在職場中,他人對你的印象往往起源于你遞上的那張表明你身份的名片。所以,千萬別小看了名片,在現(xiàn)代職業(yè)場上,一張小小的名片往往能起到你無法估量的作用。
名片,是當代社會私人交往和公務交往中一種最為經濟實用的介紹性工具。由于它印制規(guī)范、文字簡潔、使用方便、便于攜帶、易于保存,而且不講尊卑、不分職業(yè)、不論男女老幼均可使用,因此它用途廣泛,頗受社會各界的歡迎。
眼下國內最通用的名片規(guī)格為9cm×5.5cm。如無特殊需要,不應將名片制作過大,甚至有意搞折疊式,免得給人以標新立異、虛張聲勢、有意擺譜之感。印制名片的紙張,宜選莊重樸素的白色、米色、淡藍色、淡黃色、淡灰色,并且以一張名片一色為好。最好不要印制雜色名片,令人看得眼花繚亂。也不要用黑色、紅色、粉色、紫色、綠色印制名片,它們均會給人以失之于莊重的感覺。不提倡在名片上印人像、漫畫、花卉、寵物。這些東西并無實用價值,卻會給人以華而不實的印象。
在國內使用的名片,宜用漢語簡體字,不要故弄玄虛,使用繁體漢字。切勿在一枚名片上采用兩種以上的文字,也不要將兩種文字交錯印在同一面。制作名片,最好不要手書自制,也不要以復印、油印、影印的方法制作名片,它們均不夠正規(guī)。名片上的文字同其他應用文一樣,首先要合乎規(guī)范,否則就會引起誤解,影響交際效果。在合乎規(guī)范的前提下,可以講究自己的風格,表現(xiàn)自己的個性。名片的風格、個性,主要表現(xiàn)在片面布局與字體的選擇設計方面。就字體而言,行、草、篆、隸及各種美術字體均可。
隨著名片使用日益廣泛,除所用紙張越來越好外,名片的片面設計也越來越新穎。如可以在片頭上印一些裝飾圖案,還可以將單位徽記印在名片上,以樹立企業(yè)形象。
名片的使用
名片的使用決不是個簡單的動作,該在什么時候、什么地點、向什么人怎樣遞上名片是一門學問。名片是一個人身份的象征,當前已成為人們社交活動的重要工具。因此,名片的遞送、接受、存放也要講究社交禮儀。
名片必須是經過精心設計的作品,它的功用是要讓別人能想起世上還有你這號人物。
當別人想動用人際關系去搬救兵時,你這張名片就是一份很重要的線索,因此在設計上千萬不要草率。
●交換名片
向對方遞名片時,應面帶微笑,注視對方,將名片正面對著對方,用雙手的拇指和食指分別持握名片上端的兩角送給對方。如果是坐著的,應當起立或欠身遞送,遞送時說一些“我叫×××,這是我的名片,請笑納”“我的名片,請你收下”之類的客套話。遞送名片時要注意:地位低的人先向地位高的人遞名片,男性先向女性遞名片,當面對許多人時,應先將名片遞給職務較高或年齡較大者,如分不清職務高低和年齡大小時,則可先和自己對面左側方的人交換名片。
在社交場合,名片是自我介紹的簡便方式。交換名片的順序一般是:“先客后主,先低后高”。當與多人交換名片時,應依照職位高低的順序,或是由近及遠,依次進行,切勿跳躍式地進行,以免對方誤認為有厚此薄彼之感。名片的遞送應在介紹之后,在尚未弄清對方身份時不應急于遞送名片,更不要把名片視同傳單隨便散發(fā)。
在與他人交換名片時,要養(yǎng)成記住對方姓名的習慣。名片是表達自我的“作品”。如果你不重視別人的名字,又有誰來重視你的名字呢!此外,在交換名片時,要保持名片的整潔,不要輕易地在自己的名片或他人的名片上隨意涂改或做筆記,因為這樣會造成他人心理上的不快感。
其實要記住名字,也是有方法的,我們常在一些場合中交換名片時,不要拿到名片就往口袋塞,最好還是看一下名片,默念一下對方的名字及名片上的內容。然后當天回去之后,稍微記錄一下,再將名片作分類整理。在職場上要記住人家的名字,名片的整理真的很重要。記住了的名字,趕快打電話給他。當你做了整理之后,你還是要做好聯(lián)絡的工作,這是建立人際網(wǎng)絡很重要的一點。
剛剛講到名片的交換,其實這也是有技巧的。首先在人多的場合,一定要帶足夠的名片。其次要注意發(fā)名片的時機。有些時候人家并沒有要跟你拿名片,你卻猛塞給人家,這是不好的。還有你要發(fā)名片時,你要看人家有沒有手拿、方不方便拿,也許在酒會時,人家手上正拿著食物,沒有手可以空出來拿你的名片,你卻發(fā)給他,他當然是不好意思不拿,但卻會造成?e人對你的反感!甚至名片一拿就?G到垃圾桶去了;蛘呤钱斎思艺谡勗挄r,也不要打斷談話去發(fā)名片。
接收他人遞過來的名片時,應盡快起身,面帶微笑,用雙手拇指和食指接住名片下方的兩角,并說“謝謝”、“能得到您的名片,深感榮幸”等等。隨后有一個微笑閱讀名片的過程,閱讀時可將對方的姓名職銜念出聲來,并抬頭看看對方的臉,使對方產生一種受重視的滿足感。名片接到后不能隨便亂放,如果是初次見面,最好是將名片上的重要內容讀出來,當對方遞給你名片之后,如果自己沒有名片或沒帶名片,就當首先向對方表示歉意,再如實說明理由。在對方離去之前,或話題尚未結束,不必急于將對方的名片收藏起來。
交換名片的時機是:
希望認識對方;
表示自己重視對方;
被介紹給對方;
對方想要自己的名片;
提議交換名片;
初次登門拜訪對方;
通知對方自己的變更情況;
打算獲得對方的名片。
碰上以下幾種情況,則不必將自己的名片遞給對方,或與對方交換名片:
對方是陌生人;
不想認識對方;
不愿與對方深交;
對方對自己并無興趣;
經常與對方見面;
雙方之間地位、身份、年齡懸殊。
●名片的收存
在職場中得到名片的機會很多,而這些名片切不可隨手一扔了之。接過別人的名片切不可隨意擺弄或扔在桌子上,也不要隨便地塞在口袋里或丟在包里。應放在西服左胸的內衣袋或名片夾里,以示尊重。
一本厚厚的名片冊是必不可少的工作幫手。得到的名片應一一放入,小心折疊和彎曲。在名片旁,不妨粘一張便條紙,寫上得到的時間、此人的特征、從他身上可獲得哪些幫助和資訊等等。一個小小的動作,將使你日后受益無窮。
對于那些平日里常用的名片,不妨將它們收置在一個小巧的名片盒里,隨身攜帶,方便易用。在收到名片后,除了定期整理、更新外,不妨試著和其中自己較感興趣的人主動聯(lián)系,幾通電話就有可能為自己增添幾位生意上的伙伴,并有可能成為日后的合作伙伴。
對于不善利用名片的人,收到的名片就像一堆廢紙,毫無用處。而對于一個善于利用名片的人來說,收到一張名片就意味著多一個朋友、多一個工作上的合作伙伴。
記住幾點:
★隨時隨地攜帶數(shù)量充足的名片。
★先檢查自己是否已“全副武裝”。
★在情況適宜時,才遞上名片。
★出門前備好足夠的名片,并放置在固定的地方,以免需要時用完或找不到。
★遞上名片時,如果對方先出示名片,你就應該隨之馬上遞上你的名片。
★將得到的名片和自己的分開放,以免誤將別人的送了出去。
★在每張收到的名片上記上日期以及相關事項,以便于日后整理與查核。