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合同管理實(shí)施細(xì)則
為加強(qiáng)合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟(jì)效益，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂與公司實(shí)際情況相符合的合同管理制度對(duì)公司的正常運(yùn)行，優(yōu)化管理有作用。下面是YJBYS小編為大家整理的合同管理實(shí)施細(xì)則的具體內(nèi)容，歡迎大家借鑒。
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)合同管理，規(guī)范管理程序，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制訂《合同管理實(shí)施細(xì)則》(以下簡稱《實(shí)施細(xì)則》)。
第二條 各有關(guān)部門必須互相配合，共同努力，切實(shí)執(zhí)行本《實(shí)施細(xì)則》，做到遵守國家的法律法規(guī)，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t。凡違反規(guī)定操作而造成公司損失的，必須追究當(dāng)事人責(zé)任。
第三條 本實(shí)施細(xì)則所包括的合同有設(shè)計(jì)、銷售、采購、維修等方面的合同，但不包括勞動(dòng)合同。
第四條 除即時(shí)清結(jié)者外，合同均應(yīng)采用書面形式，有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。
第五條 公司由法務(wù)課根據(jù)總經(jīng)理的授權(quán)，全面負(fù)責(zé)合同管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督有關(guān)部門的合同訂立、履行等工作。
第二章 合同評(píng)審
第六條 《信息評(píng)審表》(詳見附加一)是公司簽訂合同的前提條件，是公司處理訂單的唯一依據(jù)，反映的是《購銷合同》中雙方的主要權(quán)利義務(wù)。
第七條 《信息評(píng)審表》的修改及變更，擔(dān)當(dāng)人必須書面進(jìn)行確認(rèn)，嚴(yán)禁打電話或口頭隨意變更，如遇特殊情況應(yīng)當(dāng)在第二日以書面形式確認(rèn)，管理課負(fù)責(zé)督促。
第八條 訂立合同前，必須了解、掌握對(duì)方的經(jīng)營資格、資信等情況，取得對(duì)方的營業(yè)執(zhí)照副本并加蓋與營業(yè)執(zhí)照副本公司名稱一致的公章，無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立合同。
對(duì)方為個(gè)體戶或自然人的，應(yīng)當(dāng)取得由本人簽字的身份證復(fù)印件。
第九條 訂立合同前，必須認(rèn)真填寫《信息評(píng)審表》，注明客戶名稱、姓名、合同總額、具體的付款日期及金額、標(biāo)的物型號(hào)及數(shù)量。
第十條 訂立合同前，銷售合同的擔(dān)當(dāng)人應(yīng)當(dāng)提供客戶確認(rèn)的平面圖或管路布局圖。
第十一條 營業(yè)執(zhí)照副本或身份證復(fù)印件及平面圖或管路布局圖作為《信息評(píng)審表》的附件，與《信息評(píng)審表》一并提交公司進(jìn)行合同評(píng)審。
第十二條 《信息評(píng)審表》的審批流程為：管理課對(duì)成本進(jìn)行核算，法務(wù)課對(duì)合同形式要件進(jìn)行審核，銷售總監(jiān)、營業(yè)本部長及總經(jīng)理進(jìn)行批準(zhǔn)。
第十三條 《信息評(píng)審表》營業(yè)本部長簽字后由合同管理員建立客戶基本信息。
第三章合同的訂立
第十三條 除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權(quán)委托方能對(duì)外訂立書面合同。
第十四條 對(duì)外訂立合同的授權(quán)委托分固定期限委托和業(yè)務(wù)委托兩種授權(quán)方式，法定代表人特別指定的銷售人員采用固定期限委托的授權(quán)方式，其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權(quán)方式。
第十五條 授權(quán)委托事宜由公司總務(wù)部管理，需授權(quán)人員在辦理登記手續(xù)，領(lǐng)取、填寫授權(quán)委托書，經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權(quán)生效。
第十六條 對(duì)外訂立的合同，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對(duì)方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對(duì)方簽字蓋章;如有例外需要，須營業(yè)本部長特批。
第十七條 單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章。
第十八條 合同蓋章生效后，應(yīng)交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)并登記。
第十九條 合同文本原則上我方應(yīng)至少二份，合同文本及復(fù)印件由財(cái)務(wù)課、法務(wù)課、具體業(yè)務(wù)部門等各部門分存，其中原件由財(cái)務(wù)課門和法務(wù)課留存建檔。
第二十條 非書面合同代用單也視作書面合同，統(tǒng)一予以編號(hào)。
第四章 合同的履行
第二十一條 合同依法訂立后，即具有法律效力，應(yīng)當(dāng)實(shí)際、全面地履行。
第二十二條 法務(wù)課應(yīng)根據(jù)合同編號(hào)建立合同臺(tái)帳，每一合同設(shè)一臺(tái)帳，分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況一事一記。
第二十三條 有關(guān)部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時(shí)向公司法務(wù)課通報(bào)情況，法務(wù)課填寫《風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警表》上報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
第二十四條 付款單位與合同對(duì)方當(dāng)事人名稱不一致的，管理課應(yīng)當(dāng)督促業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人讓付款單位出具代付款證明。
第二十五條 在合同履行過程中，合同對(duì)方要求先開具發(fā)票后付款的，必須先由擔(dān)當(dāng)人填寫《借據(jù)單》，經(jīng)管理課及財(cái)務(wù)課對(duì)客戶名稱及票面金額確認(rèn)后，由管理本部本部長簽字同意后，再轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)課出具發(fā)票。
合同對(duì)方在沒有付清全款的情況下，要求我公司出具全額發(fā)票的，必須由擔(dān)當(dāng)人填寫《借據(jù)單》及《收到全額發(fā)票回執(zhí)》。
第二十六條 《收到全額發(fā)票回執(zhí)》由業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人向法務(wù)課索要，法務(wù)課負(fù)責(zé)人員與財(cái)務(wù)進(jìn)行核對(duì)后進(jìn)行填寫并登記，交由具體擔(dān)當(dāng)人員，擔(dān)當(dāng)人最遲應(yīng)于五個(gè)工作日內(nèi)將客戶簽字蓋章的回執(zhí)交法務(wù)課存檔。
第二十七條 業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人應(yīng)在發(fā)貨前將雙方簽字生效的合同寄回公司管理課，否則中止發(fā)貨。
對(duì)于客戶原因無法在發(fā)貨前寄回公司的應(yīng)當(dāng)在發(fā)貨日前兩日填寫《發(fā)貨通知書》由銷售總監(jiān)簽字，方可執(zhí)行。
第二十八條 在合同履行過程中，客戶到期應(yīng)付款出現(xiàn)超過三個(gè)月的情況，具體業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人員應(yīng)當(dāng)要求客戶進(jìn)行尾款確認(rèn)，并加蓋客戶公章或財(cái)務(wù)專用章。
第二十九條 合同履行過程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料，對(duì)合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度，以保證合同的完整性。
第五章 合同的變更、解除
第三十條 在合同履行過程中關(guān)于到貨地址、工程量的增減、安裝期限的變更、付款方式及金額的變更等改變?cè)贤瑑?nèi)容的雙方洽商必須與客戶簽訂《變更協(xié)議》并加蓋公章或合同專用章，該變更協(xié)議作為合同的附件是合同檔案管理的必要組成部分，與原合同具有同等的法律效力。
第三十一條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)管理課、法務(wù)課等相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人和營業(yè)本部長審核通過方可。
第三十二條 合同變更后，合同編號(hào)不予改變。
第六章 合同糾紛的處理
第三十三條 合同在履行過程中如與對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的，由業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人負(fù)責(zé)處理。擔(dān)當(dāng)人對(duì)糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。
第三十四條 對(duì)于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方公章和合同專用章。
第三十五條 《讓利協(xié)議》及其他處理尾款的協(xié)議書應(yīng)當(dāng)按照合同審批權(quán)限處理。(業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)——區(qū)域銷售總監(jiān)——銷售總監(jiān)——營業(yè)本部長)。
第三十六條 需要法律幫助的合同糾紛，可提請(qǐng)法務(wù)課協(xié)助解決。
第三十七條 提請(qǐng)法務(wù)課處理合同糾紛的程序如下：
1、擔(dān)當(dāng)人填寫《訴訟申請(qǐng)表》。
2、法務(wù)課接到《訴訟申請(qǐng)表》后，按照程序轉(zhuǎn)交領(lǐng)導(dǎo)審批。
3、法務(wù)課擔(dān)當(dāng)人員核實(shí)單位名稱及付款明細(xì)，制作訴訟相關(guān)文件，蓋章審批。
第三十八條 對(duì)雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書，由各區(qū)域擔(dān)當(dāng)人員負(fù)責(zé)文書的跟蹤或履行。
對(duì)有關(guān)主管機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，法務(wù)課指派專人負(fù)責(zé)該文書執(zhí)行的跟蹤或履行。
第三十九條 對(duì)預(yù)期不履行雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書的客戶，由業(yè)務(wù)擔(dān)當(dāng)人按照第三十五條處理;
對(duì)方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，法務(wù)課按照法律規(guī)定程序向人民法院申請(qǐng)執(zhí)行。
第四十條 與對(duì)方簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書等有關(guān)資料，應(yīng)當(dāng)交法務(wù)課統(tǒng)一匯總、歸檔。
第七章 合同的管理
第四十一條 法務(wù)課負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)及采購合同的管理與匯總工作，管理課指定合同專用章管理規(guī)定，并指定專門負(fù)責(zé)人。
第四十二條 各單位負(fù)責(zé)人及其委托人具體負(fù)責(zé)各自授權(quán)范圍的合同簽訂、履行、監(jiān)督工作。
第四十三條 法務(wù)課在合同管理方面的主要職責(zé)是：
1、負(fù)責(zé)管理公司的各類合同;
2、負(fù)責(zé)檢查各類合同的合法性、嚴(yán)密性和可行性，實(shí)行法律監(jiān)督;對(duì)公司審批或簽訂的合同負(fù)責(zé)審核，對(duì)公司各部門簽訂的合同負(fù)責(zé)監(jiān)督，提供法律幫助;
3、負(fù)責(zé)對(duì)委托人和有關(guān)人員進(jìn)行法律培訓(xùn)、考試、提高其法律素質(zhì);
4、總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高合同管理水平;
5、配合辦理合同的報(bào)批、見證、鑒證和公證等事項(xiàng);
6、配合辦理合同糾紛;
7、參與有關(guān)合同的談判、簽約、履行等工作;
8、指定專門的部門和人員負(fù)責(zé)合同的基礎(chǔ)管理工作。對(duì)于合同管理人員應(yīng)定期培訓(xùn)，不定期檢查其工作情況。
9、建立合同檔案，嚴(yán)格按照《合同管理實(shí)施細(xì)則》管理合同檔案。
10、建立合同管理臺(tái)帳。應(yīng)根據(jù)各部門合同的不同種類，建立合同的分類臺(tái)帳和總臺(tái)帳(臺(tái)帳內(nèi)容詳見附件二、合同管理臺(tái)帳)。臺(tái)帳應(yīng)逐日填寫，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。
第四十四條 公司各部門協(xié)助法務(wù)課合同管理的義務(wù)是：
1、負(fù)責(zé)保管好本人鎖簽合同的一切資料，按照本實(shí)施細(xì)則及時(shí)交法務(wù)課存檔;
2、向法務(wù)課提交合同正本及附件、變更協(xié)議、讓利協(xié)議、還款計(jì)劃、尾款確認(rèn)書、借據(jù)單、收到全額發(fā)票回執(zhí)等對(duì)合同履行或變更具有法律意義的文書;
3、發(fā)貨部門一個(gè)月轉(zhuǎn)交一次到貨單;
4、外埠人員應(yīng)當(dāng)將上款中提到的法律文書正本于合同簽訂后五個(gè)工作日內(nèi)提交法務(wù)課，本市業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)在合同簽訂后二個(gè)工作日提交;
第四十五條 凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時(shí)匯報(bào)情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
第四十六條 因故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關(guān)國家機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。
第八章 附則
第四十七條 本辦法適用于XX有限公司各部門。
第四十八條 本辦法解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理。
第四十九條 本辦法自下發(fā)之日起生效實(shí)施。
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