企業(yè)考勤管理的缺陷
考勤管理是勞動關(guān)系管理的日常基礎(chǔ)工作，但正是這一最基本的工作卻被很多人力資源管理者忽視，圍繞考勤而產(chǎn)生的勞動爭議居高不下，而企業(yè)考勤管理的諸多缺陷也直接導(dǎo)致用人單位承擔(dān)敗訴風(fēng)險，本文羅列考勤管理中的九大缺陷，以便讓人力資源管理者更好的完善考勤管理制度和操作流程，以最大程度減少風(fēng)險。
缺陷一：單位無考勤制度
在企業(yè)用工實(shí)踐當(dāng)中，用人單位對勞動者進(jìn)行管理約束的最基本的手段就是要求員工按時上下班，這也是企業(yè)對員工進(jìn)行其它形式管理的重要前提。因此，大多數(shù)用人單位都有相對完善的考勤管理制度以便對員工實(shí)行有效的監(jiān)督和管理。
但另一方面，用人單位不實(shí)施考勤的現(xiàn)象也不少見，有些是因為規(guī)模較小、公司剛成立等原因，導(dǎo)致企業(yè)管理者考勤觀念淡薄，也有些規(guī)模較大、管理比較規(guī)范的企業(yè)對因為對部分特殊崗位缺乏認(rèn)識如司機(jī)、外勤銷售人員、24小時輪值班人員，以為這類崗位無法考勤或者沒有必要而不實(shí)施考勤管理，這些都直接或間接的為用工風(fēng)險埋下隱患。
在勞動爭議案件中，涉及出勤時間的爭議非常多見，如加班費(fèi)爭
議、曠工爭議、拖欠勞動報酬爭議都直接或間接的與出勤時間的確認(rèn)有關(guān)，如果企業(yè)未實(shí)施考勤，將無法提供有效的考勤記錄，而考勤制度是企業(yè)的一項基礎(chǔ)管理工作，用人單位對其員工在本單位的出勤情況應(yīng)負(fù)有舉證責(zé)任，一旦無法提供考勤記錄，則仲裁機(jī)構(gòu)或法院將可能采信員工的主張，屆時是否加班，加班時間長短、是否曠工等等均不由單位作主。顯然，任何用人單位都不原意看到這樣的結(jié)局。
缺陷二：多重考勤并存
當(dāng)前科技迅猛發(fā)展，考勤方式也日新月異，從紙片打卡鐘考勤到射頻IC卡打卡考勤，從指紋打卡考勤到人臉識別考勤，不一而足。誠然多數(shù)企業(yè)執(zhí)行單一的考勤方式，但多重考勤的企業(yè)也大有人在。部分用人單位為了減少電子考勤的差錯(如漏打卡、設(shè)備損害、設(shè)備誤差等)另外增加了手工考勤方式，而這兩種考勤方式在記錄結(jié)果上可能存在較大差異。
在許多加班費(fèi)勞動爭議案件中，用人單位主張按手工考勤作為認(rèn)定工作時間的依據(jù)，而勞動者則主張以電子考勤為準(zhǔn)。由于大部分用人單位對出勤時間的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)并無制度規(guī)定或合同約定，則也導(dǎo)致在實(shí)際的爭議處理中，仲裁員或法官往往會從有利于勞動者角度考慮，很顯然，企業(yè)應(yīng)當(dāng)規(guī)范考勤管理，由于管理上的不嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致考勤記錄的不明確性，用人單位應(yīng)當(dāng)承擔(dān)主要責(zé)任。
缺陷三：考勤規(guī)定不明確
企業(yè)關(guān)于出勤的制度規(guī)定往往涉及工時制度、工作時間安排、加班的申請程序等，如果這些內(nèi)容不夠明確或與勞動合同存在沖突，往往也會為勞動爭議埋下隱患。
問題之一是企業(yè)考勤規(guī)定沒有規(guī)定工作時間的統(tǒng)計及確認(rèn)方法，由于工作時間直接涉及薪資結(jié)算，往往直接影響到勞動者權(quán)益，故用人單位應(yīng)當(dāng)加以明確。如門禁記錄是否作為統(tǒng)計工作時間的依據(jù)、員工的考勤記錄是否須經(jīng)相關(guān)部門核對校準(zhǔn)。如果規(guī)定明確的話，將大大減少爭議發(fā)生的可能性。
問題之二是企業(yè)考勤規(guī)定往往忽視對休息時間的安排。有些單位規(guī)定每天工作9小時，并未規(guī)定中間有1小時休息時間。但員工可能以為存在1小時加班時間而申請仲裁，盡管員工并不一定勝訴，但仲裁本身也消耗了企業(yè)的管理成本。對眾多制造業(yè)企業(yè)而言，涉及工間休息時間更應(yīng)有明確的規(guī)定。
問題之三是企業(yè)考勤規(guī)定忽視對加班的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，加班是否須經(jīng)審批，員工超時工作究竟是個人行為還是公司行為?往往是勞動爭議中非常常見的爭論焦點(diǎn)。用人單位明確加班須經(jīng)審批的程序，可以避免員工因個人原因超時工作卻可以索要加班費(fèi)的情況。
缺陷四、缺勤記錄未注明事由
在企業(yè)日�？记诠芾懋�(dāng)中，員工因病假、事假等而缺勤上常有的事，但若對有關(guān)缺勤缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)，則員工是否曠工?是否屬于休假?休了何種假?都將成為疑問。
2008年1月1日始實(shí)施的《職工帶薪年休假條例》規(guī)定，職工連續(xù)工作1年以上，用人單位應(yīng)當(dāng)安排職工休假。如未休假，則用人單位應(yīng)當(dāng)支付未休年假得三倍工資。在年假爭議的案件類型中，由于用人單位在休假安排上居主導(dǎo)地位，故對是否已休假，休了多少天假均應(yīng)由用人單位舉證。若相應(yīng)的缺勤記錄缺乏明確記載，則用人單位將在處于極為不利的境地。已休過假的員工也可能主張未休年假的三倍工資，如沒有其他證據(jù)，則用人單位極有可能敗訴。而涉及加班調(diào)休的爭議中，有些單位的考勤記錄只記載了調(diào)休的日期，而未注明是哪一時間段的加班調(diào)休，在具體爭議中，用人單位或稱2010年的加班已在2010年安排調(diào)休，而勞動者則主張2010年的調(diào)休日期是針對2009年的加班。對這些問題若單位不能給予合理解釋，都將可能承擔(dān)不利后果。
故，缺勤應(yīng)明確事由，以做到對出勤狀態(tài)的精確掌控。
缺陷五、考勤記錄缺乏簽名核對
考勤記錄是勞動爭議當(dāng)中的典型證據(jù)形式，而該類證據(jù)的真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性也是各方爭論的焦點(diǎn)。其中最典型的爭議是，沒有員工確認(rèn)的考勤記錄是否具有證明效力?
考勤記錄關(guān)涉員工的工資休假等權(quán)益，故其真實(shí)性的判斷至關(guān)重要。而用人單位提供的考勤記錄是否屬于原始證據(jù)、是否形成于當(dāng)時、是否具有更改可能性、是否經(jīng)員工確認(rèn)都是判斷考勤記錄真實(shí)與否的重要標(biāo)準(zhǔn)。通常，人工考勤記錄記錄往往有部門主管簽字，這些證據(jù)也往往形成于當(dāng)時，事后補(bǔ)救可以通過特殊手段(司法鑒定等)加以驗證，若無員工簽字并不必然導(dǎo)致該證據(jù)無效。而電子考勤記錄則不然，其具有物質(zhì)依賴性和易更改性，企業(yè)出示的往往都是電子考勤記錄的打印件。而未經(jīng)員工簽字確認(rèn)的打印件，從證據(jù)形式上看，其屬于非原始證據(jù)，其而，該打印件是否與原始保存的考勤記錄完全一致是值得懷疑的。因此，在司法實(shí)踐中，企業(yè)需要提供其他證據(jù)加以佐證電子考勤記錄打印件的真實(shí)性，如制作考勤記錄導(dǎo)出過程的視頻，以證明該證據(jù)的'形成過程是真實(shí)的，如提供工資發(fā)放情況與考勤記錄核對，是否存在沖突和不一致。若不能提供其他證據(jù)加以佐證，或者其他證據(jù)存在自相矛盾之處，則用人單位將面臨訴訟風(fēng)險。因此，從控制風(fēng)險角度，電子考勤記錄定期交由員工簽字，是確保考勤記錄真實(shí)、合法、有效的重要手段。
缺陷六、考勤記錄疏于保管
在勞動爭議案件中，與考勤記錄相關(guān)的曠工爭議、加班費(fèi)爭議往往存在仲裁時效限制。但時效的背后，是要求用人單位保管必要的管理文件，考勤記錄便是其中之一。
舉例說，員工主張離職前5年的加班費(fèi)，那么對爭議發(fā)生前2年的考勤記錄用人單位負(fù)有舉證義務(wù)。若勞動者能舉證證明用人單位掌握管理考勤記錄，則用人單位應(yīng)當(dāng)提供該2年內(nèi)的考勤記錄，不能提供的則將承擔(dān)不利后果。有些單位以為離職員工已經(jīng)不是公司的人了，所以對其過往的資料疏于保管，或銷毀、或遺棄，一旦涉訴，則往往面臨舉證不足的問題。究竟考勤記錄保存多久最合適?
對于主動離職、合同期滿終止、與單位協(xié)商解除的離職員工，筆者建議最低保管期限為1年(自員工離職之日起計算)，因該類員工發(fā)生勞動爭議的概率較小。而對于單位單方辭退、被動離職的職工，筆者建議保管期限為2年。以上均需要保存該員工在職期間的所有考勤資料。
缺陷七、考勤規(guī)定與實(shí)際處理不一致
企業(yè)員工關(guān)系管理應(yīng)當(dāng)做到“有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)”，否則所有的制度規(guī)定將形同虛設(shè)，也不利于建立管理威信，更重要的是，也會制造各種訴訟風(fēng)險，而企業(yè)的考勤管理規(guī)定與實(shí)際執(zhí)行情況便是其中之一。
如，大多數(shù)企業(yè)對曠工行為都作出了相應(yīng)的懲處規(guī)定，或扣減工資或給予書面警告等等，有些單位一方面認(rèn)定員工曠工，另一方面卻正常發(fā)放工資，這就導(dǎo)致對該缺勤記錄，企業(yè)的判斷和實(shí)際處理發(fā)生偏差?如果員工主張休假且領(lǐng)導(dǎo)口頭同意，則勢必“曠工”難以認(rèn)定。
又如，公司規(guī)定，員工請假須書面申請并經(jīng)人力資源部書面批準(zhǔn)，超過10天假期應(yīng)當(dāng)經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn)。但有些單位在實(shí)際操作中變成請假口頭化，審批也口頭化，有些部門主管直接代行人力資源部職權(quán)，直接批準(zhǔn)員工請假。人力資源部門也聽之任之，久而久之，請假手續(xù)和相關(guān)統(tǒng)計極為混亂，甚至造成薪資計算的差錯，也為勞動爭議埋下伏筆。，
以上，足以說明單位必須在員工管理上“言行一致”“權(quán)責(zé)統(tǒng)一”，否則既不利于管理，也不利于風(fēng)險控制。
缺陷八、未及時申報、續(xù)延特殊工時制
企業(yè)由于部分員工工作崗位的特殊性(如外勤人員、司機(jī)、高級管理人員等)而執(zhí)行不定時工時制和綜合工時制既是控制成本的需要，也是便于管理統(tǒng)計。但部分用人單位卻對特殊工時制存在誤解。
第一，認(rèn)為特殊工時制只需合同約定或制度規(guī)定即可。根據(jù)現(xiàn)行政策，實(shí)行綜合工時或不定時工時制度須經(jīng)勞動行政部門批準(zhǔn)。未經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，即使雙方有約定也不得執(zhí)行特殊工時制，而只能按照標(biāo)準(zhǔn)工時制統(tǒng)計加班。
第二，認(rèn)為只要勞動行政部門批準(zhǔn)。就可全員執(zhí)行特殊工時制或永久執(zhí)行特殊工時制。根據(jù)特殊工時有關(guān)申報規(guī)定，經(jīng)批準(zhǔn)的的特殊工時制有適用期限、適用崗位的限制。不是所有的崗位都可執(zhí)行特殊工時制度，也不是申請?zhí)厥夤r制獲得批準(zhǔn)后便一勞永逸。
第三，執(zhí)行特殊工時制無須告知員工。盡管是否執(zhí)行特殊工時制主要取決于是否獲得審批而非員工知曉。但員工不知情容易埋下勞動爭議隱患，更為重要的是，究竟哪些崗位屬于審批范圍，需要企業(yè)事先規(guī)定或及時與員工溝通確認(rèn)，以減少爭議發(fā)生的可能性。
缺陷九、出勤違紀(jì)處理不妥當(dāng)
員工涉及出勤違紀(jì)的情況主要包括曠工、代打卡、遲到早退、缺失考勤記錄(忘打卡)等情形。
對曠工行為，很多企業(yè)認(rèn)為只要離開工作崗位未報告即屬于曠工，這種理解是錯誤的。員工缺勤可能有諸多原因，最典型的是因病休息卻沒有及時提交病假單。如果事后證明員工卻因病休息，而單位以曠工解除，則用人單位存在極大的訴訟風(fēng)險，在司法實(shí)踐中，用人單位負(fù)有核查員工缺勤原因的義務(wù)，并盡到合理的告知義務(wù)。用人單位應(yīng)當(dāng)首先核查員工為何不出勤，告知員工恢復(fù)上班或履行請假手續(xù)，在盡到合理的提示義務(wù)員工能未作反應(yīng)的情況下，用人單位方可依據(jù)規(guī)章制度作出處理。
對代打卡行為，很多企業(yè)直接規(guī)定屬于嚴(yán)重違紀(jì)行為，一旦在監(jiān)控資料中一員工手領(lǐng)多張考勤卡，或發(fā)現(xiàn)兩名員工多次同一時間刷卡，即認(rèn)為員工存在代打卡行為而順勢解除。考慮到代打卡行為需要單位舉證，監(jiān)控錄像往往模糊不清，特別是小物件的考勤卡更是難以辨認(rèn)，有些監(jiān)控錄像記錄時間與標(biāo)準(zhǔn)時間存在誤差，這些都極大地影響了該類證據(jù)的效力，從而使得用人單位面臨舉證不足的風(fēng)險。筆者建議，對該類違紀(jì)行為，應(yīng)當(dāng)向員工展示有關(guān)證據(jù)，要求員工給予合理解釋、加以辨認(rèn)，以確認(rèn)其真?zhèn)�，若能可能，�?yīng)取得員工的簽名或?qū)τ嘘P(guān)談話作錄音，以確保對違紀(jì)行為的證據(jù)固定是完整的。而不是主觀臆斷，草率解除。
對缺考情形，由于沒有刷卡記錄，究竟是曠工、忘記打卡還是臨時外出?其往往存在爭議，對該情形的判斷，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在一個考勤統(tǒng)計周期結(jié)束前及時與當(dāng)事員工加以核對確認(rèn)，如若確實(shí)屬于忘記代打卡，應(yīng)當(dāng)加以注明并簽字。對員工屢次缺失考勤記錄的情形，企業(yè)應(yīng)當(dāng)做出事先的制度規(guī)定，如規(guī)定員工應(yīng)在忘記刷卡之日起3日內(nèi)主動向公司匯報、員工臨時外出應(yīng)當(dāng)填寫派工單等。
總而言之，對考勤類違紀(jì)情形下，用人單位應(yīng)當(dāng)對違紀(jì)情況給予充分核實(shí)，給予員工申辯機(jī)會，對證據(jù)加以固定，而不是草率的一紙“辭退通知”。
考勤管理是人事管理的基礎(chǔ)工作，但在人力資源管理法制化時代的背景下，HR應(yīng)當(dāng)更加關(guān)注基礎(chǔ)工作，實(shí)現(xiàn)人力資源的精細(xì)化管理，以最大的承擔(dān)為企業(yè)控制風(fēng)險、降低成本。
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