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建立會計電算化內(nèi)部管理制度的論文

時間:2020-11-07 18:37:20 制度 我要投稿

建立會計電算化內(nèi)部管理制度的論文

  一、機(jī)替代手工記帳后工作的特點

建立會計電算化內(nèi)部管理制度的論文

  計算機(jī)替代手工記帳是指會計軟件輸入會計數(shù)據(jù),在計算機(jī)內(nèi)進(jìn)行處理,并打印輸出會計帳簿、報表的過程。計算機(jī)替代手工記帳以及由此而產(chǎn)生的種種可能,要求單位加強對計算機(jī)替代手工記帳后的管理,以提高會計信息系統(tǒng)運行的安全、效率和效果,充分利用系統(tǒng)提供的各種手段、便利,從而為實現(xiàn)會計電算化的目標(biāo)服務(wù)。會計電算化系統(tǒng)包括計算機(jī)硬件設(shè)備、系統(tǒng)軟件、會計軟件、會計人員、會計電算化的組織工作和單位的會計管理工作等方面的。會計電算化系統(tǒng)管理和使用的財務(wù)會計部門,在建立會計電算化內(nèi)部管理制度時,必需充分考慮會計電算化系統(tǒng)的各個方面的特點。下面簡單介紹會計電算化系統(tǒng)各個方面的特點。

 。ㄒ唬⿻嫴块T必需對計算機(jī)系統(tǒng)的硬件和軟件進(jìn)行管理

  實行會計電算化后,各單位用于會計電算化工作的計算機(jī)設(shè)備,一般都是由財務(wù)會計部門管理的,硬件設(shè)備比較多的單位,財務(wù)會計部門還單獨設(shè)立了計算機(jī)室。因此,會計部門還必須對計算機(jī)系統(tǒng)的特點,制定對用于會計工作的計算機(jī)硬件和軟件的有關(guān)操作,管理和維護(hù)的制度。

  計算機(jī)硬件設(shè)備是指計算機(jī)系統(tǒng)中的那些看得見,摸得著的所有機(jī)械、電、磁、光設(shè)備,硬件設(shè)備都是精密的機(jī)械電子設(shè)備,計算機(jī)硬件設(shè)備包括計算機(jī)(一般微型計算機(jī))、顯示器、鍵盤、打印機(jī)、設(shè)備、UPS不間斷電源等。計算機(jī)硬件設(shè)備可以構(gòu)建進(jìn)行會計電算化工作的單機(jī)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,供會計軟件運行,滿足不同會計軟件對不同的計算機(jī)環(huán)境的要求。如單用戶會計軟件在一臺計算機(jī)上運行,生成的會計數(shù)據(jù)存儲在這臺計算機(jī)中,網(wǎng)絡(luò)會計軟件在用通訊線連接的多臺微機(jī)上運行,會計人員在不同的工作站上可以共享網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上的軟硬件資源,共同使用同一個會計軟件,對同一套會計帳進(jìn)行操作而互不。

  系統(tǒng)軟件是管理計算機(jī)資源和支持應(yīng)用程序運行的程序。會計軟件是在計算機(jī)上運行的,它的物質(zhì)基礎(chǔ)是計算機(jī)。不同的會計軟件適用于不同的行業(yè),有不同的操作,會計軟件在不同的應(yīng)用情況下要進(jìn)行必要的調(diào)整和修改,軟件要不斷地進(jìn)行升級更新。會計電算化后,會計信息必需通過會計軟件進(jìn)行管理,會計軟件還具有數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、數(shù)據(jù)處理和軟件操作方法要求嚴(yán)格的特點。

  計算機(jī)中的各種信息和軟件是存儲在磁介質(zhì)中,看不見摸不著,磁場、電場、潮濕、灰塵、計算機(jī)病毒等因素容易造成計算機(jī)硬件設(shè)備和軟件的損害。而會計數(shù)據(jù)具有真實性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性、可造性和安全要求高,數(shù)據(jù)要有可驗證性,要有充分的安全可靠性保證等特征。

 。ǘ⿻嫻ぷ髁鞒毯凸ぷ髦攸c發(fā)生了變化

  實行會計電算化后,會計人員不再需要手工記帳,算帳和編制報表,輸入記帳憑證后,憑證通過計算機(jī)進(jìn)行傳遞并自動進(jìn)行核算和編制報表工作,憑證的輸入和審核成為主要任務(wù),操作計算機(jī)成為會計工作的.基本技能;存貸采用實際成本計價、對大量的固定資產(chǎn)進(jìn)行個別計提折舊、進(jìn)行詳細(xì)的部門核算等,在手工方式下工作量非常大,使用計算機(jī)便使之方便快捷;要求會計人員參與企業(yè)的經(jīng)營管理和決策。

 。ㄈ⿻嬋藛T的協(xié)作性要求更強了

  會計軟件通常由多個功能模塊組成,每個功能模塊處理特定部分的會計信息,各功能模塊之間通過信息傳遞相互聯(lián)系,能夠完成日常的會計核算業(yè)務(wù),包括帳務(wù)處理、工資核算、材料核算、固定資產(chǎn)核算、成本核算、產(chǎn)成品銷售核算、應(yīng)收應(yīng)付款核算(往來核算)、存貨核算、會計報表生成與匯總等等;進(jìn)一步完成會計管理和控制工作,如資金籌集的管理、流動資金管理、成本控制、銷售收入和利潤管理等,幫助決策者制定的經(jīng)營決策和預(yù)測。尤其是在網(wǎng)絡(luò)情況下,會計人員在不同的工作站共同使用同一個會計軟件,彼此的憑證傳遞、交接都是通過計算機(jī)進(jìn)行的,相互之間聯(lián)系非常緊密,一個人出現(xiàn)問題,會影響其他工作的順利進(jìn)行,因此要求各崗位的會計人員之間必須加強協(xié)作,才能順利進(jìn)行會計工作。

 。ㄋ模﹥(nèi)部控制的內(nèi)容各重點也有所變化

  由于計算機(jī)自動進(jìn)行總帳和明細(xì)帳的核對工作,手工條件下的總帳明細(xì)帳的核對工作可以取消;記帳憑證的審核工作變得更加重要和關(guān)鍵;計算機(jī)軟開發(fā)人員對軟件結(jié)構(gòu)和設(shè)計的熟悉程度,使得他們有能力進(jìn)行非正常的數(shù)據(jù)修改,因此還必須限制計算機(jī)軟件開發(fā)人員操作會計軟件進(jìn)行會計記帳工作,尤其是不能兼任出納工作。

  (五)會計人員分工和職責(zé)發(fā)生了變化

  實現(xiàn)會計電算化后,會計人員必須人人操作會計軟件才能夠進(jìn)行會計核算工作,會計人員必須改變原來的自己的工作習(xí)慣,以適應(yīng)會計電算化工作的要求;必需增設(shè)一些新的工作崗位,同時需要減掉一些不適應(yīng)電算化工作臺的崗位。會計人員的分工、工作職責(zé)都發(fā)生了很大的變化。

 。⿲嬋藛T素質(zhì)的要求提高了

  一是因為會計軟件的許多種自定義功能,要求會計人員定義各種轉(zhuǎn)帳公式、數(shù)據(jù)來源公式、費用分配公式等;二是因為解脫了會計人員繁雜的計算和抄寫工作后,要求會計人員參與企業(yè)的經(jīng)營管理和決策,對會計信息進(jìn)行綜合和利用。

 。ㄆ撸⿻嫏n案的形式和內(nèi)容發(fā)生了變化

  會計電算化的會計檔案包括打印輸出的各種帳簿、報表、憑證和存貯在計算機(jī)軟硬盤及其他存貯介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)、程序,以及軟件開發(fā)進(jìn)行中編制的各種文檔以及其他會計資料。許多會計檔案都成磁性的了,看不見摸不著,正在運行的計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)也成為比較完整的會計資料,因此包括用于會計電算化工作的計算機(jī)也必須嚴(yán)格管理。

  二、會計電算化內(nèi)部管理制度的基本內(nèi)容

  實現(xiàn)會計電算化后,不僅使核算手段發(fā)生了重大變化,而且還改變了許多手工管理的習(xí)慣和方法,對單位會計工作管理的方法、程序、核算體系產(chǎn)生了巨大的影響。針對會計電算化工作的特點,內(nèi)部會計管理制度的內(nèi)容也必須進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整,才能適應(yīng)實行會計電算化后的新情況。會計電算化內(nèi)部管理是指對已建立的會計電算化系統(tǒng)進(jìn)行全面管理,保證安全,正常運行,是保證單位會計工作和會計電算化工作有序進(jìn)行的重要措施。計算機(jī)替代手工記帳后的管理主要包括,建立崗位責(zé)任制、日常操作管理、計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)維護(hù)管理和會計檔案管理等內(nèi)容。

 。ㄒ唬┙嬰娝慊瘝徫回(zé)任制

  計算機(jī)替代手工記帳后應(yīng)該加強對會計電算化系統(tǒng)維護(hù)、使用人員的管理,建立崗位責(zé)任制是會計電算化工作的順利實施的保證。對會計人員的管理要體現(xiàn)“責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合”的原則,明確系統(tǒng)內(nèi)各類人員的的職責(zé)、權(quán)限并與利益掛鉤,切實做到事事有人管,人人有專責(zé),辦事有要求,工作有檢查。建立、健全崗位責(zé)任制,一方面是為了加強內(nèi)部牽制,保護(hù)資金財產(chǎn)的安全;另一方面能夠提高工作效率,充分發(fā)揮系統(tǒng)的運行效益。此外,還要加強會計售貨員的培訓(xùn),逐步提高會計人員的業(yè)務(wù)水平。

 。ǘ┤粘2僮鞴芾

  日常操作管理指是通過對系統(tǒng)日常運行的管理,保證系統(tǒng)正常運行,完成核算工作,保證會計信息的安全與完整。如果操作管理制度不健全或?qū)嵤┎坏昧,都會給各種非法舞弊行為以可乘之機(jī);如果操作不正確會造成系統(tǒng)內(nèi)會計數(shù)據(jù)的破壞或丟失,造成會計數(shù)據(jù)的錯誤,系統(tǒng)的正常運行,直至輸出不正確的會計報表;如果各種數(shù)據(jù)不及時備份,則有可能在系統(tǒng)發(fā)生故障時不能恢復(fù)會計資料;如果各種差錯不能及時記錄下來,則有可能使系統(tǒng)錯誤運行,輸出不正確,不真實的會計信息。日常操作管理主要包括機(jī)系統(tǒng)使用管理和上機(jī)操作管理。

  1.計算機(jī)使用系統(tǒng)管理。計算機(jī)系統(tǒng)是會計軟件運行的物質(zhì)基礎(chǔ)。對計算機(jī)系統(tǒng)的管理旨在為電算化系統(tǒng)的硬件設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境,保護(hù)計算機(jī)設(shè)備,防止各種非指定人員進(jìn)入機(jī)房和操作計算機(jī),保證機(jī)內(nèi)的程序與會計數(shù)據(jù)的安全。在計算機(jī)替代手工記帳后,應(yīng)制定與貫徹各種嚴(yán)格的計算機(jī)硬件管理制度,為會計電算化系統(tǒng)的正常運行提供一個良好的物質(zhì)條件。

  2.上機(jī)操作管理。上機(jī)操作的管理是通過建立與實施各項操作管理制度,要求會計人員按規(guī)定錄入原始數(shù)據(jù)、記帳憑證、執(zhí)行各功能模塊、輸出種類信息、作好系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)數(shù)據(jù)的備份,嚴(yán)格禁止越權(quán)操作、非法操作會計軟件,確保會計電算化系統(tǒng)安全、有效、正常地操作運行。操作管理制度主要包括上機(jī)操作的規(guī)定,操作人員的職責(zé)、權(quán)限與操作程序等方面的規(guī)定。

  3.會計業(yè)務(wù)處理程序的管理,要按照《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求處理會計業(yè)務(wù),保證輸入計算機(jī)的會計數(shù)據(jù)正確合法,會計軟件處理正確,當(dāng)天會計業(yè)務(wù)當(dāng)天記帳,期末要及時結(jié)帳和打印輸出會計報表,靈活運用計算機(jī)對數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合。

 。ㄈ┯嬎銠C(jī)軟件和硬件系統(tǒng)維護(hù)管理

  軟件維護(hù)是指當(dāng)單位的會計工作發(fā)生變化而進(jìn)行的軟件修改和軟件操作出現(xiàn)故障進(jìn)行的排除修復(fù)工作。硬件維護(hù)是指在系統(tǒng)運行過程中,出現(xiàn)硬件故障時的檢查修復(fù),以及在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后的調(diào)試等工作。

  系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件的維護(hù)工作,及時排除故障,確保系統(tǒng)的正常運行。系統(tǒng)維護(hù)一般由系統(tǒng)維護(hù)員或指定的專人負(fù)責(zé),系統(tǒng)維護(hù)員可進(jìn)行維護(hù)工作但不得操作會計軟件進(jìn)行會計核算工作。

 。ㄋ模⿻嫏n案管理

  實現(xiàn)會計電算化后,會計檔案的磁性化和不可見性,要求對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份。良好的會計檔案管理是在實現(xiàn)會計電算化后會計工作連續(xù)進(jìn)行、保證系統(tǒng)內(nèi)會計數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會計信息得以充分利用,更好地為管理服務(wù)的保證。

  三、怎樣建立會計電算化內(nèi)部管理制度

  為了建立完善的會計電算化內(nèi)部管理制度,應(yīng)該注意以下方面的:

  1.單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視建立健全會計電算化內(nèi)部管理制度。實行會計電算化后,單位內(nèi)部職能各部門,會計工作各崗位等方面都必須進(jìn)行必要的調(diào)整,包括會計電算化機(jī)構(gòu)的設(shè)置和會計電算化隊伍的組織。因此,單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門共同搞好會計電算化內(nèi)部管理制度的建設(shè)和落實工作。

  2.財務(wù)會計部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)建立健全單位會計電算化內(nèi)部管理制度的具體工作。財務(wù)會計部門是會計電算化內(nèi)部管理制度的具體執(zhí)行和落實部門,因此在各部門的配合下、財務(wù)會計部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)和承擔(dān)崗位的分工、會計電算化內(nèi)部管理制度的制定、有關(guān)會計人員的調(diào)整等工作。

  3.建立會計電算化內(nèi)部管理制度、要遵守國家的有關(guān)規(guī)章和制度,如《會計法》、“兩則”、分行業(yè)會計制度、分行業(yè)財務(wù)制度、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》等。

  4.開展會計電算化工作的單位,應(yīng)該根據(jù)本單位管理工作需要、會計核算的特點和手工管理的經(jīng)驗,改善其中不合理部分,制定適合本單位會計工作管理要求的會計電算化內(nèi)部管理制度;應(yīng)該滿足單位當(dāng)前的實際需要,并考慮到今后工作的要求;還應(yīng)該根據(jù)執(zhí)行中的問題,逐步完善和提高。

  5.建立會計電算化內(nèi)部管理制度時,要注意制度條款的合理、全面、條款清晰、具體、通俗易懂、簡便易行、可操作性強,以便會計人員掌握和執(zhí)行,并能夠據(jù)以考核會計電算化人員的工作情況。

  6.在建立會計電算化內(nèi)部管理制度時,應(yīng)該會計電算化工作開展成功的單位的經(jīng)驗和有關(guān)條款,這樣可以迅速建立有關(guān)制度,少走彎路。

  7.在建立會計電算化內(nèi)部管理制度時,應(yīng)該注意滿足審計要求,計算機(jī)在會計工作中的對審計工作也產(chǎn)生很大的影響,包括改變了審計線索、內(nèi)部控制和審計的等。

  8.要根據(jù)電算化的特點,加強內(nèi)部控制的有關(guān)內(nèi)容,及時調(diào)整會計核算、工作流程和會計工作重點。

  9.要強調(diào)會計人員之間的協(xié)作性。所有操作軟件的會計人員都應(yīng)該有整體配合的精神,緊密合作、加強協(xié)作。尤其是建立了以會計電算化為核心的單位計算機(jī)管理信息系統(tǒng)之后,更應(yīng)該使會計人員認(rèn)識到在信息資源共享的情況下,不符合操作規(guī)程的操作會導(dǎo)致系統(tǒng)發(fā)生錯誤。

  10.要組織本單位會計人員對會計電算化內(nèi)部管理制度進(jìn)行培訓(xùn)和,使會計人員都認(rèn)識到會計電算化內(nèi)部管理制度的重要性,理解制度具體條款的內(nèi)容,自覺落實。

  11.建立會計電算化內(nèi)部管理制度后,要達(dá)到預(yù)期的目的關(guān)鍵是落實,要有制度、有措施、有責(zé)任、有權(quán)、有利,定期檢查執(zhí)行情況,嚴(yán)格考核。對于會計電算化內(nèi)部管理制度執(zhí)行好的個人和單位,應(yīng)該給予物質(zhì)和精神獎勵;對不按照制度條款招待的個人和單位,要進(jìn)行批評;對造成嚴(yán)重?fù)p失的應(yīng)該追究責(zé)任。

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