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面對職場：如何提高開會(huì)效率
應(yīng)屆畢業(yè)生職場勵(lì)志網(wǎng)訊
假如你踏入職場已經(jīng)有幾年的時(shí)間，假如讓你總結(jié)工作體會(huì)，你可能得出的結(jié)論是：每天上班，干得最多的一件事兒就是，開會(huì)。至于不同行業(yè)不同公司的區(qū)別，不過就是開不同的會(huì)而已。
但對個(gè)人來說，每個(gè)會(huì)議的重要程度不盡相同。有時(shí)，你可能在一個(gè)會(huì)議中是決策者的身份，而在另一個(gè)會(huì)議中只是一個(gè)附和型角色。當(dāng)你感覺到每天都在疲于開會(huì)，正常工作無暇順利進(jìn)行時(shí)，你就必須對是否參加某些會(huì)議做出選擇。
EMC人力資源總監(jiān)狄巧認(rèn)為，并非所有的會(huì)都要開。權(quán)衡的依據(jù)是基于優(yōu)先級判斷，對于一些不重要、不緊急或者附和型活動(dòng)可以選擇不參加。而一旦選擇了參加會(huì)議，每個(gè)人都希望會(huì)議效果最大化。但往往，幾小時(shí)的會(huì)議開下來，除了頭暈?zāi)X脹，沒有一點(diǎn)實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。比如財(cái)務(wù)主管和市場主管在某個(gè)問題上，爭論不休，下一個(gè)議題中行政主管想要提出的問題直到會(huì)議結(jié)束前都無法開口，直到會(huì)議結(jié)束三個(gè)人的問題都沒解決。
蘇黎世咨詢服務(wù)(北京)有限公司中國學(xué)習(xí)和發(fā)展負(fù)責(zé)人王瓊給公司人的建議是，一次成功有效的會(huì)議在各環(huán)節(jié)應(yīng)該都是進(jìn)行了充分準(zhǔn)備的。所以一個(gè)好的會(huì)議發(fā)起者應(yīng)該在會(huì)前了解會(huì)議目的，選對合適的參與者，并做好充分的準(zhǔn)備。會(huì)后還要做好跟蹤反饋，使會(huì)議結(jié)果有效進(jìn)行。在開會(huì)的過程中，還需實(shí)時(shí)注意減少信息損耗、解決沖突等不少的技巧運(yùn)用。
還有一種特殊情況是，老板有事，讓你去幫他開會(huì)。這時(shí)候比較恰當(dāng)?shù)淖龇ㄊ�，在跟老板明確自己的角色(是能作一些決定還是單純傳話)的同時(shí)，也要向會(huì)議組織方表明身份。同時(shí)，在會(huì)議結(jié)束之后要及時(shí)向老板傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容，至于傳達(dá)的方式，可以依老板的習(xí)慣而定。
1.選擇性開會(huì)
并不是所有的會(huì)都必須參加。
選擇參加會(huì)議的前提是做好時(shí)間管理。首先要對重要的工作先預(yù)留好時(shí)間，保證不會(huì)被打擾。實(shí)在遇到工作與會(huì)議、會(huì)議與會(huì)議發(fā)生沖突，就需做出取舍判斷。
一般來說，10分鐘左右的短會(huì)基本都可以參加一下，有助增進(jìn)交流。如果比較長，就要進(jìn)行利益考量。
依據(jù)優(yōu)先級選擇是一種不錯(cuò)的方式。優(yōu)先級別的排序不妨參照：企業(yè)優(yōu)先>部門優(yōu)先>上司優(yōu)先>重要、緊急的事。至于一些不重要、不緊急或者復(fù)合型活動(dòng)可以選擇不參加。
不過事情重要與否的判斷還是來自每個(gè)人的價(jià)值取向。在沒法得到標(biāo)準(zhǔn)答案時(shí)不妨從老板那里得到指導(dǎo)。
在收到會(huì)議邀請后需要先弄清幾個(gè)問題：這個(gè)會(huì)大概開什么，誰來參加，會(huì)議長度以及這個(gè)會(huì)是否非你不可，是否有合適的替代對象—這些問題能更好地提供判斷依據(jù)。
2.充分的會(huì)前準(zhǔn)備
一次成功的會(huì)議缺不了細(xì)致的準(zhǔn)備。會(huì)前的準(zhǔn)備是多方面的。
首先建議會(huì)前先將信息資料分發(fā)給會(huì)議參與者閱讀。這樣既能節(jié)約會(huì)上閱讀資料的時(shí)間，也能使他們在會(huì)前就會(huì)議議題進(jìn)行充足思考。
從時(shí)間管理的角度，會(huì)議組織者應(yīng)該在會(huì)前設(shè)計(jì)好每個(gè)日程需要討論的時(shí)間，以便給會(huì)議的每部分議程留足討論時(shí)間。會(huì)前還得將會(huì)議日程安排告知與會(huì)者，免得貌似無窮無盡的會(huì)議時(shí)間讓他們失去耐心。在進(jìn)行全球連線會(huì)議時(shí)還要格外注意不同時(shí)區(qū)的時(shí)差，盡量將所有與會(huì)者都調(diào)節(jié)到一個(gè)都相對方便的時(shí)間點(diǎn)。
在準(zhǔn)備需要高層參與的決策性會(huì)議前，可以先一對一地安排幾次非正式會(huì)議。與高層決策者做事先溝通，了解協(xié)調(diào)各方的利益點(diǎn)，減少正式會(huì)議上的分歧。
同時(shí)不妨運(yùn)用一些心理分析技巧，例如市場部喜歡宏觀，財(cái)務(wù)部注重細(xì)節(jié)。對外國人先做前景預(yù)期再具體分析，對中國人先分析現(xiàn)狀再做預(yù)期效果會(huì)更好。
3.明確開會(huì)的目的
公司人常覺得開會(huì)沒效率，是因?yàn)閷τ谶@個(gè)會(huì)議對自己的要求是什么，需要自己達(dá)到什么樣的目的還不清楚就去參加了。所以，會(huì)議發(fā)起者讓參會(huì)者明確會(huì)議目地至關(guān)重要，目的明確是有效的前提。
會(huì)議的發(fā)起者在邀請對方參加會(huì)議時(shí)必須首先解答對方三個(gè)問題：“你要干什么”，“你要讓我干什么”，“有什么挑戰(zhàn)”。讓他們知道為什么他們會(huì)坐在這里，否則漫無目的地聽長篇大論只會(huì)令他們打哈欠。
明確目的的另一個(gè)重要原因是在組織主持會(huì)議的過程中能準(zhǔn)確把控會(huì)議的前進(jìn)方向，而不會(huì)發(fā)生被某些話題牽扯向其他方向發(fā)展。明明想解決A，說著說著變成討論B和C的問題可不妙。
4.找對的人開會(huì)
開會(huì)的目的是為了溝通和解決問題，而這些活動(dòng)必須通過人來進(jìn)行，因此必須清楚地知道應(yīng)該邀請誰參加才能成事兒。
邀請與會(huì)者的判斷基礎(chǔ)是他必須要有話語權(quán)。
尤其是在解決問題類型的會(huì)議上，在座諸位必須是真正能拍板的人。
當(dāng)遇到邀請某位重要決策者，但他另派手下來開會(huì)時(shí)，得先弄清列席者的授權(quán)級別。如果他表示需要做決策時(shí)“得先回去問老板”，建議立刻結(jié)束會(huì)議，不要浪費(fèi)時(shí)間。否則難保，其他決策者現(xiàn)場敲定結(jié)果，卻要在缺席者事后提出不同意見時(shí)耗時(shí)地進(jìn)行新一輪反復(fù)討論。
5.讓各方明白利益點(diǎn)
參加會(huì)議的人產(chǎn)生對會(huì)議的消極態(tài)度的一個(gè)重要原因是他認(rèn)為“這事兒與我無關(guān)”。而任何工作都是以利益為前提出發(fā)的，只有讓每個(gè)人清楚在這次會(huì)議中自己的利益點(diǎn)他才會(huì)對會(huì)議的內(nèi)容提起興趣。
這種情況在開跨部門的會(huì)時(shí)候尤為常見，所以這時(shí)候更需要清楚告知各部門領(lǐng)導(dǎo)人這個(gè)會(huì)議對其的利益點(diǎn)。否則就算會(huì)議發(fā)起者覺得請對了人，但對方卻并不一定認(rèn)為自己來對了。
可能第一次開會(huì)各部門經(jīng)理還參加一下，但開著開著人全換成了秘書或者借故請假不見了。這時(shí)候的解決辦法就是，在能確保會(huì)議確實(shí)與對方有緊密利益聯(lián)系時(shí)，可以直接找到該部門經(jīng)理的更上級領(lǐng)導(dǎo)，告訴他們這個(gè)會(huì)議對于他們部門的利益點(diǎn)。因?yàn)楹苡锌赡苣硞�(gè)部門經(jīng)理沒有意識(shí)到這件事與他們部門的相關(guān)性，但是他們的領(lǐng)導(dǎo)從更高的角度會(huì)更清晰地看到相關(guān)性。
6.別忘了會(huì)后跟進(jìn)
在會(huì)上把問題討論出結(jié)果并不代表完事兒了。對許多參加會(huì)議的人來說，會(huì)后若沒有一個(gè)總結(jié)性的紀(jì)要來提醒一下，就跟沒開過那個(gè)會(huì)一樣。
因此最好的結(jié)尾是對整場會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，并且對會(huì)議中所布置的各項(xiàng)任務(wù)給出明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。這既有助于理清整場會(huì)議思路，也方便接下來的工作進(jìn)行。而在會(huì)后，一個(gè)認(rèn)真的會(huì)議發(fā)起者還應(yīng)該將會(huì)議的內(nèi)容按主次整理好，通過郵件或其他形式分發(fā)給與會(huì)者。
這封郵件非常重要，它首先是校對會(huì)議中的信息是否被正確理解，其次就是確保每個(gè)人都知道問題的核心和解決思路是什么。會(huì)議發(fā)起者還可以通過與會(huì)者對郵件的反饋采集會(huì)議的相關(guān)信息，這首先能幫助確認(rèn)該次會(huì)議達(dá)到了什么效果，其次還有助于提高今后開會(huì)的效率。
值得注意的是，一個(gè)會(huì)議最終能收到什么成效，往往很大程度上取決于會(huì)后跟進(jìn)的速度和力度。
5個(gè)小技巧
1.預(yù)估時(shí)間打提前量
如果要開1小時(shí)的會(huì)，準(zhǔn)備時(shí)間量應(yīng)該為45至50分鐘，稍微留一些提問時(shí)間。如果能早結(jié)束，大家會(huì)很高興，如果每次都超時(shí)會(huì)失去其他人的信任。
2.提前準(zhǔn)備Q&A
信息分享型會(huì)議和通知比較類似，新消息公布后總會(huì)出現(xiàn)疑問。組織者應(yīng)該在會(huì)前準(zhǔn)備一些可能會(huì)被提到的問題的答案以便現(xiàn)場解決，或者做一些Q&A的小冊子進(jìn)行指導(dǎo)，免得會(huì)后增加單獨(dú)處理問題的時(shí)間成本。
3.高效演示PPT
首先應(yīng)該把PPT的數(shù)量控制在5至6張左右，輔件則放到后面，需要時(shí)再挑出來。其次大段朗讀材料的意義不大，因?yàn)檠劬吹乃俣纫斓枚�，而且每張PPT講述的時(shí)間不宜超過2分鐘。一場會(huì)議，演示PPT和討論的時(shí)間比例為1：2是比較合理的。
4.減少信息損耗
PPT演示信息傳達(dá)多集中在口頭，隨著時(shí)間推移容易被人遺忘或者在傳遞過程中出現(xiàn)疏漏，產(chǎn)生信息損耗。要做到信息層層不損耗地傳達(dá)給每一個(gè)人，最好的方式是將文字內(nèi)容全都印下來。
5.民主解決沖突
遇到各持己見無法決策時(shí)，不妨大家先列舉自己的想法，先進(jìn)行一輪投票，選出幾個(gè)最佳方案，然后大家進(jìn)行打分，再投票選出大家認(rèn)為合理的方案�；蛟S大家最初考慮時(shí)是漫無目的的，這個(gè)投票打分再投票的過程能幫助大家理清思路。當(dāng)然，在選出A方案的同時(shí)還要準(zhǔn)備一兩個(gè)備選方案以應(yīng)對事先沒有預(yù)料到的突發(fā)狀況。
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