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怎么樣在短時(shí)間里向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)上百頁(yè)的PPT
在短時(shí)間里，我們應(yīng)該怎么有效地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)上百頁(yè)的PPT呢?下面怎么樣在短時(shí)間里向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)上百頁(yè)的PPT是小編為大家?guī)?lái)的，希望對(duì)大家有所幫助。
十幾年前，我還在銀行當(dāng)信貸員，為轄區(qū)內(nèi)一家企業(yè)增加信貸額度。忙了一個(gè)月，好不容易把材料一路磕磕絆絆地送到了最重要的程序——市分行的貸審會(huì)。
我和主任估計(jì)貸審會(huì)一次通過(guò)有難度，這家企業(yè)的情況非常復(fù)雜，光材料就有半尺高，所以打算在會(huì)前和分管信貸的副行業(yè)先做一次溝通。
好不容易安排了時(shí)間，沒(méi)想到那天分行忽然來(lái)了檢查團(tuán)，我們從上午一直等到貸審會(huì)開(kāi)會(huì)之前，都沒(méi)見(jiàn)到那位行長(zhǎng)。
我都不抱希望了，可主任畢竟是老江湖，他讓我等著，一個(gè)人跑到行長(zhǎng)專用電梯前，剛好攔住了準(zhǔn)備上樓的副行長(zhǎng)。
最后貸審會(huì)非常順利，我相信是主任的這次“電梯匯報(bào)”起了很大作用，但他是怎么辦到的呢?
十多年以后，我看到了一個(gè)叫“電梯匯報(bào)術(shù)”的方法，才明白其中的奧妙。
有時(shí)，你準(zhǔn)備了上百頁(yè)的屁屁踢，可臨開(kāi)會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)卻只有五分鐘的時(shí)間在場(chǎng)，沒(méi)他拍板，別人什么也決定不了。
有時(shí)候，你要匯報(bào)一件很重要的事，但領(lǐng)導(dǎo)卻不這么認(rèn)為，他覺(jué)得自己的時(shí)間很值錢(qián)，你的事只配給五分鐘。
有時(shí)候，你到客戶那里去提報(bào)方案，剛好遇上了他們的大領(lǐng)導(dǎo)，可他只有五分鐘的時(shí)間，你是一步步走流程，還是抓住這天降的五分鐘呢?
再比如，你在行業(yè)會(huì)議的茶歇認(rèn)識(shí)了一個(gè)投資人，你能利用這短短的五分鐘泡咖啡的時(shí)間，把項(xiàng)目說(shuō)清楚，并爭(zhēng)取一次正式見(jiàn)面的機(jī)會(huì)嗎?
麻省理工學(xué)院每年的創(chuàng)業(yè)大賽中，有一個(gè)環(huán)節(jié)就是“電梯匯報(bào)”，贏者可獲2萬(wàn)美元獎(jiǎng)金，因?yàn)樯厦孢@些，都是“電梯匯報(bào)術(shù)”可以幫助你的。
“電梯匯報(bào)術(shù)”是一種結(jié)構(gòu)化思維，比如今天要介紹的是PREP的匯報(bào)結(jié)構(gòu)：Position觀點(diǎn)、Reason理由、Evidence證據(jù)、Position重復(fù)觀點(diǎn)。
這都是你需要事先準(zhǔn)備的，我們來(lái)分解一下，到底包括哪些：
第一步：觀點(diǎn)(Position)
就是首先用一兩句話說(shuō)清楚你想要得到的東西，包括：希望領(lǐng)導(dǎo)原則上同意、給預(yù)算、定時(shí)間、定下一步計(jì)劃、或者盡快看看你的詳細(xì)材料，等等。
請(qǐng)注意(敲黑板)，很多人第一步就出了問(wèn)題，不是“你做了什么”，而是“你希望領(lǐng)導(dǎo)做什么”。
我們通常這樣開(kāi)頭：
“上周我見(jiàn)了一個(gè)客戶，他balabalabala”
“這個(gè)月，我對(duì)XX市場(chǎng)進(jìn)行了全面調(diào)研，走訪了幾十家客戶，其中有balabalabala”
“我分析了近幾個(gè)月的銷售數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)balabalabala”
沒(méi)錯(cuò)，你為這個(gè)方案付出了一個(gè)月的努力，你有很多話想告訴領(lǐng)導(dǎo)，但這關(guān)他什么事呢?功勞要賣(mài)，但不是現(xiàn)在。
不是“我見(jiàn)了一個(gè)客戶”，而是“有個(gè)客戶希望見(jiàn)一下您”。
不是“我做了調(diào)研”，而是“想請(qǐng)您確認(rèn)一下下一步的技術(shù)方案”。
不是“我分析了銷售數(shù)據(jù)”，而是“我們必須把促銷的時(shí)間提前”。
為什么要這樣開(kāi)頭?你知道很多領(lǐng)導(dǎo)忙到什么程度?會(huì)議開(kāi)始之前，他還不知道會(huì)議的主題是什么。你必須讓他一開(kāi)始就明白，你希望他做什么?他才能圍繞這一點(diǎn)，考慮你下面的內(nèi)容。
你想要領(lǐng)導(dǎo)做的事情，一般有三種：
第一種是領(lǐng)導(dǎo)明確的動(dòng)作(定方向、定預(yù)算、定時(shí)間、定下一步計(jì)劃);
第二種是領(lǐng)導(dǎo)原則上同意，可以繼續(xù)進(jìn)行下去;
第三種是領(lǐng)導(dǎo)重視并盡快看看你的詳細(xì)材料或安排會(huì)議。
你想得到哪一樣，取決于工作目前的進(jìn)度，取決于領(lǐng)導(dǎo)的決策風(fēng)格(授權(quán)型還是參與型)，你必須有一個(gè)明確的判斷，別指望領(lǐng)導(dǎo)幫你決定。
請(qǐng)一定要盯著他的眼睛，用堅(jiān)定、簡(jiǎn)短、直接的語(yǔ)言告訴他：“我需要得到您的……”
不要怕這樣做失禮，讓領(lǐng)導(dǎo)盡快進(jìn)入狀況，節(jié)省他的時(shí)間，就是對(duì)他最大的尊重。
第二步：理由(Reason)
接下來(lái)，你還有4分30秒?
不，你最多還有2分鐘時(shí)間陳述你的理由，差不多是你平時(shí)講三頁(yè)P(yáng)PT的時(shí)間。因?yàn)檫�得留1分多鐘給領(lǐng)導(dǎo)提問(wèn)。
你需要仔細(xì)分析你的匯報(bào)材料，凝結(jié)成不超過(guò)三個(gè)理由，然后試著用簡(jiǎn)潔而有力的語(yǔ)言表達(dá)出來(lái)。
簡(jiǎn)潔的表達(dá)在于強(qiáng)化重點(diǎn)，何為重點(diǎn)，又取決于你的匯報(bào)目標(biāo)。試比較下面兩種句式：
A：“技術(shù)上我建議采用XXXX，因?yàn)楸容^成熟，解決我們執(zhí)行期太短的問(wèn)題。”
這是“論點(diǎn)——論據(jù)——強(qiáng)化論點(diǎn)”的結(jié)構(gòu)，強(qiáng)調(diào)“成熟技術(shù)”、“解決實(shí)際問(wèn)題”，顯然是希望用明顯的優(yōu)勢(shì)引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)明確的動(dòng)作(給預(yù)算、定時(shí)間、定下一步計(jì)劃)。
B：“我建議的XXXX是一項(xiàng)大公司都開(kāi)始運(yùn)用的技術(shù)，可以在XXX部分運(yùn)用，供應(yīng)商可以幫我們聯(lián)系參觀XXX。”
這是“論據(jù)——論點(diǎn)——強(qiáng)化論據(jù)“的結(jié)構(gòu)，強(qiáng)調(diào)“創(chuàng)新”、“行業(yè)交流”，是想要引起領(lǐng)導(dǎo)的重視與興趣，引發(fā)下一步的動(dòng)作——“原則上同意，可以繼續(xù)進(jìn)行下去”，或者“盡快看看你的詳細(xì)材料或安排會(huì)議”。
在“理由(Reason)”環(huán)節(jié)，大部分人的困難在于精簡(jiǎn)材料，文章是自己的好，越看越喜歡，每點(diǎn)都重要，怎么也減不下來(lái)。
此時(shí)，我們要放棄做方案時(shí)常用的“技術(shù)思維”，學(xué)會(huì)用“決策思維”看自己的方案。
這兩者有什么不同呢?“技術(shù)思維”考慮的是有哪些方法，它們的優(yōu)劣勢(shì)又是什么?“決策思維”考慮的是這個(gè)方案要多少資源，能達(dá)到什么效果，是否符合我們的目標(biāo)。
站在領(lǐng)導(dǎo)的角度上，站在一個(gè)決策者而不是執(zhí)行者的角度上，哪些理由能直接幫助他做決策?哪些是間接的?先把間接的去掉。再想一想，其中最重要的三條是什么?
請(qǐng)不要懷疑這個(gè)方法，因?yàn)橐欢ǹ梢宰龅健Ｈ绻阕霾坏�，說(shuō)明方案本身有問(wèn)題，給你一個(gè)小時(shí)也沒(méi)用。
第三步：證據(jù)(Evidence)
在陳述理由之后，通常領(lǐng)導(dǎo)會(huì)詢問(wèn)一兩個(gè)關(guān)心的問(wèn)題，即使領(lǐng)導(dǎo)不問(wèn)，我們?nèi)匀恍枰M(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)——證據(jù)(Evidence)。
在“理由(Reason)”部分，核心是觀點(diǎn)，要求簡(jiǎn)潔直接;但在“證據(jù)(Evidence)部分”，最重要的是細(xì)節(jié)，要求有打動(dòng)力，包括：具體現(xiàn)象、數(shù)據(jù)、效果估計(jì)、承諾等等。
選擇什么樣的材料作為你強(qiáng)有力的證據(jù)，仍然取決于你想要達(dá)到的目標(biāo)：
給領(lǐng)導(dǎo)決策信心：
“供應(yīng)商之前的使用XXX技術(shù)的XXX項(xiàng)目，預(yù)算和我們基本相同，就是在30天內(nèi)完成的……”
強(qiáng)調(diào)事情的緊急性
“我已經(jīng)聯(lián)系過(guò)XXX公關(guān)公司的tony，他至少可以聯(lián)系三位在此期間有檔期的明星，但必須在本周內(nèi)確認(rèn)……”
強(qiáng)調(diào)事情的重要性
“我做過(guò)測(cè)算，按現(xiàn)在的銷售速度，庫(kù)存將在年底超過(guò)1000萬(wàn)，將嚴(yán)重影響流動(dòng)資金……”
引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的興趣
“這個(gè)方向雖然目前應(yīng)用不廣，但和集團(tuán)的創(chuàng)新方向一致，XX總已經(jīng)有明確的興趣……”
最后：Position重復(fù)觀點(diǎn)
最后，再一次重復(fù)你的要求。
和開(kāi)頭不同，開(kāi)頭提要求是讓領(lǐng)導(dǎo)明確你的匯報(bào)目的，結(jié)尾的要求則帶有強(qiáng)烈的“行動(dòng)導(dǎo)向”——更明確，更能讓領(lǐng)導(dǎo)做出決策。
一、如果你的目標(biāo)是“希望領(lǐng)導(dǎo)給預(yù)算、定時(shí)間、定下一步計(jì)劃”，那么你最好能讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，而不是判斷題：
“上面的兩個(gè)方案，其中預(yù)算首先要定下來(lái)，希望領(lǐng)導(dǎo)能給個(gè)建議，我們可以盡快執(zhí)行下去。”
二、如果你的目標(biāo)是“希望領(lǐng)導(dǎo)原則上同意，可以繼續(xù)進(jìn)行下去”，那么你最好表示下一步的行動(dòng)已經(jīng)在計(jì)劃之中，這是一個(gè)積極的暗示：
“如果您同意的話，我下一步的想法是……”
三、如果你的目標(biāo)是“希望領(lǐng)導(dǎo)重視并盡快看看你的詳細(xì)材料或安排會(huì)議”，那就可以更明確一點(diǎn)：
“我的詳細(xì)計(jì)劃已經(jīng)發(fā)到您的郵箱里，剛才跟您的助理確認(rèn)您本周三和五有時(shí)間，如果您覺(jué)得有必要，可以安排一個(gè)會(huì)議……”
請(qǐng)注意(再次敲黑板)，所有的努力都是為了一個(gè)結(jié)果——下一步明確的行動(dòng)(時(shí)間、人物、預(yù)算、動(dòng)作)，
“五分鐘電梯溝通術(shù)”，難點(diǎn)不在技術(shù)層面，多多練習(xí)，一定可以做到。
難點(diǎn)在于思想包袱。很多人把跟領(lǐng)導(dǎo)溝通，看得太嚴(yán)重，于是拼命想表現(xiàn)自己，有人則看得太復(fù)雜，于是拼命逃避。
簡(jiǎn)潔的表達(dá)源于單純的心態(tài)，“五分鐘領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)”只是為了解決問(wèn)題，不是讓你給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)好印象(盡管客觀上有可能)，不要追求所謂“技術(shù)含量”，那些只不過(guò)是為了滿足個(gè)人的虛榮心而已。
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