應聘行政文員面試問題
應聘行政文員面試問題
一、請寫出企業(yè)常用的公文文種?(5分)
二、就你的理解行政工作應包括哪些內容?如何才能做好這項工作?(15分)
三、公司將于下個月十五日召開半年總結會，由你來承辦，請制作一份行事歷(即需要做什么，由誰來做，何時完成)。公司組織機構如下：市場營銷部、產品研發(fā)部、行政人事部、財務部。(15分)
四、請擬一份關于國慶節(jié)放假的通知。(5分)
五、你認為IT行業(yè)的行政工作與其他行業(yè)有何區(qū)別?(5分)
六、公司老總在例會說：“上個月公司的電費開支很大，有一些浪費，大家要注意一下。”你對此種情形如何辦理?(10分)
七、公司擬辦一份公司的內刊，以調動大家工作熱情，你將如何辦理?(10分)
八、從行政方面控制公司日常的成本，你覺得從哪幾個方面入手?(10分)
九、就一般的企業(yè)而言，如何進行檔案的分類?(10分)
十、公司的上級主管于明天到公司考察參觀，你覺得需要做哪些方面的準備工作。(15分)
答案詳解：
一、請寫出企業(yè)常用的公文文種?(5分)
企業(yè)常用的公文文種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要
1.條例：條例可用于組織制定規(guī)范的工作、活動和行為的規(guī)章制度。
2.規(guī)定：可作為內部規(guī)章制度的名稱。用于對特定范圍內的工作和事務作出規(guī)定，如確立活動規(guī)則，提出處理問題的準則與規(guī)程，明確有關單位或人員的權利、義務、責任，對其他法律、法規(guī)和規(guī)章的內容予以補充等。
3.命令：適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關單位及人員。
4.指示。適用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求。
5.決定：適用于對重要事項或者重大行動作出決策和安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。
6、決議：用于經會議討論通過的重要決策事項。
7.意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。
8.批復：用于答復下級機關的請示事項。
9.通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。實踐中常用于：總結推廣先進典型的經驗;褒揚先進模范事跡;總結并要求借鑒吸取具有較普遍借鑒意義的各種教訓;批評具有一定典型性的錯誤思想、錯誤觀念、錯誤做法、錯誤行為;告知性質重要、涉及面較寬的事物的.動態(tài)、動向。
10.通知：適用于批轉有關下級機關的公文;轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文波布規(guī)范性公文;傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者共同執(zhí)行的事項;任免人員。
11.公告：用于地位較高、影響較大的機關向國內外公開宣布重要事項或法定事項。
12.公報：用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。其具體適用范圍與公告基本相同。
13.通告：用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。
14.請示。用于向上級機關請求指示或批準。實踐中主要用于：請求上級明確有關方針、政策或要求;請求上級指示處置重大問題或因無原則規(guī)定難以處理的問題的原則與方法;請求上級允許根據具體情況變通處理有關問題;請求上級協(xié)調與有關方面的復雜矛盾關系;請求上級分配任務、布置工作;請求上級核準編制、經費;請求上級審批工作計劃和其他方案;請求上級任免有關干部;請求上級審定有關項目;請求上級審查批準本礬關制定的共需由上級機關審批后方能生效的重要規(guī)范性公文;請求上級批準按規(guī)定必須履行審批程序的其他事項等。
15.報告：用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。實踐中常具體用于：向上級反映工作的進展情況;反映工作中出現(xiàn)的有關情況、動向或問題;匯報有關政策法令或指示的執(zhí)行情況和有關任務的完成情況;提出糾正有關偏向的具體意見和建議;提出轉發(fā)公文的建議;答復上級的詢問;檢討工作中的錯誤;依照報告制度的規(guī)定匯報各方面的綜合情況及工作計劃;將有關事項或公文報送上級機關備案等。
16.函：用于部門之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。
17.會議紀要：用于記載和傳達會議情況與議定事項。
二、就你的理解行政工作應包括哪些內容?如何才能做好這項工作?(15分)
都說管過行政的人做老板時有資本，從此話可以看出行政工作的重要性與全面性，行政工作貫穿整個企業(yè)的運作。
行政部門的特點是服務，它不同于生產，凡非生產性質以外的所有事務都應該屬于行政后勤性質，包括：宿舍管理、員工勞保與福利、飯?zhí)霉芾�、環(huán)境衛(wèi)生、車輛管理、海關事務、保安工作、水電管理、設施設備及對外辦公(政府、公益等等)
三、公司將于下個月十五日召開半年總結會，由你來承辦，請制作一份行事歷(即需要做什么，由誰來做，何時完成)。公司組織機構如下：市場營銷部、產品研發(fā)部、行政人事部、財務部。(15分)
部門 準備資料
市場營銷部 年初至今的銷售數(shù)據、客戶資料、客戶投訴與建議、 售出品跟蹤記錄、下半年計劃
產品研發(fā)部 開發(fā)產品的資料、跟蹤報據、不良點、不良點改進報告與檔案、下半年計劃
行政人事部 人員流動分析與統(tǒng)計、人力成本報告、工傷報告、勞保情況報告、保安工作、后勤開支及員工建議反饋、合同等財務部半年度固定資產、成本核算、工資狀況、盈虧報告
四、請擬一份關于國慶節(jié)放假的通知。(5分)
通知
慶國慶節(jié)，舉國同歡，公司放假一星期(10月1號-10月7號)，10月8號照常上班。
注意事項如下：
1.……
2.……
祝大家國慶節(jié)愉快
六、公司老總在例會說：“上個月公司的電費開支很大，有一些浪費，大家要注意一下�！蹦銓Υ朔N情形如何辦理?(10分)
對進幾個月的用電開支進行比較，對上月用電情況進行了解，分析情況，然后根據相應的情況，如果實在是有浪費的情況可以制定一些帶約束條例的通知，制作宣傳等等。
七、公司擬辦一份公司的內刊，以調動大家工作熱情，你將如何辦理?(10分)
在管理學來說，員工參與目標的制定(即參與活動)這樣出來的效果是最好的，因此，我認為可以先以征稿的形式在公司內發(fā)布，讓員工一起來出謀劃策，讓他們說說，怎樣他們才會有工作熱情，然后根據大家交上來的稿子，分析、篩選有用的信息，再根據大家所提出來的來滿足與要求，這樣子的效果我想會比較好。
八、從行政方面控制公司日常的成本，你覺得從哪幾個方面入手?(10分)
1.水電節(jié)約;
2.辦公文具、用品控制，制定相應的規(guī)定;
3.請購品的審核，有些公司要買些東西根本就不需要考慮什么，想買就這樣，這樣是浪費的一種表現(xiàn);
4.飯?zhí)蔑埐�，員工倒剩菜剩飯過多也是一種浪費的表現(xiàn)
5.人員配置，我們可以培養(yǎng)多面手，有些工作一個人可以完成的沒必要請三個人，這是從人力成本上節(jié)約;
以上僅是部分產生浪費的項目，而我們要控制公司日常的成本，還得依靠強制手段與軟性手段，即制定、規(guī)定與宣傳、情感相結合。
九、就一般的企業(yè)而言，如何進行檔案的分類?(10分)
兩大類：內部檔案與外部檔案
內部檔案有：
一、文書檔案:
(1)黨群工作類:黨務工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協(xié)會工作等;
(2)行政管理類：行政事務、治安保衛(wèi)、審計工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等;
(3)經營管理類：經營決策、計劃工作、財務管理、物資管理、企業(yè)管理等;
(4)生產管理類：生產調度、質量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護、計量工作、標準化工作、檔案與信息管理、基建管理、設備管理、合同等。
二、科技檔案
(1)產品文字材料：各種任務書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結、產品圖樣等;
(2)科研文字材料：各種合同(協(xié)議書)、任務書、科研報告、調查報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發(fā)明申請書等;
(3)基建文字材料：各種建議書、任務書、計算書、開工報告、概(預、決)算、檢驗分析材料、施工圖樣等;
(4)設備文字材料：各種申請書、說明書、技術規(guī)程、維護保養(yǎng)規(guī)程、設備圖樣等。
三、財務檔案
會計原始憑證和報表中所附的各種借據、書面證明材料、分析報告等。
四、人事檔案
職工的招聘、履歷、培訓等。
五、電子檔案
計算機磁帶、磁盤和光盤等。
六、聲像檔案
照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等;
外部檔案是：政府機關、政府部門發(fā)下的各類通知、法規(guī)、整改令等等。
十、公司的上級主管于明天到公司考察參觀，你覺得需要做哪些方面的準備工作。
個人認為，這種情況沒有必要特地去準備，我們平時工作做好、做細了，根本不必領導什么時候來考察，但是，作為一名行政人員，我們還是得表現(xiàn)出我們對其重視，在平時做好之余我們還應該做到盡量滿意、完美。
以下工作可以再認真準備：
1.公司的外觀：環(huán)境衛(wèi)生、員工著裝等要求達到公司要求，再一次確認、檢查;
2.相關ISO文件規(guī)定的文件是否完整;
3.5S標準是否達到;
4.準備領導考察所需要的資料。
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