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財務(wù)工作守則
財務(wù)工作守則是什么?下面是經(jīng)典會計憑證分錄規(guī)范,財務(wù)工作人員人手一份!
一、摘要必須全面準(zhǔn)確地描述所記錄的交易事項
1、摘要內(nèi)容反映的記賬事項要詳實全面
比如報銷憑證,摘要應(yīng)注明是誰報銷、什么時間用于什么事項什么性質(zhì)的費(fèi)用。比如“張三報銷4月份巡店交通費(fèi)”,“李四報銷招待某某公司業(yè)務(wù)人員招待費(fèi)”。
2、摘要用語要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范
報銷人一般要寫明實際報銷人(也就是真正花錢的是誰,而不是代辦報銷手續(xù)的人-比如領(lǐng)導(dǎo)的秘書代領(lǐng)導(dǎo)履行報銷手續(xù)時,實際報銷人是領(lǐng)導(dǎo)本人),另外,會計憑證中的人名都應(yīng)當(dāng)使用全名,而不能用職務(wù)代替(比如不能使用“李總”、“王經(jīng)理”之類的用詞)。
以此類推,有往來關(guān)系的單位名稱要盡量使用全稱,不得使用地名代替當(dāng)?shù)氐淖庸、代理商、供?yīng)商或者客戶。凡是涉及債權(quán)債務(wù)確認(rèn)的,都必須使用對方的全稱或全名,以免多個類似名稱出現(xiàn)時,混淆不清。
3、摘要要盡量反映會計人員進(jìn)行交易事項的確認(rèn)或會計估計的思路,尤其是調(diào)賬憑證
比如補(bǔ)提攤銷費(fèi)用,除了要制作能反映整個補(bǔ)提攤銷費(fèi)用來龍去脈的附件以外,在錄入憑證摘要時,要說明主要的補(bǔ)提原因、補(bǔ)提的期間等信息。比如“因房租合同延遲簽訂,補(bǔ)提2012年1月租金攤銷”,“因預(yù)估金額低于實際金額,補(bǔ)提2013年6-8月辦公室裝修費(fèi)攤銷”,“因攤銷期限由3年改為2年,補(bǔ)提2013年1-6月份轉(zhuǎn)讓費(fèi)攤銷”。
二、會計憑證借貸方科目數(shù)量的使用限制
在錄入會計憑證時,會計人員往往圖當(dāng)時之便,加快會計憑證錄入速度,采取一個憑證里面多借多貸的方法做賬。需要注意幾點:
1、允許一借多貸或者多借一貸的會計分錄,不允許多借多貸會計分錄
這里的借貸科目都是指“末級科目”。一借多貸或者多借一貸,“一”是指在借方或者貸方,只允許出現(xiàn)一個“末級科目”(并不是指只允許出現(xiàn)一行分錄);“多”是指在借方或貸方,可以出現(xiàn)多個“末級科目”。比如下面的會計分錄屬于“多借一貸”:
借:管理費(fèi)用-市內(nèi)交通費(fèi) 100
貸:庫存現(xiàn)金 100
借:銷售費(fèi)用-業(yè)務(wù)招待費(fèi) 200
貸:庫存現(xiàn)金 200
上面的分錄記錄了兩筆報銷業(yè)務(wù),可以做在一個會計憑證里面,有兩個借方末級科目,一個貸方末級科目。如果上述業(yè)務(wù)是同一個人報銷,還可以將貸方科目合并處理:
借:管理費(fèi)用-市內(nèi)交通費(fèi) 100
借:銷售費(fèi)用-業(yè)務(wù)招待費(fèi) 200
貸:庫存現(xiàn)金 300
一般而言,在處理不同性質(zhì)的交易事項時,錄入憑證分錄,一借一貸的金額最好保持一致,即使只有一個借方或者貸方科目,也不用合并;現(xiàn)金和銀行憑證的分錄也不要合并。比如下面的銀行收款憑證屬于“一借多貸”,借方科目最好不要合并,以保持與銀行對賬單的流水一致:
借:銀行存款-1088賬戶 200
貸:應(yīng)收賬款-A客戶 200
借:銀行存款-1088賬戶 500
貸:應(yīng)收賬款-B客戶 500
2、過渡科目,不允許在一個憑證內(nèi)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)
比如下面的分錄在同一個憑證是不允許的:
借:庫存商品 200
貸:生產(chǎn)成本 200
借:主營業(yè)務(wù)成本 200
貸:庫存商品 200
這個憑證里面,“庫存商品”是過渡科目,這個結(jié)轉(zhuǎn)過程必須分兩個會計憑證處理。同時,這樣的做法也違反了上面第1項關(guān)于“多借多貸”的限制,借方和貸方都存在兩個末級科目。
另外也要注意,下面這樣的憑證同樣違反“多借多貸”限制:假設(shè)張三借了200元備用金,并在當(dāng)月償還,會計人員為圖方便在一個憑證里面處理:
借:其他應(yīng)收款-張三 200
貸:庫存現(xiàn)金 200
借:庫存現(xiàn)金 200
貸:其他應(yīng)收款-張三 200
多借多貸憑證,主要是會導(dǎo)致查詢明細(xì)賬的時候,“對方科目”會混亂,不利于正確地使用明細(xì)賬。當(dāng)借方和貸方都存在多個末級科目的時候,現(xiàn)有財務(wù)軟件系統(tǒng)是無法分辨其中的一一對應(yīng)關(guān)系的,系統(tǒng)默認(rèn)只識別第一次出現(xiàn)的末級科目為對方科目。比如上述生產(chǎn)成本轉(zhuǎn)入庫存商品,再轉(zhuǎn)入主營業(yè)務(wù)成本的例子,主營業(yè)務(wù)成本的對方科目本來應(yīng)該是庫存商品,但是如果處理在一個憑證里面,查詢明細(xì)賬時,其對方科目就變成了生產(chǎn)成本(因為生產(chǎn)成本出現(xiàn)在前);而庫存商品的對方科目也是生產(chǎn)成本,這樣的統(tǒng)計明細(xì)賬時,生產(chǎn)成本就被重復(fù)計算,導(dǎo)致查賬錯誤。
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