會(huì)議邀請(qǐng)函的結(jié)構(gòu)與寫法

時(shí)間：2020-12-25 17:53:54 邀請(qǐng)函我要投稿

　　(一)會(huì)議邀請(qǐng)的含義

會(huì)議邀請(qǐng)函的結(jié)構(gòu)與寫法

　　會(huì)議邀請(qǐng)是專門用于邀請(qǐng)?zhí)囟▎挝换蛉耸繀⒓訒?huì)議，具有禮儀和告知雙重作用的會(huì)議文書。邀請(qǐng)函用于會(huì)議活動(dòng)時(shí)，與會(huì)議通知的不同之處在于：邀請(qǐng)函主要用于橫向性的會(huì)議活動(dòng)，發(fā)送對(duì)象不受本機(jī)關(guān)職權(quán)所制約的單位和個(gè)人，也不屬于本組織的成員，一般不具有法定的與會(huì)權(quán)利或義務(wù)，是否參加會(huì)議由對(duì)象自行決定。舉行學(xué)術(shù)研討會(huì)、咨詢論證會(huì)、技術(shù)鑒定會(huì)、貿(mào)易洽淡會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)產(chǎn)等，以發(fā)邀請(qǐng)函為宜。而會(huì)議通知?jiǎng)t用于具有縱向關(guān)系（即主辦方與參會(huì)者存在隸屬關(guān)系或工作的管理關(guān)系）性質(zhì)的會(huì)議，或者與會(huì)者本身檢有參會(huì)的法定權(quán)利和義務(wù)的會(huì)議，如人民代表大會(huì)、董事會(huì)議等。對(duì)于這些會(huì)議的對(duì)象來(lái)說(shuō)，參加會(huì)議是一種責(zé)任，因此只能發(fā)會(huì)議通知，不能用邀請(qǐng)函。學(xué)術(shù)性團(tuán)體舉行年會(huì)或?qū)ｎ}研討會(huì)時(shí)，要區(qū)別成員與非成員。對(duì)于團(tuán)體成員應(yīng)當(dāng)發(fā)會(huì)議通知，面邀請(qǐng)非團(tuán)本成員參加則應(yīng)當(dāng)用邀請(qǐng)函。

　�。ǘ⿻�(huì)議邀請(qǐng)函的基本內(nèi)容

　　會(huì)議邀請(qǐng)函的.基本內(nèi)容與會(huì)議通知一致，包括會(huì)議背景、目的和名稱；主辦單位和組織機(jī)構(gòu)；會(huì)議內(nèi)容和形式；參加對(duì)象；會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)方式以及他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

　�。ㄈ⿻�(huì)議邀請(qǐng)函的結(jié)構(gòu)與寫法

　　1．標(biāo)題。由會(huì)議名稱和“邀請(qǐng)函（書）”組成，一般可不寫主辦機(jī)關(guān)名稱和“關(guān)于舉辦”的字樣，如：《亞太城市信息化高級(jí)論壇邀請(qǐng)函》�！把�(qǐng)函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜折開(kāi)寫成“關(guān)于邀請(qǐng)出席**會(huì)議的函”。

　　2．稱呼。邀請(qǐng)函的發(fā)送對(duì)象有三類情況：

　�。�1）發(fā)送到單位的邀請(qǐng)函，應(yīng)當(dāng)寫單位名稱。由于邀請(qǐng)函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱（統(tǒng)稱），以示禮貌和尊重。

　�。�2）邀請(qǐng)函直接發(fā)給個(gè)人的，應(yīng)當(dāng)寫個(gè)人姓名，前冠“尊敬的”敬語(yǔ)詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。

　�。�3）網(wǎng)上或報(bào)刊上公開(kāi)發(fā)布的邀請(qǐng)函，由于對(duì)象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”z統(tǒng)稱。

　　3．正文。正文應(yīng)逐項(xiàng)載明具體內(nèi)容。開(kāi)頭部分寫明舉辦會(huì)議的背景和目的，用“特邀請(qǐng)您出席（列席）”照應(yīng)稱呼，再用渡句轉(zhuǎn)入下文；主體部分可采用序號(hào)加小標(biāo)題的形式寫明具體事項(xiàng)；最后寫明聯(lián)系聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式。結(jié)尾也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。

　　4．落款。因邀請(qǐng)函的標(biāo)題一般不標(biāo)注主辦單位名稱，因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱并蓋單。

　　5．成文時(shí)間。寫明具體的年、月、日

　　例文：

　　邀請(qǐng)函

尊敬的×××教授：

　　我們學(xué)會(huì)決定于××年×月×日在省城××賓館舉辦民間文學(xué)理論報(bào)告會(huì)。恭請(qǐng)您就有關(guān)民間文學(xué)的現(xiàn)狀與發(fā)展發(fā)表高見(jiàn)。務(wù)請(qǐng)撥冗出席。

　　順祝

　　健康!

　　××省文學(xué)研究會(huì)

　　聯(lián)系人：×××

　　××年×月×日

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