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每周回顧:一小時拯救

時間:2022-07-08 07:15:12 職場勵志 我要投稿
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每周回顧:一小時拯救

     你手上是忙碌的生活和做不完的任務清單,不幸的是,向你的任務清單里添加新任務并不真正意味著它們會被完成。想想,如果你能從工作上和家里的各種任務中抽身出來、清楚地知道自己有哪些事要做、甚至還有一點點時間可以思考你如何能更聰明地工作,是不是比每天埋頭苦干更好呢?

 
什么是周回顧?
 
簡言之,周回顧是每周保留一段時間,通常一個或兩個小時,用于組織未來一周(的任務),以確保沒有事情被遺漏掉。稍后我們會講到怎么來做,現(xiàn)在要記住的最重要的是:每周回顧是留給你的時間,用來規(guī)劃你的個人和職業(yè)生涯,組織你的任務,制作你的人際清單,安排優(yōu)先順序,從而使你總是可以專注于真正重要的事。
 
這意味著你不應該把你的回顧時間用去做實際的工作。而是像一個公司的行政總監(jiān),一個優(yōu)秀的經(jīng)理——在回顧時,應當安排(任務的)優(yōu)先級,而不是進行微觀的管理。
 
GTD時間管理方法創(chuàng)始人和周回顧的支持者,戴維·艾倫(David Allen),曾經(jīng)說過,如果你不做周回顧,那你就沒有在真正地執(zhí)行GTD時間管理。當然,你不需要按照GTD的方式來進行周回顧。你所需要的是對更好地掌控你的工作和生活的渴望。
 
周回顧應該幫助你完成三件事情:變得清晰、掌控當下、獲得創(chuàng)造力。
 
變得清晰;ㄐ⿻r間清理你的工作場所,清空你的收件箱。然后回顧你的項目,哪一個是最重要的?哪些項目里程碑下周即將到期?按優(yōu)先級和緊急程度組織它們。這樣當你開始新的一周時,你就知道該從哪里開始而不用再思索了。
 
掌控當下。檢視你的日程表。也許下周你和老板有一個很重要的關(guān)于軟件更新的會議,但你忘記打電話給供應商了解細節(jié)了。把這個電話放進下周(日程中),并在和老板開會前給你自己留下足夠的時間研究。最后,檢查你在等待的任何郵件,在下周制訂一個備注或約會來檢查一下它們。
 
獲得創(chuàng)造力?纯茨切┠憧偸窍虢鉀Q的項目,比如重新設計你的個人網(wǎng)站,思考那些項目中哪些小的部分可能放進你的日程表。思考你如何能變得更有效率——也許你是一名系統(tǒng)管理員,有一個新工具可以降低你每周向服務器推送補丁所花費的時間;ㄐ⿻r間從眼前的生活中跳出來,而不是僅僅坐在乘客的座位上。
 
重中之重:把周回顧放進日程表中
 
選一個對你合適的日子——不管那天是周末,還是你必須完成的一項重要工作之后的一天——把你的周回顧安排在那天日程表的最后。如果你等到把整個周回顧都計劃好了才去做,你永遠都不會去做它。理想情況下,它是那天你要做的最后一件事情,為它安排一到兩個小時的時間。
 
我把我的周回顧安排在周五下午5點,一直到7點鐘,我通常在那個時候離開辦公室。這段時間看起來很長,但是當你開始后,有許多事要仔細檢查,你需要這么長的時間。經(jīng)過一段時間的練習,你甚至可以把你的周回顧壓縮到30分鐘。這不是不可能,如果你提早結(jié)束,你可以早點回家,不是嗎?不管怎樣,把它放進日程表中,后面就好辦了。
 
建立你的檢查清單
 
一張周回顧清單是確保你做到以上提到的三件事情的基本工具。這里是一張周回顧清單的基本范例:
 
變得清晰
 
·收集活頁紙和各種材料
 
·清空收件箱
 
·清空大腦
 
掌控當下
 
·回顧行動清單
 
·回顧過去的日程表
 
·回顧未來的日程表
 
·回顧等待清單
 
·回顧項目(以及更大的事項)清單
 
·回顧任何相關(guān)的清單
 
獲得創(chuàng)造力
 
·回顧將來/也許清單
 
·變得更有創(chuàng)造力、更有勇氣
 
如果你需要更多的細節(jié),戴維·艾倫在他的網(wǎng)站上提供了一個清單模板(免費的,但需要注冊)使你能夠開始(周回顧),這張清單(往下滾動到Weekl Review處)是另外一個很好的范例。在GTD論壇上,一些用戶分享他們自己的清單以獲得啟示。不管你是用一個現(xiàn)成的模板還是自己從頭做起(這不會花很長時間——只要你確保你每周都做),確保你在其中填入的是你想要回顧的東西而不是你要做的事。記住,你不能在周回顧的時候花時間來工作——只能回顧。
 
我的檢查清單是根據(jù)我的活動高度定制化的,如果你開始是用一張模板的,后來也會變成這樣。例如,如果你不使用紙,那么你就沒有每周花時間清理辦公桌的理由。另外,不要忘記把你的私事放到周回顧中——你正在整修房屋嗎?計劃裝修公寓嗎?把這些項目也放到你的檢查清單中,這樣你就同樣不會忘記檢查他們的進度了。
 
嘗試使用觸發(fā)清單
 
如果你在建立檢查清單時遇到困難,你可以考慮每周使用“觸發(fā)清單”來喚起你的記憶。觸發(fā)清單僅僅是一張長長的事項列表,列出了你在周回顧的時候需要審視的事情,以確保你不會忘記任何事情。它被設計為用來觸發(fā)你的記憶,幫助你回憶起可能遺忘了的事情。
 
要建立你的觸發(fā)清單,只需拷貝粘貼模板,移除其中沒有意義的東西。對需要一點點跟進的項目和你生活中的領(lǐng)域進行頭腦風暴。然后只要把它們加到觸發(fā)清單中。就像對待你的檢查清單一樣,不要忘記同樣把你的個人生活加入進去——你在理事會的義務、社區(qū)小組、家庭事件、甚至工作生活平衡與社會事件。你所需要的最后一件事是當你花費時間組織你的職業(yè)生涯時,積累你的個人和社會責任。建立類似“自己的CEO”,思考你作為你自己一生的CEO——不僅僅是你工作的CEO。它們(你生活的各個方面)就如同同一家公司的不同部門,但如果其中一個失敗了,公司就容易全都失敗了。
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