職場策略：Super秘書的7大武器

　　專業(yè)秘書在我國發(fā)展的時間并不是很長，但到目前為止，這個職業(yè)隊伍已經(jīng)相當(dāng)龐大。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國秘書從業(yè)人員約達2300萬人。

　　6月初，2004年上海首屆專業(yè)秘書研討會在浦東舉行，來自國內(nèi)外的眾多專家參加了這次會議。對于國內(nèi)秘書職業(yè)的發(fā)展前景，一些專家指出，欲問：秘書的天空有多高？先要回答：秘書的能耐有多大。

　　秘書：有時就是二把手

　　秘書(Secretary)一詞緣于拉丁文secretar-ius，意即“可靠的職員”。而現(xiàn)在秘書被冠以除“Secretary”以外的其它頭銜：OfficeCo-ordi-nators(辦公室協(xié)調(diào)員)、Confidential Secre-tary(機要秘書)、Executive Secretary(執(zhí)行秘書)等等。在很多國家，高級秘書有時甚至就是公司里的二把手。

　　據(jù)介紹，在世界范圍內(nèi)，從初等的職業(yè)地位開始，秘書走過了很長的發(fā)展道路。早期的秘書只是進行聽寫工作的文書，寫得一手好字；慢慢發(fā)展下來，隨著教育程度的提高，秘書開始承擔(dān)更多的職責(zé)，他們開始撰寫公函、規(guī)劃會議、與客戶溝通、培訓(xùn)員工等等；而在最近10年間，秘書的變化更是天翻地覆，現(xiàn)代秘書要學(xué)會使用計算機、互聯(lián)網(wǎng)及其它多種高級技能，在現(xiàn)代辦公室中扮演著重要的“信息管理者”的角色。

　　扁平化時代：秘書更重要

　　在過去幾十年中，秘書們通過不斷增強他們的技能滿足不斷變化的工作需要，從而表現(xiàn)出專業(yè)程度，使得秘書職業(yè)地位不斷上升。有關(guān)人士預(yù)計，這種趨勢將一直持續(xù)下去。這主要緣于很多企業(yè)組織結(jié)構(gòu)扁平化的趨勢。

　　Shirley Taylor女士從事秘書專業(yè)培訓(xùn)多年、曾任英國倫敦工商會考試局(LCCIEB)首席考試官。她表示，隨著大多數(shù)組織結(jié)構(gòu)的扁平化發(fā)展，大多數(shù)辦公室職業(yè)人員將承擔(dān)更大范圍的職能，越來越多的職業(yè)人員將需要協(xié)助更多的管理職能。然而，這并不是說一些高級職位的人員不再需要其他人來協(xié)助他們的生活和工作了。如果缺少秘書，許多成功的執(zhí)行官可能就無法完成工作了，因為，秘書會告訴老板“今天你要做這個”、“這個可以明天處理”、“別忘了打電話給某人”……曾任美林證券集團亞太區(qū)行政副總裁的何冰儀女士表示，在老板無法顧及時，秘書往往是老板的形象代言人，將事情處理妥帖。

　　當(dāng)然，他們必須要時刻保持領(lǐng)先的職業(yè)技能，而不是辦公室的冗員，以免成為扁平化的淘汰對象。

　　中國秘書：未達國際標(biāo)準(zhǔn)

　　1998年5月，國家勞動部(現(xiàn)勞動和社會保障部)在其頒布的《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實施服務(wù)的人員。

　　但在這次研討會上，很多國際人士不約而同指出，中國秘書距離國際標(biāo)準(zhǔn)差距不小。

　　曾在英國獲得“Super Secretary”頭銜的Shirley Taylor發(fā)現(xiàn)，在中國，秘書并不是一個受尊敬的職業(yè)；同時，秘書的專業(yè)訓(xùn)練不夠完善，一些人只要會打字、會使用電腦、復(fù)印機就可以做秘書了，根本談不上專業(yè)性。

　　馬來西亞跨勢集團創(chuàng)辦者施國忠先生指出，中國秘書的薪資待遇不如人意，地位有待提高，但要實現(xiàn)這個過程，中國秘書的職業(yè)水平需要很大提升。

　　據(jù)他觀察，在很多情況下，中國秘書不夠自信，他們自覺地把自己定位在一個“低級”的角色，只是等待老板命令，而不會主動提前解決問題，這顯然不符合高薪水的要求。中國秘書的現(xiàn)狀主要還是來自大多數(shù)秘書的表現(xiàn)，“你具備什么樣的能力，才能得到什么樣的回報”。

　　Super秘書的7種武器

　　如何在不斷變化的工作環(huán)境中保持領(lǐng)先地位？如何成為一名Super Secretary?國際行政管理職業(yè)人員協(xié)會(IAAP)給從業(yè)者提供了7個訣竅：

　　1.成為計算機專家展示運用辦公室管理軟件的熟練技能，這些軟件通常包括文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫和日程安排軟件；學(xué)習(xí)瀏覽萬維網(wǎng)收集信息以滿足公司目標(biāo)或滿足客戶的需求，成為老板的“網(wǎng)絡(luò)能手”或是“網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容提供者”。

　　2.積極深造參加商業(yè)/業(yè)務(wù)相關(guān)的培訓(xùn)和研討會，或者繼續(xù)大學(xué)學(xué)位的深造；不斷提高寫作和口頭交流技能。

　　3.學(xué)習(xí)如何規(guī)劃會議積極妥善地組織會議，使會議從房間、場地選擇、會議安排和視聽設(shè)備各方面都能適合與會者的需要；了解音頻或視頻會議的召開方式；熟練地掌握演示稿軟件，比如PPT文件。

　　4.成為好老師和領(lǐng)導(dǎo)者如果有機會培訓(xùn)和管理其他員工，要抓緊這樣的機會。

　　5.成為工作場所中的溝通者客戶和供應(yīng)商經(jīng)常根據(jù)公司行政管理支持員工的素質(zhì)和效率來判定公司的好壞，客戶服務(wù)技能特重要，另外，交際技能(應(yīng)答、外交、談判)同樣十分重要。

　　6.成為熟練的組織者和“信息管理員”利用計算機數(shù)據(jù)和辦公室書面記錄為經(jīng)理們提供所需的信息，在進程中，配合他們的項目管理工作。

　　7.參與選擇和維護辦公室設(shè)備熟悉各種辦公室設(shè)備，并判斷哪些最適合組織，尋找最適當(dāng)?shù)墓��?yīng)商；學(xué)習(xí)監(jiān)督設(shè)備采購，評估辦公室供應(yīng)需求并安排維護。

來源：MINI女性網(wǎng)

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