邀請書函的寫法和格式

邀請書是邀請對方前來參加會議、做學術報告以及婚宴喪葬的一種專用書信。 邀請書是行政機關、企事業(yè)單位、社會團體或個人邀請有關人士前往某地參加某項活動或事宜的專用書信。邀請書又稱邀請信。
邀請書一般來講有以下兩個特點。
(一)邀請書的禮儀色彩
同請柬一樣，邀請書也具有邀請的功能，要求有一些禮儀色彩。但相較而言，邀請書更樸 實、更常用一些。它沒有請柬的過分莊重嚴肅，但卻也禮儀周到，受到人們普遍的喜愛。
(二)邀請書的書信體格式
邀請書用語上比請柬隨意，而且要求有較詳細的邀約內(nèi)容，所以采用書信體的格式。
邀請書通常由標題、稱呼、正文、結(jié)尾和落款五部分組成。
(一)標題
邀請書的標題一般有兩種方式構(gòu)成。
單獨以文種名稱組成。如《邀請書》、《邀請信》。
由發(fā)文原因和文種名稱共同組成 。如《關于出席亞太經(jīng)濟發(fā)展會議的邀請書》。
(二)稱呼
稱呼要頂格寫被邀請的單位或個人的名稱或姓名。也就是要寫明主送對象。如“xxx大學 ：”、“xx：”
(三)正文
邀請書的'正文通常要求寫出舉辦活動的內(nèi)容、活動目的、活動時間、活動地點、活動方式、 邀請對象以及邀請對象所作的工作等。
活動的各種事宜務必在邀請書中寫清楚、寫周詳。若附有票、券等物也應同邀請書一并送給 主送對象。
若相距較遠，則應寫明交通路線，以及來回接送的方式等。其它差旅費及活動經(jīng)費的開銷來 源、及被邀人所應準備的材料文件、節(jié)目發(fā)言等等也應在正文中交等清楚。
(四)結(jié)尾
結(jié)尾處要求寫上禮節(jié)性的問候語。如“懇請光臨”、“致以敬意”等等。
(五)落款
邀請書的落款要署上發(fā)文單位名稱或發(fā)文個人的姓名，署上發(fā)文日期。邀請單位還應加蓋公 章，以求慎重。
邀請書寫作應注意的事項
(一)語言要含有尊敬之意
邀請書的主要內(nèi)容類似于通知，但又有幾分商量的意思，它不能是行政命令式的態(tài)度，所以 在用詞上一定要禮貌。有些邀請書在開頭還應解釋一下自己不能親自面邀的原因，以免引起 不必要的誤會。
(二)邀請書務必事項周詳
邀請書是被邀人進行必要準備的一個依據(jù)，所以各種事宜一定要在邀請書上顯示出來，使邀 請對象可以有準備而來，也會使活動主辦的個人或單位減少一些意想不到的麻煩。
(三)邀請書提前發(fā)送
邀請書要使被邀人早些拿到邀請書，這樣可以使他對各種事務有一個統(tǒng)疇的安排，而不會 由于來不及準備或拿到邀請書時已過期了而參加不了舉辦的活動。

邀 請 書
尊敬的xxx教授：
我們學會決定于19xx年x月x日在省城華祥賓館舉辦民間文學理論報告會。恭請您就有關民間文學的現(xiàn)狀與發(fā)展發(fā)表高見。務請撥冗出席。
順祝
健康！
xx省文學研究會
聯(lián)系人：

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