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高級秘書的十八般技藝

發(fā)布時(shí)間:2017-03-14    來源:職場勵志

        下文是關(guān)于職場勵志內(nèi)容:高級秘書的十八般技藝;

    永遠(yuǎn)優(yōu)雅,永遠(yuǎn)溫柔,永遠(yuǎn)……看似從容淡定、積極忙碌的秘書,實(shí)際上是有種種“秘技”在身的。

    盡快泡好茶悄聲奉上!

    為來訪客人上茶最起碼的要求,就是無論如何都不能打擾到會談。不要出聲,不要讓客人注意到有人來上茶。再者,由于會面時(shí)間長短因人而異,所以要盡快上茶。來訪客人人數(shù)較多時(shí),要用大個(gè)兒茶壺或是多個(gè)茶壺,一下子沏好。

    迅速找出主客

    來訪客人不一定總是一位。多位客人來訪時(shí),必須先找出哪一位人物是當(dāng)日的主客,以便請到上座。走在最前面的人不一定是主客,而從電梯里最先走出來的,往往是主客。若這樣還不能分辨出來,就要通過感受周圍的氣氛找出來。

    說話要穩(wěn)重、不要高聲,對方能聽到即可

    原本需要高聲講話的場合,也要注意使用低聲調(diào)。這樣做的理由是,低沉的聲音聽起來更顯穩(wěn)重。然而過于穩(wěn)重,會讓人覺得“言”過其實(shí)。

    選擇高跟鞋,因?yàn)榇└吒咂鹇穪肀容^好看

    鞋子最起碼要有7cm的鞋跟。這樣不僅腿看起來好看,走路的姿勢也會好看一些。經(jīng)常聽人說,穿高跟鞋活動不太靈便,然而反過來,或許正是因?yàn)橐庾R到自己穿著高跟鞋,行為舉止才自然而然就鎮(zhèn)定自若。

    早上一上班,首先整理主管辦公室

    上班后,首先要檢查所負(fù)責(zé)的主管的辦公室。檢查空調(diào)有沒有開,垃圾有沒有倒,有沒有可疑的事情發(fā)生等等,整理好主管的工作環(huán)境。如果注意到什么事,一定要匯報(bào)。

    每天早上要到相關(guān)主頁查看人事信息

    查看報(bào)紙的訃告欄,經(jīng)常作為秘書的一項(xiàng)重要工作被列舉出來。事實(shí)上,喜慶之事也同樣不能漏看,尤其是人事晉升。盡管調(diào)動信息可能會刊登在報(bào)紙上,然而對于公司來說,人事調(diào)整期不盡相同,因而每天都要到主要客戶及有合作關(guān)系企業(yè)的主頁,查看人事信息。

    不能說“沒有時(shí)間”,時(shí)間可以籌措出來

    有時(shí)候必須要在已經(jīng)安排好的預(yù)約中插進(jìn)一個(gè)預(yù)約,這種情況下要檢查一下可以中途取消的預(yù)約。實(shí)際上有些場合,中途取消也沒問題。說“實(shí)在是太忙了,不得不拒絕您”之前,千方百計(jì)籌措時(shí)間,才是優(yōu)秀的秘書。

    “拒絕方式”考驗(yàn)秘書的實(shí)力

    偶爾會有必須推掉的日程。這種情況下,拒絕方式也是一門技術(shù)。比如說主管到國外出差尚未回國,或是目前正處于業(yè)務(wù)繁忙期希望錯(cuò)開時(shí)間等,能如此發(fā)揮絕妙的調(diào)節(jié)能力,不給對方留下壞印象也是很關(guān)鍵的。

    是自己在動員主管工作,懷著如此的氣概挑戰(zhàn)職責(zé)

    當(dāng)然是有主管的指示,才能展開工作。然而懷著“被動工作”的感覺,是做不好工作的。如果總是處于被動立場,無論如何努力,都容易被巨量的工作牽著鼻子走。所以要轉(zhuǎn)換認(rèn)識,認(rèn)識到自己的立場是全力支持主管的工作,不能有任何差錯(cuò)。這樣想的話,很多事情都能自己做出判斷,自己行動。
 

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