能部門
如確因關系特別重要宴請客戶時可不受以上標準限制,但必須經(jīng)總經(jīng)理同意批準后方可提高標準。
4、各種消費券的贈送,包括自助餐券、洗衣券和住房券等須總經(jīng)理批準。
四、公關接待權限:
1、部門經(jīng)理以上人員、銷售經(jīng)理、大堂副理可根據(jù)需要在大堂吧用茶水接待客人。
2、單次使用娛樂設施公關接待時,須由總經(jīng)理室成員批準,贈送會員卡須經(jīng)總經(jīng)理批準。
3、總經(jīng)理室成員及銷售總監(jiān)可在酒店各點簽單接待客人。
4、如需在酒店外包區(qū)域消費公關,必須經(jīng)總經(jīng)理批準。
5、如需向公關客人贈送紀念性禮品,須總經(jīng)理批準。
6、公關洗衣、用車由總經(jīng)理批準。
7、如需向同行或協(xié)作單位贈送開業(yè)或紀念性慶典活動的禮品等,須經(jīng)總經(jīng)理批準。
8、如需安排公關客人在店外用餐、住宿或旅游等,須經(jīng)總經(jīng)理批準。
9、對外進行公益性的社會捐贈,須經(jīng)總經(jīng)理批準并報業(yè)主代表同意。
五、接待程序:
1、根據(jù)公關接待的權限,享受權限人員可直接在相關點簽單生效,無需辦理業(yè)務招待審批手續(xù)。
2、接待公關客人在店單純用餐、住宿等,必須先填寫“業(yè)務招待申請單”,由部門經(jīng)理簽字后,報總經(jīng)理批準;總經(jīng)理室的接待直接由總經(jīng)辦辦理報總經(jīng)理審批,然后發(fā)至有關部門安排。
3、接待公關客人涉及到用餐和用房的,必須事先填寫“業(yè)務招待申請單”注明接待對象、人數(shù)、用餐地點、住房、標準等內(nèi)容,經(jīng)過有關負責人簽字后,再報總經(jīng)理審批,然后發(fā)至有關部門,手續(xù)不全者,接待部門不予安排。
4、各種消費券的使用,須經(jīng)總經(jīng)理審批后到財務領取。
5、確屬緊急開支的公關費項目,如果事先未填制“業(yè)務招待申請單”,可電話請示總經(jīng)理批準后執(zhí)行,必須在消費完后按照有關標準辦理相關手續(xù),否則一切開支不予核保。
6、酒店公關客人由總經(jīng)辦統(tǒng)一歸口管理,屬部門聯(lián)系的公關業(yè)務由部門經(jīng)理負責。接待部門對客人的要求和意見應及時向領導匯報。
六、公關費審核與結算:
1、所有公關費用在年度預算范圍內(nèi)列支,由酒店統(tǒng)一控制。
2、餐飲收銀員憑總經(jīng)理簽批的“業(yè)務招待申請單”或“接待計劃”按成本價入賬,早自助餐按20元/人次。將“業(yè)務招待申請單”或“接待計劃”附在賬單后面,接待負責人在賬單上簽字確認并報總經(jīng)理簽批,再將經(jīng)總經(jīng)理簽批的賬單或“宴請申請單”或“接待計劃”交財務審核統(tǒng)計。
3、根據(jù)權限總經(jīng)理室成員及銷售總監(jiān)在中餐廳接待客人后,餐飲收銀員按成本價入賬并出具賬單請其簽字確認后交財務審核統(tǒng)計。
4、前臺服務員憑總經(jīng)理簽批的.“業(yè)務招待申請單”或“接待計劃”或登記單提供房間并視同免費房處理,月終總臺編制“免費房使用統(tǒng)計表”連同所有“業(yè)務招待申請單”或“接待計劃”經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認后報財務審核匯總。財務統(tǒng)計公關時單、標準間按200元/間天計算,套間按300元/間天計算。
5、大堂吧月終按部門和個人編制公關茶水使用統(tǒng)計表,經(jīng)部門經(jīng)理簽名確認后報財務審核匯總。
6、KTV月終按部門和個人編制公關使用統(tǒng)計表,經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認后報財務審核匯總。
7、洗衣費月終按公關洗滌的衣物類型和數(shù)量編制公關洗衣統(tǒng)計表,經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認后報財務審核匯總。
8、財務部每月對各部門使用公關情況分部門和個人填制匯總表,并報總經(jīng)理審閱,對于超標準使用公關費的部門、個人,開具轉(zhuǎn)賬單轉(zhuǎn)行政部從其個人工資中扣減。
9、未經(jīng)批準或不當?shù)摹皯曩M用”將不被酒店接受,由招待人自己負責支付。
10、酒店各部門有權拒絕未按上述規(guī)定執(zhí)行的公關消費,如未有總經(jīng)理的審批而發(fā)生的接待由接待部門和接待人共同承擔責任。
11、以上規(guī)定從20xx年1月1日起修訂執(zhí)行!
接待管理制度 篇10
1、售樓員按事先規(guī)定順序接待客戶,若輪到的售樓員不在或正接待客戶,則跳過(不接)。
2、項目經(jīng)理負責監(jiān)督調(diào)整現(xiàn)場客戶接待的秩序,盡量做到公平合理,并保證每個來訪客戶能及時得到售樓員的主動接待。
3、售樓員輪到接待客戶,必須做好準備工作,并主動迎接客戶。
4、售樓員不得挑客戶,不得令客戶受冷遇。不論客戶的外表、來訪動機,售樓員都要全力接待。
5、售樓員不得以任何理由中斷正在接待的客戶,而轉(zhuǎn)接其他客戶。
6、售樓員不得以在客戶面前爭搶客戶。
7、售樓員不得在其他售樓員接待客戶的時候,主動插話或幫助介紹,除非得到邀請。
8、每個售樓員都有義務幫助其他售樓員促成交易。其他售樓員的客戶來訪,售樓員必須立刻與原來售樓員聯(lián)絡,得到同意并了解情況后才能繼續(xù)接待。
9、售樓員不得遞名片與他人的客戶,除非得到原售樓員的.同意。
10、售樓員不得私自為客戶放盤、轉(zhuǎn)名,否則公司將嚴重處理。
11、售樓員接待客戶完畢,必須送客戶出售樓處,并不得于客戶背后談論、辱罵或取笑該客戶。
12、每個售樓員都有義務做電話咨詢,并鼓勵客戶來訪現(xiàn)場售樓處,除非客戶來現(xiàn)場時主動找某售樓員,否則仍以樓盤輪流到的售樓員作為接待登記人。
13、售樓員不得以任何理由阻止客戶落定,不得做出損害公司利益的行為。一旦發(fā)現(xiàn),嚴肅處理。
接待管理制度 篇11
一、目的
公司前臺作為公司涉外窗口,經(jīng)常與客戶接觸,具有較重大的責任,前臺接待直接代表企業(yè)形象和服務質(zhì)量,因此,公司的前臺接待必須嚴格遵守接待工作規(guī)范。反之,則會給公司形象造成嚴重的不良影響。為提升公司的外在形象和服務水平,統(tǒng)一規(guī)范前臺文員的工作秩序和員工行為及業(yè)務操作程序,特制定接待工作規(guī)范細則,對接待工作進行細化、具體化。
二、前臺接待的工作職責
1、負責前臺電話的接聽和轉(zhuǎn)接,做好來電咨詢工作,重要事項認真記錄并傳達給相關人員;不遺漏、不延誤。
2、對來訪客人做好接待、登記、引導工作,及時通知被訪人員。對無關人員、上門推銷和無理取鬧者應拒之門外。
3、保持公司清潔衛(wèi)生,展示公司良好形象。
4、監(jiān)督員工每日考勤情況。
5、負責公司快遞、信件、包裹的收發(fā)工作。
6、負責辦公用品的盤點工作,做好登記存檔。并對辦公用品的領用、發(fā)放、出入庫做好登記。
7、不定時檢查辦公用品庫存,及時做好后勤保障工作。
8、負責每月統(tǒng)計公司員工的考勤情況,考勤資料存檔。
9、負責復印、傳真和打印等設備的使用與管理工作,合理使用,降低材料消耗。
10、負責整理、分類、保管公司常用表格并依據(jù)實際使用情況進行增補。
11、做好會前準備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作。
12、做好材料收集、檔案管理等工作。
13、員工通訊地址和電話簿的更新和管理。
14、辦公環(huán)境及辦公室綠色植物的保養(yǎng)與管理。
15、協(xié)助上級完成公司行政事務工作及部門內(nèi)部日常事務工作。
16、協(xié)助上級進行內(nèi)務、安全管理,為其他部門提供及時有效的行政服務。
17、協(xié)助綜合部主任做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作,積極完成上級交辦的臨時事務。
三、日常工作要求
1前臺接待人員應該遵守更加嚴格的作息時間,平時要在正常工作時間提前20分鐘到崗,推遲20分鐘下班。
2、前臺接待人員在見到入門的領導、同事、賓客后須微笑打招呼問好(早)。
3、工作時間內(nèi)嚴禁脫崗、串崗、提前離崗等行為,前臺接待人員工作的特殊性決定了其離座不應該太久,一般不能超過10分鐘。如工作中因公務需暫離工作崗位時,需及時通知辦公室人員替崗,并交待清楚。
4、保持前臺工作區(qū)清潔、整齊,維持前臺工作秩序,不瀏覽與工作不相干的網(wǎng)頁、不聊天、不吃零食、不大聲喧嘩。
5、嚴格落實《員工日常行為規(guī)范》,儀表儀容要求整潔、端莊做到服裝整潔、規(guī)范,言行舉止溫和、謙恭,使用文明用語,坐姿端正,站姿挺立。
6、不得翹二郎腿,不得用手支著下巴或做其他不雅的動作,要時刻注意塑造良好的職業(yè)形象。
7、臺人員不應使用前臺電話撥打或接聽私人電話,如接聽私人電話,應盡可能快的結束通話。
8、辦公桌面不得堆放與工作無關的私人物品,如私人照片、化妝鏡、藥品等,隨時保持前臺桌面的干凈整齊。
9、隨時整理各種文件、報紙、雜志等物品,按部門及物品種類進行分類,物品柜中公私物品要分類放置。
10、要熱情、大方、活潑、自然,有問有答、待人禮貌,能辦理的事項明確答復,對不能辦理的說明理由,并婉言拒絕。
四、儀容儀態(tài)規(guī)范:
。ㄒ唬﹥x容禮儀
前臺人員應著職業(yè)套裝和正裝,同時保持個人清潔衛(wèi)生:頭發(fā)梳理整齊,以盤發(fā)為主,不帶復雜的首飾;面部保持清潔,不化濃妝,唇部潤澤,口氣清新;手部干凈,不留長指甲,指甲修剪整齊,不涂抹鮮艷指甲油;可以使用清新、淡雅的香水。更重要的是,應禮貌用語并保持開朗心態(tài),在接待過程中始終面帶笑容,這樣更加有利于與人交往,給來訪客人留下良好印象。
。ǘ﹥x態(tài)禮儀
1、站姿
應體現(xiàn)出柔和輕盈,抬頭挺胸,重心自然落于腳中間,肩膀放松,丁字步站立。談話時,要面對對方,保持一定的距離。盡量保持身體的挺直,不可歪斜。手中也不要玩弄物品,那樣顯的心不在焉,是不禮貌的行為。
基本要領:
、賰赡_跟相靠,腳尖分開45度至60度;
、趦赏炔n立直,身體重心放在兩腳上;
③腰背挺拔;
、苁崭雇π亍⑻ь^、脖頸挺直;
、菽肯蚯捌揭,微笑,微收下頜。
2、目光
接待來賓少不了目光接觸,正確的運用目光傳達信息,可以有效地塑造專業(yè)形象。談話時目光應保持平視,談話中應用眼睛輕松柔和地注視對方的眼睛,同時配以微笑。
3、微笑
微笑要不露牙齒,嘴角的兩端略起,發(fā)自內(nèi)心,自然坦誠,切不可假笑。
4、手勢
通過手勢,可以表達介紹、引領、請、再見等等多種含義。手勢一定要柔和,不能拖泥帶水。在領路和指引方向時要注意手指自然并攏,掌心向上,以肘關節(jié)為支點,指示目標,不能以食指來指指點點。
五、語言規(guī)范
1、敬語
前臺接待是比較正式的場合,應盡量使用敬語。主要包括:您、請、貴方、閣下、請多指教、包涵、請稍等。
2、服務中的基本用語
、賳柡蛘泻魰r:早上好、您好;
②感謝時:謝謝、十分感謝;
、矍敢鈺r:對不起、請原諒;
、芙邮芊愿罆r:是的、明白了、清楚了;
⑤不能立即接待時:請稍等一下;
⑥對待稍等的客人打招呼:對不起、讓您久等了;
⑦應答時:沒關系、不客氣、是我應該做的;
、嗤仆袝r:很遺憾、不能幫您的忙、謝謝好意;
、崴涂蜁r:再見,您走好。
六、行為規(guī)范
1、整理好個人儀容儀表,并佩戴好工號牌方可進入工作區(qū)域。
2、進入公司辦公場所的來訪者,要用禮貌用語說:“您好,請問什么事情嗎”然后,叫他請坐,幫他聯(lián)系要找的人。進行招呼、接待、登記、導引,并請訪客入座。請示相關領導后引入相關區(qū)域,在一分鐘內(nèi)端上茶水,并負責加水、更新煙缸,訪客離去后,三分鐘內(nèi)清洗好煙缸、茶杯。
3、本著平等相迎原則,不要衣帽看人。保守公司機密,嚴禁在采訪者面前討論公司事務,索要禮物禮品。
4、負責公司電話總機的接線工作。拿起電話要說:“喂,您好,XX公司”對來往電話聲音清晰、態(tài)度和藹,恰當使用禮貌用語;對未能聯(lián)絡上的記錄在案并及時轉(zhuǎn)告;對緊急電話設法接通,未通者速報領導處理;具有良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力,及較強的保密意識。
5、收發(fā)公司傳真、復印、熟習前臺電話公司各分機號碼,傳真信息必須在五分鐘內(nèi)送達相關人員。
七、日常接待
(一)接待不明確來訪者
1、接待來訪者:接待不明目的的來訪者,先問清對方來訪原因,根據(jù)原因來看來者是否是無關人員,還是需要找公司相關人員再進行接待。
2、接待咨詢者,若有咨詢者來訪,應及時和綜合部相關工作人員來協(xié)助接待。
3、接聽轉(zhuǎn)接電話:前臺是總機電話,一般電話撥入后都需轉(zhuǎn)接其他分機,根據(jù)通訊錄的分機號碼,準確的進行電話轉(zhuǎn)接。
4、接待推銷人員:上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷,應婉轉(zhuǎn)拒絕,告知上班時間在公司推銷,會影響他人工作,若有員工需要他們的`服務,告知相關部門員工直接與其對接。
5、如有來訪者,欺辱、傷害公司人員時,應第一時間通知保安或綜合部負責人,配合其行動。并驅(qū)離出公司辦公區(qū)域。
6、面試人員:請面試人員在前臺處填寫面試人員資料表,并帶領其前往會議室等待,通知綜合部或相關部門領導進行面試。
7、接待頻繁往來的相關人員:
、倏爝f,公司內(nèi)部不論發(fā)件或者寄件,均以電話通知相關員工至前臺處進行處理,不能讓快遞員直接進入公司內(nèi)部;
②物業(yè)公司,公司內(nèi)部的水電維修、物業(yè)規(guī)定的各項活動的聯(lián)系工作;
、鬯退,關注公司各處飲水機水量情況,及時聯(lián)系送水,每次接待時需要在送水公司的卡片上寫清送水“XX”桶,拿走空桶“XX”個即可。每月月底結賬,填寫請款單提交綜合部負責人,向財務申請費用支付。同時關注公司飲水機是否正常,如有異常及時通知飲水公司進行維修。
。ǘ┙哟鞒
1、接待禮儀:
、儆龅接性L客來時,應立即起身,面朝來訪者點頭、微笑主動問候:“您好,請問您找哪一位”、“請問您有預約嗎”;
②得到答復后,應盡可能詢問一下來賓姓名或單位:“請問您貴姓”、“請問您是哪個單位”,并做好來訪登記工作;
、墼趩柷蹇腿藖硪夂螅缓笳垇碓L者稍等:“請稍等,我馬上聯(lián)系”。然后用電話聯(lián)絡被訪者是否接待;
、苋缬腥私勇,告知“您好,我是公司前臺,現(xiàn)有×先生/女士或×單位客人想要拜訪×××”,得到確認答復后,禮貌告知來賓“請到×樓×房間”;如無人接聽或沒有得到確認,則委婉告知“抱歉,您要找的人現(xiàn)在不在”;
、輰τ诒辉L者不接待的客人應予以婉拒;
、奕缈腿诉M入時,接待人員正在接電話,應盡快結束電話交談,以便接待客人,如果是重要電話,應點頭向客人示意,用手勢安排就座。
2、引領禮儀:
前臺人員引領來訪者前往領導辦公室時,應該使用規(guī)范的手勢指引,帶領客人到達目的地,到達領導辦公室后,即使是辦公室門是開著的,也要先敲門,獲得許可后再請來訪者進入,然后返回崗位。
3、送客禮儀:
、倏腿穗x開時應起身做好送客準備,站立,面帶微笑,身體前傾,點頭示意;
、谥匾e客送可送至電梯口,幫顧客按好電梯,等賓客上了電梯并電梯門關上后發(fā)回;
、鬯涂鸵獰崆、禮貌、親切、自然、用語簡潔明了,一般用語為:“再見”、“請慢走”等。
八、電話接待
。ㄒ唬╇娫捊勇牰Y儀
1、需熟記公司所有需要接轉(zhuǎn)分機的電話號碼,做到準確無誤。
2、必須在電話鈴響三聲之內(nèi)接聽電話。如果因故遲接,要向來電者說“對不起,讓您久等了”。
3、必須主動問候,自報家門,“你好,XXX公司”。
4、接電話的聲音要不急不慢,清晰、柔和,精神飽滿并始終保持輕松、愉悅的聲調(diào)。
5、電話接轉(zhuǎn)標準用語:“您好”、“請稍候”或“請稍等”;
6、電話接待禮貌用語:“對不起,xxx現(xiàn)在不在,請您稍后打來或請您留言,我能否替您轉(zhuǎn)告”;
7、內(nèi)線電話標準接轉(zhuǎn)用語:“您好!我是前臺xxx”;
8、不得長時間占用外線接聽電話,如遇特殊情況應接轉(zhuǎn)至分機上繼續(xù)接聽。不得使用總機撥打電話,撥打電話時一律使用分機;
9、要愛惜使用電話,聽筒要輕拿輕放,撥打電話時摁鍵動作輕柔;
10、讓客人先掛機,在打電話和接電話過程中要牢記讓客人先掛機;
11、結束通話時一定要使用禮貌用語,要對客人致謝:“再見”;
12、當正在通電話,又碰上客人來訪時,原則上應先招待來訪客人,此時應盡快和通話對方致歉,得到許可后掛斷電話。不過,電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時,應告知來訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話;
13、遇有推銷或其他與業(yè)務無關的電話時予以禮節(jié)性婉拒;
14、通過接聽電話,前臺人員應該給來電者留下這樣一個印象:公司是一個禮貌、溫暖、熱情和高效的公司。
。ǘ╇娫捊勇牸记
1、左手持聽筒、右手拿筆:大多數(shù)人習慣用右手拿起電話聽筒,但是在與客人進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄,這時就很不方便。因此,接電話時應盡量用左手拿聽筒,右手寫字,這樣就可以輕松自如的達到與客人溝通的目的。
2、注意聲音和表情:說話必須清晰,正對著話筒,發(fā)音準確。聲音盡量熱情和友好。同時還應該調(diào)整好你的表情,微笑也可以通過電話傳遞,積極使用禮貌用語;
3、保持正確姿勢:接聽電話過程中應該始終保持正確的姿勢。保持端坐的姿勢,尤其不要趴在桌面邊緣,這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。此外,保持笑臉也能夠使來電者感受到你的愉悅;
4、復誦來電要點:
如果來電需要代為轉(zhuǎn)達相關信息,在電話接聽完畢之前,不要忘記復誦一遍來電的要點,防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會,使整個工作的效率更高。
九、日常事務
1、保證辦公區(qū)內(nèi)電子設備的正常使用,包括:掃描儀、傳真機、復印機等,若機器出現(xiàn)故障,及時聯(lián)系綜合部專業(yè)人員解決問題。
2、每月定期統(tǒng)計公司所有人員通訊信息,更新員工通訊錄,公司若有新進或離職員工,都應在2-3個工作日內(nèi)制作新的通訊錄,發(fā)送至每位員工郵箱中。
3、名片的申請與制作:當公司部門有印制名片需求時,需要其填寫“名片申請單”,并提供名片相關信息。確認名片信息后,將信息發(fā)送給供應商,通知其排版印刷,電子版確認無誤后印刷,后交于名片申請人。
4、公司備用門卡的管理,前臺應妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時使用。
5、公司有人員招聘時,協(xié)助人力資源部門電話通知應聘人員各項事宜。
6、收發(fā)傳真,協(xié)助各部門員工收發(fā)業(yè)務傳真。
7、協(xié)助綜合部負責人組織協(xié)調(diào)公司內(nèi)部活動,如員工生日會、公司集體活動、拓展等業(yè)務的聯(lián)系、通知、協(xié)調(diào)事宜。
8、新員工入職時,提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等,并收取新員工的個人身份證明(身份證、學歷學位證、戶口本、照片)的復印件,提交人力資源部整理歸檔。
十、會議接待工作
。ㄒ唬┙哟皽蕚涔ぷ
1、來客人數(shù)確認:會議前向相關負責人確認來客人數(shù),為布置會議室及訂餐做準備。
2、會議室桌椅布置:在開會前將會議室的桌面收拾整潔,會議椅歸位。
3、茶水及點心:會議前準備好茶、熱水及杯子,等來客就位后逐個送茶。接待貴客時,應提前準備必要的水果及點心供開會人員食用。
4、相機:為來客拍照留念所用。
5、訂餐:向會議負責人確認是否需要訂餐,如需訂餐應確認就餐人數(shù)后,電話聯(lián)系餐廳預訂包房。
6、預訂酒店:如需為來客預訂酒店,確認主客姓名后,電話聯(lián)系酒店預訂房間,預訂成功后向綜合部負責人匯報確認。
(二)會議中服務工作
1、為開會人員添加茶水。
2、按照領導要求提供會議支持。
3、根據(jù)需要安排專人負責會議中的攝像工作。
。ㄈ⿻h后完善工作
1、組織來客及公司領導合影留念,并將照片發(fā)至來訪者郵箱內(nèi)或作為賀卡發(fā)送。
2、如遇重要客戶來訪,及時將會議相片資料上傳至公司網(wǎng)站內(nèi)。
3、會議后的清理工作:將剩余茶水及茶杯清理干凈,未食用的點心整理歸入茶點處,以備公司員工食用。
4、會議后器材的歸庫:會議后器材應及時歸庫,將相機及其他器材放回原處。
十一、辦公室綠色植物養(yǎng)護標準
1、植株要選擇豐滿健壯、株型自然均稱;葉面要保持干凈光亮、無灰塵臟物、無明顯病斑、蟲害。
2、植株無殘枝、黃葉,葉片葉尖有少許黃尾的要及時修剪,保持植株的美觀。
3、保持植物生長對水分的需求,不澆過量的水,不能缺失水分。
4、保持花盆、器皿的趕緊、整潔、無臟污,花盆內(nèi)無雜物、垃圾,對有破損的花盤、器皿及時更換。
5、花盆的底碟、套缸的大小、顏色都應合適配套,不大不小、美觀大方。
6、保持花盆、底碟、套缸內(nèi)外部無泥垢、臟水,定期清洗。
7、保證擺放植物的觀賞性,對葉片少于植株1/2以上的、或沒有觀賞性的植物定期更換。
8、保持植物歷舊常新,應及時提醒公司相關負責人安排定期更換調(diào)整。
十二、收發(fā)工作規(guī)范
1、負責公司所有信件、報刊等物品的收發(fā)工作,公司如建立圖書室或讀書角的情況下,要兼負責圖書、雜志的借閱登記手續(xù)工作。
2、必須做到對公司的報刊、雜志等訂閱情況了如指掌,每天在接到報紙后,按訂閱部門進行分類、整理,然后在文件報刊登記本上進行登記。
3、主動將相關部門的文件、報紙、刊物送至各部門辦公室。
4、對由前臺發(fā)送的特快專遞、快件以及其他等信件進行登記后負責發(fā)送。
5、前臺報紙、雜志接收后負責碼放在報刊、雜志架上,同時負責定期更新。
十三、其它責任
1、阻止未經(jīng)許可的來訪者進入公司辦公區(qū)域。
2、經(jīng)事先預約的人員需問明來訪者姓名、事由,經(jīng)前臺登記并與被訪者確認后方可進入辦公區(qū)域(有本公司員工陪同者除外)。
3、保持前臺環(huán)境清潔、隨時將客戶休息桌椅及沙發(fā)等家具擺放整齊。
4、隨時整前臺的報刊、報架,將報紙、書刊碼放整齊。
5、維護、保養(yǎng)前臺綠植,及時婉轉(zhuǎn)地勸阻在前臺吸煙的客人。
6、保持前臺的環(huán)境清潔,及時清理客人丟棄的水杯及其他雜物。
7、每天早晨負責查看復印機的紙張情況,對不足的紙張及時領取、添加,以保證各部門人員的復印。
接待管理制度 篇12
1、目的
為了加強公司的安全管理,規(guī)范訪客接待的管理,保護公司及員工的生命及財產(chǎn)安全,確保公司辦公的順利進行,制定此項規(guī)定。
2、適用范圍
適用公司訪客接待人員。
3、內(nèi)容
3.1來訪人員的分類:
3.1.1公司領導來訪人員:
3.1.1.1政府機關、上級主管、重要客戶、專家等;
3.1.1.2普通來訪人員;
3.1.2一般來訪人員:如一般業(yè)務往來客戶、面試人員等;
3.1.3特殊來訪人員:如快遞員、推銷員等。
3.1.4所有來訪車輛應先在公司門衛(wèi)處進行簡要登記,方可進入。來訪人員進入公司時,門衛(wèi)詢問去向后,電話通知前臺接待人員,由前臺人員確定訪客類別并進行登記。
3.2來訪客人接待流程:
3.2.1接待政府機關、上級領導、重要客戶和專家,無需登記,電話通知領導后,引導客人前往公司領導辦公室;
接待拜訪公司領導的普通訪客,前臺接待人員應先禮貌請客人在前臺處稍等,然后電話告知受訪領導,待領導確認后,請來訪客人出示身份證,將信息錄入“訪客接待系統(tǒng)”,并制作臨時門禁卡,然后
引導客人前往公司領導辦公室。如公司領導出差或不在公司,前臺接待人員應禮貌告知來訪客人,未經(jīng)公司領導批準,不得擅自將來訪客人引導至辦公區(qū)域。
對于以上重要客人可通過受訪領導電話預通知前臺接待人員,做好相應的接待準備
3.2.2接待一般性來訪客人,前臺接待人員應先詢問拜訪哪個部門的哪位員工,然后電話通知受訪者,如需客人進入辦公區(qū)域,先請來訪客人出示身份證件,將信息錄入“訪客接待系統(tǒng)”,制作臨時門禁卡,告知拜訪員工所在樓層,由客人自行前往。拜訪結束,待客人離開時,將門禁卡歸還至前臺接待處,并取走身份證件。
若來訪客人為公司的面試人員,前臺接待人員應先進行身份登記,然后通知人力資源部,由人力資源部員工到公司前臺引領面試人員進入。
3.2.3特殊來訪客人(如快遞員、推銷員等),對于送件的快遞人員,應在園區(qū)門衛(wèi)處電話通知收件人,由收件人到門衛(wèi)處簽收;若收件人外出不在公司,則應請收件人委托其他人員取件,園區(qū)門衛(wèi)不負責簽收。
對推銷等相關人員,前臺人員先了解推銷的產(chǎn)品與哪個設計專業(yè)相關,對相關專業(yè)產(chǎn)品,電話聯(lián)系專業(yè)室主任,確定是否接待。對其他無關推銷人員,應做好解釋工作,婉拒并勸說其離開,對勸說無效,仍堅持進入公司的,應及時通知保安出面協(xié)助處理。
4、職責及權限
4.1門衛(wèi)職責及權限
4.1.1門衛(wèi)應認真、負責,禮貌對待來訪人員的問題咨詢。
4.1.2做好車輛疏通和人員進出工作,維護入口交通秩序,保證車輛及行人出入安全。
4.1.3認真做好入園車輛登記,填寫登記表,以及明顯貨物的`檢查。
4.1.4對持有通行證的公司車輛、員工車輛無需登記,直接放行。
4.1.5對送快遞人員,門衛(wèi)應請其自行聯(lián)系收件人,由收件人到門口處收件,門衛(wèi)不負責簽收。
4.1.6對送公司報刊雜志、掛號信的郵局人員,門衛(wèi)可放行,由前臺接待人員簽收發(fā)放。
4.2前臺接待人員的職責及權限
4.2.1前臺接待人員言行舉止應禮貌大方,不得做出有損公司形象的行為。當來訪客人有疑問時,應耐心禮貌的回答。
4.2.2前臺接待人員應嚴格核查來訪者身份,要求來訪客人出示身份證件,并登記在“訪客接待系統(tǒng)”,然后制作臨時門禁卡;待客人離開時,用門禁卡換回身份證件。
4.2.3對著裝怪異、拒絕登記的一般性來訪客人,前臺接待人員有權禁止其進入公司。
4.2.4前臺接待人員應保持公司前臺的整齊有序,不允許公司員工的物品等寄存于前臺。
4.3公司員工的職責及權限
4.3.1公司員工必須在規(guī)定區(qū)域接待來訪客人,不得隨意帶領客人參觀公司的任何部門。
4.3.2公司員工在接待來訪客人時,必須要求客人遵守公司的規(guī)章制度,不得大聲喧嘩、嬉戲打鬧,影響公司員工的工作。
4.3.3公司員工接收快遞包裹時,應到園區(qū)門衛(wèi)處取件;嚴禁將個人物品寄存于前臺,前臺接待人員有權拒絕保存。
接待管理制度 篇13
為進一步規(guī)范公務接待工作,提高服務質(zhì)量和水平,確保公務活動取得實效,特制定本制度。
一、接待原則
(一)嚴格執(zhí)行上級有關規(guī)定,本著“統(tǒng)一管理、熱情周到、不失禮節(jié)、從簡節(jié)約”的原則,結合實際,認真搞好接待工作。
。ǘ┙哟械挠、會見、陪同、住宿、宴請等各項活動,要體現(xiàn)禮儀、對等、對口的原則,并注意來客的民族風俗和習慣,做到科學安排、文明接待、簡樸大方、不鋪張浪費。
二、接待范圍
。ㄒ唬﹫@林系統(tǒng)的領導和檢查指導工作的人員;
。ǘ┬值軉挝坏轿宜M行公務活動的人員;
。ㄈ┫到y(tǒng)外有關檢查指導工作的領導及工作人員;
(四)區(qū)園林綠化局委托我所接待的各級領導及工作人員;
。ㄎ澹┢渌珓栈顒有枰哟娜藛T。
三、接待程序
。ㄒ唬┓矊俳哟秶鷥(nèi)的來客,辦公室接到信息后,要明確來客單位、人數(shù)、姓名、職務、民族、到達具體時間、來所目的及活動內(nèi)容,及時向領導匯報。
(二)辦公室根據(jù)所領導指示安排指定陪同人員,制定接待方案。
四、接待標準
。ㄒ唬┥霞夘I導檢查指導工作,接待費用按實際列支。
。ǘ﹣硭M行政務活動的兄弟單位及系統(tǒng)領導就餐視情按每人每餐30~50元標準。
。ㄈ﹨^(qū)園林綠化局委托我所接待的各級領導及工作人員接待標準原則上按機關要求標準確定。
。ㄋ模┬枰∷薜目腿,由辦公室根據(jù)具體情況安排房間。
五、接待要求
(一)公務接待要嚴格執(zhí)行接待標準,按財務制度辦理報銷手續(xù),不搞超標準接待。
。ǘ┙哟阃藛T根據(jù)領導簽發(fā)的.派餐單到食堂或指定的賓館、飯店安排食宿。
。ㄈ┙哟^程中需要贈送禮品、紀念品的,一律提前報經(jīng)領導同意,由辦公室統(tǒng)一安排。
(四)在公務接待中自覺落實廉潔自律各項規(guī)定,注意自己的言行、舉止,做到熱情周到、耐心細致、彬彬有禮、落落大方,出色完成接待任務。
接待管理制度 篇14
一、目的
為了加強商務中心的安全管理工作,規(guī)范來訪人員的來訪秩序,保護公司及員工的生命財產(chǎn)安全,確保商務中心日常工作的順利、有序運行。
二、適用范圍
華潤置地大廈E座
三、接待職責
1.保安:負責訪客身份確認,到訪事由的詢問、訪客單的填寫、發(fā)放與回收訪客證,與路線指引;
2.前臺:負責電話通傳、告知與訪客在大廳等待時的接待;
3.行政部:負責貴賓級、重要級客人接待的前期準備;
4.接待部門:負責制定和落實接待計劃及其費用預算。
四、訪客分類
訪客是指商務中心各公司辦公人員及物業(yè)人員以外的人員,具體可以分成以下三類:
1.一般訪客,包括各公司普通客戶、應聘者等;
2.重要訪客,包括重點各公司客戶、華潤重要領導、政府工作人員等;
3.特殊訪客,包括著裝邋遢怪異、精神不正常及蓄意滋事者和推銷人員等。
五、訪客接待流程
1.保安禮貌確認訪客身份,要求來訪人員填寫《訪客單》,并發(fā)放訪客證,
2.前臺親切詢問訪客來訪事由,并電話通知被訪對象;
1)如需在會議室等待,送上茶水招待訪客;
2)如需進入寫字樓辦公室須經(jīng)被訪對象負責人同意后方可帶領訪客進入;
3.訪客離開時,由接待人員在訪客單上簽名,并在保安處退回訪客證;
4.對于重要訪客,接待部門應提前通知行政部準備,經(jīng)理級人員提前填寫《訪客接待
申請表》,申請表中注明(來訪者單位、人數(shù)、姓名、身份、來訪時間、來訪目的、費用預算及接待規(guī)格等),制定并落實接待計劃。
5.對于特殊訪客,值班保安應當做好解釋、勸說工作,對于勸說無效,仍強行入內(nèi)滋事者,值班保安立即撥打報警電話(110),請公安機關出面幫助處理,同時向行政人事部門負責人報告情況。
六、注意事項
1.值班保安言行舉止禮貌大方,不得做出有損公司形象的行為,當客人有疑問時,應耐心回答客人的.問題;
2.前臺接待人員衣著整潔、端莊、得體,要面帶微笑,語言文明,舉止大方,服務周到;
3.值班保安原則上應嚴格核查來訪人員的身份并做好來訪登記工作。對于公司高層的客人及來訪客戶,保安無法確認的,報行政人事部負責人處理;
4.值班保安扣押訪客的證件時,須妥善保管,不得損壞、丟失,并在客人離開時主動歸還;
5.對于開車來訪的客人,值班保安應主動為其指引泊車;
6.當被訪對象不在時,耐心為訪客解釋,若訪客愿意等待,則悉心為其安排相應的等待場所,并送上茶水招待;
7.來訪者是預先約定好的重要級或貴賓級客人,根據(jù)來訪者的等級確定相對等的接待程序和規(guī)格,并做好相應的費用報銷;
8.值班保安、前臺接待人員不按規(guī)章制度對訪客做好接待工作的,公司作出相應處罰;對公司造成損失的,值班人員需作出賠償。
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