酒店行政管理?xiàng)l例
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呈文管理規(guī)定
為使酒店各部門行文規(guī)范化，提高整體辦公效率，特做如下規(guī)定：
一、 呈文文字表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡練、通順、標(biāo)點(diǎn)正確。
二、 呈文專題專用，一文一事，內(nèi)容明確。開門見山提出本部門對所請示問題的處理意見，請酒店領(lǐng)導(dǎo)酌定。
三、 呈文由本部門承辦人擬定，由本部門經(jīng)理負(fù)責(zé)核稿。并在部門領(lǐng)導(dǎo)意見一欄，寫出部門的具體意見。態(tài)度要明朗，簡明扼要，最后簽名并注明時間。
四、 呈文格式包括：呈文文號、呈文題目、主管領(lǐng)導(dǎo)批示。呈文內(nèi)容書寫要符合規(guī)范。文號不得重復(fù);呈文題目簡明扼要，高度概括;主管領(lǐng)導(dǎo)名稱不得襲用“酒店領(lǐng)導(dǎo)”的簡稱;在主管領(lǐng)導(dǎo)名稱后，另起一行書寫請示報告的主要內(nèi)容;末尾簽署呈文部門及時間。
五、 各部門負(fù)責(zé)人作為核稿人，不僅要對呈文內(nèi)容審核，而且要審查呈文格式是否規(guī)范，對呈文負(fù)全面責(zé)任。
六、 各部門呈取文，需嚴(yán)格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫明收發(fā)文時間、文稿內(nèi)容、收發(fā)人姓名。若手續(xù)不全，總經(jīng)理辦公室有權(quán)不負(fù)責(zé)遞送。
七、 各部門送來閱批的文件，總經(jīng)理簽發(fā)后兩個工作日內(nèi)發(fā)出。
八、 呈文程序：
在呈文本上登記
各部門呈文 行政辦 主管領(lǐng)導(dǎo)
在收文本上登記
不按上述公文傳遞程序越級呈文，行政辦將予以退回。
行文管理制度
一、 以酒店名義的行文，先由部門承辦人擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審閱后，送總經(jīng)理辦公室核稿并請總經(jīng)理簽發(fā)。
二、 繕印的文件均由擬稿人負(fù)責(zé)校對，重要文件(以酒店名義的行文)均由總經(jīng)理辦公室校對。打字、校對人均在原稿上簽注姓名、日期。
三、 經(jīng)修改后的稿件，如字跡潦草，涂改較多，模糊不清的，應(yīng)由原擬稿人謄清后再打印。
收發(fā)文管理制度
一、 公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。
二、 酒店的收文，由檔案秘書簽收登記，總經(jīng)理的收文由酒店總經(jīng)理簽收，屬酒店領(lǐng)導(dǎo)親收件，一律交收件人親自拆封。
三、 公文登記后，由行政辦公室根據(jù)總經(jīng)理的指示，轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦，應(yīng)由檔案秘書送交，并經(jīng)登記、簽收后才可送交。
四、 閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級以上文件須到行政辦公室閱讀。因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時退還，秘密級以上文件，各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室。
五、 各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件落實(shí)，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。
六、 公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定及時將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第一季度移交完成。
七、 各級管理人員調(diào)動時，應(yīng)將文件(含保密記錄本)清理移交，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時送行政辦公室登記保管。
八、 沒有存查必要的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政辦公室定期銷毀，銷毀秘密公文，要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷，秘密級以上文件，不準(zhǔn)作廢品處理，一律集中按有關(guān)規(guī)定處理。
印章管理制度
一、印章刻制
刻制印章是印章管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。酒店需刻制新印章須報總經(jīng)理批準(zhǔn);酒店各部門需刻制新印章，要寫出報告，并附上新印章的名稱、式樣和規(guī)格，報經(jīng)行政辦公室批準(zhǔn)，方可到當(dāng)?shù)毓膊块T申請刻制。新印章要做好戳記，并留樣保存，以便被查。啟用新印章，應(yīng)選擇好時間，并提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用印章的通知。
二、印章保管
酒店的行政印章和總經(jīng)理的私章，由總辦統(tǒng)一保管，并有專人專管;各部門的印章也要指定專人保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，印章保管人不得委托他人代管印章，并不得攜帶出辦公室使用。
三、印章使用
印章使用要做到：嚴(yán)格手續(xù)、認(rèn)真審閱、詳細(xì)登記、蓋章正規(guī)。印章使用必須經(jīng)批準(zhǔn)，其權(quán)限可分級掌握。使用部門的印章，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);使用酒店印章，須認(rèn)真填寫用印申請表，并附有關(guān)材料，經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章，并進(jìn)行登記，店領(lǐng)導(dǎo)不在時，授權(quán)總辦主任核準(zhǔn)。員工因私須開具各種證明，加蓋酒店印章，必須書面申請并附有關(guān)材料，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并報酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。
四、印章停用
由于機(jī)構(gòu)變動或部門(單位)撤銷等原因而造成的印章停用，按規(guī)定進(jìn)行清理，并將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統(tǒng)一保管，同時辦好移交手續(xù)。屬于個人的印章應(yīng)退給本人。經(jīng)報請總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定將停用印章存檔或銷毀。
檔案文件借閱管理制度
一. 借閱檔案(包括文件、資料)，必須先履行檔案借閱登記手續(xù)，秘密級以上檔案文件必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。
二. 案卷不能借出，只供在行政辦公室閱看，未立卷的文件及資料可借出。
三. 文件、資料借閱期限不得超過兩個星期，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
四. 借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與完整，對檔案內(nèi)容要保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反《保密法》追究當(dāng)事人的責(zé)任。
五. 借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告領(lǐng)導(dǎo)。
六. 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能帶離行政辦公室。
七. 外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對摘抄的材料要進(jìn)行審核、簽章后才能帶出。
介紹信管理制度
一.介紹信種類
1.信箋介紹信：用這種信箋開介紹信，可以表達(dá)較為復(fù)雜內(nèi)容。
2.存根介紹信：用這種介紹信主要是用于介紹某人到何處辦何事的一個憑證。這種介紹信的存根要?dú)w檔，保存期五年。
3.證明信：以酒店行政的名義證明某人的身份、經(jīng)歷或者有關(guān)事件的真實(shí)情況的專用書信。
二.介紹信保管與使用
酒店介紹信一般由人事部秘書負(fù)責(zé)保管和開具，開具介紹信要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。重要事宜需由部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，報經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批;一般事宜需由部門經(jīng)理簽字，人事部經(jīng)理審批，方可開具介紹信。嚴(yán)禁開出空白介紹信。
辦公用品(設(shè)備)領(lǐng)用管理辦法
為了進(jìn)一步加強(qiáng)酒店辦公用品(設(shè)備)的申購領(lǐng)用管理，降低辦公成本費(fèi)用，根據(jù)有關(guān)財務(wù)規(guī)定和本酒店當(dāng)前實(shí)際情況，特制訂如下辦法：
一、 酒店辦公用品(設(shè)備)由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一購買及發(fā)放。
二、 各部門領(lǐng)用辦公用品(設(shè)備)需填寫“辦公用品領(lǐng)用單”，經(jīng)部門經(jīng)理簽字認(rèn)可后，到人事行政部領(lǐng)取。
三、 人事部根據(jù)各部門領(lǐng)用情況，對無庫存的辦公用品(設(shè)備)進(jìn)行申購，填制酒店申購單，列明品名、規(guī)格型號及數(shù)量，并向供應(yīng)商詢價。經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可購買。
車輛管理規(guī)定
( 暫 行 )
一、 公司辦公用車由總辦統(tǒng)一調(diào)派。
二、 各部門每日上午9時，將當(dāng)日用車計劃填寫“用車申請單”，注明目的地、事由等，由部門經(jīng)理簽字后，交總辦統(tǒng)一安排。臨時用車也應(yīng)填寫“用車申請單”，由總辦視事情的緩急另行安排。申請單如無部門經(jīng)理簽字，總辦有權(quán)不予做派車安排。特殊情況除外。
三、 總辦接到申請單后，開具“派車單”給相關(guān)駕駛員。駕駛員在接到“派車單”后方可出車。否則，視為私自出車，按曠工處理。
四、 駕駛員完成出車任務(wù)回到單位后，應(yīng)立即將派車單填寫完整交回行政辦，以便備查。
五、 駕駛員在無出車任務(wù)時，應(yīng)在休息室待命，不得私自外出。否則，視為曠工。
檔案管理制度
一、 酒店檔案
酒店檔案是酒店在經(jīng)營管理活動中形成的，具有保存價值的，以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件材料。
酒店檔案管理機(jī)構(gòu)
總經(jīng)理
總辦文員
各部門兼職檔案管理員
1. 文件立卷
1.1文件立卷
即對酒店在工作中具有存查價值、處理完畢的文件材料，系統(tǒng)、完整地歸入卷宗暫保管，以備隨時調(diào)用參考。
1.2文件立卷的原則
按照文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映酒店工作活動特點(diǎn)和真實(shí)面貌，以利于加強(qiáng)酒店文件的保管和參考利用。
1.3文件立卷的范圍
1.3.1 重要的會議材料，包括會議通知、日程安排、工作報告、重要講話、會議記要或決議、會議記錄、典型材料、錄音帶、錄像帶、照片等;
1.3.2上級發(fā)來的與酒店業(yè)務(wù)有關(guān)的決議、決定、指示、條例、辦法、計劃、規(guī)劃、批復(fù)等;
1.3.3 酒店向上級單位的正式發(fā)文，包括請示、報告、計劃、各類統(tǒng)計報表等;
1.3.4 酒店及各部門在接待賓客工作中的各類重要計劃、安排、記錄、總結(jié)，以及營業(yè)收入、創(chuàng)匯等統(tǒng)計材料等;
1.3.5 酒店與有關(guān)單位及不相隸屬單位協(xié)商工作的往來文書，以及簽訂的各類契據(jù)，如合同、協(xié)議書等;
1.3.6 酒店各級管理人員的任免書，職工勞動、工資、福利、教育培訓(xùn)、考核及獎懲等方面的材料等;
1.3.7 酒店財產(chǎn)、物資、檔案交接的憑證等;
1.3.8 酒店籌建或更新改造、設(shè)備設(shè)施大修一系列工程往來的文件、資料等;
1.3.9 酒店的大事記錄，反映酒店重要活動的剪報、錄音、錄像、照片等;社會有關(guān)部門、單位發(fā)來的要求酒店共同貫徹執(zhí)行和橫向協(xié)作的有關(guān)文件、材料等;
1.3.10 重要投訴及其他信訪工作的材料等;
1.3.11 重要的業(yè)務(wù)電報、電傳、傳真及有關(guān)經(jīng)營管理而撰擬的各類條據(jù)等;
1.3.12 其他與酒店有關(guān)的重要書面材料或資料等。
2. 檔案的收集
2.1 各部門隨時收集辦理完畢的文件材料，按類別分別存放。第二年經(jīng)檢查齊全后，整理歸檔。
2.2 各部門設(shè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文書檔案的日常收集、管理、監(jiān)督及檢查。
2.3 文字檔案的收集使用檔案袋或檔案夾。
2.4 電腦檔案分別于電腦硬盤和軟盤內(nèi)保存，機(jī)密文件加設(shè)保護(hù)密碼。
3. 檔案的分類
3.1 按事宜分類：即按文件內(nèi)容所涉及的具體事宜或工作進(jìn)行分類。
3.2 按時間分類：即按文件形成的時間進(jìn)行分類。
3.3 按收、發(fā)文單位分類。
3.4 按酒店部門設(shè)置分類。
4. 檔案的編號
4.1文件編號
各部門對本部門發(fā)出的文件(發(fā)文、會議紀(jì)要等)，采用部門代碼+文件類型+日期+序號進(jìn)行編號：XXXXXXX。機(jī)密文件還應(yīng)按密級標(biāo)明“機(jī)密文件”、“絕密文件”。
酒店部門設(shè)置及代碼如下：(英文開頭字母)
行政辦 EO
財務(wù)部 FC
營業(yè)部 MS
人事部 HR
工程部 EN
保安部 SE
前廳部 FO
房務(wù)部 HK
餐飲部 FB
4.2案卷編號
對已處理完畢的文件，按照文件類別及次序進(jìn)行編號。
5. 檔案的整理
5.1 檢查文件
認(rèn)真檢查每一類別中積累的文件是否齊全、是否符合歸類。
5.2 文件排序
每類文件可按文件形成時間順序、重要程度或工作程序等進(jìn)行排序。系統(tǒng)排列后，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編寫頁碼，以固定排列順序，保證材料完整。
5.3 編寫案卷標(biāo)題
5.4案卷標(biāo)題反映該類文件的自然聯(lián)系與共同特征，要求嚴(yán)謹(jǐn)，文字通順、扼要。
5.5 填寫案卷目錄
案卷目錄包括順序號、文件標(biāo)題、文件編號和日期等。
5.6 填寫案卷封皮
案卷封皮的項(xiàng)目包括單位名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件材料張數(shù)、起止日期和保管期限等。
5.7 案卷裝訂
案卷裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊;紙面過大的文件，要按卷宗大小摺疊整齊。
5.8 案卷歸檔
裝訂后的案卷，應(yīng)按照年度進(jìn)行排列，統(tǒng)一編號登記，填寫《歸檔案卷目錄》。
6. 檔案的保管
6.1 涉及經(jīng)濟(jì)的檔案，如合同、協(xié)議書、保證書等(原件)檔案由財務(wù)部統(tǒng)一保管;硬件設(shè)施使用說明書或操作手冊(原件)檔案由工程部統(tǒng)一保管，其余檔案由總辦統(tǒng)一管理。
6.2 檔案室應(yīng)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
6.3 每年對檔案進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。
6.4 對于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀。銷毀檔案要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送總經(jīng)理審批后銷毀。
6.5 銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。
7. 檔案的借閱
7.1 借閱檔案，必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱;機(jī)密級以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。
7.2 借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
7.3 借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、復(fù)制、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。
7.4 借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告檔案管理負(fù)責(zé)人。
7.5 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。但不能帶離檔案室。
7.6 外單位摘抄檔案材料，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意;檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)對其摘抄的材料進(jìn)行審查、簽章。
各辦公室操作手冊
1. 圖文傳真、電話和電子郵件的處理(商務(wù)中心)
1.1. 傳真操作
1.1.1. 打入的傳真/電子郵件
必須要記錄接收日期及時間、傳真機(jī)或電子
郵件地址，以便收件人直接簽收。
1.1.2. 因公務(wù)而發(fā)出的傳真/電子郵件：
1.預(yù)備消息內(nèi)容。
2.校對訊息內(nèi)容及資料，確保以最短時間發(fā)出準(zhǔn)確的消息。
3.查明對方(接收者)姓名、職位、機(jī)構(gòu)、地域(國家或城市)名稱、傳真機(jī)號碼或郵件地址。
4.待部門經(jīng)理批閱簽字后，方可發(fā)出。
5.跟催有關(guān)消息發(fā)出后打印副本，作為存檔之用。
1.2. 電話操作
員工在電話里的良好談吐、得體應(yīng)對是替酒店建立良好形象的重要一環(huán)。
1.2.1. 接聽外來電話
1.聽到電話鈴聲，立即接聽。說出部門名稱或你的名字，再加上禮貌的問候，例如“早晨好”、“您好”等。
2.表現(xiàn)友善及樂于幫忙的態(tài)度。
3.不可使用俚語，更不可粗言穢語。
4.通話內(nèi)容均須保密不可外涉。
5.不要讓對方等候太久，必要時請他(她)留言以便回復(fù)。
6.應(yīng)隨時預(yù)備筆及記事簿。
7.當(dāng)你不在辦公室時，應(yīng)通知總機(jī)或其他同事代為接聽。
8.要找尋資料而須對方等候，應(yīng)通知對方所需的時間，讓對方?jīng)Q定繼續(xù)等候抑或稍后再聯(lián)絡(luò)。
9.若對方因任何理由被轉(zhuǎn)錯電話，應(yīng)盡量幫助他(她)轉(zhuǎn)到正確的部門、內(nèi)線，
轉(zhuǎn)回總機(jī)。
10.若談話中斷，應(yīng)把聽筒放回，等待對方再來電。
11.若對方要找的人不在，應(yīng)詢問對方：
A)可否轉(zhuǎn)到辦公室中其他同事處理;
B)記下對方姓名、電話、公司名稱，有待回復(fù);
C)請對方稍后再來電。
12.確保上司不會被不必要的電話騷擾。
記錄留言的要點(diǎn)：
A)接聽日期及時間
B)被電訪的人是誰
C)對方的姓名、電話號碼(及內(nèi)線)及公司名稱
D)留言(消息)內(nèi)容
E)復(fù)述一遍有關(guān)資料，讓他(她)知道你已記下正確的消息
F)最后，把留言便條放在被訪者的桌上，使他(她)回來后能即時知道。
1.2.2.打出電話
1.認(rèn)定電話號碼無誤。
2.接不通電話應(yīng)稍后片刻再打。
3.對方接聽后，你應(yīng)說出要找誰人或內(nèi)線號碼。
4. 若屢次接不通，而你的電話機(jī)操作正常，應(yīng)將接通工作交予下屬初級員工負(fù)責(zé)，以免浪費(fèi)你寶貴時間。此外，可透過電話房查詢對方電話是否失靈。
5.在打出電話前，應(yīng)記下通話內(nèi)容要點(diǎn)，以免遺漏某一部分而要重打，對方也會欣賞你的'工作效率。
6.談話中斷，應(yīng)由你負(fù)責(zé)重打電話，繼續(xù)通話內(nèi)容。
2. 辦公室文件處理
2.1.檔案系統(tǒng)、分類、取閱
檔案儲存的主要原因是保存文件整齊及在有需要時第一時間可找尋得到。
2.1.1.設(shè)立檔案系統(tǒng)必需合乎下列七大原則：
1.操作簡單、快捷
2.必須易于翻查
3.考慮文件的數(shù)量、大小及性質(zhì)
4.只存放最新的資料
5.能配合日后擴(kuò)充的需要
6.所占空間大小適中
7.防火及防盜(例如存放法律文件)
2.1.2.分類大致可分為：
1.按筆劃、字母來分類(優(yōu)點(diǎn)：可作無限的擴(kuò)充)。
2.按項(xiàng)目來分類，而項(xiàng)目的先后次序也用筆劃來區(qū)分。
(優(yōu)點(diǎn)：同類型的事情集中一起，方便查閱)
3.按地區(qū)(國家、城市)來分類。
4.以編號(代碼)代替名稱存檔。
5.采用索引卡可快捷準(zhǔn)確地找出資料，以找尋編號檔案索引卡必須按筆劃排序，放在特別抽屜中。
2.1.3.順序存檔
適用于每個檔案之中，按日期先后存檔，把最新(最近期)的文件放在檔案的最前或最上面。
2.1.4.檔案儲放的形式
1.直立式
2.橫放式
3.圖表
4.盒裝
5.待處理文件
6.微型膠卷
2.1.5.取檔記錄卡
為省卻追尋被取出或外借檔案的時間，“取檔記錄卡”可協(xié)助索回檔案。
每次取出文件后，把該卡放入填補(bǔ)空位。卡有：借件人姓名、部門、借
出日期、答允歸還日期、借件人及經(jīng)辦人簽署，方便日后追尋。取檔記
錄卡宜用鮮明顏色紙制成(例如紅色)，卡紙標(biāo)題應(yīng)高出其他檔案，令
人一目了然，容易跟催。
** 每次外借檔案均須獲得直屬上級同意才可辦理
2.1.6 跟催檔案
為確保按時處理任務(wù)，而且不會有所遺漏，這個檔案非常有效。檔案以
一年十二個月份來分隔，與及以三十一天來分隔。把將要做的工作寫成
字條，放在預(yù)定的“月份”或“日期”的小格中。只要我們每天查看這
檔案，便可作出當(dāng)天應(yīng)做的“跟催”工作。
2.1.7 存檔的一般守則
1.按檔案系統(tǒng)把文件分類、集中。
2.把文件放在正確的檔案內(nèi)。
3.存檔時按日期的次序正確地排列，最近期的放在前。
4.為避免檔案堆積，應(yīng)將過時的或現(xiàn)時不需要的文件與其他的分隔�？�
慮將這些拔歸入“舊檔案”中或甚至將它毀滅。在已抽出舊資料的檔
案中記下那些文件所屬的舊檔編號、名稱或存放位置。“舊檔案”也
須按放妥當(dāng)及分類，方便日后翻查。
5.不可隨意把檔案中的文件取去。若有必要，須把“取檔記錄卡”放在
取去文件的位置。甚至整個檔案亦須使用此卡。
6.如無足夠資料來建立新的檔案，應(yīng)把這些文件集中在“雜項(xiàng)”檔案中。
7.找尋某些檔案名稱可能涉及多個途徑，應(yīng)把有關(guān)資料分別記在不同的
索引卡上，加快翻查速度。
例如檔案名稱“CHIEFCONSTABLE OF BLANKSHIRE PETERJENKINS”，應(yīng)記在“CHIEF”“BLANKSHIRE”及“JENKINS
(即C，B，及J字)索引卡上。
8.每天存檔令你的檔案儲有最新的資料。
9.放置檔案或索引卡應(yīng)遵守下列原則：
A)先排姓氏，再排名字。若同姓則以名字筆劃、字母排列。
B) 若公司名稱包含姓名，例如LEONARD WHITE AND COMPANY，
應(yīng)將此檔案放在“W”(WHITE)檔中。
C) 若公司名稱包含多個人名，取其第一個。例如： “MESSERS MAY，JONES AND JENKINS”應(yīng)放在“M” 檔中。
D)若公司名稱包含“THE”字，可省去。例如：“THE HIGH PRESSURE TOOLS LTD”應(yīng)放在“H”(HIGH)檔中。
文件應(yīng)在存檔前作分類，一個分類架(或分類盒)實(shí)在合用。它可以是按筆劃多寡(或英文字母先后)來分成多格，幫助應(yīng)付大量文件存檔。
10. 酒店內(nèi)部各部門間的溝通，其中一個主要方式為來往之備忘錄，所
有經(jīng)行政部發(fā)出之信件，備忘錄應(yīng)有一影印本存放于獨(dú)立的總檔案
內(nèi)，此外，亦須影印一份存放于有關(guān)該事項(xiàng)或該部門的檔案內(nèi)。
3. 處理郵遞文件
3.1.1外來的信件
處理外來信件需要系統(tǒng)并有效率，以求盡快送到收件人手中。
1. 把商業(yè)信件與“私人”信件及“機(jī)密”文件分開。
2. 用開信刀或開信機(jī)拆信，并確保文件完整。
3. 打開信件，如有附件，將它一并釘裝。
4. 在信件上蓋收件日期作為記錄。
5. 到掛號郵件，須在郵局的收據(jù)上蓋印、簽署。
6. 若信件連同支票、匯票或匯款，應(yīng)把金額寫在信件的右上角及簽署，以便財務(wù)部進(jìn)一步工作。
7. 把信件連同信封分發(fā)到各收件人。
8.“私人”及“機(jī)密”信件應(yīng)原封送往收件人。
9. 收到資料不全的郵件，例如沒有注明部門，或只寫上人名及地址等，應(yīng)向前廳部或人事部查詢。
3.1.2 行政辦秘書必須把其上司的信件細(xì)閱，然后指出重要的部份，節(jié)省其上司的閱讀時間。信件中會提及幾個有關(guān)事項(xiàng)而需要知會不同部門，則可以下列方法處理：
1. 把文件傳閱各有關(guān)部門
2. 把正本交給須處理信件中重要事情的部門，再由他們負(fù)責(zé)傳給其他。
3. 影印該文件送交各部門
3.1.3 發(fā)出的信件
由秘書預(yù)備好發(fā)出的信件：
1. 交給其上司簽署。
2. 檢查附件是否已放在一起。(把信件副本留作存檔之用)
3. 核對信件與信封所寫的收件人是否無誤。
4. 摺起文件放入信封內(nèi)并封口。
5. 由于酒店部門眾多，應(yīng)在信封上當(dāng)眼位置用鉛筆寫上部門名稱或代號，方便信差計算各部門郵費(fèi)及日后退件處理。
6. 集中所有發(fā)出的郵件，交由商務(wù)中心統(tǒng)一寄出。
7. 計算信件重量，記錄郵費(fèi)。
8. 將一般信件與掛號、特快、航空郵件、包裹等分開，并且填妥所需的表格或報關(guān)表等。
3.1.4 中央信箱
1. 設(shè)置在各辦公室職員容易到達(dá)的地方。
2. 信箱尺碼宜于可放置標(biāo)準(zhǔn)信件。
3. 每部門一格，設(shè)一格較大的來放置寄出的信件。
3.1.5內(nèi)部信封
使用內(nèi)部信封,可節(jié)省傳送內(nèi)部文件的成本。
4. 復(fù)印文件
4.1 復(fù)印
復(fù)印操作的要點(diǎn)：
1. 尺碼合用的紙張，以免造成不必要的浪費(fèi)。
2. 各部門自帶復(fù)印紙張。
3. 正確地擺放正本，使影印之副本(無論文件或圖形)合理工整。
4. 按需要可將文件縮印，節(jié)省儲存空間。
5. 操作完畢，切記帶走所有文件，尤其是正本。
6. 勿浪費(fèi)不合用的副本，這些紙張之背面可作草稿。機(jī)密文件，應(yīng)立刻銷毀。
5. 出外公干的安排
5.1 出外公干主要涉及公干人員的交通、住宿的安排。
1. 查詢預(yù)計出發(fā)、回程日期、目的地、公干人員正確姓名。
2. 查詢航班時間表及到達(dá)時間，以配合預(yù)計行程。
3. 把以上資料交給旅行社代辦，或直接與鐵路局、輪船公司、航空公司聯(lián)系。
4. 若不能符合預(yù)計中的安排，應(yīng)盡快知會公干人員并落實(shí)修改行程與否。
5. 當(dāng)所有安排確實(shí)后，盡快安排付款及取票。
6. 準(zhǔn)備明細(xì)行程表給公干人員備用。
5.2. 住宿安排
在訂房之前，應(yīng)考慮酒店地點(diǎn)是否接近探訪的機(jī)構(gòu),交通方便,價格適中。
酒店訂房應(yīng)提供的事項(xiàng)：
1. 入住公干人員的姓名
2. 入住及離店日期
3. 入住人數(shù)及房間數(shù)量(基本為雙人標(biāo)準(zhǔn)客房)
4. 到達(dá)及離開時使用的交通工具及詳細(xì)資料
5.若正值旅游旺季，應(yīng)在訂房時確保房間的預(yù)定。
6. 說明公司名稱、地址、電話、傳真等，以便酒店參考及方便進(jìn)一步聯(lián)絡(luò)。
5.3. 行程表
行程表是預(yù)先對公干期間的安排及把需確認(rèn)的事項(xiàng)列明，使其上司能利用有限的時間作出最大的利益。當(dāng)編制行程表時請注意以下各點(diǎn)：
1. 行程表應(yīng)方便隨身攜帶及翻閱。
2. 大城市通常有多個火車站(機(jī)場或碼頭)，盡可能安排在同一地方進(jìn)出境。
3. 留意交通工具的時間表，隨時更新資料。
4. 留意各地時差，正確說明離境及到達(dá)目的地的當(dāng)?shù)貢r間。
5. 在公干期間，應(yīng)花最短的時間在交通上。
5.4. 計劃海外公干
搜集目的地一般資料，例如面積、人口、主要城市、氣候、服飾、工作
時間等。入境方面則查詢有關(guān)護(hù)照、入境簽證、防疫注射、通用貨幣、生活習(xí)慣等;酒店及餐廳;郵務(wù)、電話及電訊設(shè)施;經(jīng)濟(jì)發(fā)展、進(jìn)出口貿(mào)易條例、政府及工商機(jī)構(gòu)、商務(wù)法則等。
1.公干費(fèi)用：按已批準(zhǔn)預(yù)算案向財務(wù)部申請公干費(fèi)用，兌換目的地流通貨幣。
2.其它事項(xiàng)：
-預(yù)備當(dāng)?shù)氐牡貓D或交通圖
-確認(rèn)交通、酒店訂房、被訪者的約會詳情
-制作行程表，內(nèi)容包括酒店、約會、會議日期、時間、地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)電話等。
-若其上司出外公干，出發(fā)前須集中一切行程中所需要的文件、文具交付。
6. 辦公室文儀器材
6.1.計算機(jī)
操作計算機(jī)須先練習(xí)指法。
1. 保持機(jī)器清潔，用干抹布擦試。
2. 清潔鼠標(biāo)內(nèi)壁。
3.將計算機(jī)移走時應(yīng)先關(guān)掉電源，并以機(jī)背為重心。
4.切勿把計算機(jī)放近熱源。
5.切勿把計算機(jī)放進(jìn)通道，容易被人碰倒。
6.計算機(jī)操作有偏差，可嘗試找出根源，作適當(dāng)調(diào)正。若修正無效或理由不明，應(yīng)停止使用及通知維修人員。
6.2.碎紙機(jī)
舊檔案或機(jī)密文件初稿不適合留存在辦公室內(nèi)，應(yīng)利用碎紙機(jī)第一時間把它們毀滅，將紙張放在機(jī)內(nèi)切成條狀或碎屑。
6.3.訂裝機(jī)
為配合大型工商機(jī)構(gòu)的需要，例如內(nèi)部預(yù)算、計劃書，可能有數(shù)十頁紙之多，小型訂裝機(jī)便甚為全用。由于訂裝機(jī)款式形形種種，操作按個別種類而定。
7. 輔助記憶材料
為求部門運(yùn)作過程中所有工作、資料不致遺漏，文職人員必須采取下列輔助工具作記錄及跟催。
7.1.日志
使用日志要點(diǎn)：
1.不確定之項(xiàng)目可用鉛筆記下，方便更改。待確定后可用原子筆、墨水筆記下。
2.在有關(guān)日期之欄內(nèi)記下時間，會面者之姓名(及公司名)、地點(diǎn)及話題。
3.遇上西式社交場合，應(yīng)記下酒會時間及有關(guān)衣著服飾提示之類。
4.每天約會須按時間先后(分上、下午)記下。
5.一天工作開始，應(yīng)先看日志，預(yù)備其上司的約會、備好會議所需要的文件。
6.一天工作完畢，確定日志上每一事項(xiàng)都已辦理，沒有遺漏。
從日志談到安排約會應(yīng)注意的事項(xiàng)：
1.記著其上司日常的工作，避免與會面重疊。
2.當(dāng)其上司須外出會客，預(yù)留一些花在交通上的時間。
3.若來訪者約會在其上司參加會議之后，應(yīng)先向前者解釋有可能延遲散會。除非其上司事先聲明或來訪者乃非常重要人物，否則不可騷擾會議的進(jìn)行。
4.約會通常以電話聯(lián)絡(luò)，掛線后應(yīng)補(bǔ)發(fā)信確認(rèn)談話內(nèi)容，將信件副本存檔，還須記錄在其上司的日志內(nèi)。
5.記下來訪者的姓名、職衍、公司名稱、地址、電話，若更改約會可與他(她)聯(lián)系。
6.遇上社交場合須攜伴出席，確定其上司的伴侶(女伴)是否有空才作回復(fù)。
7.2.約會卡
其上司可能一整天在外會面及拜訪，不方便攜帶日志，這時便可替他預(yù)備一張約會卡。把當(dāng)天約會卡連同有關(guān)文件放在他的桌上。
7.3.任務(wù)表
綜合所有工作的清單，內(nèi)容包括：記錄日期、任務(wù)內(nèi)容、預(yù)計完成日期、實(shí)際完成日期等各項(xiàng)。
7.4.年志
一頁年志提供年、月、日、星期，方便記下每天大計。便于全年事項(xiàng)一目了然，易于系統(tǒng)籌備。
8. 會議
會議是一個機(jī)構(gòu)內(nèi)不可缺乏的溝通方式。
8.1.議程
議程是有次序地列出會議中所要進(jìn)行的項(xiàng)目。此外還有會議日期、星期、時間、地點(diǎn)。議程在會議前七至十四天發(fā)給出席者，令他們早作準(zhǔn)備。每次會議日期在每一年度開始便已決定，并在上一次會議終結(jié)時重申。
議程由行政辦經(jīng)理制作，內(nèi)容除了包括上次會議仍未解決之項(xiàng)目外，行政辦經(jīng)理應(yīng)咨詢其上司其他新的事項(xiàng)。
會議主席議程
會議主席議程有別于一般議程，它包括會議中需要的額外資料，與及在議程中右方騰出空白部份，方便主席記下重點(diǎn)。
8.2.在會議前后總辦主任的工作：
會議以前
1.咨詢會議主席，預(yù)備議程并分發(fā)各與會者。
2.預(yù)備會議主席議程
3.預(yù)留會議場地(會議室、會客室或其他指定地點(diǎn))
4.與會者若有任何動議或?qū)ψh程中項(xiàng)目有重點(diǎn)意見，但因任何理由不能出席，應(yīng)預(yù)早以書面列明有關(guān)事項(xiàng)，讓行政辦秘書轉(zhuǎn)交會議主席在會上提出。
5.集中各項(xiàng)用品：
1.文具、紙張
2.議程副本
3.上次會議記錄
4.有關(guān)議題的文件、檔案
5.出勤記錄
6.名牌
開會當(dāng)天
1. 提早到達(dá)會場，帶備文具、文件、出勤記錄等。
2. 若有需要，在會場通道放置指示牌。
3. 安排座位，放上名牌。
4. 派發(fā)紙張。
5. 安排開水及水杯、煙灰碟放在方便地方。
6. 檢查出勤記錄，確定所有出席者都已簽署。
7. 讀出上一次會議記錄、缺席者通知書及其他信件。
8. 提供討論事項(xiàng)的文件。
9. 詳細(xì)記錄會議過程內(nèi)容、動議者、和議者及投票結(jié)果。
8.3.會議結(jié)束
1. 確保所有文件已帶回辦公室。
2. 草擬會議記錄待會議主席批閱。
3. 將批閱后的記錄整理，并分發(fā)各出席者。
4. 預(yù)備議決后的跟催文件。
5. 把第4項(xiàng)及會議中使用的文件存檔。
6. 把下次會議日期記在日志中。
8.4會議記錄
會議記錄必須小心保存，每一項(xiàng)議決都是日后執(zhí)行及參考的依據(jù)。它是一項(xiàng)永久的記錄，亦有其法律效力。
會議記錄包括跟催上次會議內(nèi)容、是次會議事項(xiàng)、下次會議的日期、時間及休會時間各項(xiàng)。
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