職場電子郵件禮儀

職場電子郵件禮儀1

　　一、標題要提綱挈領，切忌用詞含糊不清

　　添加郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概況出這跟個郵件的內容，便于收件人衡量郵件的輕重緩急，分別處理。

　　尤其是回復的信件，要注意添加，或者更換郵件的主題，最好寫上來自XX公司，年，月，日等方便對方一目了然和便于儲存。

　　二、忌不寫稱呼

　　許多人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是你應該知道我是誰;有時至多用個你好這些都是不禮貌的'做法。

　　正確的做法是：如果對方有職位要稱呼職位(姓氏+職位);如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下，可以用雙方都習慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用您好比用你好更有禮貌，除非確定自己是上級或長者。

　　三、忌亂用稱呼

　　比較忌諱的是有些人管所有人都叫經理。普通員工當然高興了。但是會冒犯比經理職位高的人。

　　通常稱呼他人可省去副字，但盡量不要跳級，更不可給人降級，例如對方是副經理，可以稱呼姓氏+經理;但不要稱呼姓氏+總;而如果對方是副總裁，則不可稱呼對方為經理或總經理。

　　四、忌全文使用英文大寫字母

　　這樣寫郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用標準的文法，這還是種文字溝通方式，遵守尺度的文書規(guī)范是一種職業(yè)禮貌。

　　五、理清回復的內容

　　比如有位女士收到過這樣一封郵件，其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名，他其實沒有必要知道這些訊息。

　　留意回答題目的技巧，當回件答復題目的時候，最好只把相關的題目抄到回件，然后附上謎底。也不要僅僅以“是的”二字回復，那樣太生硬了。而且讓讀的人摸不著頭腦。

　　六、忌人名不排序

　　收件人(包括抄送人)若為一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要排序。

　　最講禮儀的方式是按照職務高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。

　　七、忌不分段

　　有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。

　　推薦的方式是，盡量在一個顯示頁面完成全文，一段一個核心意思，然后空行寫第二段;如果說的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過三項，否則不容易記住。

　　當然，如果能根據收件人的具體情況調整字號大小、字體樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領導，可以適當調大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回復效率。

　　八、忌不感謝

　　有些人沒有感謝的習慣，而這往往是郵件回復率低的一個主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領導命令對方與自己合作，說句感謝就能表明自己有修養(yǎng);更何況自己請對方幫忙呢。

　　九、忌不署名

　　不署名，言外之意，對方應該能從郵件地址判斷出自己是誰，或者不用那么客氣，而這樣做會給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時，還需要再查找。

　　發(fā)件人切忌以自我為中心，自認為了解對方的圈子，其實不然，有時真的不知道是誰發(fā)來的郵件(更不用說現(xiàn)在有那么多酷極了的網名)，耽誤了事情。

　　署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡方式，一勞永逸。

職場電子郵件禮儀2

　　現(xiàn)如今，可能已經找不到沒有電子郵箱的網民了。特別是職業(yè)人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業(yè)人士的利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)別，存在著職場郵件禮儀方面的新問題。

　　據統(tǒng)計，如今互聯(lián)網每天傳送的電子郵件已達數(shù)百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。

　　寫email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封email的時候，要想到收信人會怎樣看這封email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人之回答過度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。

　　關于主題

　　主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

　　1.一定不要空白標題，這是最失禮的

　　2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題

　　3.標題要能真反映文章的`內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”

　　4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

　　5.可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

　　6.回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要rere一大串。

　　關于稱呼與問候

　　1.恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

　　郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、all.

　　如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

　　不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“dearxxx”，顯得很熟絡。

　　2.email開頭結尾最好要有問候語

　　最簡單的開頭寫一個“hi”，中文的寫個“你好”；結尾常見的寫個bestregards，

　　中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。

　　俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

　　關于正文

　　1.email正文要簡明扼要，行文通順

　　email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

　　正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

　　2.注意email的論述語氣

　　根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。

　　尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現(xiàn)。

　　電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀�！班]件門”就是深刻的教訓！

　　3.email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

　　如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

　　怎么樣，經過這一系列的討論，大家對職場電子郵件中的禮儀應該有初步的認識了吧！歸結到底，兩句話：只發(fā)有必要的郵件，認真發(fā)郵件！

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