最新物業(yè)公司檔案管理制度范本
在社會一步步向前發(fā)展的今天，制度使用的情況越來越多，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據(jù)。相信很多朋友都對擬定制度感到非�？鄲腊�，以下是小編為大家收集的最新物業(yè)公司檔案管理制度范本，希望能夠幫助到大家。
物業(yè)公司檔案管理制度1
1、客戶檔案的管理工作由客務部負責。
2、客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。
3、每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。
4、每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5、客戶檔案的標牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的'公司名稱吻合。
6、客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。
7、客戶檔案查閱可向客務主管借出，經(jīng)客務部經(jīng)理批準后在客務部辦公室閱覽。
8、原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經(jīng)客務部經(jīng)理同意方可修改。
9、客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。
物業(yè)公司檔案管理制度2
一、制度內(nèi)容
為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二、管理目標
客戶檔案資料全面、準確、有效。
三、適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的`資料：
1、 收集客戶單位資料。
2、 客戶繳費記錄包括各樣應付之押金。
3、 客戶裝修工程文件。
4、 客戶遷入時填具之資料。
5、 客戶資料補充。
6、 客戶聯(lián)絡資料。
7、 緊急事故聯(lián)絡人的資料。
8、 客戶與管理處往來文件。
9、 客戶違規(guī)事項與欠費記錄。
10、 客戶維修記錄。
11、 客戶投訴記錄。
12、 客戶單位有關的工程檔案與工作程序。
四。注意事項
1、 及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。
2、 協(xié)調(diào)與客戶之間的關系，加強橫向溝通；
3、 做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進；
4、 接聽客戶投訴，解決客戶投訴；
5、 接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復。
物業(yè)公司檔案管理制度3
加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設施設備的檢查、維護、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。
(一)管理內(nèi)容：
1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;
2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;
3、財務檔案：逐年形成的財務收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;
4、文件檔案：有關物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，并嚴格執(zhí)行;
2、專人管理(由負責內(nèi)勤的'管理員擔任)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;
3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;
4、逐步實現(xiàn)智能化管理，計時可靠的掌握相關信息，提高管理水平。
物業(yè)公司檔案管理制度4
1、公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違反的.作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。
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