制度建設(shè)的重要意義

　　規(guī)范化管理是企業(yè)一項艱巨的、需要持續(xù)改進的工作，它是企業(yè)各項工作正常有效開展的基礎(chǔ)，是企業(yè)健康有序發(fā)展的有力保障。規(guī)范化管理同時也是提高工作效率和工作質(zhì)量，降低業(yè)務(wù)運作風(fēng)險的重要管理手段，缺少規(guī)范管理的企業(yè)其經(jīng)營管理工作必將一盤散沙。規(guī)范化管理涵蓋的內(nèi)容很廣，按照當(dāng)今比較權(quán)威的解釋，它主要包括以下幾個層面，一是企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)管理的規(guī)范化，二是企業(yè)組織流程設(shè)計的規(guī)范化，三是組織構(gòu)架設(shè)計的規(guī)范化，四是制度建設(shè)（指制度的編制、執(zhí)行、修訂完善）的規(guī)范化，五是信息化建設(shè)的規(guī)范化。而制度建設(shè)是企業(yè)規(guī)范化管理的一個極其重要的部分，各項工作的規(guī)范化管理水平則直接體現(xiàn)在制度的建設(shè)上。制度建設(shè)的基本流程為制度的編制、制度的執(zhí)行、制度的修訂完善，三個環(huán)節(jié)工作的規(guī)范性與系統(tǒng)性對是否能逐步形成適應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展需求的規(guī)范制度體系有著決定性的作用，也是能否進一步提高公司規(guī)范化管理水平的關(guān)鍵所在。下面筆者就制度建設(shè)三個環(huán)節(jié)的一些思路方法談?wù)勛约旱囊恍┯^點。

　　第一部分 制度的編制

　　一、制度編制的基本原則

　　一個企業(yè)編制的制度必須是規(guī)范的，必須符合企業(yè)科學(xué)管理原理和企業(yè)行為涉及到的每一個事物的發(fā)展規(guī)律和規(guī)則，沒有規(guī)范的制度，就沒有規(guī)范的制度執(zhí)行過程。企業(yè)編制的制度應(yīng)具有可操作性、系統(tǒng)性、合法性、平等性——四大基本原則。制度的可操作性是指，在編制制度時應(yīng)從業(yè)務(wù)實際需求和管理規(guī)律出發(fā)，以現(xiàn)有體系和制度為基礎(chǔ)逐步地進行優(yōu)化和完善，特別要注意的是，編制的制度不能脫離當(dāng)前管理體系、人員素質(zhì)、文化習(xí)慣的前提來實施徹底式的變革，否則這樣的制度不但很難具有可操作性，還有可能帶來較大的管理風(fēng)險；制度的系統(tǒng)性則是指在編制制度時要堅持全面、統(tǒng)一的原則，要從全局的角度出發(fā)，避免發(fā)生相互矛盾的情況，保證制度體系整體的協(xié)調(diào)順暢；另外兩個方面的基本原則是制度的合法性和平等性，合法性是指制度不能與法律法規(guī)發(fā)生沖突，否則就會缺少法律效力，平等性則指編制的制度對各級管理層都應(yīng)該一視同仁，不能因職位等方面的高低而有所區(qū)別，應(yīng)堅持責(zé)任、權(quán)限、利益相一致的原則，權(quán)利與義務(wù)不均衡是推進規(guī)范化管理的大敵，不平等的制度必將引起內(nèi)部的矛盾與沖突，影響企業(yè)正常工作的開展。

　　二、制度編制的基本思路

　　1、全員參與  制度制訂是一個“自上而下”和“自下而上”的過程，各項制度制訂都要經(jīng)過全方位的論證，都要充分考慮和吸收各方面的建議和意見，以形成大家能共同接受、共同遵守的合理制度，大家遵守合理的制度。編制制度時僅僅單靠一個或幾個人的苦思冥想是很難達到理想效果的，全員參與，多溝通、多論證是制度編制必須要做好的一個環(huán)節(jié)。

　　2、借鑒引進  每個企業(yè)都有自己優(yōu)秀的管理思想和經(jīng)驗，而這些優(yōu)秀的管理思想和經(jīng)驗的結(jié)晶往往都體現(xiàn)在制度或管理模式上，所以在制度編制時可以將其他企業(yè)好的管理制度借鑒到自己的企業(yè)中，與自己的管理文化和管理體系有機結(jié)合，形成企業(yè)自己的特色，為自己的企業(yè)服務(wù)。借鑒引進同時也是搞好企業(yè)制度建設(shè)的一項捷徑。

　　3、調(diào)查研究  調(diào)查研究就是要運用正確的觀點、合理有效的方法，抱著謙虛、學(xué)習(xí)的態(tài)度，深入企業(yè)實際了解情況，掌握第一手材料，進行綜合分析，制訂出切合實際、規(guī)范有效的制度，調(diào)查研究是編制制度極其有效的一種科學(xué)方法。調(diào)查的方式一般可采用普遍調(diào)查、典型調(diào)查、會議調(diào)查、訪問調(diào)查、收集書面材料等，編制時可根據(jù)制度類型的需要選取一種或幾種調(diào)查方式。只有經(jīng)過調(diào)查研究制訂的制度才會更科學(xué)、更具有可操作性。

　　4、事無巨細制度化  事無巨細制度化實際上是關(guān)于制度有效覆蓋面的問題，是制度相對企業(yè)管理需要的充分性問題。企業(yè)每一個重要的管理、工作和技術(shù)事項都應(yīng)該用制度加以合理規(guī)范，使各項工作規(guī)范有序的進行，以提高工作效率，減少管理成本。制度健全完善的程度也體現(xiàn)出了一個企業(yè)的規(guī)范化管理水平的高低。

　　另外，在編制制度時，制度內(nèi)容的文字表述也是一個不可忽視的方面，應(yīng)做到語言準(zhǔn)確、概念清楚、文字簡練、通俗易懂。

　　第二部分 制度的執(zhí)行

　　再完善的制度，如果不能得到很好的執(zhí)行，對推進企業(yè)的規(guī)范化管理也是無濟于事，大到企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)、小到企業(yè)日常工作的開展都需要制度執(zhí)行力和執(zhí)行效率來做強有力的保證。制度執(zhí)行力弱是企業(yè)都普遍存在的不良管理現(xiàn)象，也是企業(yè)管理中始終存在的矛盾和焦點，因此幾乎所有的企業(yè)都在強調(diào)制度執(zhí)行力的問題，在這方面大做文章。

　　一、加強制度的宣傳與學(xué)習(xí)

　　在企業(yè)內(nèi)部，因年齡、文化、生活實踐等方面的不同，每個人的規(guī)范化管理意識、制度執(zhí)行意識也存在著較大的差異，必然有一部分人在意識上有所落后，而這些人也是企業(yè)管理的重點對象。面對他們，首先要做到的是通過宣傳、組織學(xué)習(xí)來提高他們的規(guī)范化管理意思，一個人只有意識提高了，觀念改變了，才會改變自己的行為，從而

　　改變自己。因此，宣傳制度、組織學(xué)習(xí)制度、提高制度執(zhí)行意識是一個企業(yè)提高制度執(zhí)行力和執(zhí)行效率的基礎(chǔ)工作，基礎(chǔ)工作做好了，才會創(chuàng)造一個良好的制度執(zhí)行環(huán)境。

　　二、干部應(yīng)樹立榜樣作用

　　陳總說過，一個員工差差一點，一個干部差差一片，這句話就非常精辟地闡述了干部榜樣的作用。干部的一言一行是員工爭先競仿的對象，對員工有著非常大的影響，因此干部能做好自身形象，帶頭執(zhí)行好各項制度，對員工會產(chǎn)生一種潛移默化的積極影響，反之，如果干部不注重自身形象或帶頭違反制度，就極有可能導(dǎo)致整個部門制度執(zhí)行力的下降，就極有可能產(chǎn)生較差的管理局面和結(jié)果。

　　三、加強日常的監(jiān)督、檢查和溝通

　　日常的監(jiān)督、檢查和溝通是及時了解制度執(zhí)行情況的重要手段，也是企業(yè)控制和提高制度執(zhí)行力必須做好的前期工作。監(jiān)督是每時每刻都應(yīng)該進行的工作，一個企業(yè)應(yīng)把監(jiān)督融入到日常工作中，開展好部門內(nèi)部的自我監(jiān)督、橫向部門的相互監(jiān)督、職能部門的專業(yè)監(jiān)督；檢查則可采用多種形式進行，一般來說可采用自查、職能部門抽查、專業(yè)檢查、專項檢查等多種形式，不同的檢查形式所產(chǎn)生的效果會有所不同，但對推進規(guī)范化管理都有著不可忽視的作用；溝通是了解制度執(zhí)行情況的主要手段，及時溝通可以及時了解到制度執(zhí)行情況，從而可以及時采取有效措施來確保制度的執(zhí)行力，溝通一般可采取召開階段性座談會、開展問卷調(diào)查、下入基層了解等方法進行。

　　四、將考核處理與教育激勵相結(jié)合

　　規(guī)范化管理應(yīng)與人性化管理有機結(jié)合，對受到處理的干部員工，要通過引導(dǎo)、教育、溝通，讓干部員工被處理后有好的表現(xiàn)，讓部門管理工作有新的提高。這個方面工作往往容易被忽視，其實制度的目的不是處理人，而是用以規(guī)范人的行為、提高人的素質(zhì)，因此對違反制度的干部員工，做好他們的思想教育工作，提高他們的思想水平和思想素質(zhì)，是提高一個企業(yè)整體制度執(zhí)行力的一個不可忽視的環(huán)節(jié)。

　　五、規(guī)范制度執(zhí)行過程

　　一個企業(yè)應(yīng)堅持一切管理活動只對制度、標(biāo)準(zhǔn)負責(zé)，做到制度面前人人平等。在制度執(zhí)行過程中，一是要做到規(guī)范優(yōu)先，即：制度執(zhí)行時，大家有意見也要等制度執(zhí)行后再開展討論，避免扯皮，維護制度嚴肅性。二是對于重復(fù)問題和典型問題，嚴格考核處理。三是嚴格實行分級管理，避免考核過程中的推諉、扯皮現(xiàn)象，同時也要杜絕護短、說情、辦事拖拉等不良現(xiàn)象。

　　第三部分 制度的修訂完善

　　企業(yè)的制度不是一成不變的，更不是一個“封閉的、靜止的”的系統(tǒng)，隨著業(yè)務(wù)流程、組織構(gòu)架、市場需求的變化，制度要被不斷地修訂、更新、廢止，以保持其有效性和適用性，適應(yīng)企業(yè)管理和發(fā)展的需要。企業(yè)內(nèi)部任何一位干部員工都可以對制度提出修訂完善的建議。制度修訂完善的原則與制度的編制原則是一致的，應(yīng)考慮制度的可操作性、系統(tǒng)性、合法性和平等性。制度修訂完善的思路方法除在制度編制中提到的幾個方面外，還應(yīng)該注重以下兩個方面。

　　一、制度的修訂完善應(yīng)具有時效性。

　　沒有及時修訂制度，沒有致力于制度建設(shè)而導(dǎo)致制度失去適用性，這將會嚴重影響制度的權(quán)威性，甚至給工作帶來一定的負面影響，因此對制度的有效性、適宜性、充分性進行不斷的評審與更新，是企業(yè)任何一個部門都不可忽視的工作，這項工作也是一項需要花費較大精力的、有較大難度的工作。要想較好的保證制度的時效性，企業(yè)內(nèi)部的每一個組織機構(gòu)都應(yīng)該抽出一定的人員和花費一定精力來致力于制度建設(shè)這個工作。

　　二、制度的修訂完善應(yīng)堅持“邊制訂、邊執(zhí)行、邊完善、邊上報備案”的四邊原則。

　　在工作過程中，隨時可能碰到一些不確定的管理事項，甚至一些管理漏洞，這就需要我們通過完善制度來規(guī)范工作。但制度的修訂完善和正式發(fā)布是需要一段時間的，為彌補缺少明文規(guī)定的制度可能給管理工作帶來的不良影響，及時避免和減少不規(guī)范的行為或做法，這時候我們就需要采取“邊制訂、邊執(zhí)行、邊完善、邊上報備案”的方法來解決這個問題。在日常管理工作中，只要有好的想法、好的管理思想就要先遵照執(zhí)行，而不是等到正式制度文件下發(fā)后才執(zhí)行。同時，按“四邊”的要求來開展制度工作這也是較好保證制度時效性的一個有效方法。

　　另外，有一點要在這里特別指出，那就是流程的修訂完善，這個工作是制度建設(shè)中的一個的難點。對已有的流程進行完善、創(chuàng)新或精簡，減少一些重復(fù)工作和累贅環(huán)節(jié)，提高流程的效率與效果，是一個企業(yè)應(yīng)該時刻關(guān)注的問題。

　　第四部分 小結(jié)

　　制度建設(shè)是一項長期的、艱巨的任務(wù)。任何制度都要經(jīng)歷一個從建立到不斷完善的過程，任何制度的內(nèi)容和形式都需要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營的變化而不斷廢止和更新。企業(yè)應(yīng)充分認識到制度建設(shè)的重要性，不斷的思考、不斷的總結(jié)，不斷推進制度建設(shè)，努力建立健全并保持一個適應(yīng)企業(yè)自身需要的規(guī)范制度體系，為提高企業(yè)的規(guī)范化管理水平提供一個強有力的制度保證。

　　制度建設(shè)是企業(yè)規(guī)范化運作的保證

　　俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”。社會秩序的建立與維護靠的是法律與道德，企業(yè)內(nèi)部秩序的建立靠得是制度和文化。作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，制度建設(shè)就是對企業(yè)內(nèi)部各項規(guī)章制度制定、頒布、實施、修改、梳理直至廢止的動態(tài)全過程，制度沒有“最好”，只有“更好”，科學(xué)實用的制度，可以為企業(yè)降低“風(fēng)險”、減少“成本”、提高“效益”。 制度建設(shè)是企業(yè)規(guī)范化運作的必要保障，制度建設(shè)的目的是使企業(yè)內(nèi)部做到“有章可依，有章必依，執(zhí)章必嚴、違章必究”，也就是使所有的人按規(guī)矩辦事，如果不按規(guī)矩辦事，就要受到處罰。從這個角度來講，制度是企業(yè)的內(nèi)部法律，企業(yè)內(nèi)部的行為規(guī)范以執(zhí)行制度為最低標(biāo)準(zhǔn)，做到在制度面前“人人平等”。

　　企劃處的主要職責(zé)之一就是進行制度建設(shè)，原來的凱元制度也是自成體系的，有一系列比較完備的規(guī)章制度，但是由于職能部門的簡化與合并，導(dǎo)致監(jiān)督和制約的職能無法體現(xiàn)，具體執(zhí)行起來就存在著一定的弊端，制度就成了一紙空文。現(xiàn)在職能部門已經(jīng)根據(jù)監(jiān)督與制約的機制建立起來了，下一步工作就是清晰的界定各部門的職責(zé)并進行業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，將企業(yè)運行規(guī)則調(diào)整到最適合企業(yè)發(fā)展的狀態(tài)，將優(yōu)化后的規(guī)則以制度的形式合理地傳播和固定下來，體現(xiàn)到管理的各個層面，從而達到促進管理水平提升的效果。我們進行制度建設(shè)的重點在于：把各種簡潔高效的工作流程、業(yè)務(wù)規(guī)則，按照凱元的特色以制度的形式確定下來。

　　第一、“說”的階段——把我們要做的正確的事情大張旗鼓的進行宣傳。

　　凱元公司作為熱電行業(yè)，有自己的行業(yè)特點，我們進行制度建設(shè)就要緊緊圍繞集團文化結(jié)合凱元特色來進行。我們首先要做的，就是將正確的信息通過各種渠道傳導(dǎo)到管理對象層面。制度編寫并非單純寫作，而是將管理要求通過正確的形式表達出來。檢驗管理制度編寫質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)是：制度要求能否被執(zhí)行并產(chǎn)生預(yù)期效果。所以在編寫制度過程中該說的，一定要說全面，要考慮操作時有無難度或?qū)崿F(xiàn)的可能性，要讓員工在理解上沒有什么障礙。

　　以經(jīng)濟責(zé)任制為例，在按照集團的統(tǒng)一要求建立經(jīng)濟責(zé)任制的過程中，企劃處在考核指標(biāo)的設(shè)定中不斷的征求相關(guān)部門的意見和建議，力求把應(yīng)該說的在制度中講的明白。同時在制定責(zé)任制的過程中幾次進行修訂，把需要考核的指標(biāo)逐步的增加到責(zé)任制中，讓制度給全體員工傳達這樣一個信息：作為企業(yè)的一員就要關(guān)心企業(yè)的效益，企業(yè)效益好了我們的工資才更有保障，崗位工資要向效益工資過渡。在責(zé)任制制定后，加大宣傳力度，通過宣傳欄、黑板報、競賽臺、班前會等各種形式讓全體員工了解責(zé)任制考核什么，工資如何計算。讓職工真正了解責(zé)任制，認同效益工資，這樣廣大員工就會真正把企業(yè)的利益與自身的利益緊密聯(lián)系起來，讓員工更加明確地認識到自己在文化變革和制度變革中的位置，并力求讓他們心甘情愿地擁護新的制度，扮演新角色，從而減少在執(zhí)行的過程中的難度。

　　第二、“聽”的階段——要讓所有的人都聽到，而且要保證讓人聽的有所偏差。

　　管理制度是企業(yè)“法規(guī)”，應(yīng)該通過適當(dāng)?shù)摹⒄�式的和順暢的信息渠道發(fā)布。在發(fā)布制度時，我們一定要保證我們所說的，全體員工都能夠聽得見，而且能夠聽得全面，可以“原汁原味” 的理解，并不折不扣的記住執(zhí)行。

　　應(yīng)該充分利用多種信息傳播工具，特別注意信息渠道的可選擇性，以避免過多無關(guān)信息而使接受對象產(chǎn)生選擇疲勞。使用計算機網(wǎng)絡(luò)建立制度公布和管理的信息平臺，并建立制度學(xué)習(xí)的責(zé)任矩陣關(guān)系，是比較可行的方式之一。建立信息讀取的責(zé)任機制，如接收簽名、閱讀登記等等，也有利于制度信息的有效傳達。

　　同時，制度不但要傳達到位，而且要促使管理對象理解到位，這就需要建立和完善企業(yè)制度培訓(xùn)職能。只有向制度執(zhí)行者提供及時的學(xué)習(xí)機會和咨詢支持，才能促使其全面理解制度要求，掃清認知障礙。

　　最后，建立定期的制度應(yīng)知應(yīng)會考核，強化制度執(zhí)行者對制度內(nèi)容的記憶，有助于其在日后工作中具體執(zhí)行，也是一件常抓不懈的工作。

　　第三、“做”的階段——“聽到了，也記住了，可是，照做了嗎？”

　　制度建設(shè)，有人說，有人聽，最終的目的是有人去“做”。制度表達和傳播過程的合理性、適宜性和有效性，直接影響制度的貫徹落實和遵守執(zhí)行。合理、清晰、正確、目的性強的規(guī)則，對企業(yè)員工來說，沒有不予執(zhí)行的理由；晦澀、繁雜、漏洞百出、不易理解的制度，光在理解層面就讓人望而卻步，員工拒絕執(zhí)行，也是必然的結(jié)果。在制度表達和傳播都做到位的前提下，作為一項監(jiān)督機制，頻密程度合理，深度和廣度適中的制度執(zhí)行檢查工作，對企業(yè)制度建設(shè)也有很強的促進作用，是一件不可缺少的工作。

　　通過檢查，管理者應(yīng)該至少發(fā)現(xiàn)這些方面的問題：我們的制度有條件做到嗎？制度執(zhí)行結(jié)果有效嗎？執(zhí)行的過程有監(jiān)控和指導(dǎo)嗎？制度在多大程度上被執(zhí)行著？做的對不對？有無反饋？ 如果沒有這些管理也就成為了一種空話，管理制度就成了一紙空文。

　　通過檢查發(fā)現(xiàn)制度在執(zhí)行過程出現(xiàn)的問題，并和相關(guān)責(zé)任人進行交流，找出出現(xiàn)問題的原因，找出對策，逐一解決。經(jīng)過執(zhí)行、反饋，調(diào)整，執(zhí)行的循環(huán)過程，才能搞好制度的建設(shè)。

　　總之，搞好制度建設(shè)是企業(yè)規(guī)范運作的保證，制度建設(shè)的好壞影響到企業(yè)效益的好壞，影響到職工的熱情，所以我們一定要把制度建設(shè)搞好，使其規(guī)范化、程序化。

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