- 相關(guān)推薦
大學(xué)生入職季：職場(chǎng)新人20個(gè)Word文字處理技巧
1. 去除頁眉的橫線方法兩則
在頁眉插入信息的時(shí)候經(jīng)常會(huì)在下面出現(xiàn)一條橫線，如果這條橫線影響你的視覺，這時(shí)你可以采用下述的兩種方法去掉：用第一種的朋友比較多，即選中頁眉的內(nèi)容后，選取“格式”選項(xiàng)，選取“邊框和底紋”，邊框設(shè)置選項(xiàng)設(shè)為“無”，“應(yīng)用于”處選擇“段落”，確定即可。
第二種方法更為簡(jiǎn)單，當(dāng)設(shè)定好頁眉的文字后，鼠標(biāo)移向“樣式”框，在“字體選擇”框左邊，把樣式改為“頁腳”、“正文樣式”或“清除格式”，便可輕松搞定。
2. 在Word中快速選擇字體
為了能夠快速地選擇字體，我們可以將常用的字體以按鈕的形式放到工具欄上。首先在 Word 的工具欄上單擊鼠標(biāo)右鍵，在右鍵菜單中選擇最后一項(xiàng) “ 自定義 ” 。然后在出現(xiàn)的自定義編輯界面中選中 “ 命令 ” 選項(xiàng)卡，再選擇 “ 類別 ” 中的 “ 字體 ” 項(xiàng)。最后從右邊列出的 Windows 已安裝的字體中，選擇常用的字體并用鼠標(biāo)直接將它拖曳到工具欄上，這樣在以后的使用中就可以快速選擇字體了。1 2 3 4 5 6 7 下一頁 尾頁
3. 用Word實(shí)現(xiàn)快速隔行刪除
先 將全文復(fù)制 Word 中，按 Ctrl+A 鍵全選，再選擇 “ 表格 ” 下拉菜單中的 “ 轉(zhuǎn)換 / 文字轉(zhuǎn)換成表格 ” ，在彈出的對(duì)話框中，將 “ 列數(shù)欄 ” 定為 “2 列 ” ，將 “ 文字分隔位置 ” 選為 “ 段落標(biāo)記 ” ，確定后便出現(xiàn)一個(gè) 2 列 n 行的表格，再全選表格，右擊鼠標(biāo) “ 合并單元格 ” 。
4. 清除Word文檔中多余的空行
如果 Word 文檔中有很多空行，用手工逐個(gè)刪除又太累人，直接打印吧，又太浪費(fèi)墨水和打印紙。有沒有較便捷的方式呢?我們可以得用 Word 自帶的替換功能來進(jìn)行處理。在 Word 中打開編輯菜單，單擊 “ 替換 ” ，在彈出的 “ 查找和替換 ” 窗口中，單擊 “ 高級(jí) ” 按鈕，將光標(biāo)移動(dòng)到 “ 查找內(nèi)容 ” 文本框，然后單擊 “ 特殊字符 ” 按鈕，選取 “ 段落標(biāo)記 ” ，我們會(huì)看到 “^p” 出現(xiàn)在文本框內(nèi)，然后再同樣輸入一個(gè) “^p” ，在 “ 替換為 ” 文本框中輸入 “^p” ，即用 “^p” 替換 “^p^p” ，然后選擇 “ 全部替換 ” ，怎么樣，多余的空行不見了吧。
5. 同時(shí)保存所有打開的Word文檔
有時(shí)在同時(shí)編輯多個(gè)Word文檔時(shí)，每個(gè)文件要逐一保存，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，有沒有簡(jiǎn)單的方法呢?在按下Shift鍵的同時(shí)，單擊“文件”菜單，大家看，已經(jīng)多出了“同時(shí)保存”和“同時(shí)關(guān)閉”命令，這可就方便多了。
6. 巧妙設(shè)置文檔保護(hù)
在用Word2000/XP打印一份文件時(shí)，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時(shí)離開一下，關(guān)閉文件吧，既費(fèi)事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執(zhí)行“工具”菜單中的“保護(hù)文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護(hù)窗體”，然后設(shè)上密碼。怎么樣，光標(biāo)跑到了文件頭，任你怎么移動(dòng)鼠標(biāo)、敲擊鍵盤就是無法編輯了，不錯(cuò)吧。等回來時(shí)，執(zhí)行“工具”菜單中的“解除文檔保護(hù)”命令，一切又正常了。
7. 編輯長(zhǎng)文件更輕松
相信大家都有這樣的經(jīng)歷：在使用Excel、Word編輯長(zhǎng)文檔時(shí)，有時(shí)需要將文章開始的多處內(nèi)容復(fù)制到文章末尾。但通過拖動(dòng)滾動(dòng)條來回移動(dòng)非常麻煩，還會(huì)出錯(cuò)。其實(shí)只要將鼠標(biāo)移動(dòng)到滾動(dòng)條上面的適當(dāng)位置，發(fā)現(xiàn)鼠標(biāo)指針變成雙箭頭，此時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)，文檔編輯區(qū)會(huì)被一分為二。你只需在上面編輯區(qū)找到文章開頭的內(nèi)容，在下面編輯區(qū)找到需要粘貼的位置，這樣你就可以復(fù)制內(nèi)容了，而不必來回切換。這種方法特別適合復(fù)制相距很遠(yuǎn)且處數(shù)較多的內(nèi)容。
8. 取消“自作聰明”的超級(jí)鏈接
當(dāng)我們?cè)赪ord文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時(shí)候，Word會(huì)自動(dòng)為我們轉(zhuǎn)換為超級(jí)鏈接，如果不小心在網(wǎng)址上按一下，就會(huì)啟動(dòng)IE進(jìn)入超級(jí)鏈接。但如果我們不需要這樣的功能，就會(huì)覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動(dòng)更正選項(xiàng)”，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)，將 “Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)，將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以后再輸入網(wǎng)址后，就不會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)槌?jí)鏈接了。
9. 巧設(shè)Word啟動(dòng)后的默認(rèn)文件夾
Word 啟動(dòng)后，默認(rèn)打開的文件夾總是 “ 我的文檔 ” 。通過設(shè)置，我們可以自定義 Word 啟動(dòng)后的默認(rèn)文件夾，步驟如下： (1) 單擊 “ 工具 ” 菜單中 “ 選項(xiàng) ” 命令，程序?qū)?huì)彈出 “ 選項(xiàng) ” 的對(duì)話框; (2) 在對(duì)話框中，選擇 “ 文件位置 ” 標(biāo)簽，同時(shí)選擇 “ 文檔 ” ; (3) 單擊 “ 更改 ” 按鈕，打開 “ 更改位置 ” 對(duì)話框，在 “ 查找范圍 ” 下拉框中，選擇你希望設(shè)置為默認(rèn)文件夾的文件夾并單擊 “ 確定 ” 按鈕; (4) 最后單擊 “ 確定 ” 按鈕，此后 Word 的默認(rèn)文件夾就是用戶自己設(shè)定的文件夾。
10. 在Word中快速輸入漢字偏旁部首
作為語文老師，在用 Word 編制練習(xí)時(shí)，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執(zhí)行 “ 插入 → 符號(hào) ” 命令，打開 “ 符號(hào) ” 對(duì)話框，在 “ 符號(hào) ” 標(biāo)簽下，將字體選定為 “ 標(biāo)準(zhǔn)字體 ” ， “ 子集 ” 選定為 “CJK 統(tǒng)一漢字 ” ，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的，選中你需要的 ( 如扌、攵、氵等 ) 偏旁部首，按 “ 插入 ” 按鈕就行了。
11. 將Word表格巧妙轉(zhuǎn)換為Excel表格
先打開帶表格的 Word 文件，接著選中整個(gè)表格，先將光標(biāo)放在表格的任一單元，在整個(gè)表格的左上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)帶框的十字模樣的標(biāo)志。把光標(biāo)移到上面再單擊，整個(gè)表格的字會(huì)變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇 “ 復(fù)制 ” ;然后打開 Excel ，再單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇 “ 選擇性粘貼 ” ，在出現(xiàn)的對(duì)話框中有 6 項(xiàng)菜單可選，選擇 “ 文本 ” 并確定就行了。
12. 巧存Word文檔中的圖片
有時(shí)候收到朋友寄來的一篇圖文并茂的 Word 文檔，想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里，可以按照下面的方法來做：打開該文檔，選擇 “ 文件 ” 菜單下的 “ 另存為 Web 頁 ” ，指定一個(gè)新的文件名，按下 “ 保存 ” 按鈕，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在保存的目錄下，多了一個(gè)和 Web 文件名一樣的文件夾。打開該文件夾，你會(huì)驚喜地發(fā)現(xiàn)， Word 文檔中的所有圖片，都在這個(gè)目錄里保存著。
13. 在WordXP中巧輸分?jǐn)?shù)
啟動(dòng) WordXP ，選擇 “ 插入 ” 菜單下的 “ 域 ” 命令，出現(xiàn) “ 域 ” 對(duì)話框，在 “ 請(qǐng)選擇域類別 ” 的下拉列表中選擇 “ 等式和公式 ” ， “ 域名 ” 項(xiàng)選中 “Eq” ，然后單擊 “ 域代碼 ” 按鈕，單擊 “ 選項(xiàng) ” 按鈕，在 “ 開關(guān) ” 中選擇 “\F(,)” ，按下 “ 添加到域 ” ，在下面的 “ 域代碼 ” 中添加上分子和分母，如 EQ\F(1,2) ，連按兩次 “ 確定 ” 回到 Word 編輯窗口，這樣分?jǐn)?shù)制作就完成了。
14. 快速輸入大寫數(shù)字
由于工作需要，經(jīng)常要輸入一些大寫的金額數(shù)字 ( 特別是財(cái)務(wù)人員 ) ，但由于大寫數(shù)字筆畫大都比較復(fù)雜，無論是用五筆字型海獅拼音輸入法輸入都比較麻煩。后來偶然發(fā)現(xiàn)，利用Word200 0 可以巧妙地完成：首先輸入小寫數(shù)字如 “123456” ，選中后從 “ 插入 ” 菜單中選擇 “ 數(shù)字 ” 命令，接著會(huì)出現(xiàn)如圖所示的對(duì)話框，選擇 “ 壹，貳，叁 ” 項(xiàng)，點(diǎn)擊 “ 確定 ” 即可，或者你也可以直接在 “ 數(shù)字 ” 對(duì)話框中輸入數(shù)字。
19. Word也能“自動(dòng)求和”
編輯Excel工作表時(shí)，相信大家對(duì)常用工具欄中的“自動(dòng)求和”按鈕情有獨(dú)鐘。其實(shí)，在Word2000/XP的表格中，也可以使用“自動(dòng)求和”按鈕呢!當(dāng)然，這需要你事先把該按鈕請(qǐng)出來，其方法是：
1.在“工具”菜單中，單擊“自定義”命令。
2.選擇“命令”選項(xiàng)，在“類別”框中，單擊“表格”;在“命令”框中，找到并單擊“自動(dòng)求和”，然后用左鍵將它拖放到常用工具欄中的適當(dāng)位置。
3.關(guān)閉“自定義”對(duì)話框。
現(xiàn)在，把插入點(diǎn)置于存放和數(shù)的單元格之中，單擊常用工具欄中的“自動(dòng)求和”按鈕，則Word將計(jì)算并顯示插入點(diǎn)所在的上方單元格中或左方單元格中數(shù)值的總和。當(dāng)上方和左方都有數(shù)據(jù)時(shí)，上方求和優(yōu)先。
20. 預(yù)覽時(shí)可編輯文檔
當(dāng)你使用Word2000/2000的預(yù)覽功能時(shí)，如果還要編輯文檔，這時(shí)候不必回到視圖模式，只要點(diǎn)一下放大鏡圖標(biāo)，這時(shí)候就會(huì)自動(dòng)進(jìn)入編輯模式，你可以對(duì)文檔進(jìn)行任意編輯。這個(gè)技巧對(duì)編輯文檔非常有用!特別是調(diào)整封面、拖動(dòng)一些表格等�？梢赃咁A(yù)覽，邊編輯，既方便又準(zhǔn)確。
【大學(xué)生入職季：職場(chǎng)新人20個(gè)Word文字處理技巧】相關(guān)文章：
大學(xué)生入職季：給職場(chǎng)新人的9條終稿11-22
大學(xué)生入職季：職場(chǎng)新人必須知道的20大基本規(guī)則01-16
大學(xué)生入職季：職場(chǎng)儀容儀表的注意事項(xiàng)11-22
職場(chǎng)新人的溝通技巧12-10
職場(chǎng)新人與同事的稱呼技巧11-17
職場(chǎng)新人面試技巧大攻略11-15