高校財務(wù)檔案的查閱制度

　　一 總則

　　會計檔案是經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄，是總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)進(jìn)行決策所需的重要資料，也是檢查各種責(zé)任事故的重要依據(jù)。為了加強(qiáng)會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本校實際情況，制定本制度。

　　二 會計檔案管理部門

　　1、學(xué)校財務(wù)部門負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查。經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)研究決定，學(xué)校會計檔案的具體管理工作由學(xué)校校辦室負(fù)責(zé)，學(xué)校校辦室檔案管理員負(fù)責(zé)會計檔案的保管。檔案室要具備防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

　　2、檔案管理員要做到會計檔案存放有序，查找方便，安全保管，不得封包封存，隨意堆放，嚴(yán)防毀損，散失和泄密。

　　三 會計檔案歸檔的范圍

　　1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。

　　2.會計賬簿。包括現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總分類賬及各種明細(xì)分類賬。

　　3.財務(wù)報告。包括年度決算報表，月（季）度報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。以及《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標(biāo)快報，上級主管部門對報告的批復(fù)以及社會審計的審計報告。

　　4.其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關(guān)的，由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。

　　采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，具備保存條件的，應(yīng)同時將光盤、磁盤、磁帶等作為會計檔案保存。

　　四 會計檔案的整理

　　會計年度終了后，應(yīng)將財政局核算中心移交的裝訂成冊的會計檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

　　1.會計憑證。

　　（1）按年立卷：每年將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，按每月立卷一份。

　　（2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

　　（3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

　　2.會計賬簿。

　　各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

　　（1）會計賬簿的裝訂順序：

　　會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。

　�。�2）裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。

　　（3）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

　　（4）裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

　�。�5）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。

　　3.會計報表。

　　會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

　　五 會計檔案歸檔保管和移交

　　1、單位每年形成的會計檔案都應(yīng)有財務(wù)室按歸檔要求裝訂成冊，整理立卷，編制會計檔案案卷目錄。

　　2、一年之內(nèi)的會計檔案暫由財務(wù)室保管（每年要向檔案室交案卷目錄一份），期滿一年的會計檔案、應(yīng)由財務(wù)室編制移交清冊交檔案室統(tǒng)一保管，檔案室要按期點收，財務(wù)室可以自留一份檔案目錄和移交清冊。

　　3、移交會計檔案要有主管領(lǐng)導(dǎo)參加，清點后由主管領(lǐng)導(dǎo)及交接三方在移交清冊上簽名蓋章。

　　4、單位之間交接會計檔案的交接雙方，應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。

　　5、檔案部門對所保管的會計檔案應(yīng)建立“會計檔案保管清冊”，由會計檔案經(jīng)管人負(fù)責(zé)登記。

　　6、檔案室接受保管的會計檔案，原則上應(yīng)保持原冊卷的裝封，如需拆封重新整理的，應(yīng)會同原財會人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　7、會計檔案一經(jīng)歸檔，其保管、借閱、銷毀均有檔案部

　　門按檔案管理辦法執(zhí)行。

　　8、會計檔案的清點和檢查要每年進(jìn)行一次，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿應(yīng)處理的檔案，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。

　　9、各種會計檔案的保管期限要按規(guī)定執(zhí)行。

　　六 會計檔案的調(diào)閱

　　1、因工作需要調(diào)閱會計檔案時，本單位人員須經(jīng)會計主管人員同意，外單位人員要有正式介紹信，同時要經(jīng)本單位主管會計及單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。無論本單位人員還是外單位人員，調(diào)閱會計檔案必須填寫會計檔案調(diào)閱登記薄，要詳細(xì)登記調(diào)閱日期，調(diào)閱人員的姓名和工作單位，調(diào)閱理由、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等。審批人必須在借閱登記薄上簽名。

　　2、查閱會計檔案人員不得私自在會計檔案上勾、劃，不得私自拆散原卷冊，不得抽取更換，否則承擔(dān)法律責(zé)任。

　　3、調(diào)閱人員一般不得將會計檔案攜帶外出，需要復(fù)制的要經(jīng)過本單位主管會計或校長批準(zhǔn)方可復(fù)印，復(fù)印件必須加蓋我校公章方能生效。

　　4、經(jīng)批準(zhǔn)借閱的會計檔案，應(yīng)限定歸還的期限，并由會計檔案管理人員按期收回。

　　七 各種會計檔案保管期限

　　1、根據(jù)規(guī)定。會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。

　　2、會計憑證保管15年。

　　3、會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。

　　4、.會計報表保存5年，其中年度決算報表永久保存。

　　5、發(fā)貨票保管5年。

　　6、工資發(fā)放冊保管25年。

　　八 會計檔案的銷毀

　　1、對會計期滿的會計檔案，需要銷毀時要按著規(guī)定由檔案部門提出意見，匯同財務(wù)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)校長和上級財政主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。

　　2、對按規(guī)定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)由檔案部門和財務(wù)部門、財政部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前應(yīng)當(dāng)按會計檔案銷毀清冊所列項目逐一清查核對。

　　3、會計檔案銷毀后，經(jīng)辦人也要在銷毀清冊上簽名蓋章，歸入檔案備查。并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。銷毀清冊一式三份，分別由檔案、財務(wù)、上級主管單位保留。

　　九 附則

　　1.本制度自2010年9月10日

　　之日起實施，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。

　　2.附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。

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