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邀請(qǐng)函的寫(xiě)作方法及技巧

時(shí)間:2025-01-18 11:20:00 銀鳳 邀請(qǐng)函 我要投稿
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邀請(qǐng)函的寫(xiě)作方法及技巧

  大家對(duì)邀請(qǐng)函一定不陌生。在不斷進(jìn)步的社會(huì)中,很多活動(dòng)都需要使用邀請(qǐng)函,那么寫(xiě)邀請(qǐng)函真的很難嗎?下面是小編精心整理的邀請(qǐng)函的寫(xiě)作方法及技巧,歡迎大家借鑒與參考,希望對(duì)大家有所幫助。

邀請(qǐng)函的寫(xiě)作方法及技巧

  1、簡(jiǎn)介

  邀請(qǐng)信是邀請(qǐng)親朋好友或知名人士、專家等參加某項(xiàng)活動(dòng)時(shí)所發(fā)的請(qǐng)約性書(shū)信。但要注意,簡(jiǎn)潔明了,看懂就行,不要太多文字。

  2、格式

  搬遷邀請(qǐng)函

xx單位(領(lǐng)導(dǎo)朋友等):

  感謝您一直以來(lái)對(duì)本公司(或本人)的關(guān)心和支持,使公司得以業(yè)務(wù)蓬勃發(fā)展,現(xiàn)公司已遷至————(某地),誠(chéng)邀請(qǐng)貴單位(或領(lǐng)導(dǎo)朋友)在(時(shí)間地點(diǎn))參觀公司新址,并赴本公司的慶典午宴。

  落款:(單位、時(shí)間)

  一般格式

尊敬的xx:

  您好!

  xx單位將于xx年xx月xx日在xx地,舉辦xx活動(dòng),特邀您參加,謝謝。

  單位

  xx年xx月xx日

  3、應(yīng)用

  在應(yīng)用寫(xiě)作中邀請(qǐng)函是非常重要的,而商務(wù)活動(dòng)邀請(qǐng)函是邀請(qǐng)函的一個(gè)重要分支,寫(xiě)好它至關(guān)重要。

  商務(wù)禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函是商務(wù)禮儀活動(dòng)主辦方為了鄭重邀請(qǐng)其合作伙伴(投資人、材料供應(yīng)方、營(yíng)銷渠道商、運(yùn)輸服務(wù)合作者、政府部門(mén)負(fù)責(zé)人、新聞媒體朋友等)參加其舉行的禮儀活動(dòng)而制發(fā)的書(shū)面函件。它體現(xiàn)了活動(dòng)主辦方的禮儀愿望、友好盛情;反映了商務(wù)活動(dòng)中的人際社交關(guān)系。企業(yè)可根據(jù)商務(wù)禮儀活動(dòng)的目的自行撰寫(xiě)具有企業(yè)文化特色的邀請(qǐng)函。

  一般來(lái)說(shuō),商務(wù)禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函的文本內(nèi)容包括兩部分:邀請(qǐng)函的主體內(nèi)容和邀請(qǐng)函回執(zhí)。請(qǐng)看例文。

  網(wǎng)聚財(cái)富主角阿里巴巴年終客戶答謝會(huì)

  邀 請(qǐng) 函

尊敬的××先生/女士:

  過(guò)往的一年,我們用心搭建平臺(tái),您是我們關(guān)注和支持的財(cái)富主角。

  新年即將來(lái)臨,我們傾情實(shí)現(xiàn)網(wǎng)商大家庭的快樂(lè)相聚。為了感謝您一年來(lái)對(duì)阿里巴巴的大力支持,我們特于2006年1月10日14:00在青島麗晶大酒店一樓麗晶殿舉辦2005年度阿里巴巴客戶答謝會(huì),屆時(shí)將有精彩的節(jié)目和豐厚的獎(jiǎng)品等待著您,期待您的光臨!

  讓我們同敘友誼,共話未來(lái),迎接來(lái)年更多的財(cái)富,更多的快樂(lè)!

  阿里巴巴

  4、結(jié)構(gòu)

  標(biāo)題

  由禮儀活動(dòng)名稱和文種名組成,還可包括個(gè)性化的活動(dòng)主題標(biāo)語(yǔ)。如例文,“阿里巴巴年終客戶答謝會(huì)邀請(qǐng)函”及活動(dòng)主題標(biāo)語(yǔ)——“網(wǎng)聚財(cái)富主角”;顒(dòng)主題標(biāo)語(yǔ)可以體現(xiàn)舉辦方特有的企業(yè)文化特色。例文中的主題標(biāo)語(yǔ)——“網(wǎng)聚財(cái)富主角”獨(dú)具創(chuàng)意,非常巧妙地將“網(wǎng)”——阿里巴巴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司與“網(wǎng)商”——“財(cái)富主角”用一個(gè)充滿動(dòng)感的動(dòng)詞“聚”字緊密地聯(lián)結(jié)起來(lái),既傳達(dá)了阿里巴巴與尊貴的“客戶”之間密切的合作關(guān)系,也傳達(dá)了“阿里人”對(duì)客戶的真誠(chéng)敬意。若將“聚”和“財(cái)”連讀,“聚財(cái)”又通俗、直率地表達(dá)了合作雙方的合作愿望,可謂“以言表意”、“以言傳情”,也恰到好處地暗合了雙方通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)利益共贏的心理。

  稱謂

  邀請(qǐng)函的稱謂使用“統(tǒng)稱”,并在統(tǒng)稱前加敬語(yǔ)。如 ,“尊敬的× × ×先生/女士”或“尊敬的× × ×總經(jīng)理(局長(zhǎng))”。

  正文

  邀請(qǐng)函的正文是指商務(wù)禮儀活動(dòng)主辦方正式告知被邀請(qǐng)方舉辦禮儀活動(dòng)的緣由、目的、事項(xiàng)及要求,寫(xiě)明禮儀活動(dòng)的日程安排、時(shí)間、地點(diǎn),并對(duì)被邀請(qǐng)方發(fā)出得體、誠(chéng)摯的邀請(qǐng)。

  正文結(jié)尾一般要寫(xiě)常用的邀請(qǐng)慣用語(yǔ)。如“敬請(qǐng)光臨”、“歡迎光臨”。

  例文中,正文分為三個(gè)自然段。其中第二段寫(xiě)明了“2005年終客戶答謝會(huì)”舉辦的緣由、時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)安排”。(看原文)

  第一段開(kāi)頭語(yǔ)——“過(guò)往的一年,我們用心搭建平臺(tái),您是我們關(guān)注和支持的財(cái)富主角!焙偷谌谓Y(jié)束語(yǔ)——“讓我們同敘友誼,共話未來(lái),迎接來(lái)年更多的財(cái)富,更多的快樂(lè)!”,既反映了主辦方對(duì)合作歷史的回顧,即與“網(wǎng)商”精誠(chéng)合作,真誠(chéng)為客戶服務(wù)的經(jīng)營(yíng)宗旨,又表達(dá)了對(duì)未來(lái)的美好展望,阿里巴巴愿與網(wǎng)商共同迎接財(cái)富,共享快樂(lè)。

  這兩句話獨(dú)立成段,簡(jiǎn)要精煉,語(yǔ)義連貫,首尾照應(yīng),符合禮儀文書(shū)的行文要求,可謂是事務(wù)與禮儀的完美結(jié)合。

  落款

  落款要寫(xiě)明禮儀活動(dòng)主辦單位的全稱和成文日期。

  5、注意問(wèn)題

 、俦谎(qǐng)者的姓名應(yīng)寫(xiě)全,不應(yīng)寫(xiě)綽號(hào)或別名。

 、谠趦蓚(gè)姓名之間應(yīng)該寫(xiě)上"暨"或"和",不用頓號(hào)或逗號(hào)。

 、蹜(yīng)寫(xiě)明舉辦活動(dòng)的具體日期(幾月幾日,星期幾)。

 、軐(xiě)明舉辦活動(dòng)的地點(diǎn)。

  例如:

  沛縣中學(xué)1965級(jí)高一(1)班同學(xué)“再相會(huì)”聯(lián)誼活動(dòng)邀請(qǐng)函

XXX同學(xué):

  你好!

  每提及你的名字,你仿佛就站在我們眼前,仿佛又回到火熱的學(xué)校生活,思念之情油然而生。想來(lái)你也和我們一樣,很想一聚。

  四十五年啦,但多彩的學(xué)校生活、深厚的同學(xué)情誼卻還是那么清晰。我們的眼前常常浮現(xiàn)出教室門(mén)前那棵蔥綠的核桃樹(shù),浮現(xiàn)出假山旁那幾桿婆娑的青竹,浮現(xiàn)出教堂那帶有神秘色彩的西式建筑;耳畔常;仨懫鹦炖钤菩iL(zhǎng)那淵博、機(jī)敏、幽默的語(yǔ)言,回響起張德沛老師那簡(jiǎn)潔、明晰的講演,回響起劉洪鈴師傅搖動(dòng)的清脆鈴聲的悠遠(yuǎn);腦海里更記得高考輝煌的1965年,記得我們高一(1)班演出的引人注目的《紅梅贊》,記得我們清晨書(shū)聲瑯瑯、志存高遠(yuǎn)。

  四十五年啦,不論浪跡于天涯、還是踟躕于海角,不論在從軍路上、還是在三尺講臺(tái),不論享受著成功的輝煌、還是咀嚼著失意的苦澀,那深深的同學(xué)情啊,始終像一壇陳年老酒,日久彌濃的醇香,深深地陶醉著我們。多少回神游母校,多少次夢(mèng)醒相會(huì)。聚吧,日已過(guò)午,不聚更待何時(shí)?每一顆心都熱切地期盼著。

  四十五年啦,我們這一群鬢染微霜、年過(guò)花甲之人又要相聚了,那赤子之情猶如激流般地涌動(dòng)。撂下廚房的湯勺,丟下手中的菜籃,扶下膝頭的愛(ài)孫,不顧汽車的顛簸,不怕航輪的驚濤,不懼飛機(jī)的氣旋,奔跑著,跳躍著,唱著,笑著,緊緊相擁,有多少深情要敘,有多少摯語(yǔ)要說(shuō)!

  四十五年啦,來(lái)吧!相聚的激情、相聚的歡樂(lè)、相聚的回憶,將是尚滿天際的紅霞、重陽(yáng)佳節(jié)的黃菊,描繪出我們?nèi)松幸坏懒聋惖娘L(fēng)景線。給我們鼓舞,給我們熱情,給我們感悟,給我們溫馨。來(lái)吧!你的到來(lái)將給聯(lián)誼增輝,你的缺席將使每一個(gè)人悵然。來(lái)吧!每一個(gè)同學(xué)都張開(kāi)著熱情的雙臂,期待著、期待著你的到來(lái)!

xx

  xx年xx月xx日

  6、辦理流程

  一、邀請(qǐng)單位的申請(qǐng)報(bào)告(申請(qǐng)報(bào)告內(nèi)容包括:被邀請(qǐng)人的姓名、背景資料、來(lái)訪目的,來(lái)華期間主要活動(dòng)計(jì)劃,計(jì)劃行程日期等)。

  二、邀請(qǐng)函原件(英文),要求邀請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人簽字后加蓋單位公章。

  三、邀請(qǐng)單位出具的擔(dān)保函,要求法人代表簽字并加蓋單位公章,擔(dān)保函中注明"被邀請(qǐng)人在華期間如有任何違法行為有我公司負(fù)責(zé)"。

  四、邀請(qǐng)單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件(加蓋單位公章)。

  五、被邀請(qǐng)人的護(hù)照復(fù)印件(可用傳真復(fù)印件)

  邀請(qǐng)函的寫(xiě)作技巧

  一、適合父母發(fā)的婚禮邀請(qǐng)

  親愛(ài)的親友們,這是一個(gè)充滿喜悅的消息——我們的寶貝兒女即將踏入人生的新篇章,步入婚姻的圣殿。他們計(jì)劃在公歷2023年10月10日(星期六),下午15:00舉行婚禮。我們將在這個(gè)特別的日子里,與所有關(guān)心和支持他們的朋友們共享這份喜悅。

  請(qǐng)您與家人一同出席這個(gè)美好的時(shí)刻,共同見(jiàn)證這對(duì)新人步入新的生活階段。我們深切地期待著您的光臨,并相信您的出席將為他們的婚禮增添更多的幸福與色彩。

  為了方便安排,我們已經(jīng)預(yù)留了特別的座位。如果您愿意提前告訴我們您的確切到訪時(shí)間,我們會(huì)更加高興。

  最后,再次感謝您一直以來(lái)對(duì)孩子們無(wú)私的關(guān)愛(ài)和支持。我們熱切期盼您的到來(lái),讓我們一起分享這份喜悅。

  敬請(qǐng)回復(fù)確認(rèn)您的出席情況,以便我們做好充分的準(zhǔn)備。

  誠(chéng)摯的問(wèn)候及熱烈的歡迎,新人的父母

  二、父母微信通知結(jié)婚邀請(qǐng)語(yǔ)

  我們的孩子即將步入人生的新階段,我們感到無(wú)比幸福;槎Y將于[婚禮日期]在[婚禮地點(diǎn)]舉行,特此邀請(qǐng)您共襄盛舉。期待與您分享這份喜悅!

  喜糖佳緣,共赴人生。犬子小明與賢女小紅將于X月X日舉行婚禮,誠(chéng)邀您的光臨。時(shí)間:中午12點(diǎn);地點(diǎn):城市花園酒店。我們期待著您的到來(lái),分享這份喜悅與幸福!

  各位親朋好友,我們的孩子即將在[婚禮日期]攜手心愛(ài)之人走進(jìn)婚姻殿堂,地點(diǎn):[婚禮地點(diǎn)]。誠(chéng)摯邀請(qǐng)您的到來(lái),見(jiàn)證這份美好。

  親愛(ài)的朋友,我們很榮幸地邀請(qǐng)您參加我們兒子/女兒與她/他的伴侶的婚禮。這對(duì)新人將在美好的春日里喜結(jié)連理,共度余生。

  三、女方父母邀請(qǐng)函

尊敬的親朋好友:

  小女于xx年xx月xx日成婚,特邀您與家人共襄盛舉,共享喜悅。我們?nèi)覒阎鵁o(wú)比激動(dòng)的心情,期待在這個(gè)特別的日子里,與您一同見(jiàn)證這段美好的姻緣。

  婚禮詳情如下:

  日期和時(shí)間:xx年xx月xx日,下午x時(shí)

  地點(diǎn):xx酒店(具體樓層)

  請(qǐng)?zhí)系姆Q呼:尊敬的[對(duì)方父母的姓名]

  其他注意事項(xiàng):請(qǐng)穿著正式服裝,攜帶適當(dāng)?shù)亩Y物

  我們熱切期待您的光臨,共同慶祝這個(gè)美好的時(shí)刻。如有疑問(wèn)或需要更多信息,請(qǐng)隨時(shí)與我聯(lián)系。

  再次感謝您的關(guān)心和支持,期待您的到來(lái)。

  敬請(qǐng)回復(fù),以便確認(rèn)您的出席情況。

  順祝商祺,[您的姓名]

  [您的聯(lián)系方式]

  請(qǐng)注意,上述邀請(qǐng)函的內(nèi)容需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行個(gè)性化調(diào)整,如日期、時(shí)間、地點(diǎn)、稱呼等信息。同時(shí),如果有特定的主題或是想要表達(dá)的特殊情感,也可以根據(jù)個(gè)人喜好添加相應(yīng)的表述。

  【適用情況】

  最近協(xié)助組織學(xué)術(shù)會(huì)議,需要群發(fā)邀請(qǐng)函,既有寄出的信件,也有電子郵件。因?yàn)閰?huì)人員較多(近百位),這時(shí)候挨個(gè)填寫(xiě)邀請(qǐng)函,地址和發(fā)郵件(每個(gè)郵件地址附一個(gè)針對(duì)收件人的邀請(qǐng)函),如果人工復(fù)制黏貼,需要建立100多個(gè)文檔,100多個(gè)郵件,打印100多分邀請(qǐng)函和報(bào)到函,于是這時(shí)候就該用word的【郵件合并功能】,自動(dòng)生成“格式相同但是內(nèi)容稍微有些差別的文檔和郵件”。

  【步驟】

  1、建立聯(lián)系人excel列表,把每個(gè)“元素”:都拆細(xì),例如姓名(若需要單獨(dú)用到姓,例如“陳先生”,則還要把姓和名各自放一列),單位,職務(wù),稱呼,郵箱地址(一格只放一個(gè)),地址,郵編等。這是一切數(shù)據(jù)的來(lái)源,可用來(lái)生成任何格式的文檔。

  2、建立邀請(qǐng)信word文檔,和之前的excel放在同一個(gè)文件夾里。調(diào)整好格式等。如需打印信封,也一樣制作一個(gè)word文檔。

  3、郵件合并功能。

 。1)選擇形式,是信函,還是電子郵件。

 。2)選擇收件人,“使用現(xiàn)有的表”,選擇剛才做好的excel。

 。3)編輯收件人列表,選擇要插入的聯(lián)系人,若是全部都要使用,就略過(guò)這一步。

  (4)插入域。在需要插入“內(nèi)容”,例如姓名的地方點(diǎn)擊“插入合并域”,選擇插入“姓名”,這時(shí)在word文檔出現(xiàn)姓名類似的標(biāo)志。

  (5)預(yù)覽結(jié)果。點(diǎn)擊預(yù)覽結(jié)果后,可以看到被替換成excel里的第一個(gè)姓名,在預(yù)覽結(jié)果的菜單欄那里有箭頭,可以前后地查看結(jié)果。

 。6)完成合并。選擇發(fā)送批量電子郵件,或者批量打印。甚至可以保存成一個(gè)一個(gè)獨(dú)立的文檔。

  4、高級(jí)功能。如果安裝了acrobat(不是reader),就有一個(gè)合并到pdf的按鈕。對(duì)于發(fā)送不可編輯的文檔,最好是存成pdf,防止瀏覽的時(shí)候出錯(cuò)或者對(duì)方打不開(kāi)高版本的word。例如這次我要發(fā)給許多港澳人士,邀請(qǐng)函轉(zhuǎn)成繁體字,但是有時(shí)word會(huì)在對(duì)方電腦上顯示出錯(cuò),所以我都用pdf批量發(fā)送電子郵件。

  【總結(jié)】

  1、excel做數(shù)據(jù)庫(kù)——2、word做模版——3、數(shù)據(jù)用“郵件合并”插入word、——4、批量生成所需的文件。

  附圖:在2010里很直觀方便,按從左往右的圖標(biāo)一步一步做就好了。

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