外出人員報銷管理制度

時間：2020-12-12 09:34:32 制度我要投稿

外出人員報銷管理制度

　　當(dāng)因為公事外出時產(chǎn)生的費用通常都由公司承擔(dān)報銷，那么報銷流程怎樣規(guī)定才更好呢，本文是YJBYS小編整理的外出人員報銷管理制度，歡迎參考閱讀。

外出人員報銷管理制度

　　一. 目的

　　為了進一步規(guī)范員工外出流程及報銷，加強差旅費及有關(guān)費用的控制和管理，特制定本制度。

　　二. 范圍

　　適用于公司全體員工。

　　三. 定義

　　1. 員工外出分為外勤和出差二種。

　　2. 因公出差，于本市或本地區(qū)范圍內(nèi)，當(dāng)天往返的，視為外勤。

　　3. 因公出差，不能當(dāng)天往返，且發(fā)生住宿的，視為出差。

　　四. 審批程序、權(quán)限和流程

　　1. 員工因工作需要出差時，填寫《出差申請單》。并交由廠長審批，總工批準。

　　2. 研發(fā)部人員因工作需要出差時，填寫《出差申請單》，由總工審批，并報請總經(jīng)理批準。

　　3. 項目組人員因工作需要出差時，填寫《出差申請單》，報請總經(jīng)理批準。

　　4. 公司總部人員因工作需要出差時，須填寫《出差申請單》，由人事部審批，報總經(jīng)理批準。

　　5. 員工出差國外一律由總經(jīng)理批準。

　　6. 工廠各部門將填寫好《出差申請單》交由前臺處，前臺確定簽批完整后，掃描電郵至相關(guān)人員，并第一時間通知到出納及人事行政部。(經(jīng)電話申請總經(jīng)理批準的，須注明。)

　　7. 出納收到《出差申請單》，根據(jù)出差日期及出差人員級別購買火車票/飛機票。若火車售票系統(tǒng)內(nèi)車票不足或無票情況下，需要更換出差日期，應(yīng)第一時間通知到相關(guān)部門負責(zé)人。

　　8. 員工外出時，必須嚴格按照上述流程操作。因特殊情況未能履行出差審批手續(xù)的，可由部門負責(zé)人或相關(guān)人員代為填寫或出差后補辦。否則，作曠工處理。

　　五. 外出人員管理原則

　　1.出差人員必須采用高效、經(jīng)濟、安全、便捷的交通工具、路線和時間出行，反對浪費行為，提倡節(jié)約。

　　2.外出人員公干時，應(yīng)隨時保持熱情、禮貌、友好，自覺維護公司形象。

　　六. 差旅費構(gòu)成

　　1. 長途交通費：飛機、火車、輪船、高鐵、長途大巴產(chǎn)生的費用

　　2. 市內(nèi)交通費：公交、地鐵、出租車產(chǎn)生的費用。

　　3. 住宿費;異地出差因過夜住宿產(chǎn)生的費用。

　　4. 餐費補貼：按地區(qū)標準和職務(wù)，限額計發(fā)補貼。

　　5. 通訊費用：因工作需要電話溝通產(chǎn)生的費用

　　6. 其它費用：傳真、復(fù)印、郵寄等公共費用。

　　七. 具體規(guī)定如下：

　　1. 外勤人員外出時，須在《外勤人員登記表》上登記簽字即可。外勤人員報銷待定?建議：公司這邊邊只報車費，工廠除了報車費，另外報銷餐費和住宿費。但是沒有出差補貼。外勤寫外出單，出差寫出差單。餐費按15元/餐補貼中/晚餐。

　　2. 出差人員選擇交通工具一般以火車/長途大巴為主，火車行駛6小時以內(nèi)，乘坐硬座;6小時以上為硬臥。管理級人員或研發(fā)部人員可乘坐高鐵/飛機出行。特殊情況下，出差人員選擇飛機出行，必須由總經(jīng)理批準后方可執(zhí)行。出納也可綜合市場票價，擇優(yōu)選擇交通工具。

　　3. 普通員工一線城市餐費補貼40元/天，二三線城市餐費補貼30元/天;主管級以上人員一線城市餐費補貼60元/天，二三線城市餐費補貼50元/天。另：早餐占日限額的20%，午晚餐占日限額的40%。(補貼標準待商議)

　　4. 部門負責(zé)人可根據(jù)出差具體情況(如工作量、工作環(huán)境等)，為外出人員申請出差補貼，補貼標準為10-15元/天。

　　5. 因工作需要產(chǎn)生的通訊費，出差負責(zé)人每月可享受100元/月補貼，特殊情況，可酌情增加報銷費用。出差人員出差時間不足一個月情況下，也可按此標準執(zhí)行。

　　6. 普通員工住宿費用報銷一般不超過120元/晚，管理人員不超過150元/晚。超出部分自理。由三霞根據(jù)一線城市和二三線城市來定具體標準。

　　7. 因特殊情況需要乘坐出租車的人員，須事前征得部門負責(zé)人同意后方可執(zhí)行。否則不予報銷。

　　8. 因公務(wù)出差，嚴格從事與工作無關(guān)的事項。因特殊情況，確實需要辦理私事時，應(yīng)提前向廠長/總工申請，同意后方可辦理。否則按曠工處理。

　　9. 出差人員中途改變路線時，應(yīng)提前向部門負責(zé)人申請，同意后方可執(zhí)行。

　　10. 員工出差必須每天以郵件/電話形式向部門負責(zé)人匯報工作，不能以郵件形式匯報的，應(yīng)每天記錄當(dāng)天工作內(nèi)容，并于返回后以電郵形式發(fā)放至相關(guān)人員。重要人員出差返回5天內(nèi)應(yīng)向總工和相關(guān)人員提交出差報告。

　　11. 出差人員需要借款時，填寫《借款單》，并經(jīng)相關(guān)負責(zé)人簽字后方可領(lǐng)取。

　　12. 管理人員因個人原因需要參加會議、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)期間，公司提供有薪假，但每月不超過二次，每次不超過一天。公司不承擔(dān)任何食宿和交通費用。所產(chǎn)生的一切費用自理，

　　13. 員工因病、因事需要在當(dāng)?shù)卣埣�，可由出差負�?zé)人批準，并知會相關(guān)人員。出現(xiàn)無出差負責(zé)人或請假超過二天以上者，須報請廠長/總工批準。

　　14. 因生病(需要住院)可按標準支付出差補貼，不報住宿費、餐費和市內(nèi)交通費。住院期間出差補貼不超過10天。結(jié)果待討論

　　15. 出差中公休：出差過程中，若遇公休日，應(yīng)以公務(wù)為重，繼續(xù)執(zhí)行出差任務(wù);若遇到出差單位公休無法辦公，可安排休息。

　　16. 超期停留：出差過程中，因生病(未住院)交通中斷或其它不可抗力因素造成超過預(yù)定期限停留的，在核清事實基礎(chǔ)上，按實際差旅費報銷。

　　17. 出差結(jié)束后回深圳(公司)的'交通費用，實報實銷;出差地請事假/病假，不直接回深圳的，按出差地到深圳的交通費用(火車硬座/硬臥)報銷;出差時遇法定節(jié)假日放假，不直接回深圳的，不矛報銷。

　　18. 員工出差期間因工作需要加班按國家規(guī)定加班費計算。出差在途遇周六日可計作加班或安排調(diào)休。銷售人員/技術(shù)人員/研發(fā)人員/管理人員出差期間的加班費和休息時間怎么定?

　　19. 外出時借道探親訪友須經(jīng)部門負責(zé)人批準方可，相關(guān)費用不予報銷，探親訪友期間公司不予發(fā)放任何補貼。

　　八. 出差費用報銷審核

　　1. 出差人員按相關(guān)標準范圍內(nèi)實報實銷，超支自理。

　　2. 出差住宿費用的審核以實際過夜天數(shù)和限額標準確定，并附有出差時間、出差地點一致的有效住宿憑證發(fā)票，超過限額標準部分，個人自理。住宿一般由出納負責(zé)預(yù)訂，相關(guān)出差人員離開入住酒店后，領(lǐng)取并保管好發(fā)票。待出差返回公司后上交至出納處即可。

　　3. 同性人員一起出差的，應(yīng)以標準間為主，且報銷費用只允許一人報銷。嚴禁重復(fù)報銷。

　　4. 外勤人員無特殊情況，一律不準報銷住宿費用;外勤人員外出范圍包括深圳市內(nèi)、廣州、惠州、東莞、珠海等深圳周邊城市和地區(qū)。因特殊情況需要住宿的人員必須經(jīng)總工批準。

　　5. 乘坐火車以硬座或硬臥為原則;高鐵以二等票為原則;輪船以三等倉為原則;乘坐飛機以經(jīng)濟倉為原則，總經(jīng)理級以上可乘坐商務(wù)倉。

　　6. 外出人員返回后應(yīng)于一周內(nèi)辦理報銷手續(xù)，并交到財務(wù)部。報銷人員應(yīng)填寫《出差報銷單》按財務(wù)要求粘貼好票據(jù)，否則財務(wù)部可以不予辦理。出差報銷單應(yīng)由部門負責(zé)人審批，由總經(jīng)理批準。

　　7. 財務(wù)應(yīng)遵循“前帳不清，后帳不借”原則辦理報銷手續(xù)。

　　8. 外出報銷盡可能提供正規(guī)發(fā)票。住宿費用100元以上或乘坐長途大巴時，必須提供正規(guī)發(fā)票，否則不予報銷。結(jié)果待商議，建議遇到特殊情況將情況進行書面說明。

　　9. 出差人員負責(zé)保管好各項票據(jù)，若有遺失，財務(wù)不予報銷。嚴禁借/買其它日期相關(guān)票據(jù)代替。

　　10. 由接待單位免費提供食宿和交通工具的，公司一律不予報銷任何費用和發(fā)放餐費補貼。

　　11. 搭乘公司提供交通工具者，不再報銷交通費用。

　　12. 出差人員在外有酗酒導(dǎo)致斗歐，或其它與公司無關(guān)事件發(fā)生意外傷害的，公司不承擔(dān)任何費用。

　　13. 外出人員應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，如發(fā)現(xiàn)從事違反法律法規(guī)規(guī)定的其它情形，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即按相關(guān)規(guī)定解除勞動關(guān)系，并不予經(jīng)濟補償。

　　九. 差旅費報銷違規(guī)追究

　　1. 出差人員應(yīng)實事求是原則，嚴禁虛報!一經(jīng)查出，責(zé)令退回虛報金額，并以虛報額三至五倍金額，貢獻員工成長基金。虛報金額，一次超出500元，或年終累計超2000元以上者，公司根據(jù)相關(guān)規(guī)定，解除勞動關(guān)系，并不予經(jīng)濟補償，并向其追究公司損失。

　　2. 各級審簽人員把關(guān)不嚴而失職，使弄虛作假的票據(jù)得以報銷，后經(jīng)查實收回的，審簽人員須貢獻50元員工成長基金，當(dāng)月考核扣5分，年終考核扣1分。情節(jié)嚴重的，貢獻員工成長基金100元，當(dāng)月考核扣10分，年終考核扣5分。經(jīng)查實無法收回的，給公司造成經(jīng)濟損失的，由各級審簽人員承擔(dān)相應(yīng)連帶責(zé)任，并由各級審簽人員負責(zé)賠償相應(yīng)損失。

　　3. 部門負責(zé)人或直接分管領(lǐng)導(dǎo)，如有故意包庇、縱容員工弄虛作假的違規(guī)行為，一經(jīng)查實，按虛報額三至五倍金額，貢獻至員工成長基金，并取消年終獎金。情節(jié)嚴重者，公司將根據(jù)相關(guān)規(guī)定以降職或解除勞動關(guān)系。

　　十. 相關(guān)文件

　　1. 《外勤人員登記表》

　　2. 《出差申請單》

　　3. 《考勤管理規(guī)定》

　　十一. 附則

　　1. 本管理辦法如有與之前所擬定的相關(guān)規(guī)定產(chǎn)生沖突之處，以本管理辦法為準。

　　2. 以上規(guī)定自發(fā)布之日起生效!

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